IT-Projekte zeichnen sich in der Regel durch eine hohe Komplexität aus. Dies gilt auf der einen Seite für die Vielzahl an Aufgaben, die im Rahmen solcher Projekte anfallen. Häufig ist es dabei sogar notwendig, dass das Projekt in mehrere – voneinander abhängige und miteinander verknüpfte – Unterprojekte unterteilt werden muss. Dies gilt auf der anderen Seite aber auch für die Anzahl und Vielfalt unterschiedlicher Projektbeteiligter, die sich unter Umständen während des Projektverlaufs mehrfach ändert. Gerade in der IT ist der Fachkräftemangel derzeit besonders groß, was immer häufiger dazu führt, dass auch externe Fachkräfte und Freelancer in das Projekt integriert werden müssen. Für Zeiterfassung, Abrechnung und Projekt-Controlling bedeutet dies hohe Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Genauigkeit und Funktionalität, die mit Standard-Tools in der Regel nicht bewältigt werden können.

Outlook und Excel stoßen an ihre Grenzen

Gerade IT-Projektunternehmen setzen zu Beginn bei der Zeiterfassung und -abrechnung auf Microsoft Office: Termine und Aufgaben werden in Outlook gepflegt, die Dokumentation der geleisteten Projektzeiten wird in Excel-Listen erfasst und soll dann noch eine Rechnung gestellt werden, wird das Office-Duo aus Outlook und Excel zu einem Trio aus Outlook, Excel und Word.

Allerdings merken die Unternehmen auf Grund der eingangs beschriebenen Komplexität ihrer Projekte sowohl auf Aufgaben- wie auf Personalseite, dass das Microsoft Trio schnell an seine Grenzen stößt.

Bereits ab einer geringen Anzahl paralleler Projekte steigen Arbeits- und Zeitaufwand für Zeiterfassung und -abrechnung drastisch an. Dies geht zwangsläufig zu Lasten einer zeitnahen und präzisen Abrechnung. Sowohl die IT-Projektbeteiligten als auch der/die für das Zusammenstellen der für die Abrechnung erforderlichen Daten scheitern an Bergen aus manuell erstellten Zeit- und Projektplänen und den entsprechenden Excellisten, in denen die abzurechnenden Arbeitszeiten mehr oder weniger genau und zeitnah eingetragen wurden.

An ein Projekt-Controlling ist auf dieser Grundlage erst gar nicht zu denken.

Business Intelligence: Turn Big Data into Smart Data

Big Data gehört zu den aktuellen Top Trends in vielen Branchen wie dem Handel, dem Maschinenbau oder der Bauwirtschaft. Die dort tätigen Unternehmen verfügen über immer mehr Daten, sowohl technische Daten (Maschinen, Produktionssysteme) als auch Daten über Kunden und Geschäftspartner. Wichtig ist es nun, aus diesen Daten auch Erkenntnisse zu gewinnen, die dazu beitragen, Geschäftsentscheidungen zu treffen, Geschäftsprozesse zu optimieren oder Kunden eine bessere Customer Experience zu bieten.

Dabei gilt die einfache, aber häufig fatale Gleichung: Je schlechter die Daten, desto schlechter die Erkenntnisse und damit auch die Entscheidungen.

Business Intelligence, also die Sammlung, Auswertung und Darstellung von Daten in elektronischer Form, wird damit zur Königsdisziplin. Die Vorgehensweise ist dabei eigentlich klar strukturiert und besteht aus den vier Aufgaben:

  • Datengewinnung
  • Datenoptimierung
  • Datenvisualisierung und
  • Auswahl eines entsprechenden BI-Tools, um die drei ersten Aufgaben möglichst schnell, flexibel und präzise auszuführen.

Um aber wirklich verwertbare Ergebnisse zu liefern, müssen BI-Projekte langfristig angelegt sein. Aus diesem Grund werden bei solchen Projekten häufig externe Berater und IT-Projektunternehmen eingesetzt.

Infocient: SAP BI-Consulting – Für effizienten Zugang zu Ihren Daten

Eines dieser externen BI-Beratungsunternehmen ist die Infocient Consulting GmbH aus Mannheim. Das Unternehmen unterstützt SAP-Anwender des gehobenen Mittelstands sowie international tätige Großunternehmen beim Erstellen von Reports und Analysen, Cockpits und Dashboards sowie Planungsanwendungen auf der Grundlage der SAP-Softwarelösungen SAP Business Intelligence (SAP BI), SAP BusinessObjects (SAP BO), SAP Business Warehouse (SAP BW) und SAP HANA. Bei der Zeiterfassung und Abrechnung setzt Infocient auf ZEP – Zeiterfassung für Projekte.

„In der Anfangszeit genügte Microsoft Excel, um die entsprechenden Tätigkeitsnachweise über die geleisteten Projektarbeiten zu erstellen, für das Schreiben der Rechnung kam eine Standard-Rechnungssoftware zum Einsatz. Der Kunde erhielt dann die Rechnung plus die ausgedruckte Excel-Liste als Tätigkeitsnachweis“, erinnert sich Infocient Mitgründer und Geschäftsführer Jochen Weintz an die Anfänge des Unternehmens. „Bei wenigen Kundenprojekten pro Monat hielt sich der Aufwand in Grenzen“. Mit der weiteren Expansion des Unternehmens in den Folgejahren stieß diese Vorgehensweise allerdings an ihre Grenzen. Jochen Weintz ergänzt: „Der bisherige weitgehend manuelle Workflow zur Zeiterfassung und -abrechnung erwies sich vor dem Hintergrund eines immer größeren Projektaufkommens und einer immer größeren Mitarbeiteranzahl als nicht mehr durchführbar. Schon bald kostete es uns ‘gefühlt‘ einen ganzen Tag, allein um die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen zusammenzusammeln.“

Mit dem Einsatz von ZEP gelang es, den manuellen Aufwand zu automatisieren und damit auf ein Minimum zu reduzieren. Jochen Weintz erklärt: „ZEP erleichtert uns die Arbeit ungemein. Die Lösung ist webbasiert und kann von allen unseren Mitarbeitern orts- und zeitunabhängig genutzt werden. Die Nutzung im Cloud Computing-Modell hat darüber hinaus den Vorteil, dass wir uns über den Betrieb der Anwendung keine Gedanken machen und keine eigenen IT-Ressourcen vorhalten müssen.“

Den kompletten Anwenderbericht zum Einsatz von ZEP bei Infocient finden Sie auf der ZEP-Webseite.

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