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E-invoicing becomes mandatory: these rules will apply from 2025 ✓

E-invoicing will be mandatory for companies from January 2025. Find out here what this means, how to create e-invoices and which legal framework conditions need to be observed
E-invoicing becomes mandatory: these rules will apply from 2025 ✓

Die Digitalisierung schreitet voran und beeinflusst immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens und Geschäftsabläufe. Ab Januar 2025 tritt eine bedeutende Veränderung in Kraft: Die E-Rechnung wird für Unternehmen zur Pflicht. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die neuen Regelungen und was dies für Ihr Unternehmen bedeutet.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

E-Rechnungsverordnung – Alle Änderungen
What is an e-bill?
Mandatory information in an e-invoice
Software for creating an e-invoice

Neues Gesetz ab Januar 2025: E-Rechnung für Unternehmen wird zur Pflicht

From the 1 January 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Dieses neue Gesetz, die sogenannte E-Invoicing Regulation, zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu verbessern und gleichzeitig Papierkram zu reduzieren. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Umstellung ihrer bisherigen Rechnungsprozesse.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für alle B2B-Geschäfte. Unternehmen müssen sich daher frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Die wichtigsten Änderungen der neuen E-Rechnungsverordnung

Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Definitionen und Anforderungen für elektronische Rechnungen gemäß dem aktualisierten Umsatzsteuergesetz (UStG). Die neuen Regelungen bringen wesentliche Änderungen und Klarstellungen mit sich, die Unternehmen in Deutschland beachten müssen.

Dies sind die wichtigsten Kernelemente der neuen Gesetzesänderungen:

New definitions of terms From 1 January 2025, a distinction will be made between electronic invoices and other invoices.
Electronic invoice Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen.
Openness to technology Elektronische Rechnungsformate können zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, sofern die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein formatkonformes Format extrahiert werden können. Damit sind auch EDI-Verfahren zulässig.
Zulässige Formate Formate wie XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format erfüllen die Anforderungen. Auch andere europäische Formate wie „FatturaPA“ (Italien) oder „Factur-X“ (Frankreich) sind grundsätzlich zulässig.
Hybrid invoice formats Bei hybriden Rechnungsformaten ist der strukturierte Teil führend. Abweichungen zwischen Bild- und strukturiertem Teil können zu Problemen nach § 14c UStG führen.
Other invoices Paper invoices and invoices in other electronic formats (e.g. PDFs sent by email) will no longer be considered electronic invoices from 2025.
Premature definitions Die neuen Definitionen treten bereits am 1. Januar 2025 in Kraft, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung erst später gilt.

Diese Änderungen sind essentiell für die Anpassung der Rechnungsprozesse und die Sicherstellung der Konformität mit den neuen gesetzlichen Anforderungen.

Alle Infos zum Hintergrund & dem Expertentreffen in Brüssel

Die Entscheidung zur Einführung der elektronischen Rechnungspflicht wurde auf europäischer Ebene getroffen. Bei einem Expertentreffen in Brüssel wurde intensiv über die Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung diskutiert. Ziel ist es, europaweit einheitliche Standards zu schaffen, um den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und Verwaltungsprozesse zu vereinfachen.

Diese Initiative ist Teil einer größeren Digitalisierungsstrategie der EU, die darauf abzielt, den Binnenmarkt zu stärken und die Wettbewerbsfähigkeit europäischer Unternehmen zu steigern.

Überblick: Was ist eine E-Rechnung?‎

The definition of an e-invoice varies in common parlance and depending on the area of law. According to the EU Directive 2014/55/EU, it is a structured data set for automated processing. Im Steuerrecht hingegen waren bisher auch bildhafte Darstellungen wie PDFs zulässig, dies ändert sich jedoch mit dem neuen Wachstumschancengesetz, das ein strukturiertes elektronisches Format gemäß EN16931 vorschreibt.

ℹ️ Important: An invoice sent by e-mail as a PDF will no longer be considered an electronic invoice from 2025!

Digitise invoices: All the advantages at a glance!

Im Geschäftsverkehr sind Rechnungen von zentraler Bedeutung, sowohl im B2B-, B2C- als auch im B2G-Bereich. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse können Unternehmen erhebliche Einsparpotenziale realisieren.

The use of E-invoices offers numerous practical Advantages, insbesondere durch die Verwendung strukturierter Datensätze:

  • Processing without media discontinuity: Fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig, wodurch die Datenqualität steigt.
  • Kürzere Durchlaufzeiten: Rechnungen können schneller verarbeitet und beglichen werden.
  • Less paper consumption: Switching to digital invoices significantly reduces paper consumption.
  • Elimination of postage costs and transport routes: E-Rechnungen sparen Portokosten und sind sofort übertragbar.
  • Automated processes: Abhängig vom Automatisierungsgrad können E-Rechnungen elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

These advantages contribute to more efficient structures and considerable cost savings in companies.

When does the new e-billing obligation come into force?

Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Unternehmen sollten sich jedoch bereits jetzt darauf vorbereiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Diese Übergangsfristen gelten für für B2B-Geschäfte in Deutschland

Die Einführung von E-Rechnungen gemäß dem Wachstumschancengesetz bringt für Unternehmen Herausforderungen mit sich, für die Übergangsfristen vorgesehen sind. Diese Regelungen betreffen insbesondere die Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen in unterschiedlichen Formaten:

Until the end of 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze ausstellen. Auch elektronische Rechnungen sind erlaubt, solange sie nicht dem neuen Format entsprechen, jedoch ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Until the end of 2027: Kleineren Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR wird eine Verlängerung gewährt, Rechnungen in Papierform oder einem anderen elektronischen Format auszustellen.

From 2028:
Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen zwingend einhalten. Es ist dann nicht mehr gestattet, andere elektronische Formate wie EDI für die Rechnungsstellung zu nutzen, es sei denn, es liegt eine spezielle Ausnahmeregelung vor.

Diese Übergangsfristen sollen eine schrittweise Umstellung ermöglichen und sicherstellen, dass Unternehmen ihre Prozesse entsprechend anpassen können, um den neuen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wer ist von der Änderung betroffen?

The obligation to issue e-invoices from 2028 affects ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein, wobei dies durch Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland gegeben sein kann.

ℹ️ Important: Nach aktuellen Stand wären auch Vermieter zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn sie steuerpflichtig an andere Unternehmen vermieten. Bis dato konnte z.B. auch der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden. Nach dem neuen Gesetz würde dies nicht mehr gelten!

Worauf müssen Rechnungsempfänger ab Januar achten?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen als Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten, sofern ihre Lieferanten diese versenden möchten. Anders als bisher benötigt der Empfang der „neuen“ E-Rechnung keine explizite Zustimmung mehr, es sei denn, die Rechnung entspricht nicht den neuen Standards oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Rechnungen an Endverbraucher (B2C) erfordern weiterhin deren Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Pflichtangaben: Was gehört alles in eine E-Rechnung?

Jede geschäftliche Rechnung, ob in Papierform oder elektronisch, muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts zu genügen.

Folgende Angaben sind entscheidend für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers und die Anerkennung durch das Finanzamt:

  • Vollständige Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers
  • Consecutive invoice number
  • Date of invoice issue
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Date of delivery or service (if different)
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, jeweils und Netto und Brutto
  • Applicable tax rate and tax amount or reference to tax exemption
  • Tax number or a number assigned to the company

Flexibilität, Transparenz & Effizienz mit ZEP: Die beste Software Unterstützung für E-Rechnungen & Ihr Unternehmen!

Mit ZEP erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die Ihnen hilft, Ihre Invoicing effizient zu gestalten und gleichzeitig flexibel auf individuelle Anforderungen einzugehen. Die Funktionen zur Verwaltung von Projekt- und Kundenzusatzfeldern ermöglichen es Ihnen, standardisierte Daten für jede Rechnung vorzudefinieren und bei Bedarf anzupassen.

The best thing is that with the invoicing module you can bereits heute alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen!

Im Zuge der Umstellung auf E-Rechnungen profitieren Sie in ZEP von folgenden Vorteilen:

📊 Freely definable additional fields Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für Projekte und Kunden, die automatisch auf jeder Rechnung angezeigt werden.
🖥️ Einfache Anpassungsmöglichkeiten Passen Sie voreingestellte Daten je nach Projekt oder Kunde individuell an und ändern Sie sie bei jeder Rechnungserstellung nach Bedarf.
📧 Integration of ZUGFeRD format Erstellen Sie optional Rechnungen im ZUGFeRD-Format und gewährleisten Sie damit eine standardisierte und vereinfachte Abwicklung von Rechnungsprozessen.
🌐 Updating company data Verwalten Sie Ihre Unternehmensinformationen zentral unter „Meine Firma“ in den Stammdaten, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen stets aktuelle Daten enthalten.

ZEP bietet Ihnen somit nicht nur Transparenz und Effizienz, sondern auch die nötige Flexibilität, um Ihren Geschäftsbetrieb optimal zu unterstützen und die Anforderungen der E-Rechnungslegung zu erfüllen.

Want to find out more? On 30 July 2024 we organise at 10:30 am a Free live webinar around the new e-invoicing obligation.

E-bill webinar

E-Rechnungen archivieren: So lange müssen Sie Dokumente aufbewahren

Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierdokumente. In Deutschland müssen Rechnungen mindestens zehn Jahre lang archiviert werden. Es ist wichtig, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt, sodass die Dokumente in einer Document management jederzeit vollständig und unverändert verfügbar sind.

Übermittlung von E-Rechnungen: Welche Übertragungswege gibt es?

The new legal regulation currently contains No specific requirements zum Übermittlungsweg für elektronische Rechnungen. Es scheint daher ausreichend zu sein, eine elektronische Rechnung zunächst über ein E-Mail-Postfach zu empfangen.

Are there any exceptions to the obligation?

In bestimmten Fällen besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nach den aktuellen Vorgaben. Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV sowie Fahrausweise gemäß § 34 UStDV können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden, zum Beispiel in Papierform. Bei Kleinbetragsrechnungen ist der Gesamtbetrag entscheidend:

ℹ️ Liegt der Rechnungsbetrag under 250 EUR, können auch Leistungen, die ansonsten eine E-Rechnungspflicht hätten, als sonstige Rechnungen behandelt werden.

Conclusion

Die Digitalisierung schreitet voran und beeinflusst immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens und Geschäftsabläufe. Ab Januar 2025 tritt eine bedeutende Veränderung in Kraft: Die E-Rechnung wird für Unternehmen zur Pflicht. Diese neue Regelung, bekannt als E-Rechnungsverordnung, zielt darauf ab, Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu verbessern und gleichzeitig Papierkram zu reduzieren. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Umstellung ihrer bisherigen Rechnungsprozesse.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Dieses Gesetz bringt neue Definitionen und Anforderungen mit sich, einschließlich der Verwendung von standardisierten Formaten wie XInvoice and ZUGFeRD. Unternehmen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, ihre Systeme anzupassen und sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Standards erfüllen.

Diese Änderungen sind essentiell für die Anpassung der Rechnungsprozesse und die Sicherstellung der Konformität mit den neuen gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen können dabei auf Softwarelösungen wie ZEP zurückgreifen, um rechtskonforme E-Rechnungen in den angeforderten Formaten zu erstellen. ZEP bietet Funktionen zur Verwaltung von Projekten und Kunden, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Rechnungsstellung effizient zu gestalten und flexibel auf individuelle Anforderungen einzugehen.

FAQ

Is a PDF invoice an e-invoice?

Nein, ab Januar 2025 gelten PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnungen gemäß der neuen E-Rechnungsverordnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entspricht.

How do I create an e-invoice?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen Unternehmen ein strukturiertes elektronisches Format verwenden, das den gesetzlichen Standards entspricht, wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Die Rechnung muss alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten und kann über spezielle Softwarelösungen wie ZEP generiert werden, die die Einhaltung der Standards erleichtern.

Ist eine Rechnung per E-Mail rechtsgültig?

Ja, eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich rechtsgültig. Allerdings müssen ab Januar 2025 elektronische Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen, um als E-Rechnung zu gelten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben enthält und in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt wird, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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