Past. Present. Future. Unter diesem Motto konzipiert und realisiert die Commit GmbH aus Leonberg seit über 25 Jahren intelligente Businesslösungen für namhafte Kunden. Entwicklungsprozesse von BI-Projekten setzen ein hohes Maß an Flexibilität voraus, da sehr schnell auf veränderte Situationen reagiert werden muss. Dank einer guten Ausbildung und umfassender Projekt- und Consulting-Erfahrung sind die Experten von Commit in der Lage, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Für die Abwicklung der vielfältigen, komplexen Projekte nutzt das Beratungsunternehmen ZEP, die webbasierte Softwarelösung der Firma provantis IT Solutions.
Nicole Balling ist bei Commit für die Bereiche Angebotswesen, Abrechnung und Controlling verantwortlich. Auf die Anfänge der Zeiterfassung in ihrem Unternehmen angesprochen erinnert sie sich: „Zu Beginn erfolgte die Zeiterfassung im Unternehmen ganz klassisch über Excel-Listen, später nutzten wir dann ein selbst entwickeltes Tool auf Basis von Microsoft Access.“ Über diese Lösung wurde auch die Faktura abgewickelt, für den Rechnungsausdruck kam dann Microsoft Word zum Einsatz. Doch auch diese Eigenentwicklung stieß in Folge eines kontinuierlichen Anstiegs des Projektvolumens immer häufiger an ihre Grenzen.
„Der Support ist super – wenn wir ihn überhaupt brauchen.“
Nicole Balling erläutert: „Zum einen hatten externe Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Lösung, was ein zeitaufwändiges manuelles Nacherfassen erforderlich machte.“ Zum anderen erforderte die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung einen immer höheren Zeitaufwand – ohne dass alle Anforderungen von Anwenderseite erfüllt werden konnten. „Irgendetwas fehlt immer“, bestätigt Nicole Balling die Diskrepanz zwischen erforderlicher Funktionalität und verfügbaren Leistungsmerkmalen der Eigenentwicklung.
„Man merkt, dass die Entwickler von ZEP selbst aus dem IT-Projektgeschäft kommen. Sie kennen die IT-spezifischen Projektarten und Projektarbeiten aus ihrer eigenen Projektvergangenheit. Diese lassen sich damit auch optimal im System abbilden.“
Im Jahr 2011 fiel dann letztendlich die Entscheidung, die Eigenentwicklung „fallen zu lassen“ und sich nach einer externen Softwarelösung umzusehen. Eine erste Recherche führte allerdings zu einem überraschenden Ergebnis. Nicole Balling: „Softwarelösungen für Zeiterfassung gibt es zwar wie den berühmten ‚Sand am Meer‘, allerdings fanden wir damals keine Lösung, die für die spezifischen Anforderungen in IT-Projektunternehmen konzipiert war und die in diesen Unternehmen gängigen Projektarten und -arbeiten adäquat abdeckt.“ Als glückliche Fügung erwies sich dann ein gemeinsames Projekt mit der Firma provantis IT Solutions, denn im Rahmen dieser Zusammenarbeit lernte Commit die von provantis entwickelte Softwarelösung ZEP kennen.
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Im Oktober 2011 entschied sich Commit für den Einsatz von ZEP, neben der reinen Zeiterfassung nutzt Commit heute die Module Faktura und Dokumentenverwaltung.
Frau Balling bezeichnet sich heute selbst als „ZEP Power User“. Nach einer entsprechenden Einarbeitungszeit arbeitet sie heute tagtäglich mit dem Tool. Als besonderen Vorteil sieht sie dabei die klare Fokussierung von ZEP auf projektorientierte Unternehmen. Sie erklärt: „Man merkt, dass die Entwickler von ZEP selbst aus dem IT-Projektgeschäft kommen. Sie kennen die IT-spezifischen Projektarten und Projektarbeiten aus ihrer eigenen Projektvergangenheit. Diese lassen sich damit auch optimal im System abbilden.“
Dank des Einsatzes des Faktura- Moduls erfolgt eine automatische Übernahme der erfassten Zeiten in die Fakturierung. Auch der Rechnungsdruck erfolgt direkt aus dem System. ZEP erinnert Frau Balling, wann sie Rechnungen stellen kann, oder Aufwände entstanden sind, für die noch keine Abrechnung vorbereitet wurde. Die Zahlungseingänge werden ebenfalls über ZEP verwaltet. Über eine entsprechende Auswertungsfunktion kann Frau Balling jederzeit eine aktuelle Umsatzprognose auf Grundlage der geplanten Erträge und erfassten Zeiten abrufen.
Darüber hinaus nutzt Commit das Modul Dokumentenverwaltung. ZEP wird damit zum zentralen Ablageplatz für alle kundenspezifischen, projektspezifischen, mitarbeiterspezifischen und allgemeinen Dokumente und Dateien. Frau Balling bestätigt: „Wir nutzen die Dokumentenverwaltung zur Ablage aller für das Controlling eines Projekts relevanten Dokumente wie Angebote und Aufträge. Diese werden einfach dem entsprechenden Projekt angehängt und sind damit jederzeit verfügbar.“
Was das Betriebsmodell betrifft, hat sich Commit für einen Kauf und den Inhouse-Betrieb von ZEP entschieden. Alternativ wäre es auch möglich, ZEP als Cloud Service, der in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland betrieben wird, zu nutzen. „Uns war bereits bei der Entscheidung für ZEP klar, dass wir die Lösung dauerhaft einsetzen werden. Darüber hinaus war die für den Inhouse-Betrieb erforderliche IT-Infrastruktur im Haus vorhanden. Letztendlich sprachen also reine Kostengründe für den Eigenbetrieb“, erläutert Nicole Balling die Entscheidung im Jahr 2011.
Dass die Entscheidung für ZEP richtig war, zeigt sich bis heute. Nicole Balling bestätigt: „Wir sind mit der Lösung sehr zufrieden. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit zu Beginn läuft das System problemlos. Wenn es Fragen oder Probleme gibt, hilft uns der ZEP-Support umgehend und bietet rasch eine entsprechende Problemlösung an. Ich muss allerdings gestehen: Bisher mussten wir den Support nur in ganz wenigen Fällen beanspruchen.“
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