Aufwand runter, Präzision rauf: Zeiterfassung und -abrechnung mit ZEP bei der Unison Engineering & Consultants GmbH

Die Unison Engineering & Consultants GmbH bietet als unabhängiges Ingenieurbüro seit über 20 Jahren Engineering Services mit Schwerpunkt Anlagenplanung. Die Produktpalette der Unison Geschäftsbereiche „Engineering Neuanlagen“, „Umplanung Altanlagen“ und „Engineering Services“ reicht von Konzeptstudie über As-Built-Dokumentation und Beratung bis hin zu Basic- und Detail- Engineering. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin arbeitet dabei für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen wie Pharma, Biotech, Lebensmittelindustrie oder Maschinenbau. Zu den Kunden zählen namhafte Firmen wie Bayer, MAN, Bilfinger oder Sandoz. Für die Zeiterfassung und -abrechnung der geleisteten Projektarbeitszeiten sowie das Projekt-Controlling setzt Unison bereits seit 2012 die cloudbasierte Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte ein.

Manuelle Zeiterfassung und -abrechnung: Viel zu viel Aufwand

Rena Knauer ist als kaufmännische Angestellte für alle kaufmännischen Angelegenheiten bei Unison verantwortlich, darunter auch die Projektabrechnung. Frau Knauer fing im Jahr 2012 bei der Firma Unison an, zu etwa der gleichen Zeit fiel im Unternehmen die Entscheidung, sich nach einer Speziallösung für die Bereiche Zeiterfassung, Abrechnung und Projekt-Controlling umzusehen. Auslöser für die Entscheidung war die Erkenntnis, dass die bisherige Arbeitsweise, die Projektzeiten manuell in Excel-Listen zu erfassen, nicht mehr zeitgemäß war. Frau Knauer erinnert sich: "Vor der Einführung von ZEP war ein Mitarbeiter fast allein damit beschäftigt, das Erfassen der Projektzeiten auf Listen einzufordern, mit den vereinbarten Projektzeiten abzustimmen und letztendlich abzurechnen." Darüber hinaus mangelte es bei dieser Vorgehensweise an Präzision und Nachverfolgbarkeit, Fehler bei der Zeiterfassung waren an der Tagesordnung.

Den ersten Hinweis auf ZEP erhielt Unison von einem Projektpartner. "Das uns bekannte Unternehmen ist in einem ähnlichen Umfeld tätig, setzte bereits ZEP ein und war damit sehr zufrieden." Auf Grund dieser guten Erfahrungen entschied sich Unison, dem Beispiel zu folgen und ebenfalls auf ZEP als Softwarelösung zur Zeiterfassung und -abrechnung zu setzen. "Der Vorteil lag für uns nicht nur darin, dass wir uns eine langwierige und zeitaufwändige Recherche und Evaluierung der zahlreichen am Markt verfügbaren Lösungen ersparen konnten. Wir profitierten von Anfang an von den Erfahrungen des anderen Unternehmens beim Einsatz von ZEP", erläutert Frau Knauer die Vorgehensweise.

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