ZEP Ressourcenplanung

Arbeitspakete. Restaufwand. Auslastung. Einzigartig!


 Planen, wer wann woran arbeiten soll. Wissen, ob er damit fertig wird.

Mit der ZEP Ressourcenplanung weisen Sie Ihren Mitarbeitern Arbeitspakete zu, an denen gearbeitet werden soll. Jedes Arbeitspaket definiert den Zeitraum und den zu leistenden Umfang.

ZEP Ressourcenplanung

Einzigartig: da ZEP die aktuellen Ist-Zeiten kennt - und mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaube auch die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter - zeigt ZEP jederzeit aktuell an,

  • wieviel Zeit an einem Arbeitspaket bereits gearbeitet wurde,
  • ob ein Bearbeiter sein Arbeitspaket überhaupt noch fertig stellen kann,
  • wie stark ein Mitarbeiter durch ein Projekt (bzw. insgesamt) aus- oder überlastet ist.

Der Bearbeiter eines Arbeitspaketes kann seine Zeiten einfach auf das Arbeitspaket buchen, jederzeit den von ihm geschätzten Restaufwand eintragen, und ein Arbeitspaket fertig melden.

Als Projektleiter haben Sie damit Ihre Projekte noch besser im Griff!


Arbeitspakete

Mit einem Arbeitspaket wird festgelegt,

  • welcher Mitarbeiter
  • von wann bis wann
  • in welchem Umfang
  • an einem Vorgang bzw. - bei Einsatz des Ticketsystems – an einem Ticket oder an einer Teilaufgabe arbeiten soll.
Arbeitspakete

Status von Arbeitspaketen: grün, gelb, rot

Die Auslastung eines Mitarbeiters durch ein Arbeitspaket wird farblich wie folgt dargestellt:

  • Unkritisch (grün): die während der Restlaufzeit des Arbeitspaketes verfügbaren Stunden des Mitarbeiter reichen aus, den noch offenen Umfang des Arbeitspaketes zu leisten
  • Kritisch (gelb): die während der Restlaufzeit des Arbeitspaketes verfügbaren Stunden des Mitarbeiter reichen nicht aus, den im Arbeitspaket noch offenen Umfang zu leisten. Der Mitarbeiter hat durch das Arbeitspaket eine Auslastung >100%, hier ist ein Einschreiten durch den Projektleiter (z.B. Verlängerung der Laufzeit, Anpassung des Planaufwands aufgrund Restaufwandsschätzung o.ä.) erforderlich
  • Eskaliert (rot): die Laufzeit des Arbeitspaketes ist überschritten, das Arbeitspaket wurde aber nicht fertig gemeldet. Daher ist eine Anpassung des Planaufwands oder eine Verschiebung des Arbeitspaketes erforderlich
  • Fertig (grau): ein Arbeitspaket, das fertig gemeldet wurde (i.e. Restaufwand 0h), wird grau angezeigt. Bei diesem sind keine Maßnahmen notwendig.

Arbeitspakete sind dynamisch

Die sich durch ein Arbeitspaket ergebende Auslastung wird ständig angepasst:

  • durch jede Zeitbuchung auf das Arbeitspaket bzw. den diesem zugrunde liegenden Vorgang / Ticket / Teilaufgabe,
  • Eingabe einer Restaufwandsschätzung,
  • Anlage eines Feiertags,
  • Genehmigung eines Urlaubs oder Eintragung einer Fehlzeit,
  • Anpassung des Plan-Aufwands oder der Laufzeit des Arbeitspaketes,
  • sowie täglich durch die Verringerung der verfügbaren Zeit bis zum Ende des Arbeitspaketes.

Jede Anpassung hat automatisch auch eine Auswirkung auf die Projekt- und Gesamtauslastung des Mitarbeiters, sowie auf den angezeigten Arbeitspaket-Status.


Restaufwandsschätzung und Fertig-Meldung

Hat der Mitarbeiter die Bearbeitung eines Arbeitspaketes abgeschlossen, so kann er das Arbeitspaket fertig melden. Erkennt der Mitarbeiter, dass er länger für die Bearbeitung benötigt als ursprünglich geplant, so kann er den geschätzten Restaufwand (in Stunden) eingeben. Erfolgen im Lauf der Bearbeitung eines Arbeitspaketes mehrere Restaufwandsschätzungen, so werden diese protokolliert und angezeigt.

Projektverfügbarkeit

Damit ein Mitarbeiter in ZEP Zeiten auf ein Projekt erfassen kann, muss er dem Projekt als Projektmitarbeiter zugeordnet werden. Mit der Ressourcenplanung kann (neben anderen Parametern) die sog. Verfügbarkeit des Mitarbeiters für das Projekt (in Prozent) definiert werden. Diese Verfügbarkeit kann über die Zeit auch variieren. Die Projektverfügbarkeit gibt an, wie viel Prozent seiner Arbeitszeit ein Mitarbeiter einem Projekt zur Verfügung steht.


Auslastung

ZEP ermittelt die Auslastung eines Mitarbeiters auf Basis der ihm zugewiesenen Arbeitspakete in Relation zu der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit des Mitarbeiters.
Die verfügbare Arbeitszeit ergibt sich dabei aus der Regelarbeitszeit des Mitarbeiters, wobei Feiertage und Wochenenden sowie – bei Einsatz des Überstunden, Fehlzeiten und Urlaubs-Moduls – Fehlzeiten und Urlaube berücksichtigt werden.

Beispiel: Ein Arbeitspaket hat einen Umfang von 20h in 5 Tagen. Der Mitarbeiter hat in diesen 5 Tagen eine Verfügbarkeit von 5 * 8h = 40h. Um das Arbeitspaket in der vorgesehenen Zeit abzuarbeiten muss der Mitarbeiter 50% seiner verfügbaren Arbeitszeit an dem Arbeitspaket arbeiten, das Arbeitspaket bringt eine Auslastung von 50%.

Auslastung

Zur Grafik: die grauen Bereiche zeigen die Verfügbarkeit, die Säulen die Auslastung.

Projektauslastung

Die Projektauslastung beschreibt die Auslastung eines Mitarbeiters aus Projektsicht. Bei der Bestimmung der Auslastung wird die Projektverfügbarkeit des Mitarbeiters berücksichtigt.

Gesamtauslastung

Die Gesamtauslastung ist die Projekt-übergreifende Auslastung eines Mitarbeiters durch alle ihm zugeordneten Arbeitspakete (Summe aller Auslastungen je Tag).

Beispiel: Einem Mitarbeiter ist ein Arbeitspaket zugewiesen, das ihn zu 25% auslastet, i.e. 2h an einem Arbeitstag mit 8h Regelarbeitszeit. Ist er dem Projekt zu 50% zugeordnet, so steht er dem Projekt ingesamt 4h/Tag zur Verfügung. Durch das Arbeitspaket ist er damit aus Projektsicht zu 50% ausgelastet ( Projektauslastung), aus Gesamtsicht jedoch nur zu 25% (Gesamtauslastung).


Einsatzmöglichkeiten der Ressourcenplanung

Zuweisung von Arbeitspaketen

Durch Anlage von Arbeitspaketen und Zuweisung an Mitarbeiter können einem Mitarbeiter konkret zu leistende Aufgaben zugewiesen werden. In der Arbeitspaket-Übersicht – oder direkt in der Zeiterfassungsmaske - sieht der Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Arbeitspakete und kann Zeiten auf diese buchen. Die Arbeitspakete dienen dabei als eine Art „Favoriten“.

Projekt-Auslastung optimieren

Durch konsequente Verwendung von Arbeitspaketen in einem einzelnen Projekt können den Projektmitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden, wobei sowohl die gesamte Verfügbarkeit aller Projektmitarbeiter als auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter optimiert werden kann. Durch die Auslastungsgrafiken wird es möglich, die Mitarbeiter so einzuplanen, dass diese weder zu wenig zu tun haben noch überlastet werden.

Gesamtauslastung des Unternehmens

Durch die Verwendung von Arbeitspaketen in allen Projekten sowie die passende Definition der Projektverfügbarkeiten wird die Auslastung der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen abgebildet, gleichzeitig können freie Kapazitäten oder Überlastung erkannt und diesen gegengesteuert werden.

Weitere Features

  • Grafische Definition von Arbeitspaketen mit geplantem Aufwand und Terminen zu Vorgängen, Tickets und Teilaufgaben direkt im Projektplan.
  • Zuweisen von Arbeitspaketen an Mitarbeiter.
  • Live-Anzeige des SOLL-/IST-Aufwands je Arbeitspaket sowie der aktuellen Mitarbeiter-Auslastung.
  • Berücksichtigung von Feiertagen, Urlauben und Fehlzeiten bei der Berechnung der Mitarbeiter-Auslastung
  • Restaufwandsschätzung je Arbeitspaket
  • Definition der Projekt-Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters.

Auswertungen

  • Übersicht der anstehenden Aufgaben je Mitarbeiter.
  • Mitarbeiterauslastung in einem Projekt.
  • Mitarbeiterauslastung im Unternehmen zur Ermittlung freier Kapazitäten.

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