Projektmanagement

Agiles Arbeiten erklärt: Vorteile, Beispiele und Tipps

Wie kann ZEP Ihr Team dabei unterstützen, kurze Zeitintervalle effektiv zu nutzen und den Fokus auf wichtige Aufgaben zu lenken? Nutzen Sie die digitale Unterstützung, um agiles Arbeiten in Ihrem Team erfolgreich umzusetzen und die Rentabilität Ihrer Projekte zu maximieren.
Agiles Arbeiten erklärt: Vorteile, Beispiele und Tipps

Im Zeitalter der Digitalisierung und der stetig zunehmenden Komplexität werden agile Arbeitsmethoden immer essenzieller, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Agiles Arbeiten und agile Teams stellen die Antwort auf die Herausforderungen, die durch die digitale Transformation entstehen, dar. In diesem Blog werden wir die sechs zentralen Eckpfeiler agilen Arbeitens genauer unter die Lupe nehmen und erläutern, wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren können. Des Weiteren werfen wir einen Blick darauf, wie Software für Projektzeiterfassung – wie z.B. ZEP – dazu beitragen kann, Ihr Team bei der effizienten Umsetzung Ihrer Ziele zu unterstützen.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Welche Vorteile hat agiles Arbeiten?
Agiles Arbeiten im Team
Agile Arbeitsmethode implementieren
Projektorientiertes agiles Arbeiten

Was bedeutet agiles Arbeiten eigentlich?

Das lateinische Wort „Agilis“ bedeutet „beweglich, tätig“ und leitet sich von „agere“ ab, was so viel wie „ausführen, handeln“ bedeutet. Talcot Parsons legte bereits in den 1950er Jahren – also lange vor der digitalen Transformation – den systemtheoretischen Grundstein für agiles Arbeiten mit seinem AGIL-Schema (Adaption, Goal Attainment, Integration, Latency). Dieses beschreibt die Fähigkeiten eines selbst erhaltenden sozialen Systems. Ein Schema, das Sie heute für sich nutzen können, um agiles Arbeiten in Ihr Projektgeschäft einfließen zu lassen. Denn: Agiles Arbeiten findet auf verschiedenen Ebenen innerhalb Ihres Unternehmens statt, angefangen bei agilen Teams über agiles Management bis hin zu einer vollständig agilen Geschäftsorganisation.

Welche Vorteile hat agiles Arbeiten?

Agile Arbeitsmethoden hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen, da es Unternehmen ermöglicht, flexibler und effektiver auf sich verändernde Anforderungen und Marktbedingungen zu reagieren. Außerdem bietet agiles Projektmanagement folgende Vorteile:

Schnellere Markteinführung von Produkten: Agile Arbeitsmethoden ermöglichen es Teams, Produkte in kürzeren Entwicklungszyklen zu liefern, was es Unternehmen ermöglicht, schneller auf Kundenfeedback zu reagieren und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.

Kontinuierliche Verbesserung durch Feedbackschleifen: Durch regelmäßige Rückmeldungen von Kunden und Teammitgliedern können agile Teams ihre Feedbackkultur im Unternehmen verbessern, was zu höherer Qualität und Kundenzufriedenheit führt.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Agile Methoden ermöglichen es Teams, sich schnell an sich ändernde Anforderungen – beispielsweise neue Trends am Arbeitsmarkt – anzupassen, indem sie Prioritäten neu festlegen und ihre Arbeitsweise entsprechend anpassen, was die Resilienz gegenüber unvorhergesehenen Herausforderungen erhöht.

Transparente Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Prinzipien agiler Arbeitsmethoden fördern offene Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams, was zu einem besseren Informationsaustausch, einer effektiveren Problemlösung und einem stärkeren Teamgeist führt.

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -beteiligung: Agile Arbeitsweisen betonen die Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Teammitglieder, was zu einer höheren Motivation, Zufriedenheit und Engagement führt, da die Mitarbeiter mehr Einfluss auf ihre Arbeit haben und sich stärker mit den Zielen des Unternehmens identifizieren. Für neue Mitarbeiter haben agile Arbeitsmethoden zudem Vorteile in sämtlichen Onboarding Phasen.

Für welche Unternehmen ist agiles Arbeiten sinnvoll?

Agiles Arbeiten ist besonders sinnvoll für Unternehmen, in denen kollaboratives Arbeiten im Vordergrund steht. Denn: Sie müssen komplexe Projekte mit sich ständig ändernden Anforderungen bewältigen.

Dies umfasst Unternehmen in den Bereichen Softwareentwicklung, IT-Services, Marketingagenturen sowie Unternehmen, die innovative Produkte entwickeln. Diese Branchen profitieren von einer engen Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und schnellen Anpassungen, um auf Kundenfeedback oder Marktveränderungen reagieren zu können. In agilen Umgebungen können Teams flexibel Prioritäten setzen, transparent kommunizieren und in kurzen Iterationen arbeiten, was dazu beiträgt, dass Projekte effizienter und erfolgreicher abgeschlossen werden können.

Beispiele für agiles Arbeiten

In der heutigen Geschäftswelt ist agiles Arbeiten unverzichtbar geworden, um sich schnell an Veränderungen anzupassen. Unternehmen wie Spotify, Google, Amazon, Zalando und Airbnb zeigen, wie erfolgreich agile Prinzipien umgesetzt werden können.

Spotify setzt auf autonom arbeitende “Squads”, “Tribes” und “Chapters”, während Google mit regelmäßigen Sprints und einer offenen Unternehmenskultur Innovation vorantreibt. Amazon fördert mit “Two-Pizza-Teams” und agilen Frameworks wie Scrum und Kanban schnelle Produktentwicklung. Zalando betont Selbstorganisation und Eigenverantwortung, um flexibel auf Kundenbedürfnisse einzugehen. Airbnb entwickelt durch iterative Prozesse und kontinuierliches Kundenfeedback sein Geschäftsmodell erfolgreich weiter.

Agiles Arbeiten im Team: Dies sind die 6 Eckpfeiler

Agiles Arbeiten ist keine vage Flexibilität oder Beschleunigung von Arbeitsabläufen, sondern viel mehr eine strukturierte Form der Zusammenarbeit, die mit traditionellen Organisationsstrukturen, Hierarchien und der individuellen beruflichen Sozialisierung kollidiert. Die erfolgreiche Arbeit agiler Teams basiert auf sechs grundlegenden Eckpfeilern:

Freiwilligkeit – Veränderungen annehmen

Die Freiwilligkeit ist entscheidend für erfolgreiches agiles Arbeiten. Nur wenn Ihr Team freiwillig teilnimmt, kann Freude am Mitgestalten entstehen. Der Glaube, dass jeder stets sein Bestes gibt und Verantwortung für sein Handeln übernimmt, geht mit der Freiwilligkeit einher. Teammitglieder, die sich verpflichtet fühlen oder von Ihnen als Vorgesetzten abgestellt wurden, sind langfristig nicht förderlich für Ihr Unternehmen. Denn: Die Freiwilligkeit und der Wille zur Veränderung ermöglichen Selbstorganisation und entbinden von externer Steuerung.

Ziele & Leitbilder formulieren

Voraussetzung für agiles Arbeiten sind klare Ziele und Leitbilder, mit denen sich alle Ihre Teammitglieder identifizieren können. Auf Unternehmensebene bildet das Unternehmensleitbild oder der Purpose die Basis, von den Strategien für Ihre Teams und Projekte abgeleitet werden können. Ohne klare Ziele und Leitbilder versinkt agiles Arbeiten im Chaos, da niemand weiß, wie und welche Ziele erreicht werden können. Daher ist es entscheidend, in die Formulierung von Leitbildern und Zielen zu investieren, da sie die Grundlage für agiles Arbeiten bilden.

Adaption & Kommunikation

Agiles Arbeiten ist ein empirischer Prozess, der regelmäßig Arbeitsergebnisse begutachtet und Anforderungen neu priorisiert. Die Planung reicht nur bis zum nächsten Intervall, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Feedback ist integral, und Feedbackschleifen sind im agilen Prozess fest verankert. Das Scrum-Framework definiert diese Intervalle als Sprints von maximal 1-4 Wochen. Ergebnisse werden in Reviews besprochen, um die Zusammenarbeit im Team zu optimieren. Konstruktive Kommunikation ist entscheidend.

Kundenzentrierung – Kunden als fester Bestandteil

Wenn Sie sich für einen agilen Arbeitsprozess entscheiden, binden Sie auf jeden Fall Ihre Kunden aktiv mit ein. Was bedeutet das genau? Nun, Sie sollten Kundenprobleme und -bedürfnisse analysieren, verstehen und (falls möglich) vorhersehen. Durch Prototypen wird Ihr Kunde bereits in einem frühen Stadium des Produktlebenszyklus in die Entwicklung mit einbezogen, sodass Ihr Kunde früh die Möglichkeit hat, konkretes Feedback zu geben. Zur Erfassung, Einordnung und Verarbeitung von Kundenbedürfnissen setzen agile Teams verschiedene Methoden, wie z.B. Customer Journey Mapping, User Stories oder die Jobs-to-be-done-Methode ein.

Autonomes & selbstbestimmtes Arbeiten

Agiles Arbeiten setzt auf kleine, autonome und selbstorganisierte Teams, die wesentliche Entscheidungen eigenständig treffen. Die vereinbarte Mission und Ziele sowie Business- und user-Anforderungen dienen als Leitplanken. Selbstorganisation bedeutet Verantwortungsübernahme für die Zielerreichung durch jedes Teammitglied. Vertrauen und klare Ziele sind grundlegend. Autonomie erfordert alle notwendigen Ressourcen und Kompetenzen im Team, um Ziele unabhängig zu erreichen.

Wertorientierung – Priorisieren, fokussieren, erledigen

Das Ziel des agilen Arbeitens ist es, konkrete und messbare Werte zu schaffen. Alle Aufgaben sollen einen klaren Wertbeitrag haben, der durch Wertorientierung und Priorisierung erreicht wird. Die Umsetzung erfordert ein Umdenken und eine Veränderung im Mindset der Mitarbeiter, da sie Verantwortung übernehmen, Prioritäten setzen und gegebenenfalls ablehnen müssen. Transparente Leitbilder, Ziele und greifbare Beispiele sind entscheidend, um das Team-Mindset zu fördern.

Methoden und Techniken für agiles Arbeiten

Agiles Arbeiten umfasst verschiedene Methoden und Techniken, die darauf abzielen, flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und den kontinuierlichen Fortschritt sicherzustellen. Eine solche Methodik ist beispielsweise das Agile Manifest, das die Grundprinzipien agilen Arbeitens definiert.

User Storys: User Stories sind die Grundbausteine agiler Entwicklung. Diese kurzen, prägnanten Beschreibungen von Funktionen aus der Sicht des Nutzers ermöglichen es Teams, sich auf die Bedürfnisse der Endanwender zu fokussieren. Durch die klare Formulierung von Anforderungen bieten sie eine solide Basis für die Planung und Umsetzung von Aufgaben, wodurch die Entwicklung zielgerichtet vorangetrieben wird.

Task Boards: Task Boards sind ein unverzichtbares Werkzeug für die Organisation und Verwaltung von Aufgaben in agilen Projekten. Durch die visuelle Darstellung von Aufgaben in verschiedenen Statuskategorien ermöglichen sie eine transparente und effiziente Arbeitsweise. Indem Teams ihre Fortschritte verfolgen und Engpässe identifizieren können, unterstützen Task Boards eine kontinuierliche Verbesserung und erleichtern die Priorisierung von Aufgaben.

Feature Driven Development (FDD): Feature Driven Development (FDD) ist eine iterative und inkrementelle Methode, die sich auf die regelmäßige Lieferung funktionsfähiger Teile eines Produkts konzentriert. Durch die Identifizierung und Priorisierung von Features ermöglicht FDD eine strukturierte Entwicklung, die sich auf konkrete Kundenanforderungen ausrichtet und eine schnelle Wertschöpfung gewährleistet.

Extreme Programming: Extreme Programming (XP) ist eine agile Methode, die auf Prinzipien wie kontinuierlichem Feedback, Zusammenarbeit und hoher Code-Qualität basiert. Durch Praktiken wie Testgetriebene Entwicklung und Pair Programming fördert XP eine enge Zusammenarbeit im Team und ermöglicht es, flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren, ohne dabei die Qualität des Codes zu vernachlässigen.

Agile Teamarbeit erfolgreich einführen: 6 Tipps

Nachdem wir nun die Eckpfeiler agiler Arbeit betrachtet haben, ist es an der Zeit für die Praxis. Wie können Sie als Führungskraft sicherstellen, dass nicht nur die Begriffe Agilität und agile Teamarbeit im Raum stehen bleiben, sondern dass tatsächlich eine Veränderung und Verbesserung in der Zusammenarbeit erzielt wird? Wir möchten Ihnen sechs Tipps geben, wie Sie Ihr Team dabei begleiten, aktiv den Prozess agiler Arbeit mitzugestalten und erfolgreich umzusetzen:

Tipp 1: Gemeinsames Verständnis schaffen

Der Begriff “Agilität” ist weit verbreitet und bietet verschiedene Interpretationen. Es ist wichtig, im Team klarzustellen, welche Vorstellungen und Erwartungen damit verbunden sind, sowie spezifische Ziele für die Einführung agiler Methoden festzulegen. Agilität bietet die Möglichkeit, flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren. In agilen Teams arbeiten Mitglieder eigenverantwortlich, idealerweise mit einem eigenen Budget und ohne Hierarchien oder einen festen Teamleiter. Entscheidungswege sind kurz, und die Einmischung übergeordneter Instanzen erfolgt nur in Ausnahmefällen, wenn unlösbare Probleme auftreten.

Tipp 2: Kompetenzlücken schließen

Für effektive Problemlösungen in komplexen Situationen ist ein agiles Team von unschätzbarem Wert. Daher sollten Teams aus Mitarbeitern zusammengestellt werden, die selbstorganisiert und eigenverantwortlich handeln können. Personen, die fortlaufende Anweisungen benötigen, sind möglicherweise nicht für agile Teams geeignet. Ein Agilitäts-Kompetenzcheck kann helfen, die vorhandenen Fähigkeiten zu bewerten und gezielte Weiterbildungsmaßnahmen zur Schließung von agilen Kompetenzlücken zu identifizieren.

Tipp 3: Nutzen verdeutlichen

Bei der Einführung agiler Teamarbeit ist es entscheidend, die Mitarbeiter einzubeziehen und ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen. Die Umstellung auf agile Arbeitsweisen sollte als Mittel betrachtet werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Einbeziehung der Mitarbeiter in den Umstellungsprozess ist wichtig, um Überforderung zu vermeiden. Das gemeinsame Ziel ist eine effizientere und erfolgreichere Projektdurchführung.

Tipp 4: Mit Pilotprojekt starten

Bei der Einführung agiler Teamarbeit ist Vorsicht geboten, um potenzielle Hürden zu vermeiden. Beginnen Sie nicht mit einem Projekt, das die Existenz Ihres Unternehmens gefährden könnte. Wählen Sie stattdessen ein überschaubares Projekt und informieren Sie alle relevanten Abteilungen über die Einführung eines agilen Teams. Gewähren Sie dem Team Autonomie und Budgetverantwortung, ohne externen Einfluss zuzulassen, um das Scheitern agiler Arbeitsweisen zu verhindern. Vertrauen Sie auf das Know-how und den Willen Ihres Teams, das Pilotprojekt erfolgreich abzuschließen, nachdem Sie einen Kompetenzcheck durchgeführt haben. Als Führungskraft ist es wichtig, Verantwortung abzugeben und dem agilen Team die nötige Autonomie zu gewähren.

Tipp 5: Misserfolge objektiv bewerten

Bei der Einführung agiler Strukturen als Führungskraft stehen Sie vor Herausforderungen. Es ist wichtig, Erfolge im Team dem Team zuzuschreiben, anstatt sie einzelnen Mitarbeitern zuzurechnen. Vermeiden Sie es, Erfolge und Misserfolge zu individualisieren, sondern betrachten Sie sie als Ergebnis der Teamarbeit und der vorhandenen Strukturen. Anerkennen Sie Leistungen, die nur durch die agile Zusammenarbeit möglich sind, und benennen Sie beispielsweise die Kategorie “Mitarbeiter des Monats” in “Team des Monats” um, um die Teamleistung zu betonen.

Tipp 6: Implementierung aktiv unterstützen

Als Führungskraft ist es entscheidend, Mitarbeiter entsprechend ihrem agilen Entwicklungsstand zu führen. Dies erfordert die Anwendung verschiedener Führungsstile, die auf die jeweilige Situation und Person zugeschnitten sind. Bei Mitarbeitern, die weiterhin Anleitung benötigen, ist ein hierarchischer Ansatz angemessen. Ein transformationaler Ansatz setzt auf Inspiration und Visionen. Als coachende Führungskraft unterstützen Sie Mitarbeiter bei der Selbsthilfe. Das übergeordnete Ziel ist es, dass Teammitglieder eigenständig Problemlösungen erarbeiten können.

Projektorientiertes agiles Arbeiten leicht gemacht

Agiles Arbeiten, insbesondere Agilität im Projektmanagement, hat bereits in vielen projektorientierten Branchen wie der Softwareentwicklung, dem Ingenieur- und Bauwesen sowie der Unternehmensberatung einen hohen Stellenwert. Die Umsetzung dieser Arbeitsweise wird durch Methoden wie z.B. Scrum unterstützt, während Softwarelösungen wie ZEP bei der praktischen Umsetzung und Dokumentation behilflich sind. Bei der Anpassung an agile Methoden wie Scrum unterstützen wir Sie mit dem ZEP Zusatzmodul Modul Tickets, Aufgaben & To-dos. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben im Detail zu planen und zu verwalten.

Das ZEP-Modul spielt eine entscheidende Rolle bei der effizienten Umsetzung Ihrer agilen Teamziele. Es ermöglicht eine strukturierte Planung und Überwachung von Aufgaben und To-dos, was zu einer zielgerichteten Umsetzung beiträgt. Die klare Zuordnung von Tickets zu Projekten und die Delegierung im Team schaffen Transparenz in der Kommunikation und fördern die Zusammenarbeit zwischen allen Teammitgliedern. Diese transparente Arbeitsweise erleichtert nicht nur die Aufgabenverteilung, sondern trägt auch dazu bei, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben im Kontext des Gesamtprojekts verstehen.

Agile Teams sind darauf angewiesen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Hier bietet Ihnen das ZEP-Zusatzmodul die notwendige Flexibilität, da es eine einfache Anpassung von Aufgaben und Prioritäten ermöglicht.

Fördern Sie aktiv die Selbstorganisation und Autonomie Ihres Teams. Das ZEP-Modul dient Ihnen dabei als Werkzeug, um die Verantwortung Ihrer Teammitglieder zu stärken. Die Planung des Zeitaufwands und die Überwachung der Bearbeitung auf Detailaufgaben-Ebene tragen zur Zeitersparnis und Gesamteffektivität des Teams bei.

Sprechen Sie unser Support-Team gerne persönlich an, wenn Sie Fragen haben. Oder nutzen Sie die Möglichkeit, sich in einem unserer Webinare über alle Funktionen von ZEP zu informieren. Sie wollen ZEP direkt ausprobieren? Hier sichern Sie sich Ihre kostenlose Testversion.

Fazit

Im Zeitalter der Digitalisierung und der zunehmenden Komplexität ist agiles Arbeiten unverzichtbar geworden, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Agile Teams und Methoden bieten eine Antwort auf die Herausforderungen der digitalen Transformation, indem sie es Unternehmen ermöglichen, schnell auf sich ändernde Anforderungen und Marktbedingungen zu reagieren. Die sechs Eckpfeiler agilen Arbeitens – Freiwilligkeit, klare Ziele, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentrierung, Autonomie und Wertorientierung – bilden die Grundlage für erfolgreiche agile Teamarbeit.

Unternehmen, die auf agile Arbeitsmethoden setzen, profitieren von einer erhöhten Flexibilität, kontinuierlichen Verbesserung und transparenten Kommunikation, was zu einer effizienteren Projektdurchführung und höherer Mitarbeiterzufriedenheit führt. Durch die Implementierung von Softwarelösungen wie ZEP können Unternehmen ihre agilen Arbeitsprozesse weiter optimieren und ihre Teamziele effektiv umsetzen.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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