„Kleines Schnellboot statt schwerfälliger Frachter“
So beschreibt Patrick Plogstedt, einer der Gründer und Partner von TankTank, die Vorteile, die sich aus der Arbeitsweise seines Unternehmens für den Kunden ergeben. Er erläutert: „Mit unserem Tanking-Konzept und unserem großen Netzwerk an Freiberuflern sind wir in der Lage, für jedes Projekt die geeignetsten Talente in einem Projektteam zusammenzubringen. Wir verzichten dabei bewusst auf den traditionell in Werbeagenturen bestehenden ‚organisatorischen Overhead‘ und tragen zusätzlich dem gerade bei vielen Kreativen immer größeren Wunsch nach freiberuflichem ‚remote‘ Arbeiten Rechnung.“
Das TankTank-Konzept einer virtuellen Agentur mit agiler projektbezogener Kollaboration unterschiedlicher Freelancer stellt allerdings beim Projekt-Controlling eine ganz besondere Herausforderung.
Mit einer immer größeren Anzahl von Tank-Projekten wurde schnell klar, dass ein manuelles Projekt-Controlling wie in der Anfangszeit nicht mehr sinnvoll ist. Aus diesem Grund entschied sich TankTank bereits nach etwa einjährigem Bestehen, für diese Aufgaben die cloudbasierte Software ZEP einzuführen. ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Patrick Plogstedt erinnert sich: „Über einen Bekannten, der die Lösung bereits in seinem Unternehmen im Einsatz hatte, erfuhr ich von ZEP. Auf Grund dieser Empfehlung und nach einer entsprechenden Evaluierung entschieden wir uns dann, die Lösung auch bei TankTank einzuführen.“
Mittlerweile erfassen alle in einem Tank arbeitenden Projektmitarbeiter ihre geleisteten Projektarbeitszeiten und nutzen dafür in der Regel die für alle gängigen Betriebssysteme verfügbaren mobilen Apps von ZEP. Auch die komplette Belegerfassung erfolgt über ZEP. Die gilt auch für Fremdleistungen. Herr Plogstedt erläutert:
„Gerade die Zuordnung aller Fremdleistungen zum entsprechenden Projekt ist bei einem Freiberufler-Netzwerk wie TankTank essentiell, um jederzeit sicherzustellen, dass die Rentabilität stimmt“
Patrick Plogstedt
Gründer und Partner TankTank
Neben der reinen Zeiterfassung nutzt TankTank auch das ZEP Modul Angebote sowie da ZEP Modul Faktura für die Abrechnung. Dazu werden alle in der ZEP Zeiterfassung abgelegten Daten automatisch in die Rechnung übernommen. Patrick Plogstedt erklärt:
„Ein durchgängiger Workflow vom Angebot bis zur Rechnung für jeden einzelnen Tank war für uns ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Auswahl einer entsprechenden Software-Lösung.“
Patrick Plogstedt
Gründer und Partner TankTank
ZEP bietet genau diesen integrierten Workflow auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche.
Einsatz als Cloud Service: Auch die IT soll schlank bleiben
Das TankTank Konzept einer virtuellen Agentur mit agilen, unabhängigen Freelancer-Projektteams wirkt sich natürlich auch auf den IT-Bereich aus. „Unsere Prämisse, bei TankTank keinerlei Overhead aufzubauen, bedeutet natürlich auch, dass wir in der IT so schlank wie möglich bleiben möchten“, erklärt Herr Plogstedt. Aus diesem Grund lag es quasi auf der Hand, ZEP nicht im Inhouse-Betrieb, sondern als Cloud Service zu nutzen.
Die TankTank-Mitarbeiter greifen dabei via Internet auf die Cloud-basierte Softwarevariante von ZEP zu. Diese wird in einem ISO 27001-zertifizierten Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland betrieben. Grundlage für die Nutzung ist ein jederzeit zum Monatsende kündbarer Online-Nutzungsvertrag sowie ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert je Anwender und Monat.
Auf die Frage, welche Rolle das Thema Datenschutz und DSGVO-Konformität beim Einsatz einer Cloud-Lösung für ihn spielen, erläutert Patrick Plogstedt:
„Das Thema spielt in unseren Projekten zwar keine zentrale Rolle, dennoch vermittelt die Tatsache, dass beim Einsatz von ZEP alle Vorgaben eingehalten werden, ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauen.“
Patrick Plogstedt
Gründer und Partner TankTank
ZEP: Fokussiert, funktional, intuitiv
Nach mittlerweile fast zwei Jahren ZEP-Einsatz zieht Patrick Plogstedt folgendes Fazit:
„ZEP kann sehr viel, fokussiert sich aber dennoch auf die für das Projekt-Controlling erforderlichen Funktionen. Die Oberfläche ist sehr intuitiv und übersichtlich, auch wenn sie für uns als Kreativ-Köpfe und Werber aus Design- oder UI-Gesichtspunkten sicher nicht ‚hipp ‘ ist. Doch darauf kommt es bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling auch nicht an.“
Patrick Plogstedt
Gründer und Partner TankTank
