Digitalisierung und New Work sind aktuelle Trends, die – natürlich – auch vor der Agenturbranche (Werbe-, Internet/Web-, PR-, Digitalmarketing-Agenturen, etc.) nicht Halt machen. Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden, um neue Arbeitsformen (New Work), insbesondere das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten, überhaupt erst möglich zu machen. Gerade kreativ schaffende Menschen wie Grafiker, Designer, Texter oder Programmierer nutzen diese Möglichkeiten immer häufiger – und stellen ihre Arbeit-/Auftraggeber damit gerade beim Erfassen und Abrechnen der geleisteten Projektzeiten, sowie beim Projekt-Controlling vor besondere Herausforderungen.

Digitalisierung im Agenturbereich: Die Technik macht es möglich

Wie in anderen Branchen hat die Digitalisierung auch bei Agenturen dazu geführt, dass sich die Arbeitsprozesse deutlich verändert haben. Am deutlichsten werden diese Veränderungen in drei Bereichen:

1. Der Meeting-Marathon ist out, es lebe die virtuelle Kommunikation

Der Kunde-Agentur-Kontakt verlief in der Vor-Digitalisierungs-Phase größtenteils analog und persönlich ab. Agentur-Pitches, Briefing-Gespräche und Präsentationen von Gestaltungsvorschlägen erfolgten „analog“ in Form von Meetings und Treffen vor Ort beim Kunden oder in der Agentur. Danach wurden Protokolle und ToDo-Listen ausgetauscht, die dann bis zum nächsten Treffen entsprechend abgearbeitet wurden. Für jeden neuen Gestaltungsvorschlag oder jedes neue Layout wurde in der Regel wieder ein neues Meeting einberufen.

Heute arbeiten die meisten Agenturen mit ihren Auftraggebern größtenteils virtuell und online zusammen. Die E-Mail hat das Telefax oder den Fahrradkurier ersetzt, Meetings werden heute in der Regel online als Web-Konferenzen abgehalten, zu denen sowohl Mitarbeiter der Agentur als auch Mitarbeiter des Kunden – unabhängig von deren Aufenthaltsort (Agentur, Home Office, etc.) "dazugeschaltet" werden.

2. Virtuelles Zusammenarbeiten im Team

Und die Digitalisierung geht sogar noch einen Schritt weiter und verändert nicht nur die Kommunikation zwischen Agentur und Agenturkunden, sondern auch deren Zusammenarbeit. Dies gilt zum einen für die Agentur selbst. Interne Mitarbeiter und externe Freelancer können dank moderner Technik heute gemeinsam an Brainstormings, Designstudien und Entwürfen arbeiten, ohne dass sie sich dazu in der Agentur treffen müssen. Sind ein Feedback oder eine Freigabe durch den Kunden erforderlich, kann auch dieser ebenfalls online in den virtuellen Projektraum integriert werden und auf die dort abgelegten Unterlagen und Dokumente zugreifen. Ein gemeinsames Bearbeiten von Entwürfen und Vorschlägen ist ebenfalls möglich.

3. Projektbezogen und vernetzt

Damit wird auch die früher in Agenturen übliche Praxis fester Projektteams "aufgebrochen". Je nach erforderlicher Qualifikation können interne wie externe Mitarbeiter für jeden neuen Auftrag in einem virtuellen Team zusammengefasst werden. Wird während des Projekts deutlich, dass zusätzliches Knowhow erforderlich ist, kann dieses ohne großen Aufwand ergänzt werden. Der entsprechende Experte erhält einfach Zugang zum entsprechenden virtuellen Projektraum und ist damit innerhalb kürzester Zeit in der Lage, sich einen Überblick über den aktuellen Projektstatus zu verschaffen sowie die von ihm erwarteten Leistungen (Design, Text, Layout, etc.) zu erbringen.

New Work: Kreative Köpfe brauchen Freiraum

Die neuen technischen Möglichkeiten haben die Grundlage geschafft, auch bei den Arbeitsformen und -verhältnissen neue Wege zu gehen. New Work heißt das Schlagwort – und gerade kreativ schaffende Menschen nehmen diese Möglichkeiten gerne an.

New Work bedeutet in diesem Zusammenhang zuerst einmal die Möglichkeit, das starre Gerüst des traditionellen "9 to 5"-Jobs in den Büroräumen der Agentur aufzubrechen. Texter, Webdesigner oder Grafiker können heute arbeiten, wann und wo sie möchten.

Gerade im Kreativumfeld wird diese Möglichkeit gerne angenommen, denn Kreativität lässt sich nun einmal nicht in einen Acht-Stunden-Arbeitstag pressen. Wichtig ist am Ende ja nur, dass sie „sprießt“, wo und wann ist zweitrangig, solange die mit dem Kunden vereinbarten Termine eingehalten werden.

Ein weiterer Aspekt von "New Work" liegt in der Möglichkeit, Beruf und Privatleben besser in Einklang zu bringen. Gerade im Agenturbereich gibt es viele Arbeiten, die auch in einem zeitlich begrenzten (Halbtag, drei Tage die Woche) Arbeitszeitpensum absolviert werden können. Gerade für berufstägige Mütter, aber auch für Alleinerziehende ergibt sich daraus eine sehr gute Möglichkeit, Beruf und Familie "unter einen Hut" zu bringen.

Eine weitere New Work-Entwicklung im Agenturbereich spiegelt sich im Arbeitsverhältnis wider. Gerade im Kreativbereich ist der Anteil an Freiberuflern (Freelancern) und freischaffenden Kreativen sehr hoch. Anstatt ausschließlich für einen Arbeitgeber tätig zu sein, schätzen Kreative immer häufiger die Möglichkeit, sich projektbezogen beschäftigen zu lassen. Damit sind sie in der Lage, zeitgleich für unterschiedliche Projekte zu arbeiten, können sich bei Bedarf aber auch einmal eine Auszeit gönnen.

Freelancer und virtuelle Teams als Herausforderung für die Agentur: Beispiel TankTank

So vorteilhaft und flexibel Digitalisierung und New Work für kreativ Schaffende sein können, so anspruchsvoll ist es für den Verantwortlichen in der Agentur, diese neuen Arbeitsformen und Arbeitsweisen zu koordinieren und zu verwalten. Dies gilt insbesondere für die (interne) Aufgabe der Zeiterfassung (Wer hat wann was an welchem Projekt getan?) als auch für die (externen) Aufgaben der Abrechnung und des Projekt-Controllings – auch gegenüber dem Auftraggeber bzw. Agenturkunden.

Ein Beispiel für diese Herausforderungen – und wie man sie als Agentur am besten meistert – liefert die Agentur TankTank aus Hamburg. Hintergrund für die Ausgründung aus einer bestehenden Kreativagentur war genau die eingangs beschriebene Erkenntnis, dass sich Digitalisierung genauso wie "New Work" auch in der Agenturbranche immer mehr durchsetzen. Bei TankTank gibt es deshalb lediglich ein aus den Gründern bestehendes Lead-Team, das sich für jedes neue Kundenprojekt freiberufliche Experten – Konzeptioner, Strategen, Designer, Copywriter, Art Directoren, SoMe-Redakteure, SEO/SEA-Experten, Programmierer, Motion-Grapher, Cutter, Regisseure – in einen so genannten "Tank" holt. Ist das Projekt abgeschlossen, löst sich der Tank wieder auf. Zu den Werbekunden, die auf dieses Konzept setzen, gehören unter anderem Unternehmen wie die HUK-COBURG-Versicherung, BMW Motorrad, die Hersteller von Molkereiprodukten Kerrygold oder die comdirect Bank.

"Gerade bei virtuellen Teams, also unseren Tanks, ist es wichtig, dass alle im Tank erbrachten Leistungen zeitnah und präzise erfasst werden und abgerechnet werden können", erläutert Patrick Plogstedt, einer der drei Gründer und Geschäftsführer von TankTank. "Darüber hinaus benötigen wir im Lead-Team natürlich zu jeder Zeit einen möglichst aktuellen Überblick, welche Arbeitszeiten in den einzelnen Tanks angefallen sind und wie sich dies auf den aktuellen Status Quo des Projekts auswirkt." Mit einer immer größeren Anzahl von Tank-Projekten wurde schnell klar, dass ein manuelles Projekt-Controlling wie in der Anfangszeit nicht mehr sinnvoll ist. Aus diesem Grund entschied sich TankTank bereits nach etwa einjährigem Bestehen, für diese Aufgaben die cloudbasierte Software ZEP einzuführen.

Mittlerweile erfassen alle in einem Tank arbeitenden Projektmitarbeiter ihre geleisteten Projektarbeitszeiten und nutzen dafür in der Regel die für alle gängigen Betriebssysteme verfügbaren mobilen Apps von ZEP. Auch die komplette Belegerfassung erfolgt über ZEP. Die gilt auch für Fremdleistungen. „Gerade die Zuordnung aller Fremdleistungen zum entsprechenden Projekt ist bei einem Freiberufler-Netzwerk wie TankTank essentiell, um jederzeit sicherzustellen, dass die Rentabilität stimmt“, erläutert Herr Plogstedt.

Fazit: Mit ZEP sind Agenturen in der Lage, die Herausforderungen von Digitalisierung und New Work im Agenturbereich in den Bereichen Projektzeiterfassung, Abrechnung und Projekt-Controlling umfassend zu meistern.

Den gesamten Anwenderbericht zu TankTank finden Sie unter www.zep.de/anwenderberichte/tanktank-gbmh.html

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