edict egaming GmbH

Softwareentwickler - Anwenderbericht - Hamburg / Deutschland

Schlankes Tool statt „eierlegende Wollmilchsau“: edict nutzt ZEP für Zeiterfassung und Projekt-Controlling


edict egaming GmbH

Die 1998 als Softwareanbieter für Online Casinos gegründete edict egaming GmbH gilt nicht nur als Pionier in Sachen Online-Glücksspiel in Deutschland, sondern hat sich schnell auch weltweit als Spezialist für die Entwicklung von B2B-Online-Casino-Lösungen etabliert. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg bietet innovative, individuell an die Anforderungen und Bedürfnisse seiner Kunden angepasste Produkte. Als hundertprozentige Tochter der Merkur Interactive GmbH gehört edict zur Holding der Gauselmann Gruppe, einem der international führenden Hersteller von Geldspiel- und Unterhaltungsspielgeräten. Für die Erfassung der Projektzeiten und das Projekt-Controlling nutzt das Unternehmen die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte der Firma provantis IT Solutions.


Roman Krust

Controlling
edict egaming GmbH
Schillerstraße 44
DE-22767 Hamburg
  +49 (40) 43207-906
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Ausgangspunkt: Zeiterfassung über Jira

Als Controlling-Mitarbeiter bei edict fungiert Roman Krust als kaufmännische Schnittstelle zur Muttergesellschaft Merkur Interactive GmbH. In dieser Funktion ist er unter anderem für die Übermittlung der bei den diversen Software-Projekten anfallenden Projektzeiten in das ERP-System der „Mutter“ verantwortlich. Bei edict arbeiten derzeit zirka 75 Mitarbeiter, von denen zwei Drittel in der Entwicklung und ein Drittel in der Kundenbetreuung tätig sind. Er erinnert sich: „In der Vergangenheit wurden alle Projektzeiten – unabhängig ob technisch oder kaufmännisch intendiert -mit Jira erfasst“.

„ZEP ist ein sehr stabiles Tool, die Mitarbeiter schätzen die intuitive Oberfläche und so sind wir sehr zufrieden, dass wir mit ZEP alle unsere Anforderungen erfüllen konnten.“

Roman Krust, Controlling

Bei Jira handelt es sich um ein in der Softwarebranche weit verbreitetes und auch von edict eingesetztes webbasiertes Planungstool für agile Softwareentwicklung. Roman Krust erläutert: „Um die eher projektgetriebene Zeitplanung und -erfassung von der kaufmännisch intendierten Aufwandserfassung zu trennen, machten wir uns auf die Suche nach einem entsprechenden zusätzlichen Online-Tool.“

„Der CSV-Export genügt uns zur Übernahme der in ZEP erfassten Daten in das SAP-System unseres Mutterunternehmens. Dort erfolgt dann die Fakturierung und weitere Verarbeitung im Controlling.“

Roman Krust, Controlling

Schlankes Tool statt „eierlegende Wollmilchsau“: Die Entscheidung fällt auf ZEP compact

Bei der Recherche lag der Fokus ausschließlich auf der Zeiterfassung. „Ziel war es, ein schlankes Tool ausschließlich für die Aufwandserfassung anstatt die häufig angebotene ‚eierlegende Wollmilchsau‘ zu finden“, erklärt Roman Krust die Ausgangslage für seine Suche nach einer entsprechenden Lösung. Die Entscheidung fiel dann letztendlich auf die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte der Firma provantis IT Solutions, und zwar in der Produktversion ZEP compact. Getreu dem Motto „Zeiterfassung pur“ bietet die webbasierte Lösung eine reine Arbeitszeiterfassung auf Projekte. Dabei kann es sich um unternehmensinterne oder externe Kundenprojekte handeln. Berücksichtigt werden die Regelarbeitszeit und die Beschäftigungszeiträume je Mitarbeiter. Als Auswertungen stehen ein Projektplan Zeit mit einem Ausweis der geleisteten Arbeiten in Stunden- oder Tagessätzen sowie Zeitnachweise in unterschiedlichen Detaillierungsgraden zur Verfügung. Darüber hinaus können eine Projekt-Zeit-Matrix für einen schnellen Überblick der für ein bestimmtes Projekt erfassten Zeiten und eine Mitarbeiter-Zeit-Matrix für einen ebenso schnellen Überblick über die je Mitarbeiter gebuchten Zeiten abgerufen werden. Als Schnittstelle zu Drittanwendungen bietet die Lösung einen Export der Daten und Auswertungen im CSV-Format. Roman Krust bestätigt: „Der CSV-Export genügt uns zur Übernahme der in ZEP erfassten Daten in das SAP-System unseres Mutterunternehmens. Dort erfolgt dann die Fakturierung und weitere Verarbeitung im Controlling.“

Zusätzlich zur reinen Zeiterfassung mit ZEP compact nutzt edict das Modul „Abteilungen“, das optional als Zusatzmodul zur Standardfunktionalität von ZEP hinzugefügt werden kann. Das Modul ermöglicht das Abbilden der bestehenden Abteilungsstruktur eines Unternehmens. ZEP wird dabei um eine zusätzliche, hierarchische Strukturierungsebene erweitert. Sämtliche Auswertungen können dann sowohl für das Gesamtunternehmen als auch einzelne Abteilungen ausgeführt werden.

Roman Krust erklärt: „Dank des ZEP-Zusatzmoduls ist es möglich, dass die Verantwortlichen in den unterschiedlichen Abteilungen unseres Unternehmens (Entwicklung, Test, IT, etc.) eigenständig die für ihre Abteilung relevanten Auswertungen abrufen und die Projektarbeiten kontrollieren können. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung so auch eine abteilungsübergreifende Zuordnung und Abstimmung der einzelnen Projektarbeiten und -zeiten.“


Zeiterfassung aus der Wolke: Mit ZEP kein Problem

Bei der Entscheidung für das Betriebsmodell – Cloud Computing oder On-Premise – setzte edict von Anfang an auf die Wolke. Roman Krust erläutert: „Wir sind selbst Anbieter von Cloud Computing-Lösungen, da lag es natürlich nahe, auch im unternehmensinternen Einsatz auf einen Cloud Service zu setzen. Unsere Mitarbeiter arbeiten zwar in der Regel nicht vor Ort beim Kunden, dennoch sollen sie in der Lage sein, zeit- und ortsunabhängig – zum Beispiel im Home Office – über eine webbasierte Oberfläche auf die Zeiterfassung zuzugreifen und dort ihre Projektzeiten einzugeben.“

Als Auswahlkriterium war das Thema Datenschutz und Datensicherheit wichtig, stand dabei aber nicht an allererster Stelle: „Wir erfassen im Rahmen unserer Aufwandserfassung nur den Namen und die E-Mail-Adresse der Projektmitarbeiter und einen frei gewählten Projektnamen. Dabei handelt es sich um wenig sensible Daten. Außerdem sind wir überzeugt, dass provantis als Cloud Service Provider alles dafür tut, um ein Maximum an Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.“


Schlankes Tool zur Zeiterfassung: Ziel erreicht!

Mit dem Einsatz von ZEP compact – ergänzt um das Modul „Abteilungen“ – hat edict sein Ziel, bei der Erfassung der Projektzeiten auf ein schlankes Tool zu setzen, erreicht. Roman Krust resümiert: „ZEP ist ein sehr stabiles Tool, die Mitarbeiter schätzen die intuitive Oberfläche und so sind wir sehr zufrieden, dass wir mit ZEP alle unsere Anforderungen erfüllen konnten.“

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