Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Manuelle Prozesse werden immer ungenauer und ineffizienter
„Wie bei jedem neu gegründeten Unternehmen erfolgten Zeiterfassung und Fakturierung der erfassten Projektzeiten auch bei Uzuner Consulting in der Anfangsphase manuell mit Hilfe der gängigen Office-Anwendungen Excel und Word“, erinnert sich Andrea Renk, Senior Consultant bei Uzuner Consulting, an die Anfänge des Unternehmens im Jahre 2013. Das rasche Wachstum und der damit verbundene stetige Ausbau des Mitarbeiterstamms sorgte allerdings schon bald dafür, dass dieser manuelle Aufwand auf ein Maß anstieg, das man bei Uzuner Consulting nicht mehr länger zu tragen gewillt war. Auch die Genauigkeit beim Erfassen und Abrechnen der Projektzeiten wurde immer mehr zu einer kleinen Herausforderung.
„ZEP liefert eine umfassende Funktionsvielfalt und zahlreiche Module, die sehr gut ineinander integriert sind. Die Lösung ermöglicht eine einfache und bequeme, aber präzise Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten und vielfältige Möglichkeiten zum Projekt-Controlling.“
Andrea Renk
Senior Consultant
Bereits im Jahre 2014 wurde deshalb die Entscheidung getroffen, sich nach einem speziellen Tool für Zeiterfassung und Projekt-Controlling umzusehen. „Die Zielsetzung bei der Suche nach der neuen Softwarelösung lautete ganz klar: höhere Effizienz und höhere Genauigkeit“, erläutert Andrea Renk die Ausgangssituation.
Über ein Partnerunternehmen und entsprechender Internet-Recherche stießen die Verantwortlichen von Uzuner Consulting dann auf die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte - der Firma provantis IT-Solutions. Zur Entscheidungsfindung hatte das Unternehmen eine Reihe unterschiedlicher Lösungsangebote getestet, sich dann aber rasch für ZEP entschieden. Andrea Renk erklärt: „Die Lösung passte einfach perfekt in unser Anforderungsprofil und so fiel uns die Entscheidung leicht – selbst wenn es sich bei ZEP nicht um die preisgünstigste Option der von uns getesteten Lösungen handelte.“
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Seit August 2014 ist ZEP nun auch bei Uzuner Consulting im Einsatz. Neben der reinen Zeiterfassung nutzt das Unternehmen das Modul Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie das Modul Rechnungsstellung.
Geschlossener Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung
Der Einsatz des Faktura-Moduls von ZEP ist ebenfalls Ergebnis der eingangs beschriebenen Zielsetzung von Uzuner Consulting, ursprünglich manuelle Prozesse zu automatisieren und damit effizienter und genauer zu gestalten.
Andrea Renk bestätigt: „Dank ZEP verfügen wir nun über einen geschlossenen Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung, ohne dass ein manueller Eingriff erfolgen muss. Die Daten werden einfach automatisch aus der Zeiterfassung in das Faktura-Modul übernommen.“ Darüber hinaus steigt damit die Präzision bei der Rechnungsstellung. „In der ‚Vor‘-ZEP Zeit ist es immer wieder einmal vorgekommen, dass Projektzeiten nicht oder nur verspätet abgerechnet wurden“, gesteht Andrea Renk ein. „Mit ZEP gehört dies der Vergangenheit an“.
Mittlerweile nutzen mehr als 50 Mitarbeiter von Uzuner Consulting ZEP in der täglichen Praxis. Der Einsatz im Cloud Computing-Modell ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Lösung. Für den mobilen Einsatz stehen Apps für Android- und iOS-basierte Endgeräte zur Verfügung. „Für ein projektorientiertes Consulting-Unternehmen wie uns gilt der lapidare Wahlspruch: ‚Am besten ist es, wenn das Büro leer ist‘“, erläutert Andrea Renk mit einem Schmunzeln. „Denn dann sind unsere Berater vor Ort beim Kunden. Die Möglichkeit, die entsprechenden Zeiten dann auch von unterwegs oder am Abend zu Hause erfassen zu können, sind ein praktischer Vorteil der Lösung.“ Darüber hinaus war Cloud Computing als Betriebsmodell – die Option eines Inhouse-Betriebs von ZEP besteht ebenfalls – zu Beginn eine Notwendigkeit. Andrea Renk blickt zurück: „Ursprünglich lag der Grund für den Bezug von ZEP aus der Cloud schlicht und einfach darin, dass wir über überhaupt keine eigene IT-Infrastruktur verfügten. Selbst unsere Microsoft Office Lösung bezogen wir aus der Cloud.“ Mittlerweile hat sich dies zumindest in Bezug auf die Office-Lösung geändert. „Mit dem Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur haben wir auch Office wieder ins Unternehmen ‚zurückgeholt‘.“ Bei ZEP sieht sie diesen Wechsel des Betriebsmodells in nächster Zeit dagegen nicht: „ZEP als webbasierte Lösung hat einen großen Charme und es besteht kein Grund, daran etwas zu ändern.“
Geschäftsleitung nutzt umfassende Auswertungsfunktionen
Neben der reinen Zeiterfassung und -abrechnung spielen die von ZEP angebotenen Auswertungsfunktionen zum Projekt-Controlling für Uzuner Consulting eine zentrale Bedeutung. Die Geschäftsleitung schaut regelmäßig in das System, um sich einen Überblick über den Verlauf der einzelnen Projekte zu verschaffen. Dabei spielt beispielsweise die Frage eine Rolle, wie sich der Anteil fakturierbarer und nicht fakturierbarer Stunden beim jeweiligen Projekt verhält.
Die Mitarbeiter bei Uzuner Consulting wiederum schätzen die intuitive Benutzeroberfläche, neue Mitarbeiter finden sich schnell in der Lösung zurecht. „Wir haben für unsere neuen Mitarbeiter eine kurze Einführung verfasst, wie die Zeiterfassung in ZEP bei Uzuner Consulting erfolgen soll. Diese Einführung genügt in der Regel als Einweisung“, erklärt Andrea Renk.
So hat es beispielsweise der Wunsch von der Uzuner Consulting nach einer bestimmten Auswertungsmöglichkeit in ZEP in die neue ZEP Version 5.5 geschafft, die im März 2017 vorgestellt wurde – und kommt damit nicht nur Uzuner Consulting, sondern allen ZEP-Kunden zu Gute.
