Die häufigsten Fragen unserer Kunden im Überblick

Fragen und Antworten

Lesen Sie die häufigsten Kundenfragen und unsere Antworten dazu übersichtlich sortiert nach Themenbereichen.

30 Tage unverbindlich
Anwender Fragen 3

Allgemein

ZEP steht für Zeiterfassung für Projekte und bietet mit den beiden Produkten ZEP Professional und ZEP Compact eine leistungsfähige und intuitiv bedienbare Software-Lösung zur projektorientierten Arbeitszeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Projektplanung, Projekt-Controlling, Ressourcenplanung, Faktura und vieles mehr.

ZEP Clock ist eine Lösung zur reinen Arbeitszeiterfassung ohne Projektbezug. ZEP Clock kann genutzt werden, um der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nachzukommen, besonders von geringfügig beschäftigten Mitarbeitern gemäß Mindestlohn-Gesetzes (MiLoG).

Weil Zeit Geld ist. Ihr Fokus sollte auf Ihrem Tagesgeschäft liegen und nicht auf administrativen Tätigkeiten. Besonders wenn Sie für Ihre Kunden und Auftraggeber projektorientiert arbeiten und letztendlich Ihre Arbeitszeiten in Rechnung stellen, so ist es für die erfolgreiche Projektdurchführung wichtig, die geleisteten Zeiten jederzeit im Blick zu haben und diese exakt und vollständig abzurechnen. Excel-Sheets oder Stundenzettel, werden in der Handhabung und Auswertung schnell unübersichtlich, fehlerträchtig und aufwändig.

ZEP ist ein cloud-basiertes SaaS-Produkt, welches Sie monatlich mieten. Die Kosten von ZEP sind abhängig von der Produktlinie, den benötigten Zusatzmodulen sowie der Anzahl der Benutzer, die in ZEP aktiv sind. Genaue Auskunft gibt der Preisrechner.

Keine! Einerseits fallen für die Implementierung von ZEP als Standardsoftware in der Regel keine Kosten an und andererseits ist unser Telefon- und Mail-Support ist für Sie kostenlos.

Unseren Support erreichen Sie unter der Telefonnummer +49 (0)7156-43623-0 in der Zeit von 9:00 bis 16:00 Uhr, häufig auch außerhalb dieser Zeiten. Gerne können Sie uns Ihre Fragen und Anregungen auch per E-Mail an zep@provantis.de mitteilen.

Bei einer Online-Präsentation führen wir Ihnen und Ihren Kollegen ZEP in einem etwa einstündigen Termin anhand Ihrer Anforderungen vor und beantworten Ihre Fragen. Hilfreich – aber nicht erforderlich – ist es, wenn Sie sich im Vorfeld anhand einer Testversion bereits mit ZEP vertraut gemacht und konkrete Fragen und Problemstellungen haben, die wir mit Ihnen dann durchgehen können.

Bei der Anmeldung für eine ZEP Testversion können Sie den Wunsch nach einer Online-Präsentation angeben, sodass wir direkt auf Sie für die Terminvereinbarung zukommen. Natürlich können Sie uns Ihren Wunsch nach einer Online-Präsentation auch gerne jederzeit telefonisch oder per E-Mail mitteilen.

Ja. ZEP ist eine intuitiv bedienbare Software. Trotz unseres ausgiebigen Funktionsumfangs, hängen alle Funktionen logisch zusammen und können auch ohne Schulung gut nachvollzogen werden. Für Ihre Administratoren eignet sich die von uns angebotene Online-Präsentation für den Einstieg in ZEP. Die anderen User nutzen weniger Funktionen in ZEP und können somit von Ihren Administratoren eingewiesen werden.

Ja, Einführungs- und Schulungsvideos zu ZEP finden Sie auf unserem YouTube-Kanal.

Ja. ZEP kann dank zahlreicher Zusatzmodule an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden und dadurch alle Abläufe in Ihrem Unternehmen von der Auftragsplanung, über die Zeiterfassung bis hin zur Abrechnung abbilden.

Aktuell wird ZEP von über 1.300 Unternehmen mit über 35.000 Anwendern verschiedener Branchen in 12 Ländern eingesetzt. Einen Auszug unserer Kunden finden Sie in den Erfahrungsberichten.

Ja. Informationen zum Einsatz von ZEP in Unternehmen unterschiedlicher Branchen finden Sie bei den Erfahrungsberichten. Gerne nennen wir Ihnen auch Referenzkunden aus Ihrer Branche, die als Ansprechpartner zum Erfahrungsaustausch bereit stehen.

ZEP kann ohne Installation im Web-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera) und auf mobilen Endgeräten (Smartphones und Tablets) benutzt werden. Für die noch optimalere mobile Nutzung im Home-Office oder auf Dienstreisen bieten wir auch Apps für iOS- und Android-Geräte an.

ZEP Compact bietet einen guten Einstieg in die Projekteiterfassung und darauf basierende Auswertungen.
ZEP Professional bietet zusätzlich zur Projektzeiterfassung auch die Möglichkeit zur Abrechnung und umfassendem Projektmanagement aus einem zentralen System. Weitere Informationen finden Sie auf den Produktseiten.

ZEP lebt nach dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis“ und wird kontinuierlich unter Berücksichtigung von Anregungen und Wünschen unser Kunden weiterentwickelt. Jedes Jahr gibt es mehrere große Releases und kleinere Zwischenreleases, die zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen beinhalten. 
Vor den großen Releases werden Sie als Mieter von uns rechtzeitig über ein anstehendes Update und die neuen Features informiert.

Testversion

Ja. Sie haben die Möglichkeit, ZEP kostenfrei und unverbindlich zu testen. Beantragen Sie einfach Ihre Testversion über die Website. Diese steht Ihnen persönlich und exklusiv für 30 Tage zur Verfügung. Den Funktionsumfang legen Sie bei der Beantragung initial fest und können diesen später auch jederzeit innerhalb der Testversion anpassen.

Einen ersten Überblick in den Einstieg in ZEP finden Sie in in der integrierten Online Hilfe. Gerne zeigen wir Ihnen ZEP auch in einer Online-Präsentation, um Ihnen den Start zu erleichtern.

In Ihrer Testversion finden Sie oben rechts den Menüpunkt „Meine Testversion“, wo Sie die unterschiedlichen ZEP-Varianten und Module auswählen und ausprobieren können.

Ja, überzeugen Sie sich von jedem Modul selbst und erfahren so die Vorteile für Ihr Tagesgeschäft. Wir schalten Ihnen daher jedes Zusatzmodul kostenlos zum Test frei. Kontaktieren Sie bei Bedarf bitte unseren Support.

Die Testversion ist für 30 Tage vollkommen unverbindlich und kostenlos für Sie verfügbar. Da es in Ausnahmefällen wie Krankheit, Urlaub oder auch längeren internen Entscheidungsprozessen zu Verzögerungen kommen kann, sind wir kulant bei individuellen Verlängerungswünschen. Gehen Sie dafür bitte auf unseren Support zu.

Ja. Entscheiden Sie sich nach dem Test für ZEP, so können Sie uns mitteilen, ob Sie Ihre bereits erfassten Daten weiterverwenden oder ob Sie mit einem neuen ZEP starten wollen.

Entscheiden Sie sich für ZEP, so können Sie wählen, ob Sie Ihre Testdaten übernehmen oder lieber mit einer leeren Version starten möchten. Andernfalls werden Ihre Daten nach Ablauf der Testlizenz automatisch gelöscht.

Schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail mit Ihren Adressdaten und der gewünschten ZEP-Version, den Zusatzmodulen und der Mitarbeiterzahl. Wir mailen Ihnen dann einen Vertrag zu, den Sie uns unterschrieben zurückschicken. Ihr ZEP wird kurzfristig nach Vertragseingang für Sie freigeschaltet.

Miete

Unsere Mietvariante (SaaS) ist die “Rundum-sorglos”-Variante, mit der Sie sofort startklar sind. Sie müssen sich weder um die passende Hard- und Softwareumgebung, das Einspielen von Software, deren Updates oder um die Sicherung der Daten kümmern. Das übernehmen wir für Sie. Zudem zahlen Sie nur was Sie wirklich brauchen, da Sie monatlich User und Module hinzu- und abbestellen können.

Die Miete umfasst den Betrieb Ihres ZEP, die Datensicherung sowie regelmäßige Updates, um immer auf dem neuesten Entwicklungsstand zu bleiben. Unser Support steht Ihnen bei Fragen immer kostenfrei zur Verfügung.

Nein, es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. ZEP kann jederzeit zum Monatsende gekündigt werden.

Die Rechnungsstellung erfolgt quartalsweise im Voraus. Die Rechnungen erhalten Sie an die von Ihnen bevorzugte Mail-Adresse. Die Zahlung erfolgt per Lastschrift. Im Falle einer Kündigung wird die zu viel bezahlte Miete anteilig zurückerstattet.

Ja. Der Datenschutz ist uns ein sehr wichtiges Anliegen und so stellen wir regelmäßig unsere IT-Infrastruktur auf den Prüfstand, um unsere DSGVO-Konformität sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer dedizierten Seite zu diesem Thema.

Ja, mit ZEP können Sie flexibel auf die Entwicklungen in Ihrem Unternehmen reagieren: Neue Mitarbeiter oder weitere ZEP-Module für mehr Funktionalität können Sie jederzeit hinzubuchen und kurzfristig freigeschaltet bekommen.

Ja, das ist problemlos möglich und kann kurzfristig freigeschaltet werden. Ihre Daten bleiben davon unbeeinflusst. Jedoch schränkt sich bei Wechseln in eine kleinere Produktlinie gegebenenfalls der Funktionsumfang ein, sodass gewisse Daten nicht mehr benötigt werden.

Ja, bei der Miete sind Sie in beide Richtungen Ihrer Lizenzierung vollkommen flexibel und zahlen so nur was Sie auch wirklich benötigen. Teilen Sie uns einfach mit, wenn Sie die Zahl der Benutzer reduzieren wollen oder Module nicht mehr benötigen. Ihr ZEP wird dann entsprechend angepasst.

Ihr ZEP ist über die Domain www.zep-online.de erreichbar. Die für Ihr Unternehmen spezifische URL sollten Sie von Ihren unternehmensinternen ZEP-Administratoren mitgeteilt bekommen. Von diesen erhalten Sie auch Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort.

Funktionen

Ja. Teilen Sie uns einfach Ihre speziellen Anpassungs- oder Erweiterungswünsche mit. Wir prüfen diese auf Umsetzbarkeit und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot. Sind Ihre Anforderungen für alle unsere Kunden relevant, so berücksichtigen wir diese bei der Release-Planung und stellen sie Ihnen und den anderen ZEP-Nutzern in einem der nächsten Releases kostenfrei zur Verfügung.

Ja. In ZEP können Sie Ihr eigenes Briefpapier im System hinterlegen und so einen professionellen und einheitlichen Firmenauftritt unterstützen. Mit dem Faktura-Modul werden dann automatisch alle Rechnungen und Mahnungen auf diesem Briefpapier erstellt. In Verbindung mit dem Modul Abteilungen kann zusätzlich unterschiedliches Briefpapier je Standort bzw. Abteilung hinterlegt werden.

Ja, ZEP kann auch auf dem iPad benutzerfreundlich eingesetzt werden. Für kleinere mobile Endgeräte empfehlen wir unsere Apps.

Ja, mit unseren iOS- und Android Apps ermöglichen wir Ihnen auch die Benutzung von ZEP unterwegs. Die Apps für ZEP bzw. ZEP Clock finden Sie im Apple App Store bzw. Google Play Store.

Mit unseren 3 Produktlinien ZEP Professional, Compact und Clock bieten wir die passende Zeiterfassung für jeden Bedarf. Denn Zeiterfassung kann von der reinen Arbeitszeiterfassung (ZEP Clock) bis hin zur umfangreichen Projektzeiterfassung (ZEP Professional) sehr unterschiedliche Ausmaße haben. Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl der richtigen Produktlinie und der dazugehörigen Zusatzmodule.