Projektzeiterfassung

Angebot schreiben » 7 einfache Schritte + Tipps & Tools ✓

Erfahren Sie, wie Sie mit ZEP digital ein Angebot schreiben und verwalten. Optimieren Sie Ihre Prozesse mit einheitlichen Vorlagen und flexiblen Positionen für maximale Effizienz.
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Mit einem digitalisierten Angebotsmanagement können Sie Ihre Angebotsprozesse optimieren. Unser Modul Angebote erleichtert diesen Prozess durch einheitliche Angebotsvorlagen, effektive Verwaltung und flexible Positionen. Jetzt mehr erfahren!

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

Aufbau eines Angebots
Angebot schreiben mit ZEP
In 7 Schritten zum perfekten Angebot
Angebot erfassen als Kleinunternehmer

Angebot erstellen: Wann ist es wirklich sinnvoll?

Ein detailliertes Angebotsschreiben zu erstellen, erfordert Zeit und somit finanzielle Ressourcen. Daher ist es wichtig, sorgfältig abzuwägen, für wen und in welchem Umfang ein individuelles Angebot sinnvoll ist. Während für kleinere Aufträge von vertrauenswürdigen Stammkunden oft eine kurze, formlos gehaltene E-Mail oder ein mündliches Angebot am Telefon ausreicht, erfordern größere und finanziell bedeutendere Aufträge eine umfassendere Herangehensweise – Mit diesen Vorteilen:

  • Absicherung beider Parteien: Ein schriftliches Angebot dient als Absicherung und schafft Klarheit für beide Seiten.
  • Vermeidung von Missverständnissen: Je genauer der Angebotsinhalt formuliert ist, desto geringer ist die Gefahr von Missverständnissen.
  • Vermeidung von Beziehungsschäden: Eine Kundenbeziehung sollte nicht an unklar formulierten oder ungenauen Angeboten scheitern.
  • Branchenabhängigkeit: In einigen Branchen, wie dem Handwerk, sind schriftliche Angebote üblicher als in anderen, wie z.B. bei freiberuflichen Rechtsanwälten, die nach Stundensätzen abrechnen.

Ein sorgfältig ausgearbeitetes Angebotschreiben bietet also nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern trägt auch wesentlich zur Kundenzufriedenheit und -bindung bei.

Aufbau eines Angebots: Welche Angaben müssen vorhanden sein?

Anders als bei Rechnungen, die diverse Pflichtangaben beinhalten müssen, sind die Vorschriften für das Schreiben von Angeboten weniger streng. Dennoch sollte Ihr Angebot folgende Inhalte aufweisen, damit es rechtskonform ist:

Element Inhalt und Zweck
Anschreiben mit Anrede Ihr Angebotsanschreiben sollte als Geschäftsbrief mit persönlicher Anrede des Empfängers gestaltet sein. Diese kann direkt im Angebot oder als separates Schreiben erfolgen. Vermeiden Sie unpersönliche Anreden wie “Sehr geehrte Damen und Herren”.
Angebotsdatum Das Angebotsdatum ist der Tag, an dem Sie das Angebot versenden.
Angebotsnummer Die Angebotsnummer ist eine einmalige, fortlaufende Nummer. Sie erleichtert die Zuordnung und den Rückgriff auf das Angebot bei Rückfragen.
Einleitung mit Bezug auf den Empfänger Beginnen Sie mit einer Dankesformel und beziehen Sie sich auf die Anfrage des Empfängers, z.B.: “Vielen Dank für Ihre Anfrage / Ihr Interesse an unseren Leistungen. Basierend auf Ihrer E-Mail / Ihrem Telefonat vom XX.XX.XXXX unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot…” Passen Sie die Formulierung an Ihren Stil und Ihre Branche an.
Detaillierte Leistungsbeschreibung Beschreiben Sie die angebotenen Dienstleistungen genau. Eine präzise Beschreibung wie “Strategie-Workshop inkl. Marktanalyse und Wettbewerbsanalyse für Ihr Unternehmen” ist wichtiger als eine allgemeine Angabe.
Preisangaben, Umsatzsteuer und ggf. Freizeichnungsklausel Führen Sie den Nettopreis, die Umsatzsteuer und den Bruttopreis auf, z.B. “Strategie-Workshop: 3.000 Euro netto zzgl. 570 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 3.570 Euro brutto”. Falls der Preis variabel ist, verwenden Sie Freizeichnungsklauseln wie “Preis freibleibend” oder “Preisänderung vorbehalten”.
Umfang/Menge Stellen Sie sicher, dass der Umfang der Dienstleistung klar und eindeutig ist, um Missverständnisse zu vermeiden.
Gültigkeit Geben Sie an, bis wann das Angebot gültig ist, z.B. “Angebot gültig bis…”. Wenn Sie kein verbindliches Angebot machen möchten, nutzen Sie Freizeichnungsklauseln wie “Lieferung solange Vorrat reicht”.
Leistungsdauer Schätzen Sie die Dauer und den Beginn der Arbeiten ab. Dies ist besonders wichtig, wenn die Arbeiten in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen müssen.
Zusatzkosten Falls zusätzliche Kosten wie Reisekosten, Übernachtung oder andere Gebühren anfallen, sollten diese explizit im Angebot erwähnt werden.
Rabatt Nennen Sie den Rabatt explizit im Angebot, da dies verkaufspsychologisch positiv wirkt und den Empfänger erfreut.
Abschluss mit Grußformel Schließen Sie mit einer freundlichen Grußformel, z.B. “Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und stehen für Fragen jederzeit zur Verfügung”.
Zahlungsbedingungen und Skonto Falls Skonto gewährt wird, formulieren Sie dies klar, z.B. “Zahlbar innerhalb 30 Tage netto, bei Zahlung innerhalb 10 Tage 2 Prozent Skonto”.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Stellen Sie sicher, dass die AGB dem Empfänger vollständig zur Verfügung stehen, idealerweise als separates PDF-Dokument bei einem E-Mail-Angebot. Die AGBs sollten wichtige Vertragsbedingungen wie Gerichtsstand, Erfüllungsort und Eigentumsvorbehalt enthalten.

Mehr als nur Pflichtangaben: Optimieren Sie Ihr Angebot professionell

Ein professionelles Angebotsschreiben kann aus mehreren Teilen bestehen: dem Anschreiben, dem eigentlichen Angebot mit allen Pflichtangaben und Ihren AGB. Ein gutes Angebot geht jedoch über diese Pflichtangaben hinaus. Mit einem individuell gestalteten Angebotstext heben Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab und überzeugen den Empfänger.

Verfassen Sie Ihren Angebotstext klar und verständlich und vermitteln Sie dem Empfänger, dass er mit Ihrem Angebot die richtige Entscheidung trifft. Signalisieren Sie stets Offenheit für Rückfragen und Wünsche. Auch wenn die Erstellung eines Angebots zunächst komplex erscheint, wird es mit der Übung einfacher. Nutzen Sie eine geeignete Software wie ZEP, um Ihre Angebote und Rechnungen DSGVO-konform und effizient zu erstellen und direkt aus dem System heraus zu versenden.

Effizientes Angebotsmanagement mit ZEP: Von Angebotserstellung bis -verwaltung

Eine effektive Angebotsverwaltung ist für Ihr Unternehmen unerlässlich, besonders bei steigender Anzahl an Angeboten. Die Herausforderung besteht darin, die Übersicht zu behalten und alle Dokumente schnell zugänglich zu machen. Hier kommt unser Modul Angebote für ZEP Professional ins Spiel. Es bietet neben der Angebots- und Vorlagenerstellung umfassende Funktionen zur Verwaltung Ihrer Angebote.

Welche Funktionen sind besonders vorteilhaft und wie unterstützt das Modul Ihr Angebotsmanagement? Schauen wir uns das Modul Angebote genauer an:

Angebot schreiben: Die Basis für zukünftige Projekte

Ein effizienter Angebotsprozess ist entscheidend für den Erfolg zukünftiger Projekte. Unser Modul Angebote ermöglicht es Ihnen, Angebote einheitlich zu gestalten und so eine konsistente Präsentation gegenüber Ihren Kunden zu gewährleisten, was Ihr Markenimage stärkt. Durch die Verwendung von Vorlagen und Textbausteinen wird der Angebotsprozess erheblich beschleunigt, da standardisierte Inhalte angepasst und wiederverwendet werden können. Dies spart Zeit und Aufwand.

Mit ZEP können Sie Angebotspositionen individuell gestalten, um den Anforderungen Ihrer Kunden gerecht zu werden. Zudem fördert das Vier-Augen-Prinzip die Fehlervermeidung und sorgt für professionelle Angebote. Nach Prüfung können Sie Ihre Angebote direkt per E-Mail versenden und zusätzliche Anhänge hinzufügen. Bei Auftragserteilung lassen sich die Angebote nahtlos in Projekte oder Vorgänge überführen, was eine reibungslose Übergabe zur Projektumsetzung sicherstellt.

Angebotsverwaltung: Ordnung und Einheitlichkeit

Die Verwaltung von Angeboten kann oft eine große Herausforderung darstellen – getreu dem Motto: Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Aber: Mit dem Zusatzmodul Angebote bietet Ihnen ZEP hilfreiche Funktionen zur Angebotsverwaltung, die für Ordnung und Übersichtlichkeit sorgen. So werden alle Ihre Angebote in einer zentralen Datenbank gespeichert, was die Dokumentenverwaltung und die Suche Informationen erheblich erleichtert. Für schnelle Suchergebnisse können Sie Ihre Angebote zusätzlich mit Kategorien und Schlagworten versehen.

Und wie finden Sie nun heraus, welcher Mitarbeiter für welches Angebot zuständig ist? Unsere Software bietet Ihnen eine Übersicht über alle Angebote, die von jedem Mitarbeiter bearbeitet werden müssen. Dies erleichtert den Verantwortlichen die Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung des Angebotsfortschritts.

Angebotspositionen: Flexibilität und Individualität

Mit den verschiedenen Typen von Angebotspositionen in ZEP können Sie flexibel auf unterschiedliche Kundenanforderungen eingehen. Aufwandspositionen ermöglichen die Abrechnung von Arbeitsleistungen nach Stunden oder Tagen, während Pauschalpreise für klare Preisstrukturen sorgen. Standardisierte Produkte oder Dienstleistungen lassen sich als Artikelpositionen einfach integrieren. Das Modul bietet zudem die Möglichkeit, die Kalkulation je Angebotsposition individuell einzublenden oder auszublenden, um Ihren Kunden maximale Transparenz zu bieten.

In 7 einfachen Schritten zum perfekten Angebot: Eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Die Erstellung eines überzeugenden Angebots ist gerade in projektorientierten Branchen entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte. Ein gut strukturiertes Angebot kann den Unterschied zwischen einer gewonnenen oder verlorenen Geschäftsmöglichkeit ausmachen. Wie gehen Sie dabei genau vor?

1. So können Sie das Interesse von Kunden gewinnen

Um das Interesse von potenziellen Kunden zu wecken, ist es entscheidend, von Anfang an klare Vorteile und den Nutzen Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produkts zu kommunizieren. Eine prägnante Einführung, die die spezifischen Probleme oder Herausforderungen des Kunden anspricht, kann helfen, eine Verbindung herzustellen.

2. Alle notwendigen Informationen sammeln

Bevor Sie mit der Angebotserstellung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen gesammelt haben. Dies umfasst Details zu den Kundenanforderungen, Projektzielen, Zeitrahmen, Budget und eventuellen Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen.

3. Angebot erstellen: Nutzen Sie einfach unsere Vorlagen!

Die Erstellung standardisierter Angebote für bestimmte Arten von Projekten kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Mit den Angebotsvorlagen in ZEP wird dieser Prozess erheblich vereinfacht und beschleunigt. So können Sie beispielsweise Angebotsvorlagen erstellen, die auch Anhänge wie Allgemeine Geschäftsbedingungen enthalten können. Bestehende Angebote können als Vorlagen gespeichert werden, um sie später wiederzuverwenden.

Sie haben Projektanfragen, die sich sehr ähneln? Dann besteht im Modul Angebote die Möglichkeit, automatisierte Textbausteine zu verwenden, um die Angebotserstellung zu beschleunigen, aber trotzdem die Konsistenz sicherzustellen.

4. Angebot an Kunden schicken

Sobald das Angebot fertig ist, senden Sie es zeitnah an den Kunden. Stellen Sie sicher, dass das Angebot klar und verständlich ist und alle relevanten Details enthält. Ein professioneller Begleitbrief kann helfen, die wichtigsten Punkte hervorzuheben und Ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit zu unterstreichen.

5. Nach angemessener Wartezeit proaktiv nachfragen

Nachdem Sie das Angebot gesendet haben, warten Sie eine angemessene Zeit und fragen Sie dann proaktiv beim Kunden nach. Dies zeigt Ihr Engagement und Interesse an einer möglichen Zusammenarbeit. Seien Sie dabei höflich und respektieren Sie die Zeit des Kunden.

6. Kaufvertrag erstellen oder Feedback bei einer Absagen einholen

Wenn das Angebot angenommen wird, erstellen Sie einen klaren Kaufvertrag, der alle Vereinbarungen und Bedingungen umfasst. Bei einer Absage ist es hilfreich, konstruktives Feedback einzuholen, um Ihre zukünftigen Angebote zu verbessern und mögliche Bedenken zu verstehen.

7. Professionelle Rechnungsstellung

Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts stellen Sie eine professionelle Rechnung aus, die alle vereinbarten Leistungen und Kosten transparent auflistet. Dies trägt zur klaren und effizienten Abwicklung des Geschäfts bei und stärkt das Vertrauen des Kunden in Ihre Professionalität.

Fazit

Ein effektives Angebotsmanagement ist entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens. Mit dem ZEP Modul Angebote können Sie nicht nur Ihre Angebote rechtssicher und detailliert schreiben, sondern auch Zeit sparen und die Qualität Ihrer Angebote verbessern. Die Nutzung von standardisierten Vorlagen, die flexible Gestaltung von Positionen und eine übersichtliche Verwaltung machen ZEP zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Kundenbeziehungen nachhaltig stärken möchte.

Nutzen Sie jetzt die Möglichkeit, ZEP 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich zu testen. Digitalisieren Sie Ihr Angebotsmanagement und steigern Sie Ihre Effizienz mit einem System, das speziell auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten ist. Fordern Sie Ihre Testversion noch heute an und machen Sie den ersten Schritt zu einem professionelleren Angebotsprozess!

FAQ

Kann man ein Angebot nachträglich ändern?

Ja, ein Angebot kann nachträglich geändert werden. Es ist wichtig, Änderungen klar und transparent zu kommunizieren, insbesondere in Bezug auf Preisänderungen oder angepasste Leistungsumfänge. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und die Vertrauensbasis mit dem Kunden aufrechtzuerhalten.

Worauf muss man als Kleinunternehmer beim Angebot schreiben achten?

Als Kleinunternehmer ist es wichtig, dass Angebote klar und verständlich formuliert sind. Besondere Aufmerksamkeit sollte der Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie der Angabe von Preisen, der Gültigkeitsdauer des Angebots und gegebenenfalls der Einbeziehung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten. Zudem sollten die Angebote professionell gestaltet sein, um einen seriösen Eindruck zu hinterlassen.

Welche Angebotsformen gibt es?

Es gibt verschiedene Angebotsformen je nach Art und Umfang der Dienstleistung oder des Produkts. Dazu gehören zum Beispiel Pauschalangebote, die einen Festpreis für eine bestimmte Leistung umfassen, Stunden- oder Tagessatz-Angebote für Dienstleistungen, und Artikelpositionen für standardisierte Produkte. Die Wahl der Angebotsform hängt von den spezifischen Anforderungen des Kunden und der Branche ab.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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