Allgemein
Was ist ZEP?
ZEP – ZeitErfassung für Projekte - ist eine webbasierte, einfache und intuitiv bedienbare Software zur projektorientierten Arbeitszeiterfassung, Reisekostenabrechnung und zum Projektmanagement.
Warum sollte ich ZEP einsetzen?
Weil Zeit Geld ist. Weitere Gründe für den Einsatz von ZEP finden Sie hier.
Wieviel kostet ZEP? Wie ist das Preismodell?
Sie können ZEP mieten (SaaS) oder kaufen. Die Kosten von ZEP sind abhängig von der Produktlinie, den benötigten Zusatzmodulen sowie der Anzahl der Benutzer, die in ZEP angelegt werden und ZEP nutzen können. Genaue Auskunft gibt der Preisrechner.
Wann und wie erreiche ich den Support?
Unseren Support erreichen Sie unter der Telefonnummer 07156-436230 in der Zeit von 9:00 bis 16:00 Uhr, häufig auch außerhalb dieser Zeiten. Gerne können Sie uns Ihre Fragen und Anregungen auch per Email an support@zep.de mitteilen.
Was ist eine Online-Präsentation? Wie läuft diese ab?
Bei einer ZEP Online-Präsentation führen wir Ihnen und Ihren Kollegen ZEP am Bildschirm vor und beantworten gleichzeitig in einer Telefonkonferenz auftretenden Fragen. Vor einer Online-Präsentation erhalten Sie von uns Zugangsdaten, um von Ihrem Arbeitsplatz aus auf unser Präsentations-System zugreifen zu können. Hilfreich - aber nicht erforderlich - ist es, wenn Sie sich im Vorfeld anhand einer Testversion bereits mit ZEP vertraut gemacht und konkrete Fragen und Problemstellungen haben, die wir mit Ihnen dann durchgehen können.
Wie komme ich zu einer Online-Präsentation?
Bei der Anmeldung für eine ZEP Testversion können Sie den Wunsch nach einer Online-Präsentation angeben. Sofern Sie bei der Anmeldung Ihre Telefonnummer hinterlassen haben rufen wir Sie dann zur Vereinbarung eines Termins an. Natürlich können Sie uns Ihren Wunsch nach einer Online-Präsentation auch gerne telefonisch oder per Email mitteilen.
Kann ich ZEP ohne Schulung bedienen?
Ja. ZEP ist eine einfach und intuitiv bedienbare Software. Ihre Mitarbeiter benötigen vor der ersten Zeiterfassung nur eine ca. 10-minütige Einweisung und auch der Administrator kann sich anhand des "Tutorials" schnell in ZEP einfinden.
Gibt es Einführungs- und Schulungsvideos?
Ja, umfangreiche Einführungs- und Schulungsvideos zu ZEP compact finden Sie hier, zu ZEP professional und Zusatzmodulen hier.
Kann ich ZEP an meine Anforderungen anpassen?
Ja. ZEP kann dank zahlreicher Zusatzmodule an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden und dadurch alle Abläufe in Ihrem Unternehmen von der Auftragsplanung, über die Zeiterfassung und den Plan-/Ist-Vergleich bis hin zur Abrechnung abbilden.
Wer setzt ZEP ein?
Aktuell wird ZEP von über 350 Firmen mit über 8.000 Anwendern verschiedener Branchen in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingesetzt. Einen Auszug unserer Kunden finden Sie hier.
Wie wird ZEP eingesetzt? Gibt es Referenzkunden?
Ja. Informationen zum Einsatz von ZEP in Unternehmen unterschiedlicher Branchen finden Sie bei den Anwenderberichten. Gerne nennen wir Ihnen auch Referenzkunden aus Ihrer Branche, die als Ansprechpartner zum Erfahrungsaustausch bereit stehen.
Wo und wie erfasse ich meine Zeiten?
ZEP kann von jedem Arbeitsplatz mit einem Internet-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera) benutzt werden, eine Installation von zusätzlicher Software ist nicht notwendig. Dank optimierter Oberflächen ist auch die Erfassung unterwegs auf Ihrem iPhone oder Android-Smartphone problemlos möglich.
Was ist der Unterschied zwischen ZEP compact und ZEP professional?
Wie häufig gibt es Programm-Updates, wie erhalte ich Updates?
- ZEP lebt mit der Maxime: „Aus der Praxis für die Praxis“ und wird kontinuierlich nach den Anregungen unser Kunden weiterentwickelt. Pro Jahr gibt es zwei Releases.
- Als Mieter werden Sie von uns rechtzeitig über ein anstehendes Update und die neuen Features informiert, der Update aller Mieter erfolgt zu einem angekündigten Zeitpunkt. Sie müssen gar nichts tun.
- Kaufkunden mit Wartungsvertrag erhalten ebenfalls eine Ankündigung und einen Download-Link, und müssen dann die Installation (nach Anleitung) selbst durchführen.
- Kaufkunden ohne Wartungsvertrag können das Update erwerben und dann auf ihrer Umgebung einspielen.
Testversion
Kann ich ZEP testen?
Ja. Sie haben die Möglichkeit, ZEP kostenfrei und unverbindlich zu testen. Bei auftauchenden Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Beantragen Sie einfach hier Ihre Testversion. Diese steht Ihnen persönlich und exklusiv für 30 Tage zur Verfügung. Den Funktionsumfang können Sie bei der Beantragung initial festlegen und jederzeit innerhalb der Testversion anpassen.
Ich habe eine ZEP Testversion. Was nun?
Einen ersten Überblick in den Einstieg in ZEP und Ihre Testversion finden Sie in unserem Video ZEP compact - Einführung. Gerne zeigen wir Ihnen ZEP auch in einer Online-Präsentation.
Wie finde ich heraus, welche Module ich benötige?
In Ihrem Test-ZEP befindet sich oben rechts ein hellgelb hinterlegtes Feld „Konfiguration Testversion“. Hier können Sie die unterschiedlichen ZEP-Varianten und Module auswählen und ausprobieren.
Kann ich Zusatzmodule vor der Lizenzierung testen?
Ja. Sowohl in der Miet- als auch der Kauf-Variante können wir Ihnen Zusatzmodule zum Test freischalten. Kontaktieren Sie bei Bedarf bitte unseren Support.
Kann ich in der Testversion erfasste Daten weiter nutzen?
Ja. Entscheiden Sie sich nach dem Test für ZEP, so können Sie uns mitteilen, ob Sie Ihre bereits erfassten Daten weiterverwenden oder ob Sie mit einem neuen ZEP starten wollen.
Was passiert mit meinen Daten am Ende des Testzeitraums?
Entscheiden Sie sich für ZEP (Miete oder Kauf), so können Sie wählen, ob Sie Ihre Testdaten übernehmen oder lieber mit einer leeren Version starten möchten. Andernfalls werden Ihre Daten nach Ablauf der Testlizenz automatisch gelöscht.
Ich habe mich für ZEP entschieden. Wie geht es weiter?
Schreiben Sie uns einfach eine kurze Email mit Ihren Adressdaten und der gewünschten ZEP-Version, den Zusatzmodulen, der Mitarbeiterzahl und der gewünschten Vertragsversion (Miete/Kauf). Wir mailen Ihnen dann einen Vertrag zu, den Sie uns unterschrieben zurückfaxen. Ihr ZEP wird kurz danach dauerhaft für Sie freigeschaltet (Miete), beim Kauf erhalten Sie das Installationshandbuch, den Link zum Download sowie die Daten zur Freischaltung Ihrer Lizenz.
Miete
Mieten oder Kaufen? Was ist der Vorteil der Miete?
Die SaaS-/ASP-Lösung ist die kostengünstige "Rundum-Sorglos"-Variante, mit der Sie sofort startklar sind. Sie müssen sich weder um die passende Hard- und Softwareumgebung, das Einspielen von Software oder Updates noch um die Sicherung der Daten kümmern. Das übernehmen wir für Sie.
Was umfasst die Miete?
Unter „Miete“ versteht ZEP das kostengünstige Lizenz-Modell mit Sofort-Start. Ihr ZEP läuft auf unseren Servern, wir sichern Ihre Daten, Sie erhalten unsere neuen Updates kostenlos und sind somit immer auf dem neuesten Entwicklungsstand. Wir warten Ihr ZEP und unser Support steht Ihnen bei Fragen immer kostenfrei zur Verfügung.
Gibt es eine Mindestlaufzeit? Wie sind die Kündigungsfristen?
Entscheiden Sie sich für den Einsatz von ZEP, so beträgt die Mindestvertragslaufzeit 3 Monate. Danach kann ZEP jederzeit zum Monatsende gekündigt werden.
Wie erfolgt die Rechnungsstellung?
Die Rechnungsstellung bei der ZEP Miete erfolgt quartalsweise im Voraus. Als Mieter erhalten Sie die Rechnung per EMail. Die Miete wird per Lastschrift eingezogen. Bei einer Kündigung von ZEP wird die zuviel bezahlte Miete anteilig zurückerstattet.
Sind meine Daten wirklich sicher?
Ja. Alle ZEP Server stehen in Deutschland, in alarmgesicherten Räumen zu denen nur ZEP-Mitarbeiter Zutritt haben. Ihre Daten werden permanent gespiegelt und täglich über eine verschlüsselte VPN-Verbindung an einen weiteren, gesicherten Standort übertragen. Außerdem werden zusätzlich alle Daten auf Magnetband gespeichert und über Monate aufbewahrt. Weitere Informationen finden Sie hier.
Kann ich mein gemietetes ZEP erweitern, bspw. für mehr Benutzer oder zusätzliche Module?
Ja, mit ZEP können Sie flexibel auf Auftragsspitzen reagieren: Rufen Sie uns an und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit – kurz darauf können zusätzliche Mitarbeiter oder Module freigeschaltet werden. Auf Wunsch auch von vornherein befristet.
Kann ich auch die ZEP-Produktlinie wechseln, z.B. von ZEP compact zu ZEP professional?
Ja, das ist problemlos möglich und kann kurzfristig freigeschaltet werden. Ihre Daten bleiben davon unbeeinflusst.
Geht auch ein Down-grade?
Ja, bei der Miete ist auch ein Down-grade möglich. Teilen Sie uns einfach mit, wenn Sie die Zahl der Benutzer reduzieren wollen oder Module nicht mehr benötigen. Ihr ZEP wird dann entsprechend angepasst.
Wie erreiche ich mein ZEP?
Ihr ZEP ist über die Domäne www.zep-online.de sowie alternativ über die "Backup"-Domäne www2.zep-online.de erreichbar. Hinter jeder dieser Domänen steht eine eigene Leitung bei einem anderen Provider (Vodafone und Kabel-BW). Dadurch stellen wir sicher dass ZEP auch dann noch erreichbar ist wenn einer der Provider ein technisches Problem haben sollte - was normalerweise ohnehin nicht vorkommt.
Kauf
Was erhalte ich beim Kauf von ZEP?
Sie erhalten ein Installationshandbuch, den Link zum Programmpaket sowie das Passwort für die Erstinstallation Ihrer Lizenz per Email.
Wie sind die Systemvoraussetzungen?
Sie benötigen einen leistungsfähigen (aktuellen) PC/Server mit einem MS-Windows oder Unix/Linux Betriebssystem. Auf diesem muss ein Web-Server (Apache oder IIS) installiert sein, PHP in der benötigten Version sowie ein DB-System (vorzugsweise MySQL) ebenfalls in der benötigten Version. Gerne senden wir Ihnen im Vorfeld unser Installationshandbuch zu.
Kann ich mein gekauftes ZEP nachträglich erweitern, bspw. für mehr Benutzer oder um zusätzliche Module?
Ja, Ihre Kauflizenz kann jederzeit um weitere Mitarbeiter und/oder Module erweitert werden. Rufen Sie uns einfach an. Sie erhalten dann einen neuen Lizenzkey, mit dem Sie die gewünschten Erweiterungen freischalten können.
Kann ich zusätzlich benötigte Module vor einer Kaufentscheidung testen?
Ja, Sie können neue Module entweder in einer unabhängigen Testversion oder zeitlich befristet in Ihrem bisherigen ZEP ausprobieren.
Kann ich auch die ZEP-Produktlinie wechseln, bspw. von ZEP compact zu ZEP professional?
Ja, der Wechsel auf eine höhere Produktlinie ist problemlos möglich.
Geht auch ein Down-grade?
Nein, ein Down-grade ist beim Software-Kauf leider nicht möglich. Einmal bei Ihnen im Haus installierte Module können nicht zurückgenommen werden.
Kann ich einen Wartungsvertrag abschließen? Was bringt mir dieser?
Ja, ein Wartungsvertrag kann abgeschlossen werden. Mit einem Wartungsvertrag erhalten Sie telefonischen Support bei unserer Hotline und immer die neusten Releases zum Download.
Funktionen
Ich benötige eine bestimmte Auswertung oder sonstige Anpassung. Geht das?
Ja. Teilen Sie uns einfach Ihre speziellen Anpassungs- oder Erweiterungswünsche mit. Wir prüfen diese und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot. Sind Ihre Anforderungen von allgemeinem Interesse, so berücksichtigen wir diese bei der Release-Planung und stellen sie Ihnen und den anderen ZEP-Nutzern in einem der nächsten Releases kostenfrei zur Verfügung.
Können mit ZEP Rechnungen auf eigenem Briefpapier erstellt werden?
Ja. In Verbindung mit dem Modul Dokumentengenerator kann in ZEP Ihr eigenes Briefpapier im System hinterlegt werden - auch bei der Mietversion. Das Faktura-Modul liefert dann automatisch alle Rechnungen auf diesem Papier. In Verbindung mit dem Modul Abteilungen kann zusätzlich unterschiedliches Briefpapier je Standort/Abteilung hinterlegt werden. Senden Sie uns bei Vertragsabschluss ihr Firmenpapier als Word-Dokument zu. Wir bereiten die Datei auf und hinterlegen sie kostenfrei in Ihrem ZEP.
Kann ich ZEP auch auf meinem iPhone oder Android Smartphone betreiben?
Ja, mit ZEPmobile steht ein Modul zur Verfügung, das Ihnen die Benutzung von ZEP auch unterwegs ermöglicht.
Läuft ZEP auch auf meinem iPad?
Ja, ZEP kann auch auf dem iPad benutzt werden.