Die Prof. Schumann GmbH ist ein Software-Unternehmen aus Göttingen. SCHUMANN – so der Handelsname – bietet seit mehr als zwanzig Jahren Beratung und Softwarelösungen für den Bereich Kreditrisikomanagement. Die Kunden des Unternehmens stammen aus den Branchen Industrie und Handel, Banken und Finanzdienstleister sowie Kreditversicherungen. Bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling aller anfallenden Projekte nutzt SCHUMANN die Software-Lösung ZEP.

Umfangreiches Projektportfolio: Eigenentwicklung zur Zeiterfassung stößt an ihre Grenzen

"Unsere beiden Schwerpunkte sind Beratung und Software. Daraus ergibt sich ein umfangreiches Portfolio an unterschiedlichsten Projekttypen", erläutert Stefan Schubert. Als Mitglied der Geschäftsleitung von SCHUMANN seit 1. September 2020 ist er für die Bereiche Projektorganisation und -abwicklung verantwortlich. Für die Zeiterfassung dieser unterschiedlichen Projekte hatte SCHUMANN eine eigene Softwarelösung entwickelt, die im firmeneigenen Intranet betrieben wurde.

"Mit dieser Lösung war es zwar bereits möglich, Arbeitszeiten auf die einzelnen Projekte zu buchen. Auch eine Urlaubsverwaltung war bereits möglich," erinnert sich Yvonne Jost. Sie ist bei SCHUMANN für das zentrale Controlling und die Einführung interner Tools und Softwarelösungen zuständig. Sie erklärt weiter: "Irgendwann stießen wir dann aber mit dem System an seine Grenzen, insbesondere was projektübergreifende Auswertungen und das Projekt-Controlling betraf." Bei der Frage, ob man die bestehende Lösung entsprechend weiterentwickeln oder sich nach einer Standardlösung eines Drittanbieters umsehen sollte, fiel 2017 die Entscheidung, nach einer entsprechenden externen Lösung zu suchen.

ZEP: Standardlösung für Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen

Zum Auswahlprozess für die neue Softwarelösung erklärt Yvonne Jost: "Wir haben Internetrecherche betrieben und sind dabei ziemlich schnell auf ZEP gestoßen. Wir hatten noch zwei weitere Softwareprodukte in der engeren Auswahl, haben uns dann aber letztendlich für ZEP entschieden, da die Lösung unsere Anforderungen am besten erfüllte." Stefan Schubert ergänzt: "Mit ZEP sind wir in der Lage, alle unsere Projekttypen abzubilden. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeiten selbst. Darüber hinaus decken wir drei Bereiche mit ZEP ab. Wir führen die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter. Wir nutzen die gebuchten Stunden als Abrechnungsgrundlage für unsere Kundenprojekte, also alles was extern abgerechnet wird, und wir nutzen ZEP für das Controlling aller internen und externen Projekte."

Optimieren des Abrechnungsprozesses

„Der Abrechnungsprozess wurde optimiert.“ So fasst Yvonne Jost die Erfahrungen aus der bisherigen Nutzung von ZEP zusammen. Sie ergänzt: "Gerade die Koordination des Rechnungsausgangs konnte deutlich verbessert werden." Bestnoten vergibt sie an den ZEP-Support: "Die Kollegen bei provantis reagieren innerhalb kürzester Zeit auf unsere Anfragen und stehen uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite."

Der komplette Anwenderbericht über den Einsatz von ZEP bei SCHUMANN steht auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.

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