TankTank: Virtual agency relies on ZEP for time recording and project controlling

TankTank: Unter dieser Dachmarke haben die drei Werbe-Profis Stephan Zschaler, Patrick Plogstedt und Alexandre Butaud vor drei Jahren eine virtuelle Agentur gegründet. Hintergrund für die Ausgründung aus einer bestehenden Kreativagentur war die Erkenntnis, dass sich Digitalisierung genauso wie "New Work" auch in der Agenturbranche immer mehr durchsetzen. Bei TankTank gibt es deshalb lediglich ein aus den Gründern bestehendes Lead-Team, das sich für jedes neue Kundenprojekt freiberufliche Experten – Konzeptioner, Strategen, Designer, Copywriter, Art Directoren, SoMe-Redakteure, SEO/SEA-Experten, Programmierer, Motion-Grapher, Cutter, Regisseure – in einen so genannten "Tank" holt. Ist das Projekt abgeschlossen, löst sich der Tank wieder auf. Zu den Werbekunden, die auf dieses Konzept setzen, gehören unter anderem Unternehmen wie die HUK-COBURG-Versicherung, BMW Motorrad, die Hersteller von Molkereiprodukten Kerrygold oder die comdirect Bank. Für die Erfassung der Projektzeiten sowie das Projekt-Controlling der einzelnen Tanks setzt TankTank auf die cloudbasierte Softwarelösung ZEP.

"Kleines Schnellboot statt schwerfälliger Frachter"

So beschreibt Patrick Plogstedt, einer der Gründer und Partner von TankTank, die Vorteile, die sich aus der Arbeitsweise seines Unternehmens für den Kunden ergeben. Er erläutert: "Mit unserem Tanking-Konzept und unserem großen Netzwerk an Freiberuflern sind wir in der Lage, für jedes Projekt die geeignetsten Talente in einem Projektteam zusammenzubringen. Wir verzichten dabei bewusst auf den traditionell in Werbeagenturen bestehenden ‚organisatorischen Overhead‘ und tragen zusätzlich dem gerade bei vielen Kreativen immer größeren Wunsch nach freiberuflichem ‚remote‘ Arbeiten Rechnung."

Das TankTank-Konzept einer virtuellen Agentur mit agiler projektbezogener Kollaboration unterschiedlicher Freelancer stellt allerdings beim Projekt-Controlling eine ganz besondere Herausforderung. "Gerade bei virtuellen Teams, also unseren Tanks, ist es wichtig, dass alle im Tank erbrachten Leistungen zeitnah und präzise erfasst werden und abgerechnet werden können", erläutert Herr Plogstedt. "Darüber hinaus benötigen wir im Lead-Team natürlich zu jeder Zeit einen möglichst aktuellen Überblick, welche Arbeitszeiten in den einzelnen Tanks angefallen sind und wie sich dies auf den aktuellen Status Quo des Projekts auswirkt." Mit einer immer größeren Anzahl von Tank-Projekten wurde schnell klar, dass ein manuelles Projekt-Controlling wie in der Anfangszeit nicht mehr sinnvoll ist. Aus diesem Grund entschied sich TankTank bereits nach etwa einjährigem Bestehen, für diese Aufgaben die cloudbasierte Software ZEP einzuführen.

Patrick Plogstedt erinnert sich: "Über einen Bekannten, der die Lösung bereits in seinem Unternehmen im Einsatz hatte, erfuhr ich über ZEP. Auf Grund dieser Empfehlung und nach einer entsprechenden Evaluierung entschieden wir uns dann, die Lösung auch bei TankTank einzuführen."

ZEP: Focused, functional, intuitive

Nach mittlerweile fast zwei Jahren ZEP-Einsatz zieht Patrick Plogstedt folgendes Fazit: "ZEP kann sehr viel, fokussiert sich aber dennoch auf die für das Projekt-Controlling erforderlichen Funktionen. Die Oberfläche ist sehr intuitiv und übersichtlich, auch wenn sie für uns als Kreativ-Köpfe und Werber aus Design- oder UI-Gesichtspunkten sicher nicht 'hipp' ist. Doch darauf kommt es bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling auch nicht an."

Vollständiger Anwenderbericht