Digitalisierung

Agiles Arbeiten: 6 Methoden für erfolgreiche Teams

Wie kann ZEP Ihr Team dabei unterstützen, kurze Zeitintervalle effektiv zu nutzen und den Fokus auf wichtige Aufgaben zu lenken? Nutzen Sie die digitale Unterstützung, um agiles Arbeiten in Ihrem Team erfolgreich umzusetzen und die Rentabilität Ihrer Projekte zu maximieren.
Agiles Arbeiten: 6 Methoden für erfolgreiche Teams

Im Zeitalter der Digitalisierung und der stetig zunehmenden Komplexität werden agile Arbeitsmethoden immer essenzieller, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Agiles Arbeiten und agile Teams stellen die Antwort auf die Herausforderungen, die durch die digitale Transformation entstehen, dar. In diesem Blog werden wir die sechs zentralen Eckpfeiler agilen Arbeitens genauer unter die Lupe nehmen und erläutern, wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren können. Des Weiteren werfen wir einen Blick darauf, wie Software für Projektzeiterfassung – wie z.B. ZEP – dazu beitragen kann, Ihr Team bei der effizienten Umsetzung Ihrer Ziele zu unterstützen.

Was bedeutet agil? Eine Definition.

Das lateinische Wort „Agilis“ bedeutet „beweglich, tätig“ und leitet sich von „agere“ ab, was so viel wie „ausführen, handeln“ bedeutet. Talcot Parsons legte bereits in den 1950er Jahren – also lange vor der digitalen Transformation – den systemtheoretischen Grundstein für agiles Arbeiten mit seinem AGIL-Schema (Adaption, Goal Attainment, Integration, Latency). Dieses beschreibt die Fähigkeiten eines selbst erhaltenden sozialen Systems. Ein Schema, das Sie heute für sich nutzen können, um agiles Arbeiten in Ihr Projektgeschäft einfließen zu lassen. Denn: Agiles Arbeiten findet auf verschiedenen Ebenen innerhalb Ihres Unternehmens statt, angefangen bei agilen Teams über agiles Management bis hin zu einer vollständig agilen Geschäftsorganisation.

Agiles Arbeiten ist keine vage Flexibilität oder Beschleunigung von Arbeitsabläufen, sondern viel mehr eine strukturierte Form der Zusammenarbeit, die mit traditionellen Organisationsstrukturen, Hierarchien und der individuellen beruflichen Sozialisierung kollidiert. Die erfolgreiche Arbeit agiler Teams basiert auf sechs grundlegenden Eckpfeilern:

Freiwilligkeit – Veränderungen annehmen

Die Freiwilligkeit ist entscheidend für erfolgreiches agiles Arbeiten. Nur wenn Ihr Team freiwillig teilnimmt, kann Freude am Mitgestalten entstehen. Der Glaube, dass jeder stets sein Bestes gibt und Verantwortung für sein Handeln übernimmt, geht mit der Freiwilligkeit einher. Teammitglieder, die sich verpflichtet fühlen oder von Ihnen als Vorgesetzten abgestellt wurden, sind langfristig nicht förderlich für Ihr Unternehmen. Denn: Die Freiwilligkeit und der Wille zur Veränderung ermöglichen Selbstorganisation und entbinden von externer Steuerung.

Ziele & Leitbilder formulieren

Voraussetzung für agiles Arbeiten sind klare Ziele und Leitbilder, mit denen sich alle Ihre Teammitglieder identifizieren können. Auf Unternehmensebene bildet das Unternehmensleitbild oder der Purpose die Basis, von dem Strategien für Ihre Teams und Projekte abgeleitet werden können. Ohne klare Ziele und Leitbilder versinkt agiles Arbeiten im Chaos, da niemand weiß, wie und welche Ziele erreicht werden können. Daher ist es entscheidend, in die Formulierung von Leitbildern und Zielen zu investieren, da sie die Grundlage für agiles Arbeiten bilden.

Adaption & Kommunikation

Agiles Arbeiten ist ein empirischer Prozess. In regelmäßigen Abständen werden Arbeitsergebnisse begutachtet, Anforderungen ergänzt und neu priorisiert. Die Planung erfolgt dabei nur bis zum Ende des nächsten Intervalls, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Diese Vorgehensweise erfordert den Mut, Entscheidungen ständig zu hinterfragen. Feedback ist ein integraler Bestandteil. Im Gegensatz zu „lessons learned“ am Ende eines Projektes sind Feedbackschleifen im agilen Prozess fest verankert. Das Scrum-Framework definiert diese Intervalle als Sprints, die maximal 1-4 Wochen dauern. Die Arbeitsergebnisse besprechen Sie in Reviews und können so die Zusammenarbeit im Team in Retrospektiven optimieren. Eine konstruktive Kommunikation auf Augenhöhe ist hier das Maß der Dinge.

Kundenzentrierung – Kunden als fester Bestandteil

Wenn Sie sich für einen agilen Arbeitsprozess entscheiden, binden Sie auf jeden Fall Ihre Kunden aktiv mit ein. Was bedeutet das genau? Nun, Sie sollten Kundenprobleme und -bedürfnisse analysieren, verstehen und (falls möglich) vorhersehen. Durch Prototypen wird Ihr Kunde bereits in einem frühen Stadium des Produktlebenszyklus in die Entwicklung mit einbezogen, sodass Ihr Kunde früh die Möglichkeit hat, konkretes Feedback zu geben. Zur Erfassung, Einordnung und Verarbeitung von Kundenbedürfnissen setzen agile Teams verschiedene Methoden, wie z.B. Customer Journey Mapping, User Stories oder die Jobs-to-be-done-Methode ein.

Autonomes & selbstbestimmtes Arbeiten

Agiles Arbeiten setzt auf kleine, autonome und selbstorganisierte Teams. Autonomie bedeutet, dass das Team alle wesentlichen Entscheidungen eigenständig trifft. Dabei dienen die vereinbarte Mission oder die Ziele sowie Business- und user-Anforderungen als Leitplanken. Diese Form der Selbstorganisation bedeutet auch, dass Ihr Team Verantwortung für die Zielerreichung übernimmt. Jedes Mitglied spielt eine aktive Rolle und trägt zur Zielerreichung bei. Vertrauen und klar definierte Ziele sind Grundvoraussetzung hierfür. Autonomie und Selbstorganisation erfordern, dass alle notwendigen Ressourcen und Kompetenzen im Team vorhanden sind. Nur so kann ein agiles Team seine Ziele unabhängig von anderen Teams oder Abteilungen erreichen.

Wertorientierung – Priorisieren, fokussieren, erledigen

Was wollen Sie mit agilem Arbeiten erreichen? Konkrete und messbare Werte schaffen! Alle Aufgaben sollen einen klaren und messbaren Wertbeitrag haben. Die Wertorientierung spiegelt sich in Ihren Prinzipien wider, die sicherstellen, dass Kunden- und Unternehmenserwartungen ausgewogen berücksichtigt werden.

Wertorientierung agiles Arbeiten
Kunden- und Unternehmenserwartungen sollten beim agilen Arbeiten ausgewogen berücksichtigt werden.

Vermeiden Sie unnötige Maßnahmen und priorisieren Sie Aufgaben – So hat Ihr agiles Team ein gemeinsames Verständnis von erledigter Arbeit. Die Umsetzung von agilem Arbeiten erfordert gerade zu Beginn ein Umdenken und eine Veränderung im Mindset Ihrer Mitarbeiter. Denn: Agiles Arbeiten bedeutet, Verantwortung zu übernehmen, Prioritäten zu setzen und auch mal „Nein!“ zu sagen. Transparente Leitbilder und Ziele sowie greifbare Beispiele sind entscheidend, um das Mindset Ihres Teams zu fördern.

Agile Teamarbeit erfolgreich einführen

Nachdem wir nun die Eckpfeiler agiler Arbeit betrachtet haben, ist es an der Zeit für die Praxis. Wie können Sie als Führungskraft sicherstellen, dass nicht nur die Begriffe Agilität und agile Teamarbeit im Raum stehen bleiben, sondern dass tatsächlich eine Veränderung und Verbesserung in der Zusammenarbeit erzielt wird? Wir möchten Ihnen sechs Tipps geben, wie Sie Ihr Team dabei begleiten, aktiv den Prozess agiler Arbeit mitzugestalten und erfolgreich umzusetzen:

Tipp 1: Gemeinsames Verständnis schaffen

Der Begriff „Agilität“ ist omnipräsent und der Wunsch, mit agilen Methoden zu arbeiten, ist weit verbreitet, bietet aber auch eine breite Interpretationsgrundlage. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, in Ihrem Team zu klären, welche Vorstellungen und Erwartungen mit Agilität verbunden sind. Welche spezifischen Ziele sollen durch die Einführung agiler Teamarbeit in Ihrem Unternehmen erreicht werden? Welchen konkreten Mehrwert bietet agile Teamarbeit für Ihr Unternehmen? Die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses ist der erste Schritt. Ein möglicher Ansatz für das Verständnis agiler Teamarbeit besteht darin, Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, flexibel, schnell und anpassungsfähig auf wechselnde Rahmenbedingungen und komplexe Aufgabenstellungen zu reagieren. Hierbei arbeiten Ihre Teammitglieder unabhängig, in eigener Verantwortung und idealerweise mit einem eigenen Budget. In agilen Teams gibt es keine Hierarchien, keinen Teamleiter und nur kurze Entscheidungswege. Es ist erst dann vorgesehen und als Ausnahme möglich, dass die nächsthöhere Entscheidungsinstanz eingreift, wenn unlösbare Probleme auftreten, die auf Teamebene nicht gelöst werden können.

Tipp 2: Kompetenzlücken schließen

Die Bereicherung durch ein agiles Team zeigt sich besonders bei der Bewältigung komplexer Problemlösungen. Stellen Sie daher Teams mit Mitarbeitern zusammen, die einen hohen Selbstorganisationsgrad aufweisen und kompetent sowie eigenverantwortlich handeln können. Teammitglieder, die ständige Anweisungen benötigen, sind für agile Teams eher nicht geeignet. Führen Sie daher einen Agilitäts-Kompetenzcheck durch, um die vorhandenen Fähigkeiten zu bewerten. Die Ergebnisse können als Grundlage dienen, um vorhandene agile Kompetenzlücken durch z.B. gezielte Weiterbildungsmaßnahmen zu schließen.

Tipp 3: Nutzen verdeutlichen

Bei der Einführung agiler Teamarbeit steht im Fokus, die Menschen – also Ihre Mitarbeiter – nicht zu übergehen und die Arbeitsweisen nicht als etwas aufzuzwingen, das sie weder leisten können noch leisten wollen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, alle beteiligten Personen ins Zentrum zu rücken und die agilen Arbeitsweisen als Mittel zum Zweck für bessere Ergebnisse zu positionieren. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den gesamten Umstellungsprozess mit ein. Achten Sie darauf, Ihr Team nicht zu überfordern. Denn: Sie haben ein gemeinsames Ziel – Ihre Projekte effizienter durchzuführen und erfolgreicher zu werden!

Tipp 4: Mit Pilotprojekt starten

Die Einführung agiler Teamarbeit kann Stolpersteine für Sie bereithalten. Daher ist es ratsam, nicht mit einem Projekt zu beginnen, dessen Ausgang die Existenz Ihres Unternehmens beeinträchtigen könnte. Wählen Sie daher ein überschaubares Projekt und informieren Sie alle Abteilungen über die Einführung eines agilen Projektteams, insbesondere alle Stellen, die mit diesem Projekt in Verbdingung kommen könnten. Jeder betroffene Bereich sollte informiert sein und es sollte klar sein, dass dieses agile Projektteam mit eigener Budgetverantwortung und Autonomie agieren wird. Denn: Agile Teamarbeit ist zum Scheitern verurteilt, wenn von externer Seite wieder Einfluss genommen wird. Vermutlich haben Sie auch das Bedürfnis, über das Budget zu intervenieren und Entscheidungen des Teams zu beeinflussen. Aber: Vertrauen Sie Ihrem Team! Es besitzt – sofern Sie den Kompetenzcheck durchgeführt haben – das nötige Wissen und den festen Willen, dieses Pilotprojekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen! Auch Sie als Führungskraft müssen lernen, Verantwortung abzugeben. Es ist entscheidend, dass Sie als Führungskraft die innere Bereitschaft zeigen, das agile Team auch wirklich autonom agieren zu lassen.

Tipp 5: Misserfolge objektiv bewerten

Wie Sie sehen, werden auch Sie als Führungskraft bei der Implementierung agiler Strukturen vor Herausforderungen gestellt. Es ist aber entscheidend für den Lernprozess, Erfolge im Team tatsächlich dem Team selbst zuzuschreiben. Oftmals werden Erfolge (und Misserfolge) einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet. Diesem Ansatz sollten Sie entsagen! Es ist essenziell, Erfolge und Misserfolge nicht zu individualisieren, sondern diese objektiv dem Team und den vorhandenen Strukturen zuzuschreiben, die für die Teamarbeit typisch sind. Leistungen, die nur durch die agile Zusammenarbeit in Ihrem Team erreicht werden könnten, sollten Sie als solche anerkennen. Sie haben einen „Mitarbeiter des Monats“? Bennen Sie diese Kategorie doch einfach in „Team des Monats“ um. So heben Sie die gesamte Teamleistung hervor.

Tipp 6: Implementierung aktiv unterstützen

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie als Führungskraft die Mitarbeiter auf ihrem individuellen agilen Entwicklungsstand abholen. Hierzu sollten Sie verschiedene Führungsstile situations- und personenabhängig anwenden und dabei den spezifischen Kontext Ihrer Führung berücksichtigen. Was bedeutet das konkret? Nun, wenn ein Mitarbeiter weiterhin Anleitung und Kontrolle bei der Arbeit benötigt, ist ein hierarchischer Führungsstil angebracht. Bei einem transformationalen Ansatz führen Sie vorrangig durch Inspiration und Visionen. Als coachende Führungskraft bieten Sie vor allem Hilfe zur Selbsthilfe an. Dabei ist das übergeordnete Ziel stets, dass das Teammitglied in der Lage ist, eigenständig Problemlösungen zu erarbeiten.

Projektorientiertes agiles Arbeiten

Agiles Arbeiten, insbesondere Agilität im Projektmanagement, hat bereits in vielen projektorientierten Branchen wie der Softwareentwicklung, dem Ingenieur- und Bauwesen sowie der Unternehmensberatung einen hohen Stellenwert. Die Umsetzung dieser Arbeitsweise wird durch Methoden wie z.B. Scrum unterstützt, während Softwarelösungen wie ZEP bei der praktischen Umsetzung und Dokumentation behilflich sind. Bei der Anpassung an agile Methoden wie Scrum unterstützen wir Sie mit dem ZEP Zusatzmodul Modul Tickets, Aufgaben & To-dos. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben im Detail zu planen und zu verwalten.

Das ZEP-Modul spielt eine entscheidende Rolle bei der effizienten Umsetzung Ihrer agilen Teamziele. Es ermöglicht eine strukturierte Planung und Überwachung von Aufgaben und To-dos, was zu einer zielgerichteten Umsetzung beiträgt. Die klare Zuordnung von Tickets zu Projekten und die Delegierung im Team schaffen Transparenz in der Kommunikation und fördern die Zusammenarbeit zwischen allen Teammitgliedern. Diese transparente Arbeitsweise erleichtert nicht nur die Aufgabenverteilung, sondern trägt auch dazu bei, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben im Kontext des Gesamtprojekts verstehen.

Agile Teams sind darauf angewiesen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Hier bietet Ihnen das ZEP-Zusatzmodul die notwendige Flexibilität, da es eine einfache Anpassung von Aufgaben und Prioritäten ermöglicht. Die Integration von Kundenaktivitäten und -feedback ist ebenfalls entscheidend. Das Modul erleichtert die Erstellung von Tickets direkt aus eingehenden E-Mails und ermöglicht es, Kundenfeedback nahtlos in Ihren agilen Arbeitsprozess zu integrieren. Dies fördert nicht nur die Kundenzentrierung, sondern ermöglicht auch eine schnelle Reaktion auf Kundenbedürfnisse.

Fördern Sie aktiv die Selbstorganisation und Autonomie Ihres Teams. Das ZEP-Modul dient Ihnen dabei als Werkzeug, um die Verantwortung Ihrer Teammitglieder zu stärken. Gleichzeitig ermöglicht die strukturierte Dokumentation eine leicht nachvollziehbare Historie von Aufgaben und To-dos. Dies ist besonders in retrospektiven Analysen und Reviews von unschätzbarem Wert, um Erfolge zu feiern und aus Misserfolgen zu lernen. Die Planung des Zeitaufwands und die Überwachung der Bearbeitung auf Detailaufgaben-Ebene tragen zur Zeitersparnis und Gesamteffektivität des Teams bei.

Sprechen Sie unser Support-Team gerne persönlich an, wenn Sie Fragen haben. Oder nutzen Sie die Möglichkeit, sich in einem unserer Webinare über alle Funktionen von ZEP zu informieren. Sie wollen ZEP direkt ausprobieren? Hier sichern Sie sich Ihre kostenfreie Testversion.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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