Die Flexibilisierung des Arbeitsmarktes hat in den letzten Jahren dafür gesorgt, dass der Anteil an freiberuflich tätigen Fachkräften deutlich gestiegen ist. Der in vielen Branchen immer größere Fachkräftemangel verstärkt den Trend zusätzlich. Anstatt sich in den „war for talents“ um die raren Fachkräfte zu begeben, versuchen viele Unternehmen heute, ihre Personalkapazitäten über externe, freiberuflich tätige Mitarbeiter zu decken. Beispiel IT-Branche: Wie die Fachzeitschrift Computerwoche auf der Grundlage einer IT-Freiberuflerstudie berichtet, greifen derzeit "vier von fünf Unternehmen auf IT-Freiberufler und andere externe Kräfte zurück, in größeren Firmen ist mittlerweile jeder zweite IT-Profi nicht mehr fest angestellt."
Diese Veränderung im Beschäftigungsverhältnis – aus dem ARBEITgeber wird der AUFTRAGgeber – hat deutliche Konsequenzen auf das Projektmanagement und -controlling in den betroffenen Unternehmen. Anstatt eine Lohnabrechnung zu erstellen müssen diese Unternehmen nämlich zuerst einmal die Rechnungen ihrer externen Mitarbeiter prüfen und dann an ihren Auftraggeber weiterberechnen.
Rechnungsprüfung wird vereinfacht
Um diesen in der Regel manuellen und damit aufwändigen Prozess zu automatisieren und damit zu vereinfachen, bietet provantis für seine Zeiterfassungslösung ZEP das Modul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“.
In vielen Unternehmen, die verstärkt auf externe Mitarbeiter setzen, erfolgt die Rechnungsprüfung auch heute noch manuell. Dabei gilt es, bei jeder eintreffenden Rechnung dieselben Fragen zu beantworten:
- Für welchen Kunden/welches Projekt wurde gearbeitet?
- Sind die Anzahl der Stunden richtig erfasst?
- Wurde der vereinbarte Stunden-/Tagessatz verwendet?
Noch einfacher: Gutschrift statt Rechnung
Unternehmen, die die Abrechnung externer Mitarbeiter und Freiberufler noch weiter vereinfachen möchten, können dies tun, indem sie die im ZEP-Modul erstellte Kostenabrechnung nicht nur zur Rechnungsprüfung verwenden, sondern daraus gleich automatisch eine Gutschrift erstellen, auf deren Grundlage der externe Mitarbeiter dann abgerechnet und bezahlt wird.
Diese Methode spart nicht nur Zeit für die Rechnungsprüfung, sondern erlässt dem externen Mitarbeiter auch die aufwändige Arbeit, selbst eine Rechnung mit entsprechendem Nachweis seiner geleisteten Arbeiten erstellen zu müssen. Darüber hinaus können die erstellten Gutschriften automatisch über das ZEP Export-Modul in die Finanzbuchhaltungslösung des Unternehmens übernommen werden. Dabei ist es dann auch möglich, spezielle Aufwandskonten und BU-Schlüssel für freie Mitarbeiter zu hinterlegen.
Fazit: Das ZEP Zusatzmodul „Freie Mitarbeiter und Freelancer“ bietet allen am Abrechnungsprozess Beteiligten Vorteile bei der Abrechnung von Freiberufler-Tätigkeiten:
- Vereinfachte und genauere Rechnungsprüfung durch den Auftraggeber des Freiberuflers (Kostenabrechnung)
- Kompletter Wegfall der Rechnungsprüfung durch den Auftraggeber des Freiberuflers (Gutschriftverfahren)
- Kompletter Wegfall der Rechnungstellung des Freiberuflers (Gutschriftverfahren)
- Automatische Übernahme der Daten in die Finanzbuchhaltung des Auftraggebers (Export-Modul)