Stuttgart 21, der neue Berliner Flughafen, die Elbphilharmonie – leider gibt es derzeit eine Reihe renommierter Großprojekte, die für Negativ-Schlagzeilen sorgen – weil sie aus den unterschiedlichsten Gründen „aus dem Ruder laufen“. Doch unabhängig von der Größe und dem Bekanntheitsgrad geht es für Unternehmen in projektorientierten Branchen bei jedem Projekt darum, es „in der Spur“ zu halten. In der Praxis gelingt dies nur, wenn ein professionelles Projekt-Controlling zum Einsatz kommt.

Projekt-Controlling I: Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Kosten

In einem ersten Schritt geht es darum, die in der Projektplanung festgelegten Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Budgets zu überprüfen und gegebenenfalls an sich verändernde Projektumstände anzupassen. Dazu ist es zuerst einmal notwendig, dass alle Projektbeteiligten – Auftraggeber, Auftragnehmer sowie externe Beteiligte jederzeit Zugriff auf alle mit dem Projekt verbundenen Daten und Dokumente haben, denn nur so sind sie in der Lage, Soll- und Ist-Zustand im Projekt zu vergleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Darüber hinaus müssen die Projektbeteiligten in der Lage sein, diese Änderungen zu kommunizieren und über entsprechende Workflows „anzustoßen“, d.h. am Ende muss jeder im Projekt wissen, was er wann zu tun hat, selbst wenn dies nicht im ursprünglichen Projektplan festgelegt war.

Projekt-Controlling II: Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung

Der zweite Hauptbereich des Projekt-Controllings bildet die Grundlage für den betriebswirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen in projektorientierten Branchen. Dabei geht es um den möglichst effizienten Einsatz der Mitarbeiter sowie das Erfassen und Abrechnen der geleisteten Projektarbeiten. Im Rahmen der Ressourcenplanung muss zunächst unter Beachtung einer Urlaubs- und Fehlzeitenplanung festgelegt werden, wer wann für das Projekt zur Verfügung steht. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass alle für das Projekt geleisteten Arbeiten (Arbeitszeiten, Reisekosten) möglichst präzise erfasst und dann auch abgerechnet werden. Die Herausforderung besteht dabei darin, auch die Veränderungen im Projektverlauf bei den Arbeitsleistungen zu berücksichtigen. Häufig werden im Laufe des Projekts zusätzliche Arbeiten beauftragt, beauftragte Arbeiten ändern sich oder werden wieder storniert. Alle diese Veränderungen müssen genauestens erfasst und bei der Abrechnung des Projekts berücksichtigt werden.

Die Herausforderung: Der System-Wildwuchs

Unternehmen in projektorientierten Unternehmen stehen beim Projekt-Controlling heute insbesondere vor der Herausforderung, den „Wildwuchs“ an Systemen und Tools zu bewältigen, der beim Projekt-Controlling zum Einsatz kommt. In der Regel setzen diese Unternehmen heute eine Projektmanagementsoftware für die Planung und Durchführung von Projekten ein, die mit dem Projektkunden verbundenen Informationen und Dokumente (Ansprechpartner, Angebote, Ausschreibungen) werden dagegen häufig in einem CRM-System verarbeitet. Die Änderungsaufträge des Kunden werden dann häufig in einem Ticketsystem bearbeitet, für die Reisekostenabrechnung gibt es eine weitere Speziallösung, die Rechnungsstellung erfolgt über eine Faktura-Software und für die Verbuchung der Aufträge wird eine Finanzbuchhaltungssoftware genutzt.

In der Regel handelt es sich bei diesen Lösungen um isolierte, autarke Lösungen ohne Integration. Folge: Das Übertragen der Informationen und Daten von einem System zum anderen muss häufig manuell erfolgen.

Die wichtigsten Faktoren eines erfolgreichen Projekt-Controllings

Aus den geschilderten Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen in projektorientierten Branchen die folgenden Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling, die maßgeblich für die Auswahl einer entsprechenden Projektmanagementlösung sind

  • Setzen Sie auf eine integrierte Projektmanagementlösung, die möglichst viele Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt (Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Rechnungsstellung)
  • Wählen Sie eine Lösung, die manuelle Arbeiten (Erfassen der Arbeitszeiten, Reisekosten, Abrechnung der Arbeitszeiten) auf ein Minimum reduziert. Integrierte Schnittstellen erleichtern dabei die Anbindung an externe Systeme und Anwendungen.
  • Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit. Damit steigt auch die Akzeptanz bei den Projektbeteiligten
  • Nutzen Sie eine Lösung, die mobiles Arbeiten unterstützt. In der Regel finden die Projektarbeiten nicht am Arbeitsplatz, sondern vor Ort beim Kunden bzw. auf der Fahrt zum oder vom Kunden statt. Aus diesem Grund muss es möglich sein, dass die Projektbeteiligten zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Projektdaten haben, Arbeitszeiten erfassen können, u.v.m.

Fazit: Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Tools und Systemen, die Unternehmen in projektorientierten Branchen bei deren täglichen Arbeit unterstützen. Doch nur wenn diese die oben genannten Faktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling erfüllen, erweisen sie sich auch wirklich als nützliche Hilfe.

ZEP ist eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Unternehmen, die speziell die im Beitrag mit "Projekt-Controlling II - Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung" betitelten Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt.

Bereits Ende Juni 2016 entschied die Mindestlohnkommission von Arbeitgebern und Arbeitnehmern per einstimmigen Beschluss, den Mindestlohn ab 1. Januar 2017 auf 8,84 Euro zu erhöhen. Unverändert bleibt dagegen die seit 1.1.2015 nach § 17 Mindestlohn-Gesetz (MiLoG) geltende Regel, nach der der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Arbeitszeiten geringfügig beschäftigter Mitarbeiter (Minijobs) zu erfassen und zu dokumentieren. Mit ZEP Clock bietet die Firma provantis IT Solutions eine kostengünstige, flexible und sofort einsatzbereite Lösung zur Arbeitszeiterfassung und hilft damit Unternehmen dabei, ihre Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG vollumfänglich zu erfüllen.

"Für viele Arbeitnehmer ist die Erhöhung des Mindestlohns sicher eine gute Nachricht zum Jahreswechsel“, erklärt provantis-Geschäftsführer Oliver Lieven „Für die Arbeitgeber bedeuten die Vorschriften von § 17 MiLoG allerdings auch zukünftig zusätzlichen Aufwand, der mit ZEP Clock auf ein Minimum reduziert werden kann – und dies bei Kosten von gerade einmal ab 1 Euro/Mitarbeiter im Monat."

ZEP Clock: Projektunabhängige Erfassung von Arbeitszeiten

ZEP Clock basiert auf der seit mehr als einem Jahrzehnt erfolgreich am Markt etablierten Lösung ZEP - Zeiterfassung für Projekte, wurde aber speziell für das projektunabhängige Erfassen von Arbeitszeiten konzipiert. Die Kernfunktionen der Lösung, die webbasiert als Cloud-Lösung angeboten wird, orientieren sich direkt an den Vorgaben des Mindestlohngesetzes. Dort steht in § 11, Absatz 1: Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Diese Vorgaben wurden in ZEP Clock direkt umgesetzt:

  • Mitarbeiter-bezogene, lückenlose Erfassung von Arbeitszeiten mit Anfangs- und Ende-Zeit
  • Erfassung von Arbeitszeiten spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung
  • Vorhalten erfasster Arbeitszeiten für zwei Jahre und länger
  • Jederzeitige Auswertung von Arbeitszeiten
  • Erfassung von Arbeitszeiten mit Apps (iPhone, Android) oder Web-Browser

Weitere Informationen zu ZEP Clock stehen unter www.zepclock.de zur Verfügung

Die Firma provantis IT Solutions GmbH, Hersteller der webbasierten Standardlösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte, stellt das neue Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ vor. Die Abrechnung externer Mitarbeiter kann damit ab sofort deutlich effizienter durchgeführt werden, da im Modul für jeden externen Mitarbeiter eine zentrale Kostenabrechnung erzeugt werden kann. Dabei ist auch das Erstellen von Gutschriften möglich, wodurch die Prüfung von Rechnungen externer Mitarbeiter komplett erübrigt wird.

„Die Abrechnung externer Mitarbeiter und die damit verbundene Prüfung der von diesen Mitarbeitern gestellten Rechnungen ist in der Regel sehr aufwändig“, weiß provantis-Geschäftsführer Thilo Jahke aus seiner eigenen Projekterfahrung. „Mit dem neuen ZEP-Modul kann dieser Aufwand auf ein Minimum reduziert werden, sowie durch das Erstellen und Senden von Gutschriften an externe Mitarbeiter sogar komplett entfallen.“

Schnelle und effiziente Rechnungsprüfung, Erstellen von Gutschriften

Das neue ZEP-Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ bietet die Möglichkeit, für jeden externen Mitarbeiter eine zentrale Kostenabrechnung anzulegen. Darin wird festgehalten, welche Kosten der freie Mitarbeiter auf der Grundlage seiner geleisteten Arbeit und der im System hinterlegten Stunden-, bzw. Tagessätze abrechnen darf. Schickt dieser dann seine Rechnung, muss diese lediglich mit der Kostenabrechnung abgeglichen werden.

Noch einfacher wird der Prozess, wenn die Kostenabrechnung als Gutschrift an den externen Mitarbeiter verwendet wird. Damit muss dieser zukünftig überhaupt keine Rechnungen mehr erstellen, als Folge entfällt auch eine entsprechende Rechnungsprüfung.

Mit dem neuen Modul können Gutschriften auf dem Rechnungsbriefbogen des Unternehmens (PDF, MS Word) erzeugt werden, für den Export an die Buchhaltung lassen sich spezielle Aufwandskonten (für Arbeitsentgelt, Belege, VMA- und Kilometergeld) und BU-Schlüssel für freie Mitarbeiter hinterlegen.

Weitere Informationen zum neuen Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ stehen auf der ZEP-Webseite zur Verfügung

Next Level Integration GmbH

Die Firma Next Level Integration (NLI) mit Hauptsitz in Köln ist ein Software-Hersteller und Lösungsanbieter für die Versorgungsindustrie. Schwerpunkte des Lösungsportfolios sind Anwendungen im regulatorischen Umfeld, Integrationslösungen, Portale sowie Komplettlösungen, die auf der von NLI selbst entwickelten energiewirtschaftlichen Fast Lane Technologieplattform basieren.

Mit mehr als 60 Mitarbeitern betreut das Unternehmen derzeit mehr als 250 Kunden in Deutschland und Europa. Dabei werden täglich Energieversorgungsprozesse abgewickelt, die mehr als 25 Millionen Endkunden in Deutschland betreffen. Bei der Zeiterfassung, Projektsteuerung und Abrechnung der Projektleistungen setzt Next Level Integration bereits seit 2011 auf ZEP.

Kompletten Anwenderbericht lesen

provantis bezieht neue Büroräume

"Die Umzugskisten packen" hieß es Mitte Juni für die Mitarbeiter der Firma provantis IT Solutions aus Ditzingen, dem Hersteller der Standardlösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte. Mittlerweile sind die Kisten auch wieder ausgepackt, das Unternehmen ist seit Anfang Juli in den neuen Büroräumen in der Stuttgarter Straße 41 in Ditzingen erreichbar.

"Das Interesse an ZEP wuchs in den letzten Jahren kontinuierlich an, damit wuchs auch das Team und machte nun den Umzug in neue Geschäftsräume erforderlich", erklärt provantis Geschäftsführer Thilo Jahke aus Anlass der Büroneueröffnung.

provantis gehört zu den ersten Mietern eines neuen Büro- und Ladenkomplexes, mit dem das Bahnhofsareal am Ditzinger Bahnhof komplett neugestaltet wird. "Wir freuen uns über die Gelegenheit, im Umfeld des neu erschlossenen Bahnhofsgeländes auch unser eigenes Firmenwachstum weiter voranzutreiben", bestätigt der zweite provantis Geschäftsführer Oliver Lieven. "Wir wollen damit auch unseren Mitarbeitern ein modernes Umfeld mit Raum für Kreativität und Ideenreichtum bieten, um die zukünftige Weiterentwicklung von ZEP erfolgreich fortzuführen." Thilo Jahke ergänzt: "Eine optimale Verkehrsanbindung und die räumliche Nähe zum neu geplanten Shopping Center sollen dazu beitragen, dem Team eine möglichst optimale ‚Work-Life Balance‘ zu ermöglichen."

Die neue Firmenanschrift von provantis lautet: provantis IT Solutions GmbH, Stuttgarter Str. 41, 71254 Ditzingen. Telefonnummer und E-Mail-Adressen sind natürlich gleichgeblieben.

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