Unison Engineering & Consultants GmbH

Aufwand runter, Präzision rauf: Zeiterfassung und -abrechnung mit ZEP

Aufwand runter, Präzision rauf: Zeiterfassung und -abrechnung mit ZEP


Unison Engineering & Consultants GmbH

Die Unison Engineering & Consultants GmbH bietet als unabhängiges Ingenieurbüro seit über 20 Jahren Engineering Services mit Schwerpunkt Anlagenplanung. Die Produktpalette der Unison Geschäftsbereiche „Engineering Neuanlagen“, „Umplanung Altanlagen“ und „Engineering Services“ reicht von Konzeptstudie über As-Built-Dokumentation und Beratung bis hin zu Basic- und Detail- Engineering. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin arbeitet dabei für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen wie Pharma, Biotech, Lebensmittelindustrie oder Maschinenbau. Zu den Kunden zählen namhafte Firmen wie Bayer, MAN, Bilfinger oder Sandoz. Für die Zeiterfassung und -abrechnung der geleisteten Projektarbeitszeiten sowie das Projekt-Controlling setzt Unison bereits seit 2012 die cloudbasierte Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte ein.


Unison Engineering & Consultants GmbH
Unison Engineering & Consultants GmbH
Wittestraße 49
13509 Berlin
  unison-gmbh.de

Manuelle Zeiterfassung und -abrechnung: Viel zu viel Aufwand

Rena Knauer ist als kaufmännische Angestellte für alle kaufmännischen Angelegenheiten bei Unison verantwortlich, darunter auch die Projektabrechnung. Frau Knauer fing im Jahr 2012 bei der Firma Unison an, zu etwa der gleichen Zeit fiel im Unternehmen die Entscheidung, sich nach einer Speziallösung für die Bereiche Zeiterfassung, Abrechnung und Projekt-Controlling umzusehen. Auslöser für die Entscheidung war die Erkenntnis, dass die bisherige Arbeitsweise, die Projektzeiten manuell in Excel-Listen zu erfassen, nicht mehr zeitgemäß war. Frau Knauer erinnert sich:

„Vor der Einführung von ZEP war ein Mitarbeiter fast allein damit beschäftigt, das Erfassen der Projektzeiten auf Listen einzufordern, mit den vereinbarten Projektzeiten abzustimmen und letztendlich abzurechnen.“

Darüber hinaus mangelte es bei dieser Vorgehensweise an Präzision und Nachverfolgbarkeit, Fehler bei der Zeiterfassung waren an der Tagesordnung.

Den ersten Hinweis auf ZEP erhielt Unison von einem Projektpartner. „Das uns bekannte Unternehmen ist in einem ähnlichen Umfeld tätig, setzte bereits ZEP ein und war damit sehr zufrieden.“ Auf Grund dieser guten Erfahrungen entschied sich Unison, dem Beispiel zu folgen und ebenfalls auf ZEP als Softwarelösung zur Zeiterfassung und -abrechnung zu setzen. „Der Vorteil lag für uns nicht nur darin, dass wir uns eine langwierige und zeitaufwändige Recherche und Evaluierung der zahlreichen am Markt verfügbaren Lösungen ersparen konnten. Wir profitierten von Anfang an von den Erfahrungen des anderen Unternehmens beim Einsatz von ZEP“, erläutert Frau Knauer die Vorgehensweise.

ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.

Neben der reinen ZEP-Zeiterfassung nutzt Unison das Modul Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, über das auch Überstundenkonten eingerichtet und verwaltet werden können, sowie das Faktura-Modul für die Abrechnung. Damit konnte auch in diesem Bereich die bisher übliche Rechnungsstellung über Microsoft Word ersetzt werden.

Das Erfassen der für die einzelnen Planungsprojekte geleisteten Arbeitszeiten nehmen die Unison Mitarbeiter über die intuitive Weboberfläche von ZEP direkt am Arbeitsplatz vor. Dabei ordnen sie diese Arbeitszeiten jeweils dem entsprechenden Projekt, für das diese Zeiten entstanden sind, zu.


Vertrauen gut, Kontrolle besser

Frau Knauer kann sich über ZEP jederzeit einen Überblick über alle erfassten Arbeitszeiten verschaffen. Sie erklärt:

„Unsere Mitarbeiten arbeiten in flexiblen Arbeitszeiten und in Gleitzeit. Da ist ein entsprechendes Vertrauensverhältnis erforderlich, dass alle geleisteten Arbeiten auch dokumentiert und alle dokumentierten Arbeiten auch geleistet wurden. Mit ZEP bin ich in der Lage, zu erkennen, wenn Arbeitszeiten (noch) nicht erfasst wurden und kann die Mitarbeiter entsprechend informieren.“

Für die Geschäftsleitung bietet ZEP die Möglichkeit, sich ebenfalls per Mausklick einen aktuellen Überblick über den Projektverlauf zu verschaffen und bei Bedarf entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dies ist beispielsweise dann erforderlich, wenn die erfassten Projektzeiten von den mit dem Kunden vereinbarten Projektzeiten abweichen.

À propos Kunde: „Wir haben mit unseren Kunden zum Teil ein wöchentliches Reporting des Projektverlaufs vereinbart“, berichtet Frau Knauer. Anstatt sich die dafür notwendigen Daten mühevoll zusammenzusuchen, kann sie mit ZEP die Daten einfach in Form eines entsprechenden Berichts, z.B. als PDF-Datei, exportieren und per E-Mail an den Kunden weiterleiten. Sie ergänzt: „Ein Vorteil bei ZEP ist, dass die Berichte nicht nur im PDF-Format verfügbar sind, sondern beispielsweise auch als Word-Datei exportiert werden können. Damit bin ich in der Lage, die Berichte zuerst noch an unser Firmen-Layout anzupassen, z.B. unser Logo einsetzen, bevor ich den Bericht an den Kunden schicke.“

Urlaubsplanung, sowie die Verwaltung von Überstunden und Fehlzeiten sind für Frau Knauer dank der entsprechenden Zusatzmodule von ZEP schnell erledigt.

Besonders wichtig ist für die tägliche Arbeit von Frau Knauer allerdings das Faktura-Modul von ZEP. Damit kann sie die in ZEP erfassten Daten automatisch in das Modul übernehmen und daraus direkt die entsprechende Rechnung erstellen. Die bisher erforderliche manuelle Übernahme der in Excel-Listen erfassten Projektzeiten in ein Rechnungsformular ist damit Geschichte, die damit verbundene Fehleranfälligkeit ebenfalls.


ZEP aus der Cloud

ZEP kann sowohl im Inhouse-Betrieb als auch als Cloud Service betrieben werden. Im Cloud Computing-Betrieb wird ZEP in einem zertifizierten (ISO 27001, IT Grundschutz) Hochleistungsrechenzentrum auf einem vollständig redundanten, hochverfügbaren Server-Cluster in Deutschland betrieben. Die Internetanbindung zu den ZEP-Servern erfolgt mit 1000 Mbit/s über redundante Glasfaserleitungen. Der zwischen ZEP-Kunden und der Firma provantis geschlossene Nutzungsvertrag enthält natürlich auch den seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgeschriebenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Bei Unison hat man sich für das Cloud Computing-Modell entschieden. Frau Knauer erläutert:

„Für einen Inhouse-Betrieb wären interne IT-Kapazitäten erforderlich, über die wir hier im Unternehmen nicht verfügen. Darüber hinaus verfügen wir mit der Cloud-Nutzung über eine transparente Kostenstruktur pro Monat und Benutzer, in den auch alle Kosten für Betrieb und Wartung der Lösung – einschließlich der regelmäßigen Software-Updates – enthalten sind."


ZEP: Bei Unison in der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken

Abschließend zieht Frau Knauer ein sehr positives Fazit aus der bisherigen, mehrjährigen Nutzung von ZEP:

„Ich arbeite täglich mit ZEP. Die Lösung ist intuitiv und sehr benutzerfreundlich und trägt mit den zahlreichen Funktionen und Zusatzmodulen maßgeblich zur Vereinfachung und Erleichterung meiner täglichen Arbeit bei.“

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