EXTEDO ist ein führender Anbieter von Software-Lösungen und Consulting Services für den Bereich Zulassungen von Medikamenten, medizintechnischen Geräten sowie Pflanzenschutzmitteln (Regulatory Information Management). Derzeit vertrauen über 700 Kunden in 60 Ländern den Lösungen von EXTEDO, von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu multinationalen Konzernen. Außerdem stellt das Unternehmen mit Firmensitz in Ottobrunn bei München mit EURS ein Standardsystem zur Validierung, Prüfung und Freigabe von Arzneimittel-Zulassungsanträgen bereit, das von mehr als 30 Zulassungsbehörden auf der ganzen Welt eingesetzt wird.

Das Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 115 Mitarbeiter sowie zahlreiche zusätzliche externe Berater vor Ort. Für die Zeiterfassung der Projektaufträge sowie die Rechnungstellung nutzt EXTEDO die cloudbasierte Softwarelösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte

Trend zur "Shared Economy" in der Pharmaindustrie

"Bereits seit zwanzig Jahren erleben wir in der Pharmabranche einen Trend zur Shared Economy", erläutert Elmar Weber beim Rückblick auf die bisherige Firmengeschichte. Als Chief Financial Officer (CFO) ist er für alle Corporate Services (HR, Finance, Legal) bei EXTEDO verantwortlich. "Die erste Phase – den Übergang vom Papierbasierten zum elektronischen Zulassungsverfahren konnten wir mit unseren Lösungen maßgeblich mitbestimmen. Und auch an der zweiten Phase, der Digitalisierung des sehr aufwendigen Zulassungsverfahrens, ist EXTEDO beteiligt und bietet dazu eine gemeinsame Cloud-Plattform für alle an der Validierung beteiligten Projektpartner."

Gerade in der Anfangszeit erhielt das Unternehmen große Entwicklungsaufträge, die zeitbasiert abgerechnet wurden. Die damals für die Zeiterfassung und -abrechnung eingesetzte Kombination aus Microsoft Access-Datenbank, Excel-Listen und Word-Dokumenten stieß dabei schnell an ihre Grenzen. Auch wenn er damals noch nicht bei EXTEDO beschäftigt war, weiß Elmar Weber aus Erzählungen: "Gerade das Aggregieren der zahlreichen Unterlagen am Monatsende, um daraus die Rechnungen erstellen zu können, erwies sich als sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Aus diesem Grund wurde dann 2007 die Entscheidung getroffen, sich nach einer Speziallösung für die Zeiterfassung umzusehen."

Im Rahmen einer entsprechenden Recherche mit anschließendem Auswahlverfahren verschiedener Anbieter entschied sich EXTEDO letztendlich für den Einsatz der Lösung ZEP. ZEP steht für Zeiterfassung für Projekte und wurde speziell für den Einsatz in projektorientierten Unternehmen entwickelt.

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