Noch ist das Jahr 2018 kaum zwei Wochen alt, da zeigen erste Staus auf den Autobahnen und lange Schlangen in den Abfertigungshallen von Bahnhöfen und Flughäfen: Auch in diesem Jahr werden sich viele Arbeitnehmer wieder auf die Reise begeben und Tätigkeiten vor Ort beim Kunden nachgehen. Aber auch der Besuch von Messen und Fortbildungen wird sich wieder auf die Höhe der Reisekosten auswirken, die in den nächsten zwölf Monaten vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Höhe der Ausgaben berechnet sich dabei nach dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Im nachfolgenden Beitrag haben wir die wichtigsten Änderungen für das Jahr 2018 zusammengefasst.

Verpflegungsmehraufwand: Was ist das?

Der Verpflegungsaufwand umfasst Mehraufwendungen, die im Laufe einer Geschäftsreise anfallen. Es dürfen also nur die Kosten geltend gemacht werden, die außerhalb der eigenen Wohnung oder vom üblichen Arbeitsplatz anfallen. Der Verpflegungsmehraufwand wird dementsprechend auch unabhängig von der Tatsache berechnet, welche Art einer Auswärtstätigkeit des Geschäftsreisenden vorliegt.

Verpflegungspauschale Deutschland 2018

In Deutschland wird der Verpflegungsmehraufwand als eine zeitabhängige Verpflegungspauschale erstattet. Die kleine Pauschale gilt für Geschäftsreisen zwischen mindestens acht bis 24 Stunden. Bei Geschäftsreisen über mehrere Tage gelten die An- und Abreisetage zusätzlich.

Volle Abwesenheitstage, bei denen man ganztägig über 24 Stunden abwesend ist, werden mit der großen Pauschale abgerechnet. Im Vergleich zum Vorjahr ist die Verpflegungspauschale 2018 gleichgeblieben. Die kleine Pauschale beträgt wie im letzten Jahr 12 Euro, die große Pauschale 24 Euro. Die Übernachtungspauschale für Geschäftsreisen im Inland bleibt 2018 ebenfalls konstant. Hier kann der Pauschbetrag von 20 Euro pro Nacht angesetzt werden, wenn der Reisende geschäftlich für mindestens 24 Stunden vom Arbeitsplatz abwesend ist.

Auch 2018: Drei-Monats-Regelung beachten

Auf jeden Fall beachten müssen Geschäftsreisende auch im neuen Jahr die Drei-Monats-Regelung. Der Auszahlungszeitraum des Verpflegungsmehraufwands erstreckt sich generell nur auf einen Zeitraum von maximal drei Monaten. Eine Unterbrechung dieser Drei-Monatsfrist ist nur dann gewährleistet, wenn der entsprechende Ort vier Wochen lang nicht mehr besucht wird. Es ist unerheblich, aus welchen Gründen diese Unterbrechung erfolgt. Entscheidend ist hinsichtlich der Auszahlung des Verpflegungspauschales lediglich die Unterbrechungsdauer.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Reist ein Arbeitnehmer geschäftlich ins Ausland, so kann er ebenfalls entsprechende Pauschalen geltend machen. Allerdings variieren diese Pauschalen je nach Land. Das Bundesfinanzministerium hat im November 2017 bereits eine Liste für die Verpflegungspauschalen im Ausland veröffentlicht.

Ab 2018 gelten in 33 Ländern neue Pauschalen. Die Spesensätze wurden zum Teil deutlich angehoben. Somit liegt der Tagessatz für Tokio nicht mehr bei 53 Euro, sondern bei 66 Euro. Weitere Erhöhungen traten mit 1. Januar 2018 auch für Kanada in Kraft. In Ländern wie Dänemark oder Frankreich hingegen wird die Verpflegungspauschale gesenkt. Geschäftsreisen nach Dänemark werden zukünftig mit 58 Euro statt 60 Euro abgegolten.

In Frankreich wiederum sanken die Sätze von 51 auf 46 Euro (ab 24 Stunden) sowie von 34 auf 31 Euro (ab acht Stunden). Für Straßburg dagegen wurden sie von Finanzministerium erhöht: Dort beträgt der Spesensatz 2018 für Ganztagesaufenthalte 51 Euro (zuvor 48 Euro) beziehungsweise bei 34 statt 32 Euro am An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden. Die Gründe für diese Sonderbehandlung der Elsässer Metropole kennt wahrscheinlich nur der Gesetzgeber.

Reisekostenabrechnung mit ZEP: Zeitnah, präzise, intuitiv. mobil

Unabhängig davon, ob sie in den nächsten zwölf Monaten nun geschäftlich nach München, Berlin, Tokio – oder eben Straßburg – reisen, sollte Arbeitnehmern daran gelegen sein, ihre Reisekosten zeitnah und möglichst präzise abzurechnen. Gerade bei häufigen Reisen kann dies zu einer wahren „Sisyphus-Arbeit“ und lästigen „Zettelwirtschaft“ werden. Mit dem Reisekosten-Modul bietet ZEP dafür ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Tool, das einen Großteil dieser Arbeit automatisiert bzw. deutlich vereinfacht.

In ZEP werden Geschäftsreisen einfach durch Eingabe der Reisezeiten und Reisedaten erfasst - parallel zu den Arbeitszeiten. Zusätzlich können Fremdkosten wie Hotelrechnungen, Taxi-Quittungen, Bahn-Tickets u.a. erfasst und Projekten zugeordnet werden. Auf Knopfdruck erstellt ZEP die vollständige Kostenabrechnung inklusive Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Spesen. Eine Übernahme der Kosten in das Faktura-Modul von ZEP – z.B. zum Weiterberechnen der Reisekosten an einen Kunden – ist ebenso möglich wie ein Export der Daten in die Buchhaltung.

Zum Erfassen der Reisekosten unterwegs stehen Apps für alle gängigen mobilen Betriebssysteme (iOS, Android) zur Verfügung.

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