Die Firma provantis IT Solutions hat die neue Version 5.5 ihrer webbasierten Softwarelösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte angekündigt. Highlights der neuen Version sind zwei neue Module für die Angebotsverwaltung und die einfachere Abrechnung externer Mitarbeiter sowie der Einsatz von ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server. Darüber hinaus wurden mehr als 100 kleinere und größere Erweiterungen in das neue Release integriert. Der Rollout der neuen Version erfolgt Anfang März.

So unterstützt beispielsweise das ZEP Faktura-Modul ab sofort das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dieses Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. „Wir freuen uns, unseren Kunden mit der neuen Version 5.5 von ZEP zahlreiche neue Funktionen sowie neue Module zur Verfügung stellen zu können, die ihnen die Zeiterfassung und -abrechnung sowie das Controlling ihrer Projekte erleichtert“, erklärt Oliver Lieven, Geschäftsführer provantis IT Solutions GmbH. Sein Geschäftsführerkollege Thilo Jahke ergänzt: „In die neue Version flossen mehrere Monate intensiver Entwicklungsarbeit, wir sind uns aber sicher, dass sich diese Arbeit gelohnt hat und hoffen, dass unsere Kunden dies ebenfalls so sehen.“

Neues Modul „Angebote“: Weil jedes Projekt mit einem Angebot beginnt …

… verfügt nun auch die neue Version von ZEP über ein entsprechendes Modul, mit dem Unternehmen Angebote erstellen, verwalten und versenden können. Wird aus dem Angebot dann ein Auftrag, können die Angebotsdaten direkt in ein neues Projekt überführt werden. Oliver Lieven erläutert: „Mit dem neuen Modul für Angebote werden wir unserem eigenen Anspruch gerecht, mit ZEP den gesamten kaufmännischen Lebenszyklus eines Projekts abzudecken – und dieser beginnt in der Regel bereits mit dem Erstellen eines Angebots.“

Weitere Informationen zum neuen Modul finden Sie auf der ZEP-Webseite.

Neues Modul „Freie Mitarbeiter“: Gutschrift statt Rechnung

Ebenfalls neu in ZEP 5.5 ist das Modul „Freie Mitarbeiter“, mit dem Unternehmen, die viele externe Mitarbeiter einsetzen, die interne Abrechnung der von diesen Mitarbeitern geleisteten Arbeiten deutlich vereinfachen können. Dies spart am Ende Zeit und Geld.

Anstatt nämlich wie bisher auf die Rechnung eines freien Mitarbeiters warten zu müssen und diese dann erst zu prüfen und zu bezahlen, dreht das neue Gutschriftenverfahren im Freelancer-Modul von ZEP „den Spieß“ einfach um. Im System werden zukünftig die mit dem freien Mitarbeiter vereinbarten Stunden- und Tagessätze hinterlegt. Am Monatsende wird daraus entsprechend der geleisteten Arbeitszeiten eine “Gutschrift“ erzeugt. Diese bekommt der Mitarbeiter in die Hand, das Geld wird überwiesen und fertig. Die aufwändige Rechnungsprüfung entfällt, da es schlicht keine Rechnung mehr gibt. Thilo Jahke erklärt: „In Zeiten eines anhaltenden Fachkräftemangels besteht für viele Dienstleistungsunternehmen die einzige Chance, ihre Personalressourcen zu erweitern, darin, externe Fachleute zu beschäftigen. Die interne Abrechnung dieser Mitarbeiter war in der Vergangenheit eine sehr zeitaufwändige Arbeit. Mit dem neuen ZEP-Modul kann diese Arbeit deutlich vereinfacht und damit effektiver und kostengünstiger durchgeführt werden.“

Weitere Informationen zum neuen Modul stehen auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.

ZEP wird zum Kalender-Server

Ab der neuen Version kann ZEP als „vollwertiger“ Kalender-Server eingesetzt werden, d.h. neue Termine oder Fehlzeiten können ab sofort direkt in ZEP angelegt werden. Eine Integration der gängigen Kalender-Clients (Apple Kalender, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, etc.) sowie das Synchronisieren mit Smartphone Kalender-Apps ist problemlos möglich. ZEP unterstützt dabei auch den Versand von Einladungen zu gemeinsamen Terminen, Kalenderfreigaben oder das Abfragen freier/besetzter Termine, u.v.m.

Ein Überblick über die Funktionen, Leistungsmerkmale und Module von ZEP steht auf der ZEP-Webseite zur Verfügung.