Projektmanagement

10-Punkte-Plan für eine konstruktive Feedbackkultur

Feedback ist der Schlüssel für Ihren Teamerfolg! Erfahren Sie, wie Sie in 10 Schritten eine konstruktive Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen etablieren – von Kosteneinsparungen bis zur Verankerung in Ihrer Unternehmens-DNA.
10-Punkte-Plan für eine konstruktive Feedbackkultur

Eine konstruktive Feedbackkultur ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung Ihres Teams und die Förderung der individuellen sowie organisatorischen Leistung. Durch offenes Feedback erhalten Sie und Ihre Teammitglieder wertvolle Einblicke, die ihnen helfen, ihre Fähigkeiten zu erweitern und ihre Leistungen zu optimieren. Allerdings kann sich der Aufbau einer solchen Feedbackkultur in vielen Unternehmen als herausfordernde Aufgabe gestalten. Dieser Prozess kann insbesondere dann komplex sein, wenn das Ziel darin besteht, kontinuierliches Leistungsmanagement und die Bewertung jedes Einzelnen im Unternehmen zu gewährleisten. Im heutigen Blogartikel möchten wir Ihnen erläutern, warum eine gut etablierte Feedbackkultur so wichtig ist und wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Die Bedeutung von Feedbackkultur – 5 Vorteile

Niemand ist fehlerfrei, weder Sie, noch Ihre Teammitglieder oder Ihre Vorgesetzten. Fehler sind menschlich, aber was zählt, ist die Fähigkeit, aus ihnen zu lernen und sich kontinuierliche zu verbessern. Effektives und konstruktives Feedback spielt dabei eine entscheidende Rolle. Doch die Vorteile einer starken Feedbackkultur gehen weit über individuelle Lernprozesse hinaus. Von diesen Vorteilen profitieren Sie am meisten:

Vorteil #1 Kosteneinsparungen

Der wohl bedeutendste Vorteil einer offenen Feedbackkultur liegt in den damit verbundenen Kosteneinsparungen. Wie das? Zahlreiche Studien belegen, dass Unternehmen, die regelmäßiges (Mitarbeiter-)Feedback integrieren, eine um knapp 15 Prozent niedrigere Fluktuationsrate aufweisen als ihre Mitbewerber. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Fluktuation einen erheblichen finanziellen Aufwand bedeutet. Arbeitnehmer, die sich nicht wertgeschätzt fühlen, neigen dazu, das Unternehmen zu verlassen. Besonders unter den Millennials beträgt dieser Anteil beachtliche 76 Prozent! Kontinuierliches Peer-Feedback und regelmäßige Check-Ins haben laut einer Umfrage von Globoforce und SHRM positive Auswirkungen auf Unternehmen, wie 89 Prozent der befragten Personalleiter bestätigten. Diese Erkenntnisse verdeutlichen, dass Mitarbeiter, die Feedback erhalten und sich wertgeschätzt fühlen, zufriedener sind und länger im Unternehmen bleiben. Eine niedrige Fluktuation bedeutet für Ihr Unternehmen nicht nur eine stabilere Teamstruktur, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen, da der Recruiting-Aufwand und die Kosten für Neueinstellungen minimiert werden. Berücksichtigt man, dass jede Kündigung Ihr Unternehmen bis zu einem Drittel des Jahresgehalts des Mitarbeiters kosten kann, wird deutlich, wie signifikant die finanziellen Auswirkungen einer stabilen Feedbackkultur sein können.

Vorteil #2 Individuelle Leistung steigern

Wenn Sie Feedback geben, sollte Ihr Ziel nicht darin bestehen, jemanden herunterzuspielen oder ihn auf rüde Weise zu kritisieren. Stattdessen liegt der Fokus darauf, Lob für gute Leistungen auszusprechen oder konstruktiv aufzuzeigen, wie sich jemand weiterentwickeln kann. In einer effektiven Feedbackkultur werden Ihre Mitarbeiter kontinuierlich ermutigt, ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Dies schafft Anreize für individuelles Lernen, persönliche Verbesserungen und berufliche Weiterentwicklung. Diese Vorgehensweise fördert die sogenannte Wachstumsorientierung – ein Konzept, das von der Psychologieprofessorin Carol Dweck an der Stanford University eingeführt wurde. Der Grundgedanke: Menschen mit einer wachstumsorientierten Einstellung betrachten Fehler nicht als demütigendes Versagen, sondern als aufregende Gelegenheit zum Lernen und zur persönlichen Entwicklung. Eine konsequent umgesetzte Förderung der Feedbackkultur führt also dazu, dass Ihre Mitarbeiter Feedback nicht als negativ empfinden, sondern vielmehr als Chance zur persönlichen Weiterentwicklung. Dies kann wiederum dazu beitragen, die individuelle Leistung zu steigern und das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern.

Vorteil #3 Offene Kommunikation

Im beruflichen Umfeld ist nichts schädlicher als ein Mangel an offener und ehrlicher Kommunikation. Ihre Mitarbeiter sollten stets das Gefühl haben, dass sie ihre Meinungen äußern können oder Bedenken vorbringen dürfen, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Fehlt es an dieser Offenheit, entsteht eine Unternehmenskultur, die von Geheimniskrämerei, Unaufrichtigkeit und unterdrückten Emotionen geprägt ist. Dies hat nicht nur Auswirkungen auf die Moral und Leistung Ihres Teams, sondern mindert auch die Attraktivität des Arbeitsplatzes. Ein toxisches Arbeitsumfeld kann Ihrem Unternehmen auf Dauer nachhaltig schaden! Der Aufbau einer konstruktiven Feedbackkultur fördert hingegen eine Atmosphäre offener und ehrlicher Kommunikation, in der sich Mitarbeiter ermutigt fühlen, ihre Gedanken frei zu äußern – ohne Zurückhaltung, aber konstruktiv! Dies trägt zur Schaffung von Transparenz bei und ermöglicht eine gesündere und förderliche Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams.

Vorteil #4 Berufliche Beziehungen verbessern

Die Förderung offener Kommunikation hat unmittelbare Auswirkungen auf die zwischenmenschlichen Beziehungen im beruflichen Umfeld. Wenn Ihr Team erkennt, dass Offenheit und ehrliches Feedback aktiv unterstützt und vorgelebt werden, wird es eher dazu neigen, seine Meinungen frei zu äußern. Diese positive Dynamik beeinflusst nicht nur die Arbeitsweise, sondern erstreckt sich auch auf die Qualität der zwischenmenschlichen Beziehungen. Eine gut etablierte Feedbackkultur schafft eine Umgebung, in der sich Ihre Teammitglieder immer wohlfühlen. Denn: Wenn jeder sich in seiner Haut wohlfühlt und er selbst sein kann, entstehen authentischere, vertrauensvollere und persönlichere berufliche Beziehungen.

Vorteil #5 Gewinnung wertvoller Erkenntnisse

Stellen Sie sich vor, wie umfangreich die Erkenntnisse sein könnte, wenn alle Mitarbeiter fortlaufend über die Verbesserung ihrer Leistung und die Optimierung ihrer Arbeitsweise nachdenken und diese offen austauschen würden. In herkömmlichen Unternehmen wird Feedback in der Regel nur ein- oder zweimal im Jahr im Rahmen von Leistungsbeurteilungen / Mitarbeitergesprächen eingeholt. Diese Beurteilungen bieten jedoch nur begrenzte Möglichkeiten zur Diskussion und zudem besteht die Gefahr, dass Ereignisse zwischen den Gesprächen vergessen werden. Eine täglich gelebte Feedbackkultur ermöglicht es Ihrem Team, über das gesamte Jahr hinweg wesentlich mehr Informationen zu sammeln als nur zu bestimmten, festgelegten Zeitpunkten.

Konstruktive Feedbackkultur etablieren in 10 Schritten

Nachdem wir nun die Bedeutung von Feedback am Arbeitsplatz und die Vorteile einer offenen Feedbackkultur kennengelernt haben, stellt sich Ihnen sicher die Frage: Wie kann ich dies in meinem Unternehmen tatsächlich umsetzen? Nun, die folgenden 10 Schritte können Ihnen dabei helfen, eine erfolgreiche Feedbackkultur auf Augenhöhe zu implementieren. Profitieren Sie von folgenden Maßnahmen:

1. Feedback im Onboarding-Prozess

Es ist leichter, von Anfang an eine neue Praxis zu entwickeln, als eine bestehende zu ändern – insbesondere bei neuen Teammitgliedern, die gerade erst in Ihr Unternehmen eingetreten sind. Wenn ein neues Teammitglied Ihrem Unternehmen beitritt, findet es sich in einem neuen Arbeitsumfeld mit eigenen Abläufen, Gepflogenheiten und Kommunikationsformen wieder. Auch wenn diese Person bestimmte Arbeitspräferenzen mitbringt, ist Anpassung unumgänglich. Die Vermittlung der spezifischen Arbeitsweisen Ihres Unternehmens während des Onboarding-Prozesses ist entscheidend. Frühzeitig geteilte Richtlinien, wie z.B. eigene Meeting-Richtlinien, ermöglichen es neuen Mitarbeitern, sich schneller einzuleben und Ihre Unternehmenskultur zu verinnerlichen. Dasselbe Prinzip gilt auch für die Einführung Ihrer Feedbackkultur. Je früher Sie neuen Teammitgliedern zeigen, dass Ihr Unternehmen Wert auf offenes und ehrliches Feedback legt, desto eher werden sie diese Praxis in ihren Arbeitsalltag integrieren. Voraussetzung für gutes Gelingen ist hier, dass Ihr bestehendes Team bereits die gewünschte Feedbackkultur verinnerlicht hat und auslebt.

2. Feedbackkompetenz als Teamleistung

Die Vorstellung einer großartigen Feedbackkultur allein reicht nicht aus; solange Ihre Teammitglieder den Wert von Feedback nicht erkennen oder nicht wissen, wie sie es effektiv geben können, wird eine solche Kultur nicht erfolgreich sein. Deshalb ist es entscheidend, Feedback-Trainings für alle Teammitglieder durchzuführen, um eine robuste Feedbackkultur zu etablieren. Dies kann in Form von unternehmensweiten Präsentationen, Team-Workshops oder einfach durch die Vorstellung und Verinnerlichung Ihrer Feedback-Leitlinien und -Regeln geschehen. Zeigen Sie Ihrem Team die Bedeutung einer solchen Kultur auf und erklären Sie verschiedene Arten von Feedback (und wann diese angemessen sind). Erläutern Sie auch die angemessene Vorgehensweise beim Geben und Empfangen von Feedback und setzen Sie klare Erwartungen unter Berücksichtigung organisatorischer Standards. Beispiel: Geben Sie niemals negatives Feedback, ohne gleichzeitig mögliche Lösungen oder Verbesserungsvorschläge anzubieten.

Feedback Methoden
Diese Methoden stehen Ihnen für eine konstruktive Feedbackkultur zur Verfügung.

3. Etablieren Sie einen Safe-Space

Es ist nicht nur wichtig, Ihren Teammitgliedern die Bedeutung von Feedback zu vermitteln, sondern auch eine Umgebung zu schaffen, in der sie sich tatsächlich wohlfühlen, wenn sie Feedback geben oder erhalten. Menschen sind oft nervös, wenn es um Feedback geht. Schließlich könnte dies bedeuten, dass man etwas falsch gemacht hat, das Gegenüber das Feedback schlecht aufnimmt und dies mit negativen Konsequenzen verbunden sein könnte, vielleicht sogar mit dem Verlust des Arbeitsplatzes. Aber: Dies sollte nicht die Perspektive auf Feedback sein! Niemand ist perfekt und Feedback sollte vielmehr dazu dienen, Menschen zu unterstützen, zu wachsen und sich zu verbessern. Wenn jemand Feedback gibt, geschieht dies nicht, weil er denkt, dass der Empfänger entlassen werden sollte. Vielmehr ist es ein Anreiz zur Arbeitsoptimierung. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, das Stigma um Feedback zu brechen und eine sichere Umgebung für den Austausch unter den Mitarbeitern zu schaffen! Dies erfordert eine klare Kommunikation der Anti-Vergeltungspolitik Ihres Unternehmens! Sie sollten erklären, dass Feedback darauf abzielt, die Arbeit zu verbessern. Ihre Mitarbeiter sollen verstehen, dass es keine negativen Konsequenzen hat, wenn sie konstruktive Kritik äußern. Sobald Ihre Mitarbeiter dies erkennen, wird die Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen schnell gedeihen.

4. Kleine Schritte erleichtern den Start

Auch wenn Ihre Kollegen und Teammitglieder bereits wissen, dass offene Kommunikation möglich ist, benötigen sie wahrscheinlich Zeit, um sich daran zu gewöhnen und es zur Routine werden zu lassen. Beginnen Sie also zunächst klein und versuchen Sie nicht, zu schnell zu viel zu erreichen. Der Aufbau einer robusten Feedbackkultur ist ein schrittweiser Prozess, der nicht über Nacht geschieht. Ihr gesamtes Team benötigt Zeit und Engagement, um die richtige Einstellung zu entwickeln, die entsprechenden Praktiken zu erlernen und eine gefestigte Feedbackkultur am Arbeitsplatz zu schaffen. Starten Sie mit kleinem, persönlichem Lob für Ihr Team, bevor Sie zu formelleren Anerkennungen oder Kritik übergehen. Sie können damit beginnen, mehrmals positives Feedback zu geben, bevor Sie sich auf ausführlichere konstruktive Kritik konzentrieren. Vertrauen ist die Basis für das Verteilen und Empfangen von offenem Feedback.

Was bedeutet konstruktives Feedback?
Viel mehr als eine Floskel: So geht konstruktives Feedback!

5. Seien Sie Vorbild

Ihre Teammitglieder werden wahrscheinlich nicht von selbst Feedback geben, wenn das Management nicht danach fragt oder selbst konstruktive Rückmeldungen gibt. Dies gilt unabhängig von der Größe oder Struktur Ihres Unternehmens. Auch in flacheren Organisationsstrukturen gibt es implizite Hierarchien innerhalb der Belegschaft. Letztlich entscheidet oft der CEO darüber, wer eingestellt oder entlassen wird. Daher genügt es nicht, lediglich eine sichere Umgebung zu schaffen. Personen in höheren Positionen der Unternehmenshierarchie müssen sich aktiv für die Feedbackkultur einsetzen und die Prinzipien, die sie „predigen“, auch in die Praxis umsetzen. Indem Sie mit gutem Beispiel vorangehen, vermitteln Sie Ihrem Team, dass Feedback nicht nur erwünscht, sondern vor allem nicht bestraft wird!

6. Feedbackroutine entwickeln

Besonders in den Anfangsphasen, wenn es darum geht, eine Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen aufzubauen, ist es entscheidend, dass Feedback zu einer festen Größe in Ihrer Arbeitsroutine wird – ein integraler Bestandteil der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Team. Ein effektives Beispiel ist die Beendigung der Woche mit einem Team-Meeting, bei dem Sie zu Beginn einige Minuten für Lob reservieren. Hier haben alle die Gelegenheit, positives Feedback für Leistungen ihrer Kollegen in der vergangenen Woche zu äußern. Dies stärkt nicht nur die Moral, sondern fördert auch den Teamgeist. Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung eines automatisierten wöchentlichen Feedback-Formulars. Hier können Sie Ihr Team dazu auffordern, kurz Rückmeldung darüber zu geben, wie die Zusammenarbeit in der vergangenen Woche funktioniert hat. Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Erlaubt ist, was für Ihr Team funktioniert. Das Ziel ist jedoch sicherzustellen, dass Feedback Teil der regelmäßigen Routine Ihres Teams wird und nicht nur eine einmalige Angelegenheit bleibt.

7. Passende Feedbackkanäle

Um den vorherigen Punkt zu vertiefen ist es wichtig, die richtigen Kanäle für Feedback zu nutzen und sie angemessen einzusetzen. Ideal ist es, in Ihrem Unternehmen verschiedene Möglichkeiten zu testen, um herauszufinden, welche am besten für Sie und Ihr Team funktionieren. Von Einzelgesprächen über anonyme Formulare bis hin zu 360-Grad-Feedback sind keine Grenzen gesetzt. Denn: Nicht alle Formate sind für jedes Team geeignet. Es ist ratsam, schrittweise verschiedene Ansätze auszuprobieren und zu bewerten, was am besten funktioniert. Dabei ist wichtig, auch hierfür ehrliche Rückmeldungen Ihres Teams einzuholen.

8. Balance ist das A und O

Obwohl wir bereits erwähnt haben, dass es wichtig ist, mit positivem Feedback zu starten, sollte dies nicht die einzige Rückmeldung bleiben. Viele Mitarbeiter neigen dazu, sich zunächst auf Lob und Anerkennung zu konzentrieren und das ist auch vollkommen in Ordnung. Dennoch ist es wichtig, dass Sie die Dynamik im Auge behalten und sicherstellen, dass Ihre Feedbackkultur sich zu mehr als nur positiver Rückmeldung entwickelt. Denn, während positives Feedback gut für die Teammoral ist, ist auch konstruktive Kritik notwendig, damit Ihr Team wachsen kann. Achten Sie darauf, ein ausgewogenes Verhältnis von Lob und Weiterentwicklung zu erreichen.

9. Auf Worte sollten Taten folgen

Eine häufige Herausforderung, der Teams gegenüberstehen, besteht darin, dass gegebenes Feedback nicht in konkrete Handlungen umgesetzt wird. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen:

Warum wird Feedback nicht umgesetzt?
Herausforderungen im Feedbackprozess

Wenn Feedback auf diese Weise behandelt wird, verliert es seinen Nutzen und kann sogar zu Unmut unter Ihren Teammitgliedern führen. Stattdessen sollten beide Parteien, die an einem Feedbackgespräch beteiligt sind, klare Schritte für die Zukunft vereinbaren und sicherstellen, dass diese auch umgesetzt werden. Effektives Feedback sollte immer zu konkreten Handlungen oder Entscheidungen führen! Wenn Sie Feedback erhalten, ist es ratsam, darauf einzugehen, damit sich jeder Beteiligte verstanden fühlt und das Feedback zielführend umgesetzt werden kann.

10. Feedback als Unternehmens-DNA

Abschließend ist es entscheidend, dass Ihr Unternehmen und jeder einzelne Mitarbeiter Ihre Feedbackkultur nicht nur akzeptieren, sondern sie aktiv leben! Wenn Sie wirklich von ihr profitieren möchten, muss Feedback zu einem dauerhaften, integralen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur werden. Viele Unternehmen verankern die kontinuierliche Feedbackkultur sogar in Ihren Unternehmenswerten und damit tief in der DNA des Unternehmens.

Feedback 2.0: Mit Projektzeiterfassung zu kontinuierlicher Weiterentwicklung

Eine starke Feedbackkultur ist entscheidend für die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihres Teams und die Verbesserung der Unternehmensleistung. Es ist jedoch nicht immer einfach, eine solche Kultur zu etablieren und aufrechtzuerhalten. Hier kommt die Rolle von Projektzeiterfassungssoftware ins Spiel, die nicht nur zur effizienten Verwaltung von Arbeitsstunden beiträgt, sondern auch die Grundlage für eine konstruktive Feedbackkultur schaffen kann. Wie das?

Mit ZEP haben Sie die Möglichkeit, Projektfortschritte in Echtzeit darzustellen. Diese objektiven Informationen bilden die Grundlage für aussagekräftiges Feedback, das auf messbaren Leistungen basiert. Eine genaue Projektzeiterfassung ermöglicht Ihnen eine effektive Überwachung des Projektfortschritts, sodass Sie rechtzeitig Engpässe identifizieren oder ineffiziente Arbeitsabläufe herausfiltern können. Dies geben Sie als konstruktives Feedback an Ihr Team weiter. Denn: Konstruktives Feedback trägt – wie wir wissen – zur Leistungssteigerung des gesamten Teams bei! Glauben Sie nicht? Testen Sie ZEP für 30 Tage unverbindlich und kostenfrei und finden Sie heraus, wie Sie Ihr Team mit einer offenen Feedbackkultur zu Arbeits- und Projektzeiten optimal unterstützen können.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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