Aus Anlass der Vorstellung der Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 standen Oliver Lieven und Thilo Jahke, Gründer und Geschäftsführer der Firma provantis IT Solutions, in deren Auftrag die Umfrage durchgeführt wurde, für ein Interview mit Cloud Computing TV zur Verfügung.

Zum Einstieg nahmen die beiden Projekt-Controlling-Experten zu den Hintergründen Stellung, die zur Durchführung der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 führten. Darüber hinaus wurden im Interview die wichtigsten Ergebnisse der Befragung analysiert. So gaben beispielsweise 62 Prozent der Umfrageteilnehmer an, dass in ihrem Unternehmen die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem manuell erfolgt. Bei 58 Prozent der befragten Unternehmen erfolgt darüber hinaus auch die Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung manuell in Form von Ausdrucken, Kopien von Belegen, etc. Im Interview erläutern Oliver Lieven und Thilo Jahke die Gefahren und Risiken, die mit dieser Vorgehensweise verbunden sind.

Zufriedenheit mit Zeiterfassung und Projektcontrolling-Methode vs. Defizite und Optimierungspotentiale – ein Widerspruch?

Ein weiteres Thema des Interviews ist der (scheinbare) Widerspruch zwischen grundsätzlicher Zufriedenheit mit dem eingesetzten Zeiterfassungssystem bzw. der Projekt-Controlling-Methode auf der einen Seite und dem Eingestehen von Defiziten und der Notwendigkeit von Optimierungspotentialen auf der anderen Seite. So schätzt die große Mehrheit der Befragten zwar Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit ihrer Zeiterfassungsmethode als hoch ein, allerdings gibt fast die Hälfte zu, dass es bereits vorgekommen ist, dass geleistete Projektzeiten nicht erfasst wurden. Beim Projekt-Controlling verhält es sich ähnlich. Der Großteil vergibt im allgemeinen gute Noten für diesen Bereich, allerdings geben nur 31 Prozent der Umfrageteilnehmer an, dass keine Optimierung erforderlich ist. Wie sich dieser Widerspruch erklären lässt, erläutern Oliver Lieven und Thilo Jahke im Cloud Computing TV-Interview.

Am Ende bedankt sich Oliver Lieven bei den doch mehr als 130 Teilnehmern für ihre Teilnahme und die offenen Antworten und hofft, mit der Umfrage auch das Interesse für die eigene Softwarelösung geweckt zu haben. Thilo Jahke sieht sich durch die Umfrageergebnisse bestätigt, dass es in vielen Unternehmen an der Zeit ist, von Excel-Listen Abschied zu nehmen und auf eine integrierte cloudbasierte Lösung wie ZEP – Zeiterfassung für Projekte zu setzen.

Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016

Die ITRIS Maintenance AG mit Hauptsitz in Spreitenbach in der Nähe von Zürich erbringt seit über drei Jahrzehnten herstellerunabhängige Hardware Wartungs- und Supportleistungen für Computersysteme, Mainframe, Server, PCs bis hin zu Peripheriegeräten aller namhaften Hersteller. Der technische Dienst des Unternehmens mit über 180 Mitarbeitern steht Kunden in allen Regionen der Schweiz während 24 Stunden an sieben Tagen zur Verfügung. ITRIS bietet unkomplizierte und kompetente Unterstützung im Störungsfall oder hilft beim Ausbau, der Weiterentwicklung oder der Optimierung der IT-Infrastruktur. Von einfachen Supportanfragen bis zu komplexen Migrationen sowie Klein- und Großprojekten positioniert sich die ITRIS Maintenance AG als kompetenter technischer EDV Service Partner.

Bei der Zeiterfassung und Projektsteuerung setzt das Unternehmen auf die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte, der Firma provantis IT Solutions.

Kompletten Anwenderbericht lesen

Stuttgart 21, der neue Berliner Flughafen, die Elbphilharmonie – leider gibt es derzeit eine Reihe renommierter Großprojekte, die für Negativ-Schlagzeilen sorgen – weil sie aus den unterschiedlichsten Gründen „aus dem Ruder laufen“. Doch unabhängig von der Größe und dem Bekanntheitsgrad geht es für Unternehmen in projektorientierten Branchen bei jedem Projekt darum, es „in der Spur“ zu halten. In der Praxis gelingt dies nur, wenn ein professionelles Projekt-Controlling zum Einsatz kommt.

Projekt-Controlling I: Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Kosten

In einem ersten Schritt geht es darum, die in der Projektplanung festgelegten Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Budgets zu überprüfen und gegebenenfalls an sich verändernde Projektumstände anzupassen. Dazu ist es zuerst einmal notwendig, dass alle Projektbeteiligten – Auftraggeber, Auftragnehmer sowie externe Beteiligte jederzeit Zugriff auf alle mit dem Projekt verbundenen Daten und Dokumente haben, denn nur so sind sie in der Lage, Soll- und Ist-Zustand im Projekt zu vergleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Darüber hinaus müssen die Projektbeteiligten in der Lage sein, diese Änderungen zu kommunizieren und über entsprechende Workflows „anzustoßen“, d.h. am Ende muss jeder im Projekt wissen, was er wann zu tun hat, selbst wenn dies nicht im ursprünglichen Projektplan festgelegt war.

Projekt-Controlling II: Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung

Der zweite Hauptbereich des Projekt-Controllings bildet die Grundlage für den betriebswirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen in projektorientierten Branchen. Dabei geht es um den möglichst effizienten Einsatz der Mitarbeiter sowie das Erfassen und Abrechnen der geleisteten Projektarbeiten. Im Rahmen der Ressourcenplanung muss zunächst unter Beachtung einer Urlaubs- und Fehlzeitenplanung festgelegt werden, wer wann für das Projekt zur Verfügung steht. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass alle für das Projekt geleisteten Arbeiten (Arbeitszeiten, Reisekosten) möglichst präzise erfasst und dann auch abgerechnet werden. Die Herausforderung besteht dabei darin, auch die Veränderungen im Projektverlauf bei den Arbeitsleistungen zu berücksichtigen. Häufig werden im Laufe des Projekts zusätzliche Arbeiten beauftragt, beauftragte Arbeiten ändern sich oder werden wieder storniert. Alle diese Veränderungen müssen genauestens erfasst und bei der Abrechnung des Projekts berücksichtigt werden.

Die Herausforderung: Der System-Wildwuchs

Unternehmen in projektorientierten Unternehmen stehen beim Projekt-Controlling heute insbesondere vor der Herausforderung, den „Wildwuchs“ an Systemen und Tools zu bewältigen, der beim Projekt-Controlling zum Einsatz kommt. In der Regel setzen diese Unternehmen heute eine Projektmanagementsoftware für die Planung und Durchführung von Projekten ein, die mit dem Projektkunden verbundenen Informationen und Dokumente (Ansprechpartner, Angebote, Ausschreibungen) werden dagegen häufig in einem CRM-System verarbeitet. Die Änderungsaufträge des Kunden werden dann häufig in einem Ticketsystem bearbeitet, für die Reisekostenabrechnung gibt es eine weitere Speziallösung, die Rechnungsstellung erfolgt über eine Faktura-Software und für die Verbuchung der Aufträge wird eine Finanzbuchhaltungssoftware genutzt.

In der Regel handelt es sich bei diesen Lösungen um isolierte, autarke Lösungen ohne Integration. Folge: Das Übertragen der Informationen und Daten von einem System zum anderen muss häufig manuell erfolgen.

Die wichtigsten Faktoren eines erfolgreichen Projekt-Controllings

Aus den geschilderten Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen in projektorientierten Branchen die folgenden Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling, die maßgeblich für die Auswahl einer entsprechenden Projektmanagementlösung sind

  • Setzen Sie auf eine integrierte Projektmanagementlösung, die möglichst viele Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt (Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Rechnungsstellung)
  • Wählen Sie eine Lösung, die manuelle Arbeiten (Erfassen der Arbeitszeiten, Reisekosten, Abrechnung der Arbeitszeiten) auf ein Minimum reduziert. Integrierte Schnittstellen erleichtern dabei die Anbindung an externe Systeme und Anwendungen.
  • Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit. Damit steigt auch die Akzeptanz bei den Projektbeteiligten
  • Nutzen Sie eine Lösung, die mobiles Arbeiten unterstützt. In der Regel finden die Projektarbeiten nicht am Arbeitsplatz, sondern vor Ort beim Kunden bzw. auf der Fahrt zum oder vom Kunden statt. Aus diesem Grund muss es möglich sein, dass die Projektbeteiligten zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Projektdaten haben, Arbeitszeiten erfassen können, u.v.m.

Fazit: Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Tools und Systemen, die Unternehmen in projektorientierten Branchen bei deren täglichen Arbeit unterstützen. Doch nur wenn diese die oben genannten Faktoren für ein erfolgreiches Projekt-Controlling erfüllen, erweisen sie sich auch wirklich als nützliche Hilfe.

ZEP ist eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Unternehmen, die speziell die im Beitrag mit "Projekt-Controlling II - Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung" betitelten Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt.

Branche des Unternehmens

Ziel der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 war es, einen aktuellen Status zum Projekt-Controlling in Dienstleistungsunternehmen und den dabei eingesetzten Methoden, Techniken und Tools zu ermitteln. Darüber hinaus sollten Hindernisse und Hürden analysiert werden, die ein optimales Projekt-Controlling verhindern sowie zukünftige Trends zum Projekt-Controlling aus Unternehmenssicht abgefragt werden. Die Ergebnisse der Umfrage, zu der Fach- und Führungskräfte aus kleinen und mittleren Dienstleistungsunternehmen im deutschsprachigen Raum befragt wurden, stehen ab sofort auf der provantis-Webseite zur Verfügung.

„Wir freuen uns über die recht hohe Anzahl der Unternehmen, die sich an der Studie beteiligt haben, und die interessanten Rückmeldungen.“

Oliver Lieven, Geschäftsleitung

Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions, erklärt bei der Vorstellung der Ergebnisse: „Wir freuen uns über die recht hohe Anzahl der Unternehmen, die sich an der Studie beteiligt haben, und die interessanten Rückmeldungen.“ So erfassen 66 Prozent der befragten Unternehmen die Projektzeiten über eine Projektmanagementlösung bzw. eine spezifische Lösung zur Zeiterfassung, bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer erfolgt die Übernahme der erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem allerdings manuell.

80 Prozent der Unternehmen schätzen die Genauigkeit, 74 Prozent die Benutzerfreundlichkeit ihrer Zeiterfassungsmethode als „eher hoch“ oder „hoch“ ein, allerdings ist es bei 49 Prozent der Unternehmen in der Vergangenheit vorgekommen, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projekt¬zeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

Oliver Lieven kommentiert die Ergebnisse wie folgt: „Wir sind überrascht, dass etwa ein Drittel der befragten Unternehmen noch immer auf Excel Sheets anstatt auf eine spezielle Lösung zur Zeiterfassung setzt. Ebenfalls überraschend war, dass fast die Hälfte aller Umfrageteilnehmer zugaben, dass es schon einmal vergessen wurde, Projektzeiten zu erfassen, bzw. ein Drittel, dass erbrachte Leistungen nicht abgerechnet wurden. Auch verwundert, dass trotz einer eigentlich hohen Zufriedenheit mit den eingesetzten Lösungen noch zahlreiche Verbesserungspotentiale gesehen werden. Gleichzeitig bestärken die Ergebnisse der Umfrage uns darin, mit unserer Lösung ZEP auf das „richtige Pferd“ zu setzen.“

Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016

Bereits Ende Juni 2016 entschied die Mindestlohnkommission von Arbeitgebern und Arbeitnehmern per einstimmigen Beschluss, den Mindestlohn ab 1. Januar 2017 auf 8,84 Euro zu erhöhen. Unverändert bleibt dagegen die seit 1.1.2015 nach § 17 Mindestlohn-Gesetz (MiLoG) geltende Regel, nach der der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Arbeitszeiten geringfügig beschäftigter Mitarbeiter (Minijobs) zu erfassen und zu dokumentieren. Mit ZEP Clock bietet die Firma provantis IT Solutions eine kostengünstige, flexible und sofort einsatzbereite Lösung zur Arbeitszeiterfassung und hilft damit Unternehmen dabei, ihre Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG vollumfänglich zu erfüllen.

"Für viele Arbeitnehmer ist die Erhöhung des Mindestlohns sicher eine gute Nachricht zum Jahreswechsel“, erklärt provantis-Geschäftsführer Oliver Lieven „Für die Arbeitgeber bedeuten die Vorschriften von § 17 MiLoG allerdings auch zukünftig zusätzlichen Aufwand, der mit ZEP Clock auf ein Minimum reduziert werden kann – und dies bei Kosten von gerade einmal ab 1 Euro/Mitarbeiter im Monat."

ZEP Clock: Projektunabhängige Erfassung von Arbeitszeiten

ZEP Clock basiert auf der seit mehr als einem Jahrzehnt erfolgreich am Markt etablierten Lösung ZEP - Zeiterfassung für Projekte, wurde aber speziell für das projektunabhängige Erfassen von Arbeitszeiten konzipiert. Die Kernfunktionen der Lösung, die webbasiert als Cloud-Lösung angeboten wird, orientieren sich direkt an den Vorgaben des Mindestlohngesetzes. Dort steht in § 11, Absatz 1: Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Diese Vorgaben wurden in ZEP Clock direkt umgesetzt:

  • Mitarbeiter-bezogene, lückenlose Erfassung von Arbeitszeiten mit Anfangs- und Ende-Zeit
  • Erfassung von Arbeitszeiten spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung
  • Vorhalten erfasster Arbeitszeiten für zwei Jahre und länger
  • Jederzeitige Auswertung von Arbeitszeiten
  • Erfassung von Arbeitszeiten mit Apps (iPhone, Android) oder Web-Browser

Weitere Informationen zu ZEP Clock stehen unter www.zepclock.de zur Verfügung

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