adorsys GmbH & Co. KG

Zeiterfassung: Eigenentwicklung stößt an ihre Grenzen

Da die Softwareentwicklung zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehört, lag es für adorsys auf der Hand, sich auch intern für die Zeiterfassung eine entsprechende Softwarelösung zu schreiben. Mit kontinuierlich wachsendem Projektvolumen stieß diese Eigenentwicklung im Laufe der Zeit aber an ihre Grenzen. „Darüber hinaus fehlte uns irgendwann einfach die Zeit, die Lösung so weiterzuentwickeln, dass sie die immer vielfältigeren Anforderungen sowohl auf Anwender- wie auf Projektcontrolling-Seite erfüllen konnte“, erinnert sich Katrin Tschiersch, die als Chief Financial Officer (CFO) bei adorsys für Finanzen und Vertragswesen verantwortlich ist. „Aus diesem Grund begannen wir dann, extern nach einer entsprechenden Softwarelösung für die Zeiterfassung zu suchen.“

„Wie wir aus dem Feedback unserer Projektmitarbeiter wissen, ist die Lösung sehr benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen.“

Als Ergebnis der Recherche stießen die Verantwortlichen auf die Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und wurde speziell für projektorientierte Unternehmen als Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -controlling sowie Faktura entwickelt.

Katrin Tschiersch erklärt: „Wir nutzen ZEP derzeit ausschließlich für die Zeiterfassung, sowie die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung. Alle mit ZEP erfassten Daten werden dann per CSV-Import in unsere Faktura-Lösung sowie die Finanzbuchhaltung übernommen und dort weiterverarbeitet.“

Zeit-, orts- und geräteunabhängiges Erfassen der Projektzeiten

Dank browserbasierter Benutzeroberfläche ermöglicht ZEP ein zeit-, orts- und geräteunabhängiges Erfassen der Projektzeiten. Die adorsys-Projektmitarbeiter sind somit in der Lage, jederzeit und überall ihre Projektzeiten zu erfassen. Neben dem intuitiven und benutzerfreundlichen Web Interface stehen zur Eingabe auch mobile Apps für alle gängigen Betriebssysteme (Android, iOS) zur Verfügung.

„Unsere Mitarbeiter sind größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Für eine möglichst zeitnahe Abrechnung der geleisteten Projektzeiten ist es daher unerlässlich, dass sie ihre Zeiten auch vor Ort oder unterwegs erfassen können und nicht erst warten müssen, bis sie das nächste Mal wieder im Büro an ihrem Arbeitsplatz sind“, erläutert Katrin Tschiersch. Derzeit nutzen 130 Mitarbeiter von adorsys ZEP täglich zum Erfassen ihrer Projektzeiten.

Sobald eine Zeitbuchung in ZEP erfasst ist, wird sie in unterschiedliche Auswertungen und Berichte (Zeitnachweise, Soll/Ist-Vergleiche) übernommen. Durch die durchgängige Live-Anzeige der gebuchten Ist-Zeiten, vielfältige Funktionen wie einen Überbuchungs-Stopp, Sperrung abgerechneter Zeiten, einen Freigabe-Mechanismus für gebuchte Zeiten, Monatsabschluss und mehr können mit ZEP schnell und effizient Projekte überwacht und frühzeitig Planabweichungen erkannt werden.

Katrin Tschiersch bestätigt: „Prinzipiell ist es für mich im Controlling eigentlich unerheblich, wann, wo und wie ein Mitarbeiter seine Projektzeiten erfasst. Wichtig ist allein, dass die Zeiten zeitnah auf einer zentralen Plattform wie ZEP zur Verfügung stehen und von dort aus weiterverarbeitet werden können. Die vom System zur Verfügung gestellten Soll-/Ist-Vergleiche sind ein wichtiges Instrument für unser Projekt-Controlling.“

Ebenfalls im Einsatz bei adorsys ist die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung von ZEP. Über einen entsprechenden Kalender kann jeder Mitarbeiter schnell und übersichtlich Urlaub beantragen und soweit erforderlich durch den Vorgesetzten genehmigen lassen. Der komplette Antrags- und Freigabeprozess erfolgt über die Software. Darüber hinaus ist es über ZEP möglich, Fehlzeiten in unterschiedlichsten Kategorien wie Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit, aber auch Gleitzeit (z.B. zum Freizeitausgleich) zu erfassen und zu dokumentieren.

Cloud vs. On Premise: Eine Kostenfrage

ZEP wird sowohl im On Premise-, als auch im Cloud Computing-Betrieb angeboten. Bei ersterem kauft der ZEP-Kunde eine Lizenz und installiert die Lösung auf seinen eigenen IT-Systemen. Unterstützung erhält er dabei durch entsprechende Installationshandbücher. Als Option kann er außerdem einen Wartungsvertrag abschließen und erhält dann während der Betriebsphase technischen Support sowie die regelmäßig verfügbaren aktuellen Updates der Softwarelösung.

Entscheidet sich der Kunde für den Cloud-Betrieb, muss er nichts installieren, sondern erhält Zugriff auf die cloud-basierte Softwarevariante von ZEP, die in einem ISO 27001-zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland betrieben wird. Grundlage für die Nutzung ist ein jederzeit zum Monatsende kündbarer Online-Nutzungsvertrag sowie ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert je Anwender und Monat.

adorsys nutzt ZEP derzeit im On-Premise-Modell. Katrin Tschiersch erklärt: „Durch den On-Premise-Betrieb sind wir selbst ‚Herr‘ über Anwendung und Daten. Wir führen allerdings derzeit einen Kostenvergleich zwischen den Kosten für den On Premise-Betrieb und dem Betrieb in der ZEP-Cloud durch. Sollte sich dabei herausstellen, dass die Cloud-Nutzung preislich attraktiver für uns ist, können wir uns einen Umstieg in die Cloud sehr wohl vorstellen.“

ZEP als Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen „Vom Anwender her gedacht“

Mit dieser Aussage zieht Katrin Tschiersch ein abschließendes Fazit aus der bisherigen ZEP-Nutzung. Sie bestätigt: „Wie wir aus dem Feedback unserer Projektmitarbeiter wissen, ist die Lösung sehr benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen. Für mich im Controlling liegt der Vorteil der ZEP-Nutzung dagegen in der Möglichkeit, zeitnah über eine zentrale Plattform auf alle geleisteten Projektzeiten zugreifen zu können, diese auszuwerten und quasi per Knopfdruck zur Abrechnung in Faktura und Finanzbuchhaltung übernehmen zu können.“