Durchblick im Projektdschungel: Zeiterfassung für Unternehmensberatungen

“Boom der Unternehmensberater geht ungebrochen weiter” – so titelte das Handelsblatt in seiner Online-Ausgabe Mitte März 2019 und bezog sich dabei auf aktuelle Umsatzzahlen des Branchenverbands BDU für das Jahr 2018. Der Umsatz der Unternehmensberatungen in Deutschland stieg im vergangenen Jahr um rund sieben Prozent auf 33,8 Milliarden Euro. Ein Ende des Booms, der bereits seit mehr als einem Jahrzehnt anhält, ist laut Handelsblatt trotz der mittlerweile erwarteten Konjunktureintrübung nicht zu erwarten. Hauptgrund für diese optimistische Prognose: Die digitale Transformation, die so tiefgreifend ist, dass, so das Handelsblatt, “sie auch bei nachlassender Konjunktur nicht einfach gestoppt werden kann.”

E-Mobility, Online Banking, E-Commerce und die Energiewende sind nur vier Beispiele für disruptive Veränderungen in Kernbranchen der deutschen Wirtschaft, die dazu geführt haben, dass mittlerweile fast jedes Unternehmen sein Geschäftsmodell überprüfen und entsprechend anpassen muss. Dass diese Business Transformation Unternehmen vor große Herausforderungen stellt, zeigt exemplarisch die deutsche Automobilbranche im Spannungsverhältnis zwischen „Dieselgate“, Elektroantrieb und neuen Mobilitätskonzepten, die das Auto in seiner derzeitigen Form mittelfristig vielleicht sogar komplett in Frage stellen.

Unternehmensberatungen: Der Blick von außen, Fachkräftemangel, Spezial-Knowhow

Und so sind es gerade die so genannten “Digitalthemen”, die dafür gesorgt haben, das Unternehmen sich externe Berater ins Haus holen. In der Regel fehlen nämlich intern die entsprechenden Qualifikationen, darüber hinaus ist die interne Sichtweise häufig traditionell geprägt, da hilft häufig nur der “Blick von außen”, um Defizite zu erkennen. Darüber hinaus hat sich gerade in den Digitalberufen der Fachkräftemangel in den letzten Jahren drastisch verschlimmert. Dieser Mangel an qualifizierten Arbeitskräften trifft die Unternehmensberatungen zwar auch – BDU-Präsident Ralf Strehlau bestätigt: “Die Mitarbeitersuche wird auch 2019 der limitierende Faktor bleiben” – allerdings sind die Beratungsfirmen in der Regel in der Lage, diesen Mangel durch eine stärkere thematische Fokussierung besser zu kompensieren. Als Folge können sie ihren Beratungskunden genau das Spezial-Knowhow zu bieten, dass diese so dringend benötigen.

Zeiterfassung und Projekt-Controlling in der Unternehmensberatung: Grundlage für unternehmerischen Erfolg

Um vom anhaltenden Branchen-Boom profitieren zu können, spielen Zeiterfassung und Projekt-Controlling für Unternehmensberatungen eine zentrale Rolle. Nur wenn es gelingt, die für die verschiedenen Kundenprojekte geleisteten Arbeitszeiten zeitnah und präzise zu erfassen und abzurechnen, ist der Unternehmenserfolg gesichert. Darüber hinaus gilt es für die Projekt- und Geschäftsleitung, im “Dschungel” der unterschiedlichen, in der Regel parallel ablaufenden Beratungsprojekte nicht den Überblick zu verlieren.

4 + 1: Die typische Beraterwoche

“4 + 1” als typisches Kennzeichen einer Beraterwoche bedeutet, dass sich der Berater in der Regel vier Tage vor Ort beim Kunden aufhält und einen Tag – meistens am Freitag – in seinem Büro arbeitet. An diesem Tag muss dann alles Organisatorische geregelt werden, bevor es am Montag wieder „auf Achse“ zum Kunden geht. Das minutiöse Erfassen der Arbeitsstunden der vergangenen Woche sowie das Zusammentragen und Einreichen der Belege für die Reisekosten gehört nun wirklich nicht zu den „Lieblingsarbeiten“ eines Unternehmensberaters und wird deshalb häufig auf die lange Bank geschoben. Doch so lange Arbeitszeiten nicht erfasst sind, können sie auch nicht abgerechnet werden.

Hauptmerkmal einer modernen Zeiterfassung für Unternehmensberatungen muss es deshalb sein, das mobile Erfassen der Arbeitszeiten und Reisekosten – via Internet oder über eine mobile App – zu ermöglichen. Ein wichtiges Auswahlkriterium ist dabei die Benutzerfreundlichkeit. Je weniger Klicks der Berater benötigt, um seine Zeiten zu erfassen, desto besser.

Die Business Process Experts GmbH aus Neu-Isenburg unterstützt als Managementberatung Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe sowie der Chemie- und Pharmaziebranche bei der Konzeption und Umsetzung von Initiativen zur Business Transformation. Für Zeiterfassung und Projekt-Controlling setzt das Unternehmen auf die webbasierte Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte. Katharina Bozem ist für das Projekt-Controlling bei Business Process Experts zuständig. Zum Thema Benutzerfreundlichkeit erklärt sie: “Die intuitive Benutzeroberfläche von ZEP macht den Einstieg in die Lösung sehr einfach und ohne große Vorkenntnisse möglich. Die Arbeitsschritte zur Eingabe der Zeiten sind logisch aufeinander aufgebaut, so dass nur ein geringer Aufwand erforderlich ist.”

Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Mehr als eine reine Stempeluhr

Im Gegensatz zu Unternehmen in der Industrie oder dem produzierenden Gewerbe, bei denen Zeiterfassung generell bedeutet, dass festgehalten wird, wann der Mitarbeiter seine Arbeit beginnt und wann er sie beendet, bedeutet Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen, dass zusätzlich erfasst werden muss, für welchen Kunden und welches Projekt er gearbeitet hat. Gerade bei Unternehmensberatungen ist es mehr als üblich, dass ein Berater während eines Arbeitstags für mehrere Projekte eines Kunden oder sogar für unterschiedliche Kunden arbeitet. Die dabei geleisteten Stunden müssen dann also den entsprechenden Kunden und/oder Projekten zugeordnet werden – manuell durch den Berater selbst oder per Mausklick über die entsprechende Zeiterfassungssoftware.

Zeitnahe Abrechnung und Projekt-Controlling

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den unternehmerischen Erfolg in der Unternehmensberatung sicherzustellen, ist eine zeitnahe Abrechnung der geleisteten Projektarbeitszeiten. In der Regel arbeiten Unternehmensberatungen gleichzeitig für mehrere Kunden und eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte. Da kann man schnell den Überblick verlieren, insbesondere dann, wenn zwischen der Zeit, zu der die Arbeiten geleistet wurden, und der Zeit, zu der diese Arbeiten abgerechnet werden, Tage oder sogar Wochen vergehen. Besser ist es da, wenn die Zeiterfassungssoftware über Schnittstellen oder Zusatzmodule verfügt, die eine zeitnahe Abrechnung ermöglichen. Beispiel Business Prozess Experts und ZEP: Katharina Bozem nutzt für die Abrechnung das optional verfügbare Faktura Modul von ZEP. Das System übernimmt dabei automatisch alle in ZEP erfassten Zeiten und kombiniert diese mit den ebenfalls in ZEP hinterlegten Stunden- und Tagessätzen. Das Ausdrucken der Rechnungen erfolgt dann ebenfalls direkt aus ZEP.

Die Erinnerungsfunktion des ZEP Faktura-Moduls weist Frau Bozem darauf hin, wenn Rechnungen gestellt werden können, bzw. wenn Aufwände entstanden sind, die noch nicht abgerechnet wurden. Frau Bozem kann es also nicht passieren, dass sie vergisst, erfasste Projektzeiten abzurechnen. Auch die Zahlungseingänge werden in ZEP erfasst. Darüber hinaus stehen zahlreiche Auswertungsfunktionen, z.B. eine Übersicht über gestellte Rechnungen, eine Offene-Posten-Liste (gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnungen), eine Abgrenzung von Leistungen zu einem Stichtag auf Grundlage fakturierbar gebuchter Arbeitszeiten (unfertige Leistungen) oder eine Umsatzprognose zur Verfügung.

Auf Projekt- und Geschäftsleitungsebene ist es wie bereits angesprochen wichtig, im „Dschungel“ der zahlreichen Projekte nicht den Überblick zu verlieren. Dies gilt insbesondere für den Projektstatus, aber auch die Personaleinsatzplanung. In Zeiten knapper Personalressourcen – Stichwort Fachkräftemangel – gilt es gerade für die Verantwortlichen von Unternehmensberatungen, in der Lage zu sein, sich per Mausklick einen Überblick zu verschaffen, wer wann wo woran arbeitet und wie die verfügbaren Kapazitäten den laufenden Projekten optimal zugeteilt werden können. Und so nutzt bei Business Process Experts nicht nur Frau Bozem die Projekt-Controlling-Funktionen von ZEP, auch die Geschäftsleitung greift regelmäßig auf diese Funktionen zu. Sie erklärt: “Dabei spielen zum einen die Auswertungen auf Projektebene eine große Rolle. Darüber hinaus nutzen die drei Partner auch die vielfältigen Reporting-Möglichkeiten auf Unternehmensebene, wie z.B. Prognosen zur zukünftigen Geschäftsentwicklung.”

Weitere Informationen über die Funktionsweise von ZEP können Sie hier nachlesen.