The digitisation of accounting is progressing and XRechnung is an important milestone on this path. As Standardised electronic invoice spielt sie eine entscheidende Rolle, insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, was eine XRechnung ist, welche gesetzlichen Anforderungen und Vorteile damit verbunden sind und wie die Implementierung der XRechnung mithilfe moderner Softwarelösungen wie ZEP effizient gelingen kann.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Structure of XInvoices
Create XRechnung professionally
Advantages of the XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen in Deutschland, das seit mehreren Jahren im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern obligatorisch ist. Mit der neuen E-invoicing regulation from 2025 wird die Nutzung der XRechnung auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Das Format basiert auf der EU-Norm 16931 und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte durch seine strukturierte Datenorganisation.
An XRechnung must contain a defined structure that includes all essential information:
| Daten Rechnungsempfänger | Name des Rechnungsempfängers Anschrift des Rechnungsempfängers Kontaktdaten – z.B. E-Mail/Telefon – des Rechnungsempfängers Leitweg-ID (beim Versand an öffentliche Auftraggeber) |
| Invoice issuer data | Sales tax ID Name of the invoice issuer Address of the invoice issuer Kontaktdaten – z.B. E-Mail/Telefon – des Rechnungserstellers |
| Invoice details | Invoice number Date of the invoice Terms of payment Invoice items Invoice amount in total Value added tax incl. current tax rate |
| Method of payment | Bank details Payment deadline optional: agreed advance payments, discounts, etc. |
| Zusätzliche Vereinbarungen | Contract number Order number Order number |
Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden verpflichtet, die Vorgaben der XRechnung einzuhalten. Dies betrifft alle Unternehmen und Organisationen, die mit Landes- und Kommunalbehörden zusammenarbeiten. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet. Das Bundesministerium der Finanzen hat bestätigt, dass die XRechnung auch in diesem Bereich eine zentrale Rolle spielen wird.
From 1 January 2025 § 14 Absatz 1 UStG der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG).
Eine Rechnung wird als XRechnung anerkannt, wenn sie im XML-Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und nur die im Standard definierten Informationselemente enthält. Um den Status einer XRechnung zu erreichen, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
✅ Die Rechnung ist eigenständig, kann jedoch eingebettete Objekte wie unterstützende Dokumente enthalten.
✅ Sie entspricht den XML-Schema-Definitionen der EN 16931 und ist somit valide.
✅ Sie erfüllt die festgelegten Geschäftsregeln und deren technische Anforderungen des XRechnung-Standards.
✅ Sie nutzt ausschließlich Informationselemente, die gemäß der semantischen Beschreibung im Standard definiert sind.
Das Erstellen einer XRechnung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, je nach Volumen und Anforderungen Ihres Unternehmens. Hier sind die gängigsten Methoden:
Manual creation via web form: Use a portal like ZRE Federation, wenn Sie nur eine geringe Anzahl an Rechnungen erstellen müssen. Diese Methode ist einfach und direkt.
External service provider: Beauftragen Sie einen spezialisierten Dienstleister, um die XRechnungen für Sie zu erstellen und zu verwalten. Dies kann insbesondere bei größeren Rechnungsvolumina vorteilhaft sein.
Direct creation from PSA software: Bei einer höheren Anzahl an Rechnungen empfiehlt es sich, die XRechnungen direkt aus einer PSA software such as ZEP. This method offers efficiency and integration into your existing processes.
Der Übertragungsweg einer XRechnung ist derzeit nicht einheitlich festgelegt, sodass sie beispielsweise auch per E-Mail an den Empfänger gesendet werden kann. Bei der Übermittlung an öffentliche Auftraggeber gibt es verschiedene Optionen, wobei je nach Empfänger – Bund oder Landesebene – unterschiedliche Anforderungen zu beachten sind. Daher ist es wichtig, sich über die spezifischen Übertragungswege und Anforderungen der jeweiligen Behörde zu informieren.
Beim Versenden einer XRechnung an den Bund stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Rechnung per E-Mail schicken, über das ZRE-Portal mit Leitweg-ID verschicken, das PEPPOL-Netzwerk nutzen oder direkt über ein ERP-System oder Dokumentenmanagement-System (DMS) übermitteln. Für die Übermittlung an die Bundesländer sind jedoch unterschiedliche Regelungen und Anforderungen zu beachten, die sich je nach Einzelgesetz und Verordnung der 16 Bundesländer unterscheiden. Der Verband elektronische Rechnungen (VeR) bietet eine aktuelle Übersicht und interaktive Karte zu den Umsetzungsstandards der XRechnung für jedes Bundesland.
Mit ZEP erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die Ihre Invoicing effizient gestaltet und flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingeht. Die Funktionen zur Verwaltung von Projekt- und Kundenzusatzfeldern ermöglichen es Ihnen, standardisierte Daten für jede Rechnung vorzudefinieren und bei Bedarf anzupassen.
Der Einsatz von XRechnungen bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Selbstständige. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:
📜 XInvoice as a mandatory format: Ab 2025 müssen auch Unternehmen im B2B-Bereich XRechnungen nutzen, was den Standard für alle relevanten Geschäftsprozesse wichtig macht.
💸 Cost and time savings: Die Nutzung von XRechnungen reduziert Kosten für Papier und Porto um bis zu 70% und spart Zeit bei administrativen Aufgaben.
📈 Driving digitalisation forward: XRechnungen fördern die digitale Transformation, indem sie papierlose Prozesse ermöglichen und Lagerplatz für Rechnungen sparen.
🔄 Standardised invoicing process: Der Standard ermöglicht einen einheitlichen und automatisierten Rechnungsprozess, der die Effizienz und Transparenz erhöht.
🔐 Data protection and legal certainty: XRechnungen erfüllen Data protection requirements und können einfach auf Korrektheit überprüft werden, was rechtliche Sicherheit bietet.
Die XRechnung stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens dar und wird ab 2025 auch im B2B-Bereich obligatorisch. Ihre standardisierte Struktur und automatisierbare Verarbeitung bieten nicht nur eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, sondern fördern auch die Digitalisierung und Effizienz von Geschäftsprozessen.
Unternehmen, die sich frühzeitig auf dieses Format vorbereiten, profitieren von einer reibungslosen Implementierung und können sich so den gesetzlichen Anforderungen und den Vorteilen der papierlosen Rechnungsabwicklung optimal anpassen. Moderne Softwarelösungen wie ZEP unterstützen dabei durch nahtlose Integration und vereinfachte Verwaltung, was die Einführung der XRechnung erheblich erleichtert.
The E-bill ist ein strukturiertes, elektronisches Format für die automatische Verarbeitung von Rechnungen. XInvoice ist eine spezielle nationale Ausgestaltung der E-Rechnung in Deutschland, die auf der EU-Norm EN 16931 basiert und speziell für öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde.
XInvoice ist ein reines XML-Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Datenformat, das strukturierte XML-Daten innerhalb eines PDF-Dokuments (PDF/A-3) integriert. Während XRechnung nur das XML-Format verwendet, ermöglicht ZUGFeRD die gleichzeitige Übermittlung von Rechnungsdaten als PDF zur Anzeige und als XML für die automatische Verarbeitung.
Die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und Verfassungsorgane besteht bereits seit dem 27. November 2018. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungssteller an den Bund Rechnungen im XRechnung-Format elektronisch einreichen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die XRechnungspflicht schrittweise auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ausgeweitet, sodass ab diesem Zeitpunkt jedes Unternehmen XRechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren (Document management) must.
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