Warum moderne Unternehmensberatungen auf ZEP setzen (sollten)

Pro Projekt eine Excel-Liste – So ist auch im Jahre 2022 noch immer häufig das Projekt-Controlling in vielen Unternehmensberatungen aufgebaut. Mit steigendem Projektvolumen werden Erfassung und Abrechnung von erbrachten Zeitaufwänden immer undurchdringlicher, fehleranfälliger und unpräziser bis das gesamte Konstrukt aus Word und Excel irgendwann in sich zusammenbricht.

Willkommen im 21. Jahrhundert

In vielen projektorientierten Unternehmensberatungen sind die Berater größtenteils vor Ort beim Kunden tätig. Für die Eingabe der jeweiligen Projektzeiten bietet ZEP mit der webbasierten Benutzeroberfläche oder der mobilen App für Android und iOS eine zuverlässige Erleichterung Ihres Projektgeschäftes und ein einfaches Controlling. Um die administrativen und organisatorischen Aufgaben im Arbeitsalltag zu erleichtern, setzen bereits heute zahlreiche Unternehmensberatungen auf ZEP – Gerade wenn es um detaillierte Prozesse, wie Reisekostenerstattung, Ressourcenplanung oder den Einsatz freier Berater geht. Manuelle und offline erfasste Daten gehören in die Vergangenheit. Dabei entscheiden Sie, wie viel Sie digitalisieren möchten.

Reisekostenmanagement

Mit dem Reisekostenmodul erfassen Ihre Berater ihre Reisedaten gemeinsam mit den Projektzeiten. Belege, wie etwa Hotelrechnungen, Taxiquittungen oder Bahntickets können den jeweiligen Projekten oder Kunden einfach zugeordnet werden. Sie bestimmen die Reisekostenregelung zur Weiterverrechnung je Projekt. Die Erfassung geht auch von unterwegs: Einfach alle angefallenen Belege fotografieren & in der App dem jeweiligen Projekt zuordnen. ZEP erstellt anschließend die komplette Kostenabrechnung inklusive Verpflegungsmehraufwänden. Ihre Berater können in ZEP ihre Arbeitsorte mit den entsprechenden Pauschalen definieren, die 70/30-Regel für die Abzugsfähigkeit von Bewirtungsbelegen ist integriert und sogar die Mitternachtsregelung für mehrtägige Dienstreisen wird automatisch angewandt. Mit ZEP haben Sie Ihre Reisekosten stets digital im Blick und durch den standardisierten Export in die Buchhaltung inklusive der Belege erleichtern Sie sogar Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung die Arbeit.

Ressourcenplanung

Gerade als Unternehmensberatung planen Sie Ihre Projekte mit Weitsicht. Aber wie liegen Sie dabei in der Zeit? Haben Sie die Auslastung Ihrer Berater stets im Blick? Wissen Sie, welche Aufgaben als nächstes anstehen? Mit einer wachsenden Mitarbeiterzahl und facettenreichen Langzeitprojekten kann hier schonmal der Überblick verloren gehen. Damit Sie stets auf dem Laufenden sind, wer welches Projekt bearbeitet, bietet ZEP Ihnen das Modul Ressourcenplanung. Hier haben Sie die Möglichkeit, die reale Zuordnung projektübergreifend abzubilden. Projekteinsätze und Vor-Ort-Tage Ihrer Berater werden somit übersichtlich dokumentiert und Sie haben stets im Blick, wie Ihre Berater ausgelastet und verfügbar sind. Auch bietet Ihnen das Modul die Möglichkeit, Beratern konkret zu leistende Aufgaben zuzuweisen. Der Vorteil: Ihre Berater können Einsatzzeiten direkt auf die jeweiligen Aufgaben buchen. Durch die Verwendung dieser sog. Arbeitspakete in einzelnen Projekten behalten Sie und Ihre Projektleiter die Auslastung Ihrer Berater auf einer sehr detaillierten Ebene stets im Blick. Grafiken helfen Ihnen dabei Ihre Berater so einzuplanen, dass diese weder zu wenig zu tun haben noch, dass sie überlastet werden. Die Einsatzmöglichkeiten der Ressourcenplanung und Personaleinsatzplanung bieten gerade für mittlere und größere Unternehmensberatungen einen echten Mehrwert.

Zusammenarbeit mit Freelancern

Bei Ihren Projekten kommen regelmäßig auch freie Berater zum Einsatz? Ihre Zusammenarbeit lässt sich mit ZEP deutlich vereinfachen. Arbeiten Sie gemeinsam als Team in ein und demselben ZEP, besteht die Möglichkeit, erfasste Zeitaufwände direkt als Gutschriften auszuzahlen. Mit dem „Freie Mitarbeiter“ Modul können Sie Freelancer direkt kennzeichnen, interne Stunden- und Tagessätze je externem Berater und/oder Projekt hinterlegen und auswählen, ob ein freier Berater Rechnungen stellt oder Gutschriften erhält. Mit Gutschriften rechnen Sie Zeiten von freien Beratern direkt aus ZEP ab und sparen sich somit den papierlastigen Rechnungsprozess für beide Seiten. Die passende Auswertung in ZEP gibt Ihnen dann bei Abschluss des Projektes einen detaillierten Überblick über alle erstellten Gutschriften.

Wenn Ansprüche wachsen, wächst ZEP mit

Ein System, mit dem Sie und Ihre Berater täglich arbeiten, soll natürlich intuitiv funktionieren und eine gewisse „Arbeitserleichterung auf Knopfdruck“ bieten. Je nach Projektaufwand und Beraterzahl lässt sich ZEP individuell und flexibel auf die Bedürfnisse Ihrer Unternehmensberatung anpassen.

Und mit unserer 30-Tage-Testversion können Sie ZEP auf Herz und Nieren prüfen, alle für Sie relevanten Zusatzmodule testen und bei Fragen jederzeit unseren kostenlosen Support kontaktieren.