Projektzeiterfassung

Reibungslose Zeiterfassung & Projektmanagement – Sie fragen, wir antworten

Wie können Sie den Überblick in der ZEP-Welt behalten? Mit praktischen Antworten auf Ihre Fragen sind Sie bestens gerüstet für eine mühelose Zeiterfassung und ein optimiertes Projektmanagement mit ZEP.
Reibungslose Zeiterfassung & Projektmanagement

Die Welt der Zeiterfassung und Projektmanagements kann manchmal selbst den erfahrensten ZEP-Nutzern eine kleine Denksportaufgabe stellen. Unser praktisches Tool zur Arbeits- und Projektzeiterfassung, das normalerweise wie eine gut geölte Maschine funktioniert, kann gelegentlich sehr komplex sein. Aber keine Sorge – Im heutigen Beitrag haben wir Ihre häufigsten ZEP-Herausforderungen näher betrachtet und fundierte Lösungen für Sie erarbeitet. Von vergessenen Stempelungen bis hin zur korrekten Projektzuordnung – wir haben für jede knifflige Frage eine Antwort parat. Denn: Wir wissen, dass Ihr Arbeitsalltag schon komplex genug ist.

Ihre häufigsten Fragen in Sachen Zeiterfassung

Unser kleiner Guide führt Sie durch eine Reihe von ZEP-Fragen, die Sie vielleicht auch schon einmal beschäftigt haben. Sie erfahren u.a., wie Sie automatische Ausstempelungen für Ihre Mitarbeiter einrichten können, um sicherzustellen, dass die Zeiten immer korrekt erfasst werden. Projekte ohne buchbare Zeiten? Unsere Lösung zeigt Ihnen, wie Sie Vorgänge zu Projekten hinzufügen und Mitarbeiter korrekt zuweisen können. Und selbst wenn Sie eine Pausenregelung ändern müssen – wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Egal, ob Sie ein ZEP-Neuling oder ein erfahrener Nutzer sind. Warum also noch länger rätseln? Tauchen Sie mit uns ein in die Welt der ZEP-Herausforderungen und finden Sie die Antworten, die Ihre Arbeit erleichtern.

Mitarbeiter vergessen das Ein- und Ausstempeln. Was kann ich tun?

Keine Panik! In ZEP Clock – oder mit dem Modul Anwesenheit in unseren anderen ZEP Programmen Compact & Professional – legen Sie einfach eine Task zum automatischen Ausstempeln Ihrer Mitarbeiter an. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Zeiten immer korrekt sind und Sie sich keine Sorgen über vergessene Stempelungen machen müssen.

Wo kann ich sehen, wie sich meine Mitarbeiter angemeldet haben?

Wissen Sie manchmal nicht, wie sich Ihre Mitarbeiter eingestempelt haben? Kein Problem! Die „Kommt/Geht-Auswertung“ zeigt Ihnen genau, ob sich Ihre Teammitglieder über den Browser, die App oder das Terminal angemeldet haben. Diese Funktion ist ebenfalls in ZEP Clock oder mit dem Modul Anwesenheit in Compact und Professional verfügbar.

Ich führe ZEP neu ein, aber meine Mitarbeiter haben bereits Urlaub genommen. Kann ich das eintragen?

Ja, mit unserem Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube können Sie sämtliche Fehlzeiten oder genommene Überstunden auch nachträglich eintragen. So haben Sie eine klare Übersicht und Ihren Mitarbeitern werden sogar die verbleibenden Urlaubstage in ZEP angezeigt.

Ich finde meinen Saisonarbeiter vom letzten Jahr nicht in ZEP. Warum?

Sie hatten in der Vergangenheit Saisonarbeiter beschäftigt, können diese jedoch nicht neu anlegen, weil das System sagt, dass dieser Mitarbeiter bereits existiert? Auch hierfür gibt es eine einfache Lösung: Legen Sie bei der Mitarbeiterauswertung den Beschäftigungszeitraum weit genug in die Vergangenheit. So taucht der Mitarbeiter wieder auf. Jetzt können Sie einfach einen neuen Beschäftigungszeitraum für Ihren Mitarbeiter in dessen Akte anlegen.

Ich habe ein Projekt angelegt, aber niemand kann Zeiten darauf buchen. Was ist das Problem?

Ihre Projekte sind bereit, aber niemand kann seine Zeiten buchen? Hier ist die Lösung: Stellen Sie sicher, dass jedes Projekt einen Vorgang hat, auf den Projektzeiten gebucht werden können. Zusätzlich müssen die Projektlaufzeit und der Status eingerichtet werden. Zu guter Letzt weisen Sie einfach nur noch den entsprechenden Mitarbeitern die Rolle als Projektmitarbeiter zu und schon können alle korrekt ihre Projektzeiten erfassen.

Wie kann ich die Pausenregelung von 45 auf 30 Minuten ändern?

Flexibilität ist hier der Schlüssel! Wenn Sie die Dauer der Pausenregelung ändern möchten, legen Sie einfach einen neuen Gültigkeitszeitraum an oder ordnen dem betroffenen Mitarbeiter eine neue Regelarbeitszeit zu.

Wie kann ich eine Rechnung stornieren?

Es kann passieren, dass eine Rechnung storniert werden muss. Sofern Sie ZEP Professional mit dem Modul Rechnungsstellung nutzen, gehen Sie einfach in den Rechnungsbereich und wählen dort die Aktion „Stornieren“. So einfach ist das!

Mein Mitarbeiter startet Mitte Januar und soll nur 29 Tage Urlaub haben. Wo kann ich das einstellen?

Mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube können Sie dieses Problem ganz einfach beheben: Teilen Sie den Beschäftigungszeitraum mit dem Scherensymbol in Restjahr und Folgejahr auf. Im Restjahr können Sie nun ganz einfach den Urlaubsanspruch für den gewählten Zeitraum eintragen.

Ich zahle meinen Mitarbeitern ihre Überstunden aus. Wie trage ich das in ZEP ein?

Wenn es Zeit ist, Überstunden auszuzahlen, nutzen Sie im Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaube einfach die Funktion „Ausgleich Überstunden, Urlaube: Abgeglichene Überstunden“ in ZEP, um alles ordnungsgemäß erfassen und eintragen zu können.

Wo kann ich einstellen, dass freie Mitarbeiter nicht informiert werden, wenn sie vergessen, ihre Zeiten zu buchen?

Sofern Sie ZEP Compact oder Professional mit dem Modul Freie Mitarbeiter nutzen, haben wir auch für dieses Problem die passende Lösung: Legen Sie Mitarbeiterkategorien an und ordnen sie bestimmte Mitarbeiter diesen zu. In der Task „Mitarbeiterinformation“ können Sie dann einstellen, dass Mitarbeiter mit der entsprechenden Kategorie nicht benachrichtigt werden, wenn sie die Zeiterfassung nicht vorgenommen haben.

Wie kann ich informiert werden, wenn die Planzahlen überschritten wurden?

Die Lösung dieses Problems setzt eine Lizenz für ZEP Compact oder Professional mit dem Modul Planstunden voraus: Richten Sie ganz einfach einen Planstundenhinweis im Projekt ein. Mit der Task „Projektstand Plan/Gesamtstatus Plan“ können Sie sich dann bequem per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn eine bestimmte Planstundenzahl überschritten wurde.

Erfolgreiche Zeiterfassung – Das geht nur gemeinsam

Am Ende unserer Reise durch die Welt der ZEP-Herausforderungen bleibt nur eines zu sagen: Sie sind jetzt bestens gerüstet, um jede Herausforderung in der Zeiterfassung zu meistern. Und denken Sie daran: Auch die klügsten Köpfe stehen hin und wieder vor kleinen Rätseln. Das Zeiterfassungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Geschäftsbetriebs. Dank der Erkenntnisse aus diesem Guide können Sie als ZEP-Verantwortlicher nun sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter korrekt eingestempelt sind, Projekte reibungslos ablaufen und Abrechnungen fehlerfrei sind. Machen Sie sich eines bewusst: ZEP kann Ihnen in vielen Aspekten Ihre Arbeit erleichtern und Ihr Projektmanagement optimieren. Projektarbeit ist Teamwork. Und wir verstehen uns als Ihren kompetenten Partner, wenn es um die Bereitstellung der richtigen Software geht.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben oder Ihre ZEP-Kenntnisse vertiefen möchten, zögern Sie nicht, sich auch zu einem unserer Webinare anzumelden oder sich direkt an unseren Support zu wenden.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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