Stand: August 2026
Viele Unternehmen haben die E-Rechnung Anfang 2025 abgehakt: Postfach für den Empfang eingerichtet, Thema erledigt. Diese Sicherheit trügt. Die Empfangspflicht war nur die erste Stufe eines Plans, der bis 2028 reicht.
Der eigentliche Einschnitt kommt am 1. Januar 2027. Ab dann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz jede inländische B2B-Rechnung als strukturierte E-Rechnung versenden. Wer heute noch PDF-Rechnungen verschickt, hat dafür weniger als fünf Monate Zeit.
Für Projektdienstleister ist das kein reines Buchhaltungsthema. Jede Rechnung entsteht aus Projektdaten: Zeiten, Sätze, Leistungszeiträume. Die Umstellung wirkt deshalb direkt auf Projektebene:
- Rechnungen aus Projekten müssen in einem normierten, maschinenlesbaren Format entstehen
- Formatfehler gefährden den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden und belasten die Kundenbeziehung
- Zurückgewiesene Rechnungen verlängern Zahlungsziele und verschlechtern die Liquidität
- Jeder Auftraggeber kann ein anderes Format verlangen: XRechnung, ZUGFeRD oder ein Portal
- Manuelle Formatpflege kostet pro Rechnung Zeit, die niemand abrechnen kann
Die E-Rechnungspflicht auf einen Blick:
- Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen
- Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch bis zum 31. Dezember 2026 zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
- Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze
Welche Fristen gelten für die E-Rechnung bis 2028?
Der Gesetzgeber hat die E-Rechnungspflicht mit dem Wachstumschancengesetz in Stufen eingeführt. Die Übergangsfristen betreffen ausschließlich den Versand. Für den Empfang gab es nie eine Übergangsfrist.
Seit 2025: Empfangspflicht ohne Übergangsfrist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt unabhängig von Umsatz und Rechtsform, also auch für Kleinunternehmer. Eine Zustimmung zum Empfang ist seitdem nicht mehr erforderlich.
Gleichzeitig hat sich die Definition verschoben. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie zählt zu den sonstigen Rechnungen.
2026: Das letzte volle Jahr für Papier und PDF
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen noch auf Papier oder als PDF verschicken. Für PDF-Rechnungen brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers. In der Praxis fordern viele größere Auftraggeber schon jetzt normkonforme Formate, teils über eigene Portale.
Wer die Umstellung erst im Dezember 2026 beginnt, unterschätzt den Aufwand. Formatwahl, Pflichtfelder je Kunde, Testrechnungen und die Abstimmung mit der Buchhaltung brauchen Vorlauf.
Was ändert sich 2027 bei der E-Rechnungspflicht?
Am 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist. Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre inländischen B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Papier und PDF sind für diese Unternehmen dann keine Option mehr.
Die 800.000-Euro-Grenze: Ihr Umsatz 2026 entscheidet
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 zählt also Ihr Umsatz aus 2026. Eine Beratung mit 25 Mitarbeitenden liegt bei üblichen Tagessätzen deutlich über dieser Grenze. Für die meisten IT-Consultings, Beratungen und Ingenieurbüros ab etwa fünf bis zehn Mitarbeitenden ist 2027 deshalb der relevante Stichtag, kein fernes 2028.
Prüfen Sie das jetzt, mit Blick auf den laufenden Umsatz 2026. Wer im Grenzbereich liegt, sollte die Umstellung nicht vom Jahresabschluss abhängig machen. Die Empfangsseite Ihrer Kunden ist ohnehin seit 2025 bereit.
Wer ausgenommen bleibt
Drei Ausnahmen bleiben auch nach 2027 bestehen:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt für sie trotzdem.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen nach § 33 UStDV weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden, etwa auf Papier.
- Fahrausweise nach § 34 UStDV bleiben ebenfalls ausgenommen.
Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst. Hier bleibt die elektronische Rechnung zustimmungspflichtig.
Ausblick 2028: Versandpflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für sämtliche inländische B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz. Auch EDI-Verfahren sind dann nur noch zulässig, wenn eine Ausnahmeregelung greift oder die erforderlichen Angaben normkonform extrahierbar sind. Spätestens dann muss jedes Unternehmen strukturierte Rechnungen ausstellen können.
Was gilt rechtlich als E-Rechnung?
§ 14 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Vertragsparteien normkonform vereinbart sein.
Entscheidend ist der strukturierte Datensatz. Ein eingescanntes Dokument oder ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht, egal wie sauber es aussieht.
Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland haben sich zwei Standardformate etabliert. Die XRechnung ist ein reines XML-Format und für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber seit November 2020 bundesweit verpflichtend. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine maschinenlesbare XML-Datei steckt in einem lesbaren PDF/A-3-Dokument. Bei Abweichungen hat der XML-Teil rechtlichen Vorrang.
Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ausdrücklich nicht. Auch andere EN-16931-konforme europäische Formate wie Factur-X oder Peppol-BIS sind erlaubt. Einen detaillierten Vergleich finden Sie im Beitrag zu den elektronischen Rechnungsformaten.
Die inhaltlichen Pflichtangaben ändern sich durch die E-Rechnung nicht. Es gelten dieselben Anforderungen wie beim klassischen Rechnung schreiben: vollständige Namen und Anschriften, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuernummer oder USt-IdNr.
Archivierung: acht Jahre im Originalformat
E-Rechnungen unterliegen der revisionssicheren Archivierung nach den GoBD. Der strukturierte XML-Teil muss mindestens acht Jahre unveränderbar und im Originalformat gespeichert werden. Ein Ablageordner im Mailpostfach genügt dafür nicht. Sinnvoll ist ein System für Dokumentenmanagement, das Rechnungen dem jeweiligen Projekt und Kunden zuordnet.
Warum die Umstellung im Projektgeschäft scheitert
Die Rechtslage ist seit 2024 bekannt. Trotzdem läuft die Umsetzung in vielen Projektorganisationen schleppend. Der Grund liegt selten im Verständnis der Regeln. Er liegt in der täglichen Umsetzung mit Werkzeugen, die dafür nie gebaut wurden.
Formatfehler gefährden den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden
Das Bundesministerium der Finanzen hat die Anforderungen mit seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 präzisiert. Es unterscheidet zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung. Der Empfänger verliert damit den Vorsteuerabzug, sofern er keiner anderen Rechnungsform zugestimmt hat.
Für Sie als Aussteller heißt das: Eine fehlerhafte E-Rechnung ist kein Schönheitsfehler. Sie verursacht beim Kunden ein steuerliches Problem, führt zu Rückweisungen und verzögert Ihre Zahlung. Bei einem Projekt mit 40.000 Euro Rechnungsvolumen und drei Wochen Verzögerung ist das ein spürbarer Liquiditätseffekt.
Drei Prozesse für denselben Vorgang
Typisches Bild bei einem IT-Dienstleister mit 15 Kunden: Fünf öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnung über ein Portal. Zwei Konzernkunden akzeptieren nur ZUGFeRD. Der Rest bekommt noch PDF per E-Mail, mit Zustimmung, bis Ende 2026.
Ohne integrierte Rechnungsstellung heißt das bei jeder Abrechnung: Format des Auftraggebers prüfen, Rechnung manuell im richtigen Format erzeugen, bei Portalen manuell hochladen. Drei verschiedene Prozesse für denselben Vorgang, mit über 20 Minuten Aufwand pro Rechnung. Excel-Rechnungsvorlagen und Word-Serienbriefe können keinen dieser Wege bedienen.
Dazu kommt: Die Formatanforderungen öffentlicher Auftraggeber sind uneinheitlich. Einige Länder akzeptieren ZUGFeRD-Profile, andere verlangen ausschließlich XRechnung über ein Landesportal. Fehlt ein einzelnes Pflichtfeld wie die Buyer Reference, wird die Rechnung abgelehnt und der Prozess beginnt von vorn.
Der Rechnungseingang wird zur zweiten Baustelle
Die Empfangspflicht gilt seit anderthalb Jahren. In der Praxis kommen weiterhin Mischformate an: korrektes ZUGFeRD, PDF ohne Zustimmung, XRechnung als XML-Anhang. Ohne definierten Prüfschritt landet alles ungeprüft in der Buchung. Genau dort entsteht das Vorsteuerrisiko auf Ihrer Seite.
Etablieren Sie deshalb eine Formatprüfung als festen Schritt im Rechnungseingang, bevor eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie normwidrige Eingangsrechnungen behandeln und dokumentieren.
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E-Rechnung direkt aus dem Projekt: So bereiten Sie sich vor
Für Projektdienstleister entsteht die E-Rechnung am sinnvollsten dort, wo die Daten bereits vorliegen: im Projekt. Wenn Projektzeiterfassung, Leistungsnachweise und Abrechnung auf einer Datenbasis liegen, ist das Format nur noch eine Ausgabeeinstellung. Kein Medienbruch, kein Formatwissen beim einzelnen Projektleiter.
In ZEP legen Sie das Rechnungsformat einmalig pro Kunde fest. Das Modul Rechnungsstellung erzeugt aus den gebuchten Projektzeiten und Belegen wahlweise eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A mit eingebetteter XML. ZEP unterstützt die ZUGFeRD-Versionen 2.0.1 bis 2.3.2. Projektspezifische Pflichtfelder hinterlegen Sie im Kunden- oder Projektstamm, sie fließen automatisch in das Rechnungs-XML.
Der Effekt im Alltag: Die Formatauswahl läuft nach der Erstkonfiguration automatisch mit. Fehlende Rechnungspositionen weist ZEP aktiv aus, freigegebene Leistungszeiträume werden bis zum Abschluss der Abrechnung gesperrt. Über die DATEV-Schnittstelle gehen alle abrechnungsrelevanten Daten direkt an die Buchhaltung. So wird aus der Pflicht ein durchgängiger Project-to-Bill-Prozess statt einer dritten Insellösung neben Zeiterfassung und Buchhaltung.
Fazit: Ihre nächsten Schritte bis Januar 2027
Bis zum Stichtag bleiben wenige Monate. Diese vier Schritte bringen Sie sicher durch die Umstellung:
- Betroffenheit klären: Prüfen Sie Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Versandpflicht für Sie ab dem 1. Januar 2027.
- Kundenanforderungen erfassen: Hinterlegen Sie je Auftraggeber das geforderte Format und den Übermittlungsweg, inklusive Portale und Pflichtfelder.
- Rechnungsprozess integrieren: Verbinden Sie Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem System, damit Formate automatisch und fehlerfrei entstehen.
- Eingang und Archiv absichern: Definieren Sie eine Formatprüfung im Rechnungseingang und stellen Sie die achtjährige, revisionssichere Archivierung sicher.
Wer diese Punkte im Herbst 2026 abschließt, erlebt den Januar 2027 als normalen Abrechnungsmonat.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand August 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Klären Sie Einzelfälle bitte mit Ihrer Steuerberatung.
FAQ
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen. Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für sie: Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie E-Rechnungen ihrer Lieferanten annehmen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.
Was gilt ab 2027 für KMU mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz?
Für diese Unternehmen verlängert sich die Übergangsfrist um ein Jahr. Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann ohne Ausnahme auch für sie.
Ab wann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen versenden?
Ab dem 1. Januar 2027. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres, für den Stichtag 2027 also der Umsatz aus 2026. Betroffen sind alle inländischen B2B-Umsätze. Die Rechnungen müssen in einem EN-16931-konformen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden.
Was müssen Konzerne und Unternehmensgruppen bei der E-Rechnungspflicht beachten?
Die 800.000-Euro-Grenze gilt je Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft ist der Umsatz des gesamten Organkreises maßgeblich. Gruppen mit mehreren Gesellschaften sollten zudem die Formatfähigkeit je Mandant sicherstellen, inklusive einheitlicher Archivierung und Schnittstellen zur Buchhaltung je Gesellschaft.
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen an Geschäftskunden versenden?
Ja, noch bis zum 31. Dezember 2026, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine PDF-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Viele größere Auftraggeber fordern deshalb schon jetzt normkonforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Was passiert, wenn ich ab 2027 keine E-Rechnung ausstelle?
Eine Rechnung im falschen Format gilt rechtlich als sonstige Rechnung. Ihr Kunde kann daraus keinen Vorsteuerabzug geltend machen und wird die Rechnung in der Regel zurückweisen. Die Folge sind Korrekturaufwand, verzögerte Zahlungen und belastete Kundenbeziehungen. Zudem erfüllen Sie Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten nicht.
