(ab ZEP Compact Preise & Kosten)

Mit den Auswertungen Projektumsatz und Kundenumsatz können Sie schnell und übersichtlich ZEP berechnen lassen, welche Beträge Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen können.

Für die komplette Rechnungsstellung mit ZEP bieten wir Ihnen das Modul "Faktura" (nur zusammen mit ZEP Professional einsetzbar).

ZEP bietet drei unterschiedliche Abrechnungsarten

• nach Stundensatz
• nach Tagessatz
• pauschal (nur mit ZEP Professional)

ZEP ermöglicht durch das Modul "Abteilungen" die Verwaltung von Unternehmensstrukturen.

Sie können Mitarbeiter und Projekte Abteilungen zuordnen. Wenn ein Mitarbeiter an einem projektfremden Projekt arbeitet kann dies über zur Verfügung gestellte Abteilungs-Auswertungen betrachtet und zugeordnet werden.

Die Zuordnung von Mitarbeitern zu abteilungsfremden Projekten ist genauso unkompliziert, wie die Erstellung eines Projektes zu einem abteilungsfremden Kunden.

Anreisepauschalen werden in ZEP direkt für das betreffende Projekt definiert. Dabei kann angegeben werden, ob die Anreisepauschalen für jeden Tag bei einer andauernden Reise berechnet werden sollen, oder ob die Anreisepauschale nur einmal für eine Reise in Rechnung gestellt werden soll.

In ZEP werden Fremdkosten über Belege erfasst.
Hierzu zählen Übernachtungskosten, Gutschriften, Tankbelege, Parkbelege u.ä.
Verpflegungsmehraufwände werden in ZEP direkt mit der Zeiterfassung berechnet.

Über die Auswertungen Projektstand (Plan) können Sie jederzeit für Ihre Projekte einen aktuellen Soll-Ist-Vergleich erstellen (ab ZEP Professional). Mit den Auswertungen Projektstand (Zeit) und Projektstand (Ertrag) (ab ZEP Compact Preise & Kosten) können Sie verfolgen ob das Projekt erfolgreich ist.

Mit den Auswertungen Gesamtstatus Plan (mit ZEP Professional)/Zeit/Ertrag (ab ZEP Compact Preise & Kosten) können Sie die Ergebnisse mehrerer Projekte miteinander vergleichen.

(mit ZEP Professional:)
Mit der kostenlos zur Verfügung stehenden Schnittstelle ZEP4Project können Sie alle Vorteile der umfangreichen Controlling- und Planungsmechanismen von Microsoft Project nutzen und mit den Vorteilen der Zeiterfassung mit ZEP vereinen.

Mit dem Modul "Dokumentenverwaltung" können Sie Dokumente online in ZEP ablegen.

Legen Sie für ein Projekt oder einen Kunden oder auch allgemein für die Firma die gewünschte Ordnerstruktur an und legen Sie die Dokumente in dem gewünschten Verzeichnis ab.

Beachten Sie, dass in der ZEP-Dokumentenverwaltung auch eine Versionsverwaltung integriert ist. Damit werden alle laufenden Änderungen erfasst und alle Versionsstände der Dateien mit Zeitstempel und Benutzernamen gesichert.

Fakturierbar bedeutet Weiterberechnung an das Projekt.

Zu jeder Projektzeit kann der Mitarbeiter angeben, ob die Zeitmeldung fakturierbar ist, oder nicht. Ist die Projektzeit nicht fakturierbar fallen die Kosten für den entsprechenden Projektzeiteintrag lediglich intern an und werden nicht an das Projekt weiterberechnet.

Auch zu allen Belegen (Fremdkosten) kann angegeben werden welcher Betrag (der ganze Betrag, ein Teil, oder gar kein Betrag) fakturiert werden kann. Es werden auch hier nur die Beträge an das Projekt weiterberechnet, die als fakturierbar eingetragen wurden.

Die Fakturierung ist die Rechnungsstellung von erfolgten Leistungen an einen Kunden.

Mit dem Modul "Faktura" können Sie alle Leistungen die abgerechnet werden können sofort erkennen und die Rechnungsstellung in Rechnungspositionen planen. So vergessen Sie nie wieder erfolgte Leistungen in Rechnung zu stellen.

Ihre Mitarbeiter könnenn ihre Fehlzeiten direkt in ZEP eintragen
Hierfür können Sie Fehlgründe in unterschiedliche Kategorien aufteilen, z.B. Urlaub, Gleitzeitausgleich, Krankheit etc.

Die Mitarbeiter können ihre Fehlzeiten in ZEP melden und bei Bedarf diese genehmigen lassen.

In ZEP werden Fremdkosten über Belege erfasst. Hierzu zählen Übernachtungskosten, Gutschriften, Tankbelege, Parkbelege u.ä.
Verpflegungsmehraufwände werden in ZEP direkt mit der Zeiterfassung berechnet.

Definieren Sie die Kilometergeldpauschalen, die Sie Ihren Mitarbeitern auszahlen möchten direkt in ZEP

Bei jedem Projekt können Sie hinterlegen ob und mit welchen Pauschalen Kilometergeld an den Kunden weiterfakturiert werden soll.

In der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters können folgende Kostenpunkte aufgelistet werden:

1. Belege
2. Fahrtkostenerstattung / Km-Geld (ab ZEP Compact Preise, Kosten & Reise)
3. Verpflegungsmehraufwendungen (ab ZEP Compact Preise, Kosten & Reise)

In ZEP können Sie alle Ihre Mitarbeiter verwalten. Duch die Zuordnung von Mitarbeitern auf Projekte ermöglichen Sie diesen Mitarbeitern auf diese Projekte ihre Zeiten und Belege zu buchen.

Über die ZEP-Benutzergruppen können Sie die Mitarbeiter mit unterschiedlichen Berechtigungen ausstatten. Ein Mitarbeiter erhält weitere Rechte (unabhängig von seiner Benutzergruppe) wenn er Projektleiter oder Abteilungsleiter (mit Modul "Abteilungen") ist.

Bei Nutzung des Moduls "Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub" kann den Mitarbeitern erlaubt werden ihre Urlaube, Fehlzeiten und Krankheiten in ZEP zu verwalten (siehe Glossareintrag "Fehlzeiten").

Bei Nutzung des Moduls "Dokumentenverwaltung" können Sie die Zugriffsrechte für die Dokumente so einstellen, dass nur die gewünschten Mitarbeiter auf verschiedene Dokumente zugreifen können (siehe Glossareintrag "Dokumentenverwaltung".

Das Modul "Ticket-System" ermöglicht den Projektmitarbeitern Tickets (siehe Glossareintrag "Ticket-System") für sich und andere Projektmitarbeiter zu erstellen, zu bearbeiten und zu bestätigen.

Planen Sie Ihre Projekte und hinterlegen Sie für die verschiedenen Vorgänge Planzahlen. Alternativ können Sie auch direkt für ein Projekt die Planzahlen angeben ohne auf die Aufteilung auf die Vorgänge zu beachten.

Das System kann so konfiguriert werden, dass der Projektleiter über das Erreichen eines festgelegten Prozentanteils der Arbeit informiert wird.

Über die Auswertungen Projektstand (Plan) können Sie jederzeit für Ihre Projekte einen aktuellen Soll-Ist-Vergleich erstellen. Mit den Auswertungen Projektstand (Zeit) und Projektstand (Ertrag) können Sie verfolgen ob das Projekt erfolgreich ist.

Mit den Auswertungen Gesamtstatus Plan/Zeit/Ertrag können Sie die Ergebnisse mehrerer Projekte miteinander vergleichen.

Mit der kostenlos zur Verfügung stehenden Schnittstelle ZEP4Project können Sie alle Vorteile der umfangreichen Controlling- und Planungsmechanismen von Microsoft Project nutzen und mit den Vorteilen der Zeiterfassung mit ZEP vereinen.

siehe auch Projektplanung

In ZEP erfolgt die Zeiterfassung projektorientiert. Dies bedeutet, dass jede Zeitbuchung auf ein Projekt erfolgt. Für eine lückenlose Zeiterfassung werden daher in ZEP nicht nur Kundenprojekte erfasst, sondern auch allgemeine Aufgaben in Projekten verwaltet, wie z.B. ein Projekt für den Vertrieb oder ein Projekt für die Buchhaltung.

Jedes Projekt kann nur von den Projektmitarbeitern bebucht und von den Projektleiter(n) verwaltet werden. Ein Projekt in ZEP wird inhaltlich oder zeitlich durch Vorgänge gegliedert (siehe Glossareintrag "Vorgang").

ab ZEP Compact Preise & Kosten:
Für die Abrechnung wird bei dem Projekt angegeben in welcher Abrechnungsart (pauschal (benötigt ZEP Professional), in Aufwand nach Stundsatz oder in Aufwand nach Tagessatz) die Abrechnung für das Projekt erfolgt. Weitere Erläuterungen zur Abrechnung finden Sie unter den Glossareinträgen "Umsatz" und "Abrechnung".

Über die Auswertungen Projektstand (Plan) können Sie jederzeit für Ihre Projekte einen aktuellen Soll-Ist-Vergleich erstellen (mit ZEP Professional). Mit den Auswertungen Projektstand (Zeit) und Projektstand (Ertrag) (ab ZEP Compact Preise & Kosten) können Sie verfolgen ob das Projekt erfolgreich ist.

Mit den Auswertungen Gesamtstatus Plan (mit ZEP Professional)/Zeit/Ertrag (ab ZEP Compact Preise, Kosten & Reise) können Sie die Ergebnisse mehrerer Projekte miteinander vergleichen.

(mit ZEP Professional:)
Mit der kostenlos zur Verfügung stehenden Schnittstelle ZEP4Project können Sie alle Vorteile der umfangreichen Controlling- und Planungsmechanismen von Microsoft Project nutzen und mit den Vorteilen der Zeiterfassung mit ZEP vereinen.

Planen Sie Ihre Projekte und hinterlegen Sie für die verschiedenen Vorgänge Planzahlen. Alternativ können Sie auch direkt für ein Projekt die Planzahlen angeben ohne auf die Aufteilung auf die Vorgänge zu beachten.

Das System kann so konfiguriert werden, dass der Projektleiter über das Erreichen eines festgelegten Prozentanteils der Arbeit informiert wird.

Über die Auswertungen Projektstand (Plan) können Sie jederzeit für Ihre Projekte einen aktuellen Soll-Ist-Vergleich erstellen. Mit den Auswertungen Projektstand (Zeit) und Projektstand (Ertrag) können Sie verfolgen ob das Projekt erfolgreich ist.

Mit den Auswertungen Gesamtstatus Plan (mit ZEP Professional)/Zeit/Ertrag (ab ZEP Compact Preise, Kosten & Reise) können Sie die Ergebnisse mehrerer Projekte miteinander vergleichen.

Mit der kostenlos zur Verfügung stehenden Schnittstelle ZEP4Project können Sie alle Vorteile der umfangreichen Controlling- und Planungsmechanismen von Microsoft Project nutzen und mit den Vorteilen der Zeiterfassung mit ZEP vereinen.

Mit dem Modul "Faktura" wird die Rechnungsnummer für Sie generiert. Sie können für die Nummer einen Präfix, die Länge der eigentlichen Nummer und einen Postfix definieren. Wurde einmal eine Startnummer angegeben erzeugt Ihnen ZEP fortlaufende Rechnungsnummern.

Planen Sie Rechnungspositionen und Rechnungen die Sie zu bestimmten Zeitpunkten stellen möchten.

Zu jedem Projekt können Sie definieren wie Reisezeit für das Projekt verrechnet werden soll.
Hierfür können Sie angeben

• ob und wie Kilometergeld
• ob und wie Verpflegungsmehraufwände
• ob und wie Anreisepauschalen

Mit dem Modul "Ticket-System" können Sie Kundenanfragen oder Ihre eigenen Arbeitspakete klassifizieren, bearbeiten und bestätigen. Somit ist das ZEP Ticketsystem zuverlässig für die Bearbeitung von Trouble-Tickets oder für den Einsatz als Bug-Tracking-System einsetzbar. Durch die vereinfachte Ticket-Statusführung können Ihre Mitarbeiter das ZEP Ticket-System auch als eigene ToDo-Liste nutzen.

Ein Ticket ist einem Vorgang eines Projekts untergeordnet und kann daher auch als zusätzliche hierarchische Ebene im Projekt verwendet werden.

Sie können auch Ihren Kunden den Zugang zu dem Ticket-System gewähren, so dass Ihre Kunden selbst Tickets erstellen und deren Bearbeitung bestätigen können.

Auch die Zeiterfassung kann direkt auf ein Ticket erfolgen, so dass Sie auch einen Überblick behalten können, wieviel Zeit für die Umsetzung eines Tickets benötigt wurde und einzelne Tickets in Rechnung gestellt werden können.

Tätigkeiten im System sind grundsätzlich eine Gruppierungsmöglichkeit für die Projektzeitbemerkungen. Während Vorgänge die projektspezifischen Arbeiten darstellt, ist die grundlegende Tätigkeit eines Mitarbeiters „arbeiten“.
(ab ZEP Compact Preise, Kosten & Reise:
Da in ZEP auch eine Tätigkeit für die Reisezeit benötigt wird, benötigen Sie grundsätzlich zwei Tätigkeiten in ZEP: „arbeiten“ und „reisen“.)
Eine weitere Differenzierung von Tätigkeiten ist dann sinnvoll, wenn

• im Rahmen des Projektcontrollings überprüft werden soll, was die Mitarbeiter im Projekt tun, um z.B. schneller reagieren zu können, wenn sehr viele Meetings in einem Projekt stattfinden.
• stundenbasiert abgerechnet wird und für z.B. Meetings ein geringerer Stundensatz vereinbart wurde. Damit die Rechnungsstellung entsprechend erfolgen kann, muss der Mit-arbeiter angeben können wann er im Meeting war.

Unterschiede von Tätigkeit zu Vorgang:

Für jeden Mitarbeiter kann eine Regelarbeitszeit hinterlegt werden. Durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter können die Überstunden direkt im System überprüft und ausgeglichen werden. Ein Ausgleich kann über Freizeitausgleich oder über Ausbezahlung stattfinden, beides kann in ZEP vermerkt werden.

ZEP stellt unterschiedliche Abrechungsarten zur Verfügung:

• nach Stundensatz
• nach Tagessatz
• pauschal

Für eine Abrechnung nach Stunden- /Tagessatz werden die Stunden- /Tagessätze herangezogen, die für die Mitarbeiter für die Firma, den Kunden oder das Projekt angelegt wurden.

Für eine Pauschalabrechnung werden die für das Projekt / Vorgang geplanten Arbeitsentgelte herangezogen.

Mit den Auswertungen Projektumsatz und Kundenumsatz lassen sich durch die oben beschriebenen Abrechnungsvorgaben die Kundenumsätze generieren. Diese Auswertungen können Ihnen bei der Rechnungserstellung helfen.

Für die vollständige Rechnungserstellung mit ZEP können Sie das Modul "Faktura" nutzen (benötigt ZEP Professional).

(ab ZEP Compact Preise, Kosten & Reise)

Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen einem Projekt weiterzuverrechnen.

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der Standard-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Spezialfall Reise über mehrere Orte: Wenn eine zusammenhängende Reise über mehrere Orte führte, ist der zuletzt besuchte Ort für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend.

In ZEP werden die Pauschalen für jeden Ort der in Ihrer Firma bereist werden kann von Ihnen hinterlegt.