Prof. SCHUMANN GmbH

Zeiterfassung und Projekt-Controlling eines umfassenden Projektportfolios mit ZEP


Prof. SCHUMANN GmbH

Die Prof. Schumann GmbH ist ein Software-Unternehmen aus Göttingen. SCHUMANN – so der Handelsname – bietet seit mehr als zwanzig Jahren Beratung und Softwarelösungen für den Bereich Kreditrisikomanagement. Die Kunden des Unternehmens stammen aus den Branchen Industrie und Handel, Banken und Finanzdienstleister sowie Kreditversicherungen. Bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling aller anfallenden Projekte nutzt SCHUMANN die Software-Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte der Firma provantis IT Solutions.


Prof. SCHUMANN GmbH
Prof. SCHUMANN GmbH
Weender Landstraße 23
37073 Göttingen
  prof-schumann.de

Umfangreiches Projektportfolio: Eigenentwicklung zur Zeiterfassung stößt an ihre Grenzen

„Unsere beiden Schwerpunkte sind Beratung und Software. Daraus ergibt sich ein umfangreiches Portfolio an unterschiedlichsten Projekttypen“, erläutert Stefan Schubert. Als Mitglied der Geschäftsleitung von SCHUMANN seit 1. September 2020 ist er für die Bereiche Projektorganisation und -abwicklung verantwortlich. Er erläutert: „Das bedeutet, wir haben Projekte, in denen wir unsere Kunden beraten, und zwar unabhängig davon, ob sie sich dann für unsere Software-Lösungen entscheiden oder nicht. Darüber hinaus gibt es Projekte, bei denen wir unsere Software beim Kunden einführen und auch anpassen. Ein weiterer großer Bereich sind interne Projekte, in denen wir unsere Standardsoftware weiterentwickeln. Insgesamt ergeben sich daraus drei sehr unterschiedliche Projektbereiche.“ Für die Zeiterfassung dieser unterschiedlichen Projekte hatte SCHUMANN eine eigene Softwarelösung entwickelt, die im firmeneigenen Intranet betrieben wurde. „Mit dieser Lösung war es zwar bereits möglich, Arbeitszeiten auf die einzelnen Projekte zu buchen. Auch eine Urlaubsverwaltung war bereits möglich,“ erinnert sich Yvonne Jost. Sie ist bei SCHUMANN für das zentrale Controlling und die Einführung interner Tools und Softwarelösungen zuständig.

„Irgendwann stießen wir dann aber mit dem System an seine Grenzen, insbesondere was projektübergreifende Auswertungen und das Projekt-Controlling betraf.“

Yvonne Jost, Zentrales Controlling und Einführung interner Tools und Softwarelösungen, Prof. SCHUMANN GmbH

Bei der Frage, ob man die bestehende Lösung entsprechend weiterentwickeln oder sich nach einer Standardlösung eines Drittanbieters umsehen sollte, fiel 2017 die Entscheidung, nach einer entsprechenden externen Lösung zu suchen.

ZEP: Standardlösung für Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen

Die Entscheidung fiel letztendlich auf die Softwarelösung ZEP Zeiterfassung für Projekte der Firma provantis IT Solutions. provantis IT Solutions wurde bereits im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP wurde dieses Ziel erreicht. Heute ist die Softwarelösung bereits bei mehr als 900 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Zum Auswahlprozess für die neue Softwarelösung erklärt Yvonne Jost: „Wir haben Internetrecherche betrieben und sind dabei ziemlich schnell auf ZEP gestoßen. Wir hatten noch zwei weitere Softwareprodukte in der engeren Auswahl, haben uns dann aber letztendlich für ZEP entschieden, da die Lösung unsere Anforderungen am besten erfüllte.“

„Mit ZEP sind wir in der Lage, alle unsere eingangs genannten Projekttypen abzubilden. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeiten selbst. Darüber hinaus decken wir drei Bereiche mit ZEP ab. Wir führen die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter. Wir nutzen die gebuchten Stunden als Abrechnungsgrundlage für unsere Kundenprojekte, also alles was extern abgerechnet wird, und wir nutzen ZEP für das Controlling aller internen und externen Projekte.“

Stefan Schubert, Mitglied der Geschäftsleitung, Prof. SCHUMANN GmbH

Die internen Softwareentwicklungsprojekte werden dabei in ZEP genauso verwaltet wie die externen Kundenprojekte, auch wenn es intern natürlich keine Abrechnung im eigentlichen Sinn gibt. SCHUMANN ist laut Stefan Schubert aber so in der Lage, zu überprüfen, dass der interne Projektaufwand „im Rahmen bleibt“. Für die Zuordnung zu den einzelnen Unternehmensbereichen setzt SCHUMANN das ZEP-Zusatzmodul „Abteilungen“ ein und verwaltet damit aktuell 500 Projekte in ZEP. Mehr als 150 Mitarbeiter nutzen ZEP im Rahmen ihrer täglichen Arbeit.

Faktura und Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung

Um die in ZEP erfassten Arbeitszeiten für Kundenprojekte dann auch abzurechnen, kommt bei SCHUMANN das ZEP-Zusatzmodul „Faktura“ für Rechnungsplanung und Rechnungserstellung zum Einsatz. Das Modul verknüpft die erfassten Arbeitszeiten mit den in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen und erstellt daraus die entsprechende Rechnung, die dann an den Kunden weitergeleitet werden kann. Darüber hinaus kann mit dem ZEP-Modul die Rechnungsstellung im Voraus geplant werden. Das System erinnert außerdem, wenn Arbeitszeiten eingebucht wurden, zu denen noch keine Abrechnung erfolgt ist, bzw. geplant wurde.

Für die Finanzbuchhaltung nutzt SCHUMANN die Softwarelösung der DATEV. Derzeit werden die Daten aus ZEP noch manuell in die Buchhaltung übertragen. Yvonne Jost erklärt allerdings, dass geplant ist, zukünftig die Export-Schnittstelle von ZEP einzusetzen. Sie ermöglicht die Übertragung der in ZEP erfassten Rechnungen und Kosten.

Betrieb im On-Premise-Modell

ZEP wird sowohl als Lizenzlösung, die erworben und bei Kunden installiert werden kann („on-premise“), als auch als Cloud Service angeboten. Bei SCHUMANN hat man sich für die On-Premise-Variante entschieden. Ausschlaggebend waren dafür laut Yvonne Jost ausschließlich Kostengründe. Auf die Frage zu den Plänen einer Migration in die Cloud erklärt Stefan Schubert: „Konkrete Pläne gibt es nicht. Wir haben allerdings bei anderen Tools bereits den Übergang in die Cloud vollzogen. Es kann deshalb sein, dass dies zukünftig auch einmal bei ZEP der Fall sein wird. Wir wissen zumindest, dass uns diese Option technisch auch bei ZEP zur Verfügung steht.“

Optimieren des Abrechnungsprozesses

„Der Abrechnungsprozess wurde optimiert.“ So fasst Yvonne Jost die Erfahrungen aus der bisherigen Nutzung von ZEP zusammen. Sie ergänzt:

„Gerade die Koordination des Rechnungsausgangs konnte deutlich verbessert werden.“

Yvonne Jost, Zentrales Controlling und Einführung interner Tools und Softwarelösungen, Prof. SCHUMANN GmbH

Bestnoten vergibt sie an den ZEP-Support: „Die Kollegen bei provantis reagieren innerhalb kürzester Zeit auf unsere Anfragen und stehen uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.“ Und wenn es bei SCHUMANN zusätzliche Anforderungen und Erweiterungswünsche gibt, stößt man beim Hersteller damit stets auf offene Ohren. Yvonne Jost bestätigt: „Bisher mussten wir noch keine Individualisierung an der Software vornehmen. Stattdessen floss unser Input in den meisten Fällen in zukünftige Versionen bzw. Updates der Standardlösung ein.“

Wir benutzen Cookies

Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell für den Betrieb der Seite, während andere uns helfen, diese Website und die Nutzererfahrung zu verbessern (Tracking Cookies). Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Cookies zulassen möchten. Bitte beachten Sie, dass bei einer Ablehnung womöglich nicht mehr alle Funktionalitäten der Seite zur Verfügung stehen.