PharmaLex GmbH

Projektplanung und Management

Die Bearbeitung der Aufträge obliegt bei PharmaLex der Verantwortung von Fachgebietsleitern. Sie koordinieren die zeitlichen Abläufe, die Zuordnung der jeweiligen Mitarbeiter, erstellen Angebote und planen den gesamten Projektverlauf. Die Projekte sind je nach Komplexität zeitintensiv, fordern viel Koordination und Abstimmung und sind stark an Fristen gebunden. Grundlage für eine reibungslose Abwicklung ist ein verlässliches Projektmanagement. Bei Bedarf übernehmen Mitarbeiter von PharmaLex Aufgaben als Zulassungs-Experten „on demand“ vor Ort im Unternehmen (PEPs).

Selbsterklärende Zeiterfassung online und sicher!

Clemens Hauk verantwortet bei der PharmaLex das Controlling und die Finanzen. Bei ihm fließen die Daten über die Einsätze der Kolleginnen und Kollegen zusammen, regelmäßig verschafft er sich einen Einblick in alle Projekte. Ein wichtiges Tool, das Auskunft über die Einsätze der Mitarbeiter gibt, ist die Zeiterfassungssoftware ZEP Professional von provantis. „Die Zeiterfassung erfolgt einfach und selbsterklärend“, so Hauk. „Da die Anwendung web-basiert ist, können sich alle Kollegen von unterwegs über eine sichere Internetverbindung einloggen und ihre Stunden eintragen.“

Individuelle Anpassungen

Anfang 2009 suchte man nach einer geeigneten Software. Der Markt bietet unterschiedliche Lösungen, doch nach sorgfältiger Vorauswahl kamen nur wenige Optionen in Frage, unter anderem ZEP. Hier zeigte sich die Möglichkeit der Individualisierung von ZEP als Vorteil.

„ZEP ist übersichtlich und logisch aufgebaut“, sagt Clemens Hauk. Überzeugt hat die schnelle Übersicht über die angefallenen Projektstunden und das Projektcontrolling. Ein weiteres Argument für die Software liegt in der fehlerfreien Auswertung und vereinfachten Rechnungsstellung sowie die vereinfachte Zeiterfassung. Ende Februar wurde die Software zur Anwendung freigeschaltet. Zwei Probanten testeten den Umgang mit der Software. Über den Einführungsaufwand von ZEP sagt Hauk: „Die Einführung von ZEP für unsere 45 Mitarbeiter inklusive Übernahme von 160 Projekten und aller Mitarbeiterdaten sowie die Testphase dauerte insgesamt ca. 130 Stunden.“

Hohe Sicherheitsstandards und Serververfügbarkeit

Am häufigsten nutzen die Kolleginnen und Kollegen drei Auswertungen von ZEP: Projektstandplan/Gesamtstatusplan, die Monatsendauswertung (in ZEP Monatsendeauswertung) sowie die Projektzeitauswertung. „Durch ZEP wurden das Projektcontrolling, die Zeiterfassung und die Rechnungsstellung bei uns vereinfacht“, so Hauk. Folgende Aufgaben werden mit der Software durchgeführt: Zeiterfassung, Projektkontrolle, Überstunden und Urlaubserfassung. Weiterhin erfolgt bereits die Generierung der Rechnungen mit ZEP. Unterschiedliche Möglichkeiten zum Datenaustausch werden mit ZEP genutzt: PDF-Export, CSV-Export. Die hohe Sicherheit und Serververfügbarkeit werden sehr geschätzt: „Wir hatten nicht einen einzigen Ausfall, kein einziger Datensatz ist bislang verloren gegangen.“

Toller Support durch Spezialisten

„ZEP ist ein prima Tool, insbesondere die Möglichkeit der Individualisierung ist von großem Nutzen“, so Hauk. Besonders zufrieden ist er mit der Hotline von provantis, die bei Bedarf in Anspruch genommen wird: „Die Hotline ist absolut notwendig, da einige Kniffe doch komplex sind.“ Die IT-Experten in Ditzingen haben viele Ideen, regelmäßig werden neue Anpassungen entwickelt.

Perspektivisch wünscht sich Clemens Hauk weitere ZEP-Funktionen: Ein Projektplanungstool und die Möglichkeit der Angebotsverwaltung. So hätten die Fachgebietsleiter eine bessere Entscheidungsgrundlage bei der Planung von Neuprojekten.