Die digitale Personalakte revolutioniert das moderne Personalmanagement und ersetzt zunehmend die traditionelle Papierakte. Durch die Digitalisierung profitieren Unternehmen von einem schnelleren, ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente, was besonders im Homeoffice von Vorteil ist.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterlagen in die digitale Personalakte gehören, welche Originale weiterhin aufbewahrt werden sollten und wie der reibungslose Übergang zur digitalen Archivierung gelingt. Erhalten Sie wertvolle Einblicke in die wichtigsten Regelungen und die zahlreichen Vorteile, die eine digitale Personalakte bietet.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Is the digital personnel file mandatory?
Alle Vorteile im Überblick
Digitale Personalakte – Datenschutz
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der herkömmlichen Personalakte, in der alle relevanten Unterlagen und Daten eines Mitarbeiters digital gespeichert werden. Unternehmen, die ihre Personalakten digitalisieren, profitieren von einer effizienteren Verwaltung und einem schnelleren Zugriff auf Dokumente. Die elektronische Personalakte ermöglicht es, Informationen zentral zu speichern und mit wenigen Klicks zu durchsuchen, was den Prozess, eine Personalakte zu digitalisieren, wesentlich vereinfacht.
At present, many employers still store documents in paper form, but have until 2026 Zeit zur Umstellung auf elektronische Aufbewahrung. Bis dahin können sie eine Befreiung von der digitalen Pflicht beantragen, indem sie Anträge beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen. Weitere Details regelt der neue § 8 Absatz 3 BVV, während § 9a BVV gemeinsame Grundsätze von Sozialversicherungsträgern festlegt. Eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer digitalen Personalakte besteht derzeit also still nicht. Allerdings sind Arbeitgeber seit Januar 2022 verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen digital zu führen, was die Umstellung auf eine Personalakte digital zunehmend erforderlich macht. Zu diesen Unterlagen gehören insbesondere:
These requirements are set out in the Contribution Procedure Ordinance (BVV) and in the Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch are defined. Employers should ensure that these and other relevant remuneration documents comply with current legal requirements and are managed digitally.
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, die weit über den reinen Platz- und Papierbedarf hinausgehen. Sie optimiert nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern stärkt auch den Data protection and efficiency in the HR department.
Mit diesen Vorteilen steigern Sie nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens, sondern fördern auch eine moderne und zukunftsorientierte Corporate culture.
Eine gut organisierte digitale Personalakte erfordert eine klare Struktur, um alle relevanten Informationen effizient zu verwalten. Unabhängig von ihrer Form sollten folgende Inhalte in einer strukturierten elektronischen Personalakte enthalten sein:
Es ist wichtig zu beachten, dass sensible persönliche Informationen wie politische Ansichten, Social-Media-Aktivitäten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder ärztliche Unterlagen not in the digital personnel file aufgenommen werden sollten. Die Struktur der elektronischen Personalakte sollte darauf ausgelegt sein, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren und ausschließlich dienstrelevante Dokumente zu speichern.
Auch bei der der digitalen Personalakte müssen Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen strikt einhalten:
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters sollten andere Inhalte so lange aufbewahrt werden, bis mögliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, deren Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt, ausgeschlossen sind.
Bei der Digitalisierung von Personalakten müssen strenge Datenschutzvorschriften eingehalten werden:
| Sichere elektronische Verschlüsselung 🔒 | Personaldaten müssen sicher und verschlüsselt gespeichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern |
| Zugriff nur für berechtigte Personen 🔑 | Nur Personen mit einem berechtigten, arbeitsgebundenen Interesse dürfen Zugriff auf die Personalakten haben. |
| Audit-proof storage ✅ | Die Daten müssen so gespeichert werden, dass sie jederzeit unveränderlich und nachvollziehbar sind |
| Consent of the employees ✍️ | Mitarbeiter müssen der digitalen Erfassung und Speicherung ihrer Daten ausdrücklich zustimmen. |
| Compliance with retention periods 📅 | Personalakten müssen nach Ende des Arbeitsverhältnisses mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden; in einigen Fällen gelten längere Fristen. |
| Right of inspection of employees 👁️ | Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen und können ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. |
The digitalisation of personnel files represents a significant advance in HR management that offers companies numerous advantages, from the Process optimisation bis hin zum ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente. Um den Übergang zur digitalen Personalakte erfolgreich zu gestalten, ist es essenziell, sich an die gesetzlichen Vorschriften zu halten und sicherzustellen, dass Datenschutz und Aufbewahrungsfristen strikt eingehalten werden.
Ja, Mitarbeiter müssen der digitalen Erfassung und Speicherung ihrer Personaldaten ausdrücklich zustimmen. Dies ist erforderlich, um den Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten rechtmäßig verarbeitet werden. Die Zustimmung sollte dokumentiert und die Mitarbeiter über ihre Rechte informiert werden.
Um eine digitale Personalakte zu erstellen, müssen Sie zunächst alle relevanten Dokumente und Daten in digitaler Form vorliegen haben. Anschließend wählen Sie eine geeignete Softwarelösung, die Ihnen hilft, die Dokumente zu strukturieren, zu verschlüsseln und die erforderlichen Berechtigungen zu verwalten. Sorgen Sie dafür, dass alle gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften eingehalten werden.
Besonders Unternehmen, die eine große Anzahl von Mitarbeitern verwalten oder mehrere Standorte haben, profitieren von digitalen Personalakten. Auch Firmen, die Remote-Arbeit oder flexible Arbeitszeiten ermöglichen, profitieren von der orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit der Dokumente. Zudem profitieren Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter gestalten und den Datenschutz stärken möchten, erheblich von der digitalen Verwaltung.
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