In der Welt der Projektleitung sind unerwartete Herausforderungen und Hindernisse häufige Begleiter, die den Fortschritt eines Projekts beeinträchtigen können. Eine vorausschauende Projektplanung ist daher entscheidend, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten planmäßig verlaufen und die gesteckten Ziele erreicht werden. Methoden der Projektsteuerung bieten nicht nur Transparenz über den aktuellen Projektstatus, sondern zeigen auch gezielt auf, wo Korrekturen notwendig sind, um den Projekterfolg zu sichern.
Was bedeutet Projektsteuerung?
Die Projektsteuerung umfasst die gezielte Lenkung, Überwachung und Kontrolle sämtlicher Prozesse eines Projekts, um sicherzustellen, dass die definierten Ziele effektiv erreicht werden. Seit den 60er Jahren etabliert, ist sie eine grundlegende Komponente des Projektmanagements und eng mit der Projektplanung und -durchführung verbunden.
Wichtige Bestandteile der Projektsteuerung im Überblick
Eine effektive Projektsteuerung umfasst wesentliche Elemente wie klare Kommunikation und die gemeinsame Vermittlung von Strukturen und Abläufen im Team. Darüber hinaus spielen die Anwendung wichtiger Projektmanagement-Methoden sowie digitaler Tools eine entscheidende Rolle, um Prozesse zu unterstützen und zu automatisieren.
Effiziente Ressourcenplanung zur Projektsteuerung
Die Ressourcenplanung und Personaleinsatzplanung sind wichtige Instrumente zur Projektsteuerung und zur Optimierung der Mitarbeiterauslastung in Ihrem Unternehmen. ZEP unterstützt Sie dabei, Arbeitsaufwände zu planen, Ressourcen effizient einzusetzen und Engpässe zu vermeiden. Eine der wichtigsten Funktionen ist die Abbildung der realen Projektzuordnung. Mit dieser Einplanung können Sie Projekteinsätze und Tage vor Ort explizit planen und dokumentieren. Arbeitspakete und Auslastungskurven in ZEP berücksichtigen diese Einplanungen und zeigen so detailliert die Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Mitarbeiter an.
Eine weitere zentrale Funktion der Ressourcenplanung in ZEP ist die Zuweisung von Arbeitspaketen. In der Übersicht der Arbeitspakete oder direkt in der Zeiterfassungsmaske sieht der Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Arbeitspakete und kann Zeiten auf diese buchen. Die Arbeitspakete dienen dabei als „Favoriten“ und erleichtern die Zeiterfassung sowie die Rechnungsstellung bei Projektende.
Durch konsequente Verwendung von Arbeitspaketen in einem einzelnen Projekt können den Projektmitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden, wobei sowohl die gesamte Verfügbarkeit aller Projektmitarbeiter als auch die Auslastung einzelner Mitarbeiter optimiert werden kann. Durch die Auslastungsgrafiken wird es möglich, die Mitarbeiter so einzuplanen, dass diese weder zu wenig zu tun haben noch überlastet werden. Neben der Optimierung der Auslastung einzelner Mitarbeiter trägt die Ressourcenplanung in ZEP auch zur Optimierung der Gesamtauslastung Ihres Unternehmens bei. Durch die Verwendung von Arbeitspaketen in allen Projekten sowie die passende Definition der Projektverfügbarkeiten wird die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im gesamten Unternehmen abgebildet. Dadurch erkennen Sie freie Kapazitäten oder Überlastung und können diesen frühzeitig gegensteuern. So können Sie Ihre Mitarbeiter effizienter einsetzen und Projekte gezielter und erfolgreicher umsetzen.
Wer trägt die Verantwortung, Projekte zu steuern?
Die Verantwortung für die Projektsteuerung liegt in der Regel beim Projektleiter oder der Projektleiterin. Dabei reicht das Spektrum der Aufgaben von der Überwachung der Ist-Werte wie Budget, Kosten und Zeitpläne bis hin zur koordinierten Umsetzung von Teilzielen. Ziel ist es, Abweichungen innerhalb festgelegter Toleranzen zu minimieren und effektiv auf auftretende Herausforderungen zu reagieren.
Alle Aufgaben auf einen Blick
Die Rolle eines Projektsteuerers umfasst eine Vielzahl wichtiger Aufgaben, die entscheidend für den Erfolg eines Projekts sind. Hier sind die Hauptaufgaben übersichtlich dargestellt:
📋 Abstimmung des Projektplans zu Beginn des Projekts
🚀 Starten und Abschließen von Arbeitspaketen und Aufgaben
👥 Führung des Teams, der Projektbeteiligten und weiterer Stakeholder
📊 Überwachung und Dokumentation der Plan-Werte im Vergleich mit den aktuellen Projektzahlen
🛠️ Entwicklung und Umsetzung von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen
📅 Koordination von Aufträgen, Terminen und Deadlines seitens des Auftraggebers
📈 Berichterstattung der relevanten Kennzahlen
💼 Organisation der Ressourcen und Auslastung
🛡️ Entscheidungs- und Weisungsbefugnis im Rahmen des Projekts
🔍 Qualitätssicherung der geplanten Abläufe
ZEP in der Projektsteuerung: Die beste Software Unterstützung für Ihr Unternehmen!
Optimieren Sie Ihre Projektsteuerung mit ZEP! Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter präzise den Projekten zuzuordnen, unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit und mit flexiblen Zeitangaben bis hin zu spezifischen Uhrzeiten. Durch die Nutzung von Arbeitspaketen wird der Aufwand und die Dauer jedes Projekts exakt kalkuliert. Mitarbeiter erhalten Einblick in den Projektzeitplan und können ihre Verfügbarkeiten einsehen sowie selbstständig planen. ZEP ermöglicht zudem die Generierung auswertbarer Daten zur Analyse von Auslastung und Kapazitäten auf Mitarbeiter- und Projektebene, unterstützt durch übersichtliche Grafiken und Berichte. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Projektplanung und verabschieden Sie sich von komplexen Tabellenkalkulationen – mit ZEP haben Sie alle Projektparameter jederzeit im Blick!
Dynamische Arbeitspakete in der Projektplanung und -steuerung
Arbeitspakete spielen eine zentrale Rolle in der Projektplanung und -steuerung innerhalb von ZEP. Sie dienen der genauen Festlegung, wie lange und an welchen Projekten Mitarbeiter arbeiten sollen. Dabei wird die individuelle Auslastung jedes Mitarbeiters basierend auf den zugewiesenen Arbeitspaketen berechnet. Diese Auslastung wird nicht nur auf Ebene einzelner Projekte betrachtet, sondern auch über mehrere Projekte hinweg berücksichtigt. Die verfügbare Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird unter Berücksichtigung der Regelarbeitszeit sowie der Abwesenheiten wie Feiertage, Wochenenden, Urlaube und Fehlzeiten ermittelt.
Beispiel:
Ein Arbeitspaket hat einen Umfang von 20 Stunden in 5 Tagen. Der Mitarbeiter hat in diesen 5 Tagen eine Verfügbarkeit von 5 * 8 Stunden = 40 Stunden. Um das Arbeitspaket in der vorgesehenen Zeit abzuarbeiten, muss der Mitarbeiter 50 % seiner verfügbaren Arbeitszeit an dem Arbeitspaket arbeiten, das Arbeitspaket bringt eine Auslastung von 50 %.
Die Flexibilität von Arbeitspaketen in ZEP zeigt sich besonders in ihrer Anpassungsfähigkeit an Veränderungen. Jede Zeitbuchung, Restaufwandschätzung, Urlaubsantrag oder Änderung im Planungsaufwand eines Arbeitspakets beeinflusst automatisch die Auslastung des Mitarbeiters. Auch Änderungen in der Laufzeit eines Arbeitspakets werden täglich reflektiert und aktualisieren die Projekt- und Gesamtauslastung des Mitarbeiters sowie den Status des Arbeitspakets im System. Diese dynamische Anpassungsfähigkeit gewährleistet eine präzise Steuerung der Ressourcen und eine effektive Projektplanung in ZEP.
Fazit
In der Welt der Projektsteuerung ist eine vorausschauende Planung entscheidend, um unerwartete Herausforderungen zu meistern und Projekte erfolgreich abzuschließen. Methoden wie die effektive Nutzung von Arbeitspaketen in ZEP bieten nicht nur Transparenz über den Projektstatus, sondern ermöglichen auch eine präzise Ressourcenplanung und Auslastungsoptimierung. Durch die dynamische Anpassungsfähigkeit der Arbeitspakete können Teams flexibel auf Veränderungen reagieren und sicherstellen, dass Projekte innerhalb der festgelegten Zeit- und Budgetrahmen abgewickelt werden. Mit ZEP als Unterstützung haben Unternehmen die Tools an der Hand, um ihre Projektmanagementprozesse effizient zu gestalten und nachhaltigen Erfolg zu sichern.
