Die Anfangsphase eines Projektes ist oft von inspirierender Motivation geprägt, während Visionen und Ziele entwickelt werden, um Neues zu schaffen. Doch ist es wirklich notwendig, viel Zeit in eine detaillierte Projektplanung zu investieren? Könnten Sie und Ihr Team nicht einfach starten und sehen, wie sich die Dinge entwickeln?
Diese Herangehensweise kann funktionieren – vorausgesetzt, Sie haben viel Glück, viel Zeit und viel Budget. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass Sie im Eifer des Gefechts Dinge vergessen oder wichtige Ressourcen im entscheidenden Moment nicht verfügbar sind, weil Sie sie zu spät angefordert haben. Und wie wollen Sie Ihrem Auftraggeber kommunizieren, wann das Projekt abgeschlossen sein wird? Ganz zu schweigen davon, dass mit dieser „Nicht-Projektplanung“ kurz vor Abschluss das Budget erschöpft sein könnte.
Es wäre berechtigt, jetzt einzuwenden, dass das auch bei einer sorgfältigen Projektplanung passieren kann. Das sollte aber nicht der Grund sein, nicht wenigstens die größten Stolpersteine zu vermeiden und Planungssicherheit für alle Projektbeteiligten zu schaffen. Und genau darum geht es bei der Projektplanung: Als Projektmanager erstellen Sie einen Plan, der als Grundlage für die Umsetzung dient. Das bietet nicht nur Struktur, sondern ermöglicht auch die Überwachung des Projektfortschritts und gibt stets Aufschluss darüber, wo Sie stehen. In diesem Blog geben wir Ihnen 6 Schritte auf den Weg, mit denen Ihre Projektplanung ein Erfolg wird.
Die Projektplanung ist eindeutig eng mit Projekten an sich verknüpft. Doch: Was bedeutet der Begriff überhaupt? Laut Gabler Wirtschaftslexikon wird „Projekt“ wie folgt definiert:
„Zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“
Was heißt das nun genau? Die Projektplanung zielt darauf ab, die Grundlagen für die Umsetzung eines Projektes zu schaffen. Dazu gehören unter anderem die Planung des zeitlichen Ablaufs, der Umfang der Aufgaben, das Budget und die Ressourcen sowie die Definition der Ziele.
„Erstellen Sie einen Projektplan“ kann in der Praxis ganz unterschiedliche Erwartungen hervorrufen. Die Projektplanung wird als Oberbegriff für alle Aktivitäten, die vor der Durchführung stattfinden sollen, definiert – Der Begriff ist hier also sehr breit gefächert. Bei seiner solchen Auslegung müssen alle Aktivitäten der Start- oder Definitionsphase neben der eigentlichen Planung durchgeführt werden. Die 7-W-Fragen aus dem klassischen Projektmanagement bieten Ihnen hierfür eine sehr gute Hilfestellung:
Wenn Sie den Begriff enger fassen, dann ist häufig „nur“ die Erstellung eines Terminplans in Kombination mit den durchzuführenden Aufgaben gemeint. Sie können die Projektplanung also entweder sehr ausführlich oder rudimentär durchführen. Egal, für welche Option Sie sich entscheiden: Hinterfragen Sie bei jedem Projekt, was genau das Ziel sein soll.
In der Praxis können Sie die Projektplanung grundsätzlich in 6 Schritte unterteilen, die erheblich zum Projekterfolg beitragen können:
Die Abgrenzung der einzelnen Projektphasen ist häufig ein intuitiver Schritt für alle Beteiligten: Wann wird sich womit beschäftigt und in welcher Reihenfolge? Um eine optimale Übersicht zu gewährleisten, könnten Sie beispielsweise einen grafischen Phasenplan, der aus zwei wesentlichen Teilen besteht, erstellen:
1. Projektphasen: Diese stellen zeitlich begrenzte Abschnitte in Ihrem Projektverlauf dar, in denen spezifische Aktivitäten durchgeführt und Ergebnisse erzielt werden sollen.
2. Meilensteine: Hierbei handelt es sich um besonders wichtige Mess- und Prüfpunkte in Ihrem Projekt, an denen bestimmte Ergebnisse oder Zustände erreicht werden sollen.
Die erste Phase der Projektplanung ist also die Projektorganisation. Hier treffen Sie Vorbereitungen und nehmen erste Abstimmungen zur Realisierung des Projektes vor – quasi die Grobplanung. Nach Abschluss dieser Phase legen Sie die Details allen Projektbeteiligten vor.
Im zweiten Abschnitt der Projektplanung befassen Sie sich mit den Projektinhalten: Welche Aufgaben sollen erledigt werden? Und wie lässt sich ein umfangreiches Projekt am besten koordinieren? Zerlegen Sie das Projekt in seine einzelnen Bestandteile, um die Aufgaben besser bewältigen zu können. Dies können Sie mithilfe eines Projektstrukturplans (PSP) verwirklichen. Der Inhalt des Projekts wird untergliedert und hierarchisch in einer Baumstruktur dargestellt. Dabei setzt sich der Projektstrukturplan aus 3 wesentlichen Elementen zusammen:
1. Gesamtprojekt: Ganz oben steht das Projekt als übergeordnetes Element. Um den Fortschritt stets im Blick zu haben, können Sie verschiedene Status hinzufügen: in Planung, in Bearbeitung, im Review, beendet.
2. Teilprojekte: In der Mitte stehen Teilprojekte, die – je nach Projektumfang – von Projektleitern gesteuert werden. Hier definieren Sie, wann mit einer Aufgabe begonnen wird. Behalten Sie andere Teilprojekte ebenfalls im Blick, damit das Zeitbudget nicht überschritten wird.
3. Arbeitspakete: Ganz unten stehen abgegrenzte Aufgaben, die von Projektmitarbeitern erledigt werden. Fragen Sie sich stets, wie umfangreich die einzelnen Aufgaben sind und definieren Sie ggf. einen Planaufwand, um abzugleichen, wie effektiv Ihre Planung ist.
Ohne einen klar definierten Projektstrukturplan wird die Organisation Ihrer Projekte schnell unübersichtlich und der Ablauf wird gefährdet. Mit einem PSP gliedern Sie Projekte – egal wie groß oder klein sie sind – in eine nachvollziehbare und detaillierte Struktur und erreichen somit einfacher Ihr Ziel.
Im nächsten Abschnitt der Projektplanung kommt der Projektablaufplan ins Spiel. Während Sie im Projektstrukturplan Ihren Fokus darauf gelegt haben, sämtliche Inhalte und Aufgaben zu sammeln und zu strukturieren, zielen Sie mit dem Projektablaufplan darauf ab, alle daraus resultierenden Prozesse abzubilden. Die festgelegte Reihenfolge der einzelnen Aktivitäten steht hier im Zentrum. Denn: So können Sie abbilden, welche Prozesse abhängig voneinander sind, welche Aufgaben Sie parallel bearbeiten können und wie Beziehungen zwischen den Aufgaben herausgearbeitet werden können.
Der Projektablaufplan stellt sicher, dass sämtliche Beziehungen zwischen den definierten Arbeitspaketen eindeutig sind. Dies fördert nicht nur eine gezielte Bearbeitung, sondern gewährleistet, dass keine Aufgaben übersehen werden. Die sogenannte RACI-Matrix kann Sie bei diesem Prozess unterstützen, da Sie genau festlegen können, welche Projektbeteiligten wofür verantwortlich sind.
Responsible: Welche Person ist für die Umsetzung der Aufgabe verantwortlich? Normalerweise definieren Sie hier eine Einzelperson. Diese kann wiederum weitere Personen in den Ablauf der Aufgabe mit einbeziehen.
Accountable: Wer trifft die Entscheidungen darüber, ob die Aufgabe korrekt ausgeführt wurde? Die „Accountable“-Person delegiert Aufgaben an die „Responsible“-Person und überprüft die Ergebnisse der Umsetzung.
Consulted: Welche Person wird für die Durchführung kontaktiert? Dies betrifft oft Fachexperten oder Dritte, die nicht direkt an der Umsetzung beteiligt sind, aber z.B. beratend tätig werden.
Informed: Welche Person wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert? In der Regel erfolgt hier keine gegenseitige Kommunikation, sondern es werden lediglich Informationen übermittelt.
Die Zeit- oder Terminplanung ist eng mit dem Projektablaufplan verknüpft und setzt exakt dort an, wo dieser in der Projektplanung aufhört. Diese Schritte lassen sich auch gut miteinander kombinieren. In beiden Fällen geht es jedoch darum, alle Projektprozesse einschließlich ihrer Reihenfolge abzubilden. Wenn Sie ein Projekt planen, vergeben Sie den einzelnen Aufgaben zusätzlich konkrete Termine für deren Abfolge. Eine beliebte Methode zur grafischen Darstellung ist das sogenannte Gantt-Diagramm. Dies vereint die Darstellung der einzelnen Teilprojekte und deren Aufgabenpakete mit den Beziehungen und zeitlichen Verteilung auf einem Zeitstrahl. So können Sie als Projektmanager auf einen Blick erkennen, wann und wie lange eine Aufgabe bearbeitet werden soll.
Ein Zeitrahmen ist wichtig, aber wer wird die einzelnen Aufgaben erledigen? Eine präzise Ressourcenplanung beantwortet Ihnen bei der Projektplanung folgende Fragen:
1. Welche Ressourcen benötigen Sie?
2. Welche Qualifikationen müssen die Projektbeteiligten haben?
3. Benötigen Sie materielle Ressourcen?
4. Wie viele Ressourcen werden benötigt?
5. Zu welchem Zeitpunkt im Projekt benötigen Sie diese Ressourcen?
Sobald Sie alle Ressourcen klar definiert haben, können Sie diese einzelnen Aufgaben zuordnen. So behalten Sie den Überblick über sämtliche Auslastungen Ihrer Projektbeteiligten und können von Anfang an erkennen, an welchen Stellen es ggf. zu Engpässen kommen könnte, um notfalls rechtzeitig gegensteuern zu können.
Behalten Sie stets die Arbeitsbelastung aller Projektbeteiligten im Blick, um Überlastungen zu vermeiden. Eine gründliche und vorausschauende Kapazitätsplanung ist besonders wichtig, da Ressourcen nur begrenzt verfügbar sind und ggf. auch an anderen Stellen im Unternehmen benötigt werden.
Sie haben die gesamte Projektplanung gemäß den beschriebenen Schritten durchgeführt? Dann sind die Budgetplanung und das Projektcontrolling kein großes Problem mehr. Denn: Nach der Ressourcenplanung kennen Sie den Kostenbetrag, den eine Ressource pro Zeiteinheit verursacht. Wenn Sie mit einem Tool wie ZEP arbeiten, können Sie mit dem Modul Preise & Belege für jede einzelne Personalie individuelle Kostensätze hinterlegen. Dann erledigt sich die Budgetplanung quasi von selbst. ZEP erleichtert Ihnen nicht nur die Budgetplanung an dieser Stelle, sondern auch schon in der Grobplanung Ihres Projektes. Somit wird das Projektcontrolling von der Projektplanung bis zum Abschluss eine konstante Instanz für Ihre Projektsteuerung und Projektkontrolle.
Mit einer Software wie ZEP können Sie nicht nur die Leistungen Ihres Projektteams im Auge behalten, sondern auch sicherstellen, dass alle Ziele innerhalb der geplanten Zeit und des geplanten Budgets bleiben.
Die Projektplanung liegt mit ihren sechs Schritten im Zentrum des Projektmanagements. Mit einer präzisen Planung und einem geeigneten Tool wie ZEP schaffen Sie die Grundlage für Ihren Projekterfolg. Von der Planung einzelner Tätigkeiten bis zur Ressourcenplanung decken Sie mit ZEP den gesamten Projektverlauf digital ab. So können Sie jederzeit auf unerwartete Anpassungen reagieren, ohne dabei Ihr Team zu überlasten.
Durch den Einsatz von ZEP haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projektplanung präzise durchzuführen, sämtliche Fortschritte zu analysieren und Prozesse zu verfolgen. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, um produktiver zu arbeiten. Damit Ihre Projekte ein voller Erfolg werden!
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