Projektzeiterfassung

E-Rechnung wird Pflicht: Diese Regeln gelten ab 2025 ✓

Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen zur Pflicht. Erfahren Sie hier, was das bedeutet, wie Sie E-Rechnungen erstellen und welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten sind
E-Rechnung wird Pflicht: Diese Regeln gelten ab 2025 ✓

Die Digitalisierung schreitet voran und beeinflusst immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens und Geschäftsabläufe. Ab Januar 2025 tritt eine bedeutende Veränderung in Kraft: Die E-Rechnung wird für Unternehmen zur Pflicht. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die neuen Regelungen und was dies für Ihr Unternehmen bedeutet.

Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:

E-Rechnungsverordnung – Alle Änderungen
Was ist eine E-Rechnung?
Pflichtangaben in einer E-Rechnung
Software zur Erstellung einer E-Rechnung

Neues Gesetz ab Januar 2025: E-Rechnung für Unternehmen wird zur Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Dieses neue Gesetz, die sogenannte E-Rechnungsverordnung, zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu verbessern und gleichzeitig Papierkram zu reduzieren. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Umstellung ihrer bisherigen Rechnungsprozesse.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für alle B2B-Geschäfte. Unternehmen müssen sich daher frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Die wichtigsten Änderungen der neuen E-Rechnungsverordnung

Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Definitionen und Anforderungen für elektronische Rechnungen gemäß dem aktualisierten Umsatzsteuergesetz (UStG). Die neuen Regelungen bringen wesentliche Änderungen und Klarstellungen mit sich, die Unternehmen in Deutschland beachten müssen.

Dies sind die wichtigsten Kernelemente der neuen Gesetzesänderungen:

Neue Begriffsdefinitionen Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Elektronische Rechnung Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen.
Technologieoffenheit Elektronische Rechnungsformate können zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, sofern die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein formatkonformes Format extrahiert werden können. Damit sind auch EDI-Verfahren zulässig.
Zulässige Formate Formate wie XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format erfüllen die Anforderungen. Auch andere europäische Formate wie “FatturaPA” (Italien) oder “Factur-X” (Frankreich) sind grundsätzlich zulässig.
Hybride Rechnungsformate Bei hybriden Rechnungsformaten ist der strukturierte Teil führend. Abweichungen zwischen Bild- und strukturiertem Teil können zu Problemen nach § 14c UStG führen.
Sonstige Rechnungen Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z.B. per E-Mail versandte PDFs) gelten ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen.
Vorzeitige Definitionen Die neuen Definitionen treten bereits am 1. Januar 2025 in Kraft, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung erst später gilt.

Diese Änderungen sind essentiell für die Anpassung der Rechnungsprozesse und die Sicherstellung der Konformität mit den neuen gesetzlichen Anforderungen.

Alle Infos zum Hintergrund & dem Expertentreffen in Brüssel

Die Entscheidung zur Einführung der elektronischen Rechnungspflicht wurde auf europäischer Ebene getroffen. Bei einem Expertentreffen in Brüssel wurde intensiv über die Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung diskutiert. Ziel ist es, europaweit einheitliche Standards zu schaffen, um den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und Verwaltungsprozesse zu vereinfachen.

Diese Initiative ist Teil einer größeren Digitalisierungsstrategie der EU, die darauf abzielt, den Binnenmarkt zu stärken und die Wettbewerbsfähigkeit europäischer Unternehmen zu steigern.

Überblick: Was ist eine E-Rechnung?‎

Im allgemeinen Sprachgebrauch und je nach Rechtsgebiet variiert die Definition einer E-Rechnung. Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um einen strukturierten Datensatz zur automatisierten Verarbeitung. Im Steuerrecht hingegen waren bisher auch bildhafte Darstellungen wie PDFs zulässig, dies ändert sich jedoch mit dem neuen Wachstumschancengesetz, das ein strukturiertes elektronisches Format gemäß EN16931 vorschreibt.

ℹ️ Wichtig: Eine via E-Mail verschickte Rechnung als PDF gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Rechnungen digitalisieren: Alle Vorteile auf einen Blick!

Im Geschäftsverkehr sind Rechnungen von zentraler Bedeutung, sowohl im B2B-, B2C- als auch im B2G-Bereich. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse können Unternehmen erhebliche Einsparpotenziale realisieren.

Die Nutzung von E-Rechnungen bietet zahlreiche praktische Vorteile, insbesondere durch die Verwendung strukturierter Datensätze:

  • Medienbruchfreie Verarbeitung: Fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig, wodurch die Datenqualität steigt.
  • Kürzere Durchlaufzeiten: Rechnungen können schneller verarbeitet und beglichen werden.
  • Weniger Papierverbrauch: Die Umstellung auf digitale Rechnungen reduziert den Papierverbrauch erheblich.
  • Wegfall von Portokosten und Transportwegen: E-Rechnungen sparen Portokosten und sind sofort übertragbar.
  • Automatisierte Prozesse: Abhängig vom Automatisierungsgrad können E-Rechnungen elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Diese Vorteile tragen zu effizienteren Strukturen und erheblichen Kosteneinsparungen in Unternehmen bei.

Ab wann tritt die neue Verpflichtung zur E-Rechnung in Kraft?

Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Unternehmen sollten sich jedoch bereits jetzt darauf vorbereiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Diese Übergangsfristen gelten für für B2B-Geschäfte in Deutschland

Die Einführung von E-Rechnungen gemäß dem Wachstumschancengesetz bringt für Unternehmen Herausforderungen mit sich, für die Übergangsfristen vorgesehen sind. Diese Regelungen betreffen insbesondere die Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen in unterschiedlichen Formaten:

Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze ausstellen. Auch elektronische Rechnungen sind erlaubt, solange sie nicht dem neuen Format entsprechen, jedoch ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Bis Ende 2027: Kleineren Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR wird eine Verlängerung gewährt, Rechnungen in Papierform oder einem anderen elektronischen Format auszustellen.

Ab 2028:
Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen zwingend einhalten. Es ist dann nicht mehr gestattet, andere elektronische Formate wie EDI für die Rechnungsstellung zu nutzen, es sei denn, es liegt eine spezielle Ausnahmeregelung vor.

Diese Übergangsfristen sollen eine schrittweise Umstellung ermöglichen und sicherstellen, dass Unternehmen ihre Prozesse entsprechend anpassen können, um den neuen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wer ist von der Änderung betroffen?

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ab 2028 betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein, wobei dies durch Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland gegeben sein kann.

ℹ️ Wichtig: Nach aktuellen Stand wären auch Vermieter zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn sie steuerpflichtig an andere Unternehmen vermieten. Bis dato konnte z.B. auch der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden. Nach dem neuen Gesetz würde dies nicht mehr gelten!

Worauf müssen Rechnungsempfänger ab Januar achten?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen als Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten, sofern ihre Lieferanten diese versenden möchten. Anders als bisher benötigt der Empfang der “neuen” E-Rechnung keine explizite Zustimmung mehr, es sei denn, die Rechnung entspricht nicht den neuen Standards oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Rechnungen an Endverbraucher (B2C) erfordern weiterhin deren Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Pflichtangaben: Was gehört alles in eine E-Rechnung?

Jede geschäftliche Rechnung, ob in Papierform oder elektronisch, muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts zu genügen.

Folgende Angaben sind entscheidend für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers und die Anerkennung durch das Finanzamt:

  • Vollständige Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Datum der Rechnungsausstellung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (sofern dieser abweicht)
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, jeweils und Netto und Brutto
  • Anzuwendender Steuersatz sowie der Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Steuernummer oder eine dem Unternehmen

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Mit ZEP erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die Ihnen hilft, Ihre Rechnungsstellung effizient zu gestalten und gleichzeitig flexibel auf individuelle Anforderungen einzugehen. Die Funktionen zur Verwaltung von Projekt- und Kundenzusatzfeldern ermöglichen es Ihnen, standardisierte Daten für jede Rechnung vorzudefinieren und bei Bedarf anzupassen.

Das Beste ist, dass Sie mit dem Modul Rechnungsstellung bereits heute alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen!

Im Zuge der Umstellung auf E-Rechnungen profitieren Sie in ZEP von folgenden Vorteilen:

📊 Frei definierbare Zusatzfelder Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für Projekte und Kunden, die automatisch auf jeder Rechnung angezeigt werden.
🖥️ Einfache Anpassungsmöglichkeiten Passen Sie voreingestellte Daten je nach Projekt oder Kunde individuell an und ändern Sie sie bei jeder Rechnungserstellung nach Bedarf.
📧 Integration von ZUGFeRD-Format Erstellen Sie optional Rechnungen im ZUGFeRD-Format und gewährleisten Sie damit eine standardisierte und vereinfachte Abwicklung von Rechnungsprozessen.
🌐 Aktualisierung von Unternehmensdaten Verwalten Sie Ihre Unternehmensinformationen zentral unter “Meine Firma” in den Stammdaten, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen stets aktuelle Daten enthalten.

ZEP bietet Ihnen somit nicht nur Transparenz und Effizienz, sondern auch die nötige Flexibilität, um Ihren Geschäftsbetrieb optimal zu unterstützen und die Anforderungen der E-Rechnungslegung zu erfüllen.

Sie wollen mehr erfahren? Am 30. Juli 2024 veranstalten wir um 10:30 Uhr ein kostenloses Live-Webinar rund um die neue E-Rechnungspflicht.

Webinar E-Rechnung

E-Rechnungen archivieren: So lange müssen Sie Dokumente aufbewahren

Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierdokumente. In Deutschland müssen Rechnungen mindestens zehn Jahre lang archiviert werden. Es ist wichtig, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt, sodass die Dokumente in einer Dokumentenverwaltung jederzeit vollständig und unverändert verfügbar sind.

Übermittlung von E-Rechnungen: Welche Übertragungswege gibt es?

Derzeit gibt es in der neuen gesetzlichen Regelung keine spezifischen Vorgaben zum Übermittlungsweg für elektronische Rechnungen. Es scheint daher ausreichend zu sein, eine elektronische Rechnung zunächst über ein E-Mail-Postfach zu empfangen.

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung?

In bestimmten Fällen besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nach den aktuellen Vorgaben. Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV sowie Fahrausweise gemäß § 34 UStDV können weiterhin als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden, zum Beispiel in Papierform. Bei Kleinbetragsrechnungen ist der Gesamtbetrag entscheidend:

ℹ️ Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 EUR, können auch Leistungen, die ansonsten eine E-Rechnungspflicht hätten, als sonstige Rechnungen behandelt werden.

Fazit

Die Digitalisierung schreitet voran und beeinflusst immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens und Geschäftsabläufe. Ab Januar 2025 tritt eine bedeutende Veränderung in Kraft: Die E-Rechnung wird für Unternehmen zur Pflicht. Diese neue Regelung, bekannt als E-Rechnungsverordnung, zielt darauf ab, Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu verbessern und gleichzeitig Papierkram zu reduzieren. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Umstellung ihrer bisherigen Rechnungsprozesse.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Dieses Gesetz bringt neue Definitionen und Anforderungen mit sich, einschließlich der Verwendung von standardisierten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Unternehmen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, ihre Systeme anzupassen und sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Standards erfüllen.

Diese Änderungen sind essentiell für die Anpassung der Rechnungsprozesse und die Sicherstellung der Konformität mit den neuen gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen können dabei auf Softwarelösungen wie ZEP zurückgreifen, um rechtskonforme E-Rechnungen in den angeforderten Formaten zu erstellen. ZEP bietet Funktionen zur Verwaltung von Projekten und Kunden, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Rechnungsstellung effizient zu gestalten und flexibel auf individuelle Anforderungen einzugehen.

FAQ

Ist eine PDF Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, ab Januar 2025 gelten PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnungen gemäß der neuen E-Rechnungsverordnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entspricht.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen Unternehmen ein strukturiertes elektronisches Format verwenden, das den gesetzlichen Standards entspricht, wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Die Rechnung muss alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten und kann über spezielle Softwarelösungen wie ZEP generiert werden, die die Einhaltung der Standards erleichtern.

Ist eine Rechnung per E-Mail rechtsgültig?

Ja, eine Rechnung per E-Mail ist grundsätzlich rechtsgültig. Allerdings müssen ab Januar 2025 elektronische Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen, um als E-Rechnung zu gelten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben enthält und in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt wird, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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