Auslastungen von Mitarbeitern planen

Ressourcenplanung

Wie liegen Sie in der Zeit? Planen Sie Ihre Projekte mit Weitblick. Dafür müssen Sie stets im Blick behalten, wie Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind und welche Aufgaben als nächstes anstehen.

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Ressourceplanung 2

Arbeitspakete

Mit einem Arbeitspaket wird festgelegt:

  1. Welcher Mitarbeiter
  2. Von wann bis wann
  3. In welchem Umfang
  4. An einem Vorgang oder Ticket arbeiten soll.

Arbeitspakete sind dynamisch:

Die sich durch ein Arbeitspaket ergebende Auslastung wird ständig angepasst:

  • Durch jede Zeitbuchung auf das Arbeitspaket bzw. den diesem zugrunde liegenden Vorgang oder Ticket
  • Eingabe einer Restaufwandsschätzung
  • Anlage eines Feiertags
  • Genehmigung eines Urlaubs oder Eintragung einer Fehlzeit
  • Anpassung des Planaufwands oder der Laufzeit des Arbeitspaketes
  • Täglich durch die Verringerung der verfügbaren Zeit bis zum Ende des Arbeitspaketes

Jede Anpassung hat automatisch auch eine Auswirkung auf die Projekt- und Gesamtauslastung des Mitarbeiters sowie auf den angezeigten Arbeitspaket-Status.

Funktionsweise von Arbeitspaketen:

  • Definition von Arbeitspaketen mit geplantem Aufwand und Terminen zu Vorgängen, Tickets und Teilaufgaben direkt im Projektplan
  • Zuweisen von Arbeitspaketen an Mitarbeiter
  • Anzeige des Soll-/Ist-Aufwands je Arbeitspaket sowie der aktuellen Mitarbeiterauslastung
  • Berücksichtigung von Feiertagen, Urlauben und Fehlzeiten für die Mitarbeiterauslastung
  • Restaufwandsschätzung je Arbeitspaket
  • Definition der Projektverfügbarkeit jedes Mitarbeiters
  • Übersicht der anstehenden Aufgaben je Mitarbeiter auswerten
  • Mitarbeiterauslastung in einem Projekt auswerten
  • Mitarbeiterauslastung im Unternehmen zur Ermittlung freier Kapazitäten auswerten
ZEP arbeit

Status von Arbeitspaketen: grün, gelb, rot

Die Auslastung eines Mitarbeiters durch ein Arbeitspaket wird farblich wie folgt dargestellt:

  • Unkritisch (grün): Die während der Restlaufzeit des Arbeitspaketes verfügbaren Stunden des Mitarbeiters reichen aus, den noch offenen Umfang des Arbeitspaketes zu leisten.
  • Kritisch (gelb): Die während der Restlaufzeit des Arbeitspaketes verfügbaren Stunden des Mitarbeiters reichen nicht aus, den im Arbeitspaket noch offenen Umfang zu leisten. Der Mitarbeiter hat durch das Arbeitspaket eine Auslastung >100 %, hier ist ein Einschreiten durch den Projektleiter erforderlich.
  • Eskaliert (rot): Die Laufzeit des Arbeitspaketes ist überschritten, das Arbeitspaket wurde aber nicht fertig gemeldet. Daher ist eine Anpassung des Planaufwands oder eine Verschiebung des Arbeitspaketes erforderlich.
  • Fertig (grau): Ein fertig gemeldetes Arbeitspaket (i.e. Restaufwand 0 h) wird grau angezeigt. Es sind keine Maßnahmen notwendig.

Restaufwandsschätzung und Fertigmeldung

Hat der Mitarbeiter die Bearbeitung eines Arbeitspaketes abgeschlossen, so kann er das Arbeitspaket fertig melden. Erkennt der Mitarbeiter, dass er länger für die Bearbeitung benötigt als ursprünglich geplant, so kann er den geschätzten Restaufwand (in Stunden) eingeben. Erfolgen im Lauf der Bearbeitung eines Arbeitspaketes mehrere Restaufwandsschätzungen, so werden diese protokolliert und angezeigt.

Projektverfügbarkeit

Damit ein Mitarbeiter Zeiten auf ein Projekt erfassen kann, muss er dem Projekt als Projektmitarbeiter zugeordnet werden. Mit der Ressourcenplanung kann (neben anderen Parametern) die Verfügbarkeit des Mitarbeiters für das Projekt in Prozent definiert werden. Diese Verfügbarkeit kann über die Zeit auch variieren. Die Projektverfügbarkeit gibt an, wie viel Prozent seiner Arbeitszeit ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht.

Auslastung

Die Auslastung eines Mitarbeiters wird auf Basis der ihm zugewiesenen Arbeitspakete in Relation zu der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Die verfügbare Arbeitszeit ergibt sich dabei aus der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters, wobei Feiertage und Wochenenden sowie Fehlzeiten und Urlaube berücksichtigt werden.

Beispiel: Ein Arbeitspaket hat einen Umfang von 20 h in 5 Tagen. Der Mitarbeiter hat in diesen 5 Tagen eine Verfügbarkeit von 5 * 8 h = 40 h. Um das Arbeitspaket in der vorgesehenen Zeit abzuarbeiten, muss der Mitarbeiter 50 % seiner verfügbaren Arbeitszeit an dem Arbeitspaket arbeiten, das Arbeitspaket bringt eine Auslastung von 50 %.

Projektauslastung

Die Projektauslastung beschreibt die Auslastung eines Mitarbeiters aus Projektsicht. Bei der Bestimmung der Auslastung wird die Projektverfügbarkeit des Mitarbeiters berücksichtigt.

Gesamtauslastung

Die Gesamtauslastung ist die projektübergreifende Auslastung eines Mitarbeiters durch alle ihm zugeordneten Arbeitspakete.

Beispiel: Einem Mitarbeiter ist ein Arbeitspaket zugewiesen, das ihn zu 25 % auslastet, i.e. 2 h an einem Arbeitstag mit 8 h Regelarbeitszeit. Ist er dem Projekt zu 50 % zugeordnet, so steht er dem Projekt insgesamt 4 h/Tag zur Verfügung. Durch das Arbeitspaket ist er damit aus Projektsicht zu 50 % ausgelastet (Projektauslastung), aus Gesamtsicht jedoch nur zu 25 % (Gesamtauslastung).

Personaleinsatzplanung

Planen und dokumentieren, wer wann in welchem Umfang für welches Projekt arbeitet

Über die Einplanung kann die prozentuale Zuordnung eines Mitarbeiters zum Projekt (Projektverfügbarkeit) weiter verfeinert werden. Der Umfang der Mitarbeit kann dabei tagesgenau in Stunden oder sogar mit Uhrzeiten angegeben werden. Arbeitspakte verwenden diese Angaben.

Ein Mitarbeiter sieht bestehende Einplanungen in seinem Kalender, kann Zeiten auf diese buchen und optional dazu berechtigt werden, seine Einplanung selbst vorzunehmen oder zu bearbeiten.

Auswertungen und Grafiken auf Mitarbeiter- oder Projektebene zeigen, ob und ab wann ein Mitarbeiter oder das Unternehmen ausgelastet ist oder freie Kapazitäten hat.

Einsatzmöglichkeiten der Ressourcenplanung und Personaleinsatzplanung

Abbildung der realen Projektzuordnung

Mit der Einplanung können Projekteinsätze und Tage vor Ort granular geplant und dokumentiert werden. Arbeitspakete und Auslastungskurven berücksichtigen diese Einplanungen und zeigen so detailliert die Verfügbarkeit und Auslastung von Mitarbeitern an.

Zuweisung von Arbeitspaketen

Durch Anlage von Arbeitspaketen und Zuweisung an Mitarbeiter können einem Mitarbeiter konkret zu leistende Aufgaben zugewiesen werden. In der Übersicht der Arbeitspakete oder direkt in der Zeiterfassungsmaske sieht der Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Arbeitspakete und kann Zeiten auf diese buchen. Die Arbeitspakete dienen dabei als „Favoriten“.

Projektauslastung optimieren

Durch konsequente Verwendung von Arbeitspaketen in einem einzelnen Projekt können den Projektmitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden, wobei sowohl die gesamte Verfügbarkeit aller Projektmitarbeiter als auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter optimiert werden kann. Durch die Auslastungsgrafiken wird es möglich, die Mitarbeiter so einzuplanen, dass diese weder zu wenig zu tun haben noch überlastet werden.

Gesamtauslastung des Unternehmens

Durch die Verwendung von Arbeitspaketen in allen Projekten sowie die passende Definition der Projektverfügbarkeiten wird die Auslastung der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen abgebildet, gleichzeitig können freie Kapazitäten oder Überlastung erkannt und diesen gegengesteuert werden.

ZEP ist modular und 
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FAQ's - Häufig gestellte Fragen:

Ja, die Ressourcenplanung in ZEP ermöglicht die genaue Planung von Mitarbeiterauslastungen für Projekte. Durch die Verwaltung von Arbeitspaketen, dynamischer Anpassung der Auslastung und Farbkennzeichnung des Status (grün, gelb, rot) behalten Sie stets den Überblick über die effiziente Planung.

Für Ihre Projektplanung dienen die Arbeitspakete in ZEP zur Festlegung von Mitarbeitern, Zeiträumen und Umfang für Vorgänge oder Tickets. Sie bieten Soll-/Ist-Aufwandsübersichten, Statusanzeigen und ermöglichen die Berücksichtigung von Feiertagen, Urlauben und Fehlzeiten, um eine präzise Auslastung zu gewährleisten.

Ja, die Auslastung eines Mitarbeiters wird farblich dargestellt: Grün zeigt eine unkritische Auslastung, Gelb signalisiert kritische Auslastung (>100%), Rot weist auf eine Eskalation hin. Grau markiert abgeschlossene Arbeitspakete ohne weiteren Handlungsbedarf.

Ja, Ihre Mitarbeiter können die Bearbeitung eines Arbeitspakets fertig melden oder bei längerem Bedarf die Restaufwandsschätzung eingeben. Diese Informationen werden protokolliert und bieten Einblicke in den Arbeitsprozess.

Die Einplanung ermöglicht die prozentuale Zuordnung eines Mitarbeiters zum Projekt, während die Personaleinsatzplanung granulare Planung und Dokumentation von Projekteinsätzen ermöglicht. Auswertungen und Grafiken bieten Einblicke in die Auslastung auf Mitarbeiter- oder Projektebene und helfen, die Gesamtauslastung Ihres Unternehmens zu optimieren.

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