EXTEDO GmbH

Regulatory Information Management & eCTD Software Solutions and Services for Life Sciences


EXTEDO GmbH

EXTEDO ist ein führender Anbieter von Software-Lösungen und Consulting Services für den Bereich Zulassungen von Medikamenten, medizintechnischen Geräten sowie Pflanzenschutzmitteln (Regulatory Information Management). Derzeit vertrauen über 700 Kunden in 60 Ländern den Lösungen von EXTEDO, von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu multinationalen Konzernen. Außerdem stellt das Unternehmen mit Firmensitz in Ottobrunn bei München mit EURS ein Standardsystem zur Validierung, Prüfung und Freigabe von Arzneimittel-Zulassungsanträgen bereit, das von mehr als 30 Zulassungsbehörden auf der ganzen Welt eingesetzt wird.

Das Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 115 Mitarbeiter sowie zahlreiche zusätzliche externe Berater vor Ort. Für die Zeiterfassung der Projektaufträge sowie die Rechnungstellung nutzt EXTEDO die cloudbasierte Softwarelösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte – der Firma provantis IT-Solutions.


Extedo GmbH
EXTEDO GmbH
Einsteinstrasse 30
85521 Ottobrunn
  extedo.com

Trend zur „Shared Economy“ in der Pharmaindustrie

“Bereits seit zwanzig Jahren erleben wir in der Pharmabranche einen Trend zur Shared Economy“, erläutert Elmar Weber beim Rückblick auf die bisherige Firmengeschichte. Als Chief Financial Officer (CFO) ist er für alle Corporate Services (HR, Finance, Legal und die Corporate IT) bei EXTEDO verantwortlich. „Die erste Phase – den Übergang vom Papierbasierten zum elektronischen Zulassungsverfahren konnten wir mit unseren Lösungen maßgeblich mitbestimmen. Und auch an der zweiten Phase, der Digitalisierung des sehr aufwendigen Zulassungsverfahrens, ist EXTEDO beteiligt und entwicklet dazu eine Cloud-Plattform für alle an dem Prozessbeteiligten Projektpartner.“

Gerade in der Anfangszeit erhielt das Unternehmen große Entwicklungsaufträge, die zeitbasiert abgerechnet wurden. Die damals für die Zeiterfassung und -abrechnung eingesetzte Kombination aus Microsoft Access-Datenbank, Excel-Listen und Word-Dokumenten stieß dabei schnell an ihre Grenzen. Auch wenn er damals noch nicht bei EXTEDO beschäftigt war, weiß Elmar Weber aus Erzählungen: „Gerade das Aggregieren der zahlreichen Unterlagen am Monatsende, um daraus die Rechnungen erstellen zu können, erwies sich als sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Aus diesem Grund wurde dann 2007 die Entscheidung getroffen, sich nach einer Speziallösung für die Zeiterfassung umzusehen.“

Im Rahmen einer entsprechenden Recherche mit anschließendem Auswahlverfahren verschiedener Anbieter entschied sich EXTEDO letztendlich für den Einsatz der Lösung ZEP. ZEP steht für Zeiterfassung für Projekte und wurde speziell für den Einsatz in projektorientierten Unternehmen entwickelt.


Zeiterfassung und noch mehr: ZEP im Einsatz bei EXTEDO

Aktuell setzt EXTEDO ZEP nicht nur für die reine Zeiterfassung ein, sondern nutzt darüber hinaus die Module „Reisekostenabrechnung“ und „Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung“. Darüber hinaus erfolgt die Rechnungstellung über das gleichnamige ZEP-Modul. Dazu werden die in ZEP erfassten Zeiten automatisch in die Faktura übergeben. Über die für ZEP verfügbare DATEV-Schnittstelle erfolgt dann eine Übernahme der Daten in die Finanzbuchhaltung. „Auf Grund unserer internationalen Tätigkeit mit Niederlassungen in den USA und China und Projekten auf der ganzen Welt gibt es natürlich eine umfassende Reisetätigkeit, die entsprechend verwaltet werden muss“, erläutert Elmar Weber den Einsatz der einzelnen Module. „Die DATEV-Schnittstelle war für uns essentiell, um einen nahtlosen Datentransfer bis in das FIBU-System sicher zu stellen.“

Als Betriebsmodell für den Einsatz von ZEP entschied sich EXTEDO für den Betrieb im Cloud-Modell. Elmar Weber erklärt: „Wir verfolgen bereits seit mehreren Jahren eine ‚cloud only‘-Strategie, d.h. eine Softwarelösung wird nur angeschafft, wenn eine entsprechende Cloud-Nutzung möglich ist. Wir möchten uns einfach nicht um den Betrieb der Anwendung kümmern müssen.“ Eine wichtige Rolle spielen dabei aber Datensicherheit und Datenschutz. Immerhin sind in ein Zulassungsverfahren in der Pharmabranche auch umfassende vertrauliche Daten involviert. „Aus diesem Grund prüfen wir auch die Datenschutzmaßnahmen eines jeden unserer Softwarelieferanten ganz genau“, bestätigt Elmar Weber.

Als „Cloud Service Made in Germany“ wird ZEP in einem zertifizierten (ISO 27001, IT Grundschutz) Hochleistungsrechenzentrum auf einem vollständig redundanten, hochverfügbaren Server-Cluster in Deutschland betrieben. Die Internetanbindung zu den ZEP-Servern erfolgt mit 1000 Mbit/s über redundante Glasfaserleitungen. Der zwischen ZEP-Kunden und der Firma provantis geschlossene Nutzungsvertrag enthält natürlich auch den seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgeschriebenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.


„Never Change A Running System“ plus erstklassiger Support

Mittlerweile ist ZEP bereits seit mehr als zehn Jahren bei EXTEDO im Einsatz. Elmar Weber resümiert: „Zeiterfassung ist generell ein bei Mitarbeitern wenig beliebtes Thema, die Benutzerfreundlichkeit ist deshalb eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz. Es gab da sicher in der Vergangenheit den ein oder anderen Vorschlag, sich nach einer Alternative umzusehen. Ich muss allerdings gestehen, dass wir nichts gefunden haben, was besser ist als ZEP.“ Darüber hinaus erwies sich das System bisher als äußerst stabil.

„ZEP läuft und läuft und getreu dem Motto ‚Never change a running system‘ sehen wir derzeit keine Notwendigkeit, daran etwas zu ändern.“

Elmar Weber, Chief Financial Officer (CFO)

Bestnoten vergibt Elmar Weber an den ZEP-Support: „Der Support für die Lösung ist wirklich toll. Zum einen wird eine klare Produktentwicklungsstrategie bei provantis erkennbar. Das Unternehmen weiß genau, welche Änderungswünsche kundenspezifisch umgesetzt werden und welche in ein zukünftiges Release einfließen, und behält dabei den für uns bei der Cloud-Nutzung wichtigen Aspekt der Standardisierung im Blick.“ Darüber hinaus erweist sich das Unternehmen laut Herrn Weber stets als Ansprechpartner auf Augenhöhe: „Bei jedem Anruf wird sofort klar, dass am anderen Ende jemand sitzt, der sich intensiv mit der Lösung auseinandersetzt.“

Fazit des zufriedenen EXTEDO-CFOs:

„Wenn ich mich heute nochmals für eine Zeiterfassung entscheiden würde, würde ich mich allein wegen des Supports für ZEP entscheiden.“

Elmar Weber, Chief Financial Officer (CFO)

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