Fragen zu ZEP?

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Allgemein


Was ist ZEP?

ZEP – ZeitErfassung für Projekte - ist eine webbasierte, leistungsfähige und intuitiv bedienbare Lösung zur projektorientierten Arbeitszeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Projektmanagement + Projekt-Controlling, Ressourcenplanung, Faktura und vieles mehr.

Was ist ZEP Clock?

ZEP Clock ist eine Lösung zur reinen Arbeitszeiterfassung ohne Projekt-Bezug. ZEP Clock kann genutzt werden, um die Arbeitszeiten von geringfügig beschäftigten Mitarbeitern (Minijobs) zu erfassen, und so der Pflicht zur Zeiterfassung des in §17 des seit 1.1.2015 geltenden Mindestlohn-Gesetzes (MiLoG) zu entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter www.zepclock.de.

Warum sollte ich ZEP einsetzen?

Weil Zeit Geld ist. Wenn Sie für Ihre Kunden und Auftraggeber projektorientiert arbeiten und letztendlich Ihre Arbeitszeiten in Rechnung stellen, so ist es für die erfolgreiche Projektdurchführung wichtig, die geleisteten Zeiten jederzeit im Blick zu haben und diese exakt und vollständig abzurechnen. Dieses geht zwar auch mit Excel-Sheets oder Stundenzetteln, allerdings wird deren Handhabung und Auswertung schnell unübersichtlich, fehlerträchtig und aufwändig. 

Wieviel kostet ZEP? Wie ist das Preismodell?

Sie können ZEP mieten (Cloud/SaaS) oder kaufen (On Premise). Die Kosten von ZEP sind abhängig von der Produktlinie, den benötigten Zusatzmodulen sowie der Anzahl der Benutzer, die in ZEP angelegt werden und ZEP nutzen können. Genaue Auskunft gibt der Preisrechner.

Welche Zusatzkosten entstehen, wenn weitere Projektleiter oder Administratoren benötigt werden?

Keine! Bei ZEP richtet sich der Preis - neben den Modulen - ausschliesslich nach der Anzahl der aktiven Benutzer, deren Zeiten in ZEP erfasst, ausgewertet und abgerechnet werden. Ob Sie diese zu Projektleitern oder Administratoren machen bleibt Ihnen überlassen und kostet keinen Aufpreis.

Wann und wie erreiche ich den Support?

Unseren Support erreichen Sie unter der Telefonnummer +49 (0)7156-43623-22 in der Zeit von 9:00 bis 16:00 Uhr, häufig auch außerhalb dieser Zeiten.
Gerne können Sie uns Ihre Fragen und Anregungen auch per Email an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! mitteilen.

Was ist eine Online-Präsentation? Wie läuft diese ab?

Bei einer ZEP Online-Präsentation führen wir Ihnen und Ihren Kollegen ZEP am Bildschirm vor und beantworten gleichzeitig in einer Telefonkonferenz auftretenden Fragen. Vor einer Online-Präsentation erhalten Sie von uns Zugangsdaten, um von Ihrem Arbeitsplatz aus auf unser Präsentations-System zugreifen zu können. Hilfreich - aber nicht erforderlich - ist es, wenn Sie sich im Vorfeld anhand einer Testversion bereits mit ZEP vertraut gemacht und konkrete Fragen und Problemstellungen haben, die wir mit Ihnen dann durchgehen können.

Wie komme ich zu einer Online-Präsentation?

Bei der Anmeldung für eine ZEP Testversion können Sie den Wunsch nach einer Online-Präsentation angeben. Sofern Sie bei der Anmeldung Ihre Telefonnummer hinterlassen haben rufen wir Sie dann zur Vereinbarung eines Termins an.
Natürlich können Sie uns Ihren Wunsch nach einer Online-Präsentation auch gerne telefonisch oder per Email mitteilen.

Kann ich ZEP ohne Schulung bedienen?

Ja. ZEP ist eine einfach und intuitiv bedienbare Software. Ihre Mitarbeiter benötigen vor der ersten Zeiterfassung nur eine max. 10-minütige Einweisung, und auch der Administrator kann sich nach einer Online-Präsentation schnell in ZEP zurechtfinden.

Gibt es Einführungs- und Schulungsvideos?

Ja, umfangreiche Einführungs- und Schulungsvideos zu ZEP finden Sie hier.

Kann ich ZEP an meine Anforderungen anpassen?

Ja. ZEP kann dank zahlreicher Zusatzmodule an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden und dadurch alle Abläufe in Ihrem Unternehmen von der Auftragsplanung, über die Zeiterfassung und den Plan-/Ist-Vergleich bis hin zur Abrechnung abbilden.

Wer setzt ZEP ein?

Aktuell wird ZEP von über 540 Unternehmen mit über 10.000 Anwendern verschiedener Branchen in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingesetzt. Einen Auszug unserer Kunden finden Sie in den Referenzen.

Wie wird ZEP eingesetzt? Gibt es Referenzkunden?

Ja. Informationen zum Einsatz von ZEP in Unternehmen unterschiedlicher Branchen finden Sie bei den Anwenderberichten. Gerne nennen wir Ihnen auch Referenzkunden aus Ihrer Branche, die als Ansprechpartner zum Erfahrungsaustausch bereit stehen.

Wo und wie erfasse ich meine Zeiten?

ZEP kann von jedem Arbeitsplatz mit einem Internet-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera) benutzt werden, eine Installation von zusätzlicher Software ist nicht notwendig. Dank optimierter Oberflächen ist auch die Erfassung unterwegs auf Ihrem iPad oder Android-Tablet problemlos möglich, zusätzlich gibt es die ZEP2-Apps für iPhone, Android und Blackberry.

Was ist der Unterschied zwischen ZEP compact und ZEP professional?

ZEP compact bietet Zeiterfassung und darauf basierende Auswertungen.
ZEP professional bietet zusätzlich zur Zeiterfassung auch Abrechnung und Projektmanagement. Weitere Informationen und eine Vergleichsgrafik finden Sie hier.

Wie häufig gibt es Programm-Updates, wie erhalte ich Updates?

ZEP lebt nach dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis“ und wird kontinuierlich auch unter Berücksichtigung von Anregungen und Wünschen unser Kunden weiterentwickelt. Jedes Jahr gibt es 2-3 grosse Releases, alle 2 Monate kleinere Zwischenreleases, die zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen beinhalten.
Vor den grossen Releases werden Sie als Mieter von uns rechtzeitig über ein anstehendes Update und die neuen Features informiert, bei einem Zwischenreleases informiert ein Popup innerhalb von ZEP über die Neuerungen.
Kaufkunden mit Wartungsvertrag erhalten ebenfalls eine Ankündigung und einen Download-Link, und müssen dann die Installation (nach Anleitung) selbst durchführen.
Kaufkunden ohne Wartungsvertrag können das Update erwerben und dann auf ihrer Umgebung einspielen.

Testversion


Kann ich ZEP testen?

Ja. Sie haben die Möglichkeit, ZEP kostenfrei und unverbindlich zu testen. Bei auftauchenden Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Beantragen Sie einfach hier Ihre Testversion. Diese steht Ihnen persönlich und exklusiv für 30 Tage zur Verfügung. Den Funktionsumfang können Sie bei der Beantragung initial festlegen und jederzeit innerhalb der Testversion anpassen.

Kann ich auch die On-Premise Variante testen?

Ja. Wir empfehlen zwar den Test in der Cloud-Variante, da Sie damit direkt loslegen können, dennoch senden wir Ihnen auf Wunsch auch gerne die ZEP Installationshandbücher zu und stellen Ihnen die Kaufversion zur Installation auf Ihren Systemen bereit. Rufen Sie uns an.

Ich habe eine ZEP Testversion. Was nun?

Einen ersten Überblick in den Einstieg in ZEP und Ihre Testversion finden Sie in unserem Video ZEP compact - Einführung. Gerne zeigen wir Ihnen ZEP auch in einer Online-Präsentation.

Wie finde ich heraus, welche Module ich benötige?

In Ihrem Test-ZEP befindet sich oben rechts ein hellgelb hinterlegtes Feld „Konfiguration Testversion“. Hier können Sie die unterschiedlichen ZEP-Varianten und Module auswählen und ausprobieren.

Kann ich Zusatzmodule vor der Lizenzierung testen?

Ja. Sowohl in der Miet- als auch der Kauf-Variante können wir Ihnen Zusatzmodule zum Test freischalten. Kontaktieren Sie bei Bedarf bitte unseren Support.

Kann ich in der Testversion erfasste Daten weiter nutzen?

Ja. Entscheiden Sie sich nach dem Test für ZEP, so können Sie uns mitteilen, ob Sie Ihre bereits erfassten Daten weiterverwenden oder ob Sie mit einem neuen ZEP starten wollen.

Was passiert mit meinen Daten am Ende des Testzeitraums?

Entscheiden Sie sich für ZEP (Miete oder Kauf), so können Sie wählen, ob Sie Ihre Testdaten übernehmen oder lieber mit einer leeren Version starten möchten. Andernfalls werden Ihre Daten nach Ablauf der Testlizenz automatisch gelöscht.

Ich habe mich für ZEP entschieden. Wie geht es weiter?

Schreiben Sie uns einfach eine kurze Email mit Ihren Adressdaten und der gewünschten ZEP-Version, den Zusatzmodulen, der Mitarbeiterzahl und der gewünschten Vertragsversion (Miete/Kauf). Wir mailen Ihnen dann einen Vertrag zu, den Sie uns unterschrieben zurückfaxen oder mailen. Ihr ZEP wird kurzfristig nach Eingang dauerhaft für Sie freigeschaltet (Cloud/Miete), beim Kauf erhalten Sie das Installationshandbuch, den Link zum Download sowie die Daten zur Freischaltung Ihrer Lizenz.

Miete


Mieten oder Kaufen? Was ist der Vorteil der Cloud/Miete?

Die SaaS-/Cloud-Lösung ist die kostengünstige "Rundum-Sorglos"-Variante, mit der Sie sofort startklar sind. Sie müssen sich weder um die passende Hard- und Softwareumgebung, das Einspielen von Software oder Updates noch um die Sicherung der Daten kümmern. Das übernehmen wir für Sie.

Was umfasst die Miete?

Unter „Miete“ versteht ZEP das kostengünstige Lizenz-Modell mit Sofort-Start. Ihr ZEP läuft auf unseren Servern, wir sichern Ihre Daten, Sie erhalten unsere neuen Updates kostenlos und sind somit immer auf dem neuesten Entwicklungsstand. Wir warten Ihr ZEP und unser Support steht Ihnen bei Fragen immer kostenfrei zur Verfügung.

Gibt es eine Mindestlaufzeit? Wie sind die Kündigungsfristen?

Nein, es gibt keine Mindestvertragslaufzeit. ZEP kann jederzeit zum Monatsende gekündigt werden

Wie erfolgt die Rechnungsstellung?

Die Rechnungsstellung bei der ZEP Miete erfolgt quartalsweise im Voraus. Als Mieter erhalten Sie die Rechnung per EMail. Die Miete wird per Lastschrift eingezogen. Bei einer Kündigung von ZEP wird die zuviel bezahlte Miete anteilig zurückerstattet.

Sind meine Daten wirklich sicher?

Ja. Alle ZEP Server stehen in Deutschland in einem zertifizierten Hochleistungs-Rechenzentrum mit biometrischer Zugangskontrolle. Ihre Daten werden permanent gespiegelt und täglich über eine verschlüsselte Verbindung an einen weiteren, 7km entfernten Standort übertragen und dort verschlüsselt gespeichert. Hier finden Sie weitere Informationen zur Datensicherheit und Verfügbarkeit.

Kann ich mein gemietetes ZEP erweitern, bspw. für mehr Benutzer oder zusätzliche Module?

Ja, mit ZEP können Sie flexibel auf Auftragsspitzen reagieren: Rufen Sie uns an und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit – kurz darauf können zusätzliche Mitarbeiter oder Module freigeschaltet werden. Auf Wunsch auch von vornherein befristet.

Kann ich auch die ZEP-Produktlinie wechseln, z.B. von ZEP compact zu ZEP professional?

Ja, das ist problemlos möglich und kann kurzfristig freigeschaltet werden. Ihre Daten bleiben davon unbeeinflusst.

Geht auch ein Down-grade?

Ja, bei der Miete ist auch ein Down-grade möglich. Teilen Sie uns einfach mit, wenn Sie die Zahl der Benutzer reduzieren wollen oder Module nicht mehr benötigen. Ihr ZEP wird dann entsprechend angepasst.

Wie erreiche ich mein ZEP?

Ihr ZEP ist über die Domäne www.zep-online.de erreichbar.

Kauf


Was erhalte ich beim Kauf von ZEP?

Sie erhalten ein Installationshandbuch, den Link zum Programmpaket sowie die Lizenzdaten für die Erstinstallation Ihrer Lizenz per Email.

Wie sind die Systemvoraussetzungen?

Sie benötigen einen leistungsfähigen (aktuellen) PC/Server mit einem MS-Windows oder Unix/Linux Betriebssystem. Auf diesem muss ein Web-Server (Apache, NGNX oder IIS) installiert sein, PHP in der benötigten Version sowie eine MySQL Datenbanksystem in der benötigten Version. Gerne senden wir Ihnen im Vorfeld unser Installationshandbuch zu.

Kann ich mein gekauftes ZEP nachträglich erweitern, bspw. für mehr Benutzer oder um zusätzliche Module?

Ja, Ihre Kauflizenz kann jederzeit um weitere Mitarbeiter und/oder Module erweitert werden. Rufen Sie uns einfach an. Sie erhalten dann einen neuen Lizenzkey, mit dem Sie die gewünschten Erweiterungen freischalten können.

Kann ich zusätzlich benötigte Module vor einer Kaufentscheidung testen?

Ja, Sie können neue Module entweder in einer unabhängigen Testversion oder zeitlich befristet in Ihrem bisherigen ZEP ausprobieren.

Kann ich auch die ZEP-Produktlinie wechseln, bspw. von ZEP compact zu ZEP professional?

Ja, der Wechsel auf eine höhere Produktlinie ist problemlos möglich.

Geht auch ein Down-grade?

Nein, ein Down-grade ist beim Software-Kauf leider nicht möglich. Einmal bei Ihnen im Haus installierte Module können nicht zurückgenommen werden.

Kann ich einen Wartungsvertrag abschließen? Was bringt mir dieser?

Ja, ein Wartungsvertrag kann abgeschlossen werden. Mit einem Wartungsvertrag erhalten Sie telefonischen Support bei unserer Hotline und immer die neusten Releases zum Download.

Funktionen


Ich benötige eine bestimmte Auswertung oder sonstige Anpassung. Geht das?

Ja. Teilen Sie uns einfach Ihre speziellen Anpassungs- oder Erweiterungswünsche mit. Wir prüfen diese und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot. Sind Ihre Anforderungen von allgemeinem Interesse, so berücksichtigen wir diese bei der Release-Planung und stellen sie Ihnen und den anderen ZEP-Nutzern in einem der nächsten Releases kostenfrei zur Verfügung.

Können mit ZEP Rechnungen auf eigenem Briefpapier erstellt werden?

Ja. In Verbindung mit dem Modul Dokumentengenerator kann in ZEP Ihr eigenes Briefpapier im System hinterlegt werden - auch bei der Mietversion. Das Faktura-Modul liefert dann automatisch alle Rechnungen und Mahnungen auf diesem Papier. In Verbindung mit dem Modul Abteilungen kann zusätzlich unterschiedliches Briefpapier je Standort/Abteilung hinterlegt werden.

Kann ich ZEP auch auf meinem iPhone oder Android Smartphone betreiben?

Ja, mit ZEPmobile steht ein Modul zur Verfügung, das Ihnen die Benutzung von ZEP auch unterwegs ermöglicht. Die ZEP2-Apps für iPhone, Android und Blackberry finden Sie im Apple AppStore bzw. Google Play Store.

Läuft ZEP auch auf meinem iPad?

Ja, ZEP kann auch auf dem iPad benutzt werden.

Ich benötige nur eine einfache Arbeitszeiterfassung ohne Projekte. Kann ZEP das auch?

Ja, nutzen Sie hierzu unsere Produktlinie ZEP Clock zur Arbeitszeiterfassung. Weitere Informationen finden Sie unter www.zepclock.de.

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