Transparenz und sorgfältige Planung sind entscheidend, um Projekte zuverlässig, erfolgreich und wirtschaftlich abzuschließen. Neben der Projektplanung und dem Aufgabenmanagement spielt die Projektzeiterfassung eine zentrale Rolle. Warum die Zeiterfassung in Projekten so essenziell ist und wie Sie diese am besten handhaben, erfahren Sie in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis – Das erwartet Sie:
Welche Zeiten müssen gebucht werden?
Projektzeiten per Software buchen
ZEP erleichtert Projektmanagement
Was kostet eine Projektmanagement-Software?
Eine genaue Zeiterfassung im Projektmanagement ist unerlässlich, um den Projekterfolg sicherzustellen. Sie ermöglicht eine zuverlässige Kalkulation der Kosten, ein effizientes Management von Arbeitszeiten und Auslastung sowie die Erstellung präziser Reportings. So können Sie Ihre Projekte nicht nur wirtschaftlich, sondern auch termingerecht abschließen, während Sie gleichzeitig die richtigen Prioritäten setzen.
Die Arbeitszeiterfassung in Projekten ist entscheidend, um die Ressourcenplanung und Mitarbeiterauslastung optimal zu steuern. Durch die genaue Erfassung von Stunden pro Aufgabe und Projekt entsteht ein klares Bild über den Projektfortschritt und die verbleibenden Arbeiten. Eine solide Datengrundlage ermöglicht es, Kapazitäten besser einzuschätzen, die Belastung der Mitarbeiter auszugleichen und somit Stress zu reduzieren, die Effizienz zu erhöhen und die Team-Motivation zu steigern.
Die Redewendung „Zeit ist Geld“ trifft besonders im komplexen Projektmanagement zu, wo eine präzise Zeitplanung unerlässlich ist, um Ressourcen effizient zu nutzen. Eine kontinuierliche Projektzeiterfassung hilft dabei, den Arbeitsaufwand stets im Blick zu behalten, was für ein verlässliches Controlling und eine korrekte Rechnungsstellung entscheidend ist. So können Sie sicherstellen, dass vereinbarte Zeitbudgets eingehalten und zusätzliche Kosten vermieden werden.
Ein klarer Aufwandsüberblick ist nicht nur während des Projekts von Vorteil, sondern auch darüber hinaus. Durch den Vergleich der geleisteten Arbeit mit der ursprünglichen Projektplanung entsteht ein detailliertes Reporting, das hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen. Eine präzise Abschätzung des Restaufwands ermöglicht eine optimale Nutzung der freien Ressourcen und verbessert das Zeitmanagement, wodurch Verzögerungen und Ablenkungen vom Wesentlichen vermieden werden.
Ein effektives Projektmanagement erfordert eine präzise Zeiterfassung für verschiedene Aktivitäten, um Kosten und Ressourcen optimal zu steuern. Die folgende Liste zeigt wichtige Zeiten, die für das Projektmanagement erfasst werden sollten:
✅ Konstruktionsarbeiten
✅ Telefonate im Zusammenhang mit Projekten
✅ Einkaufszeiten für das Projekt
✅ Projektbezogene Meetings
✅ Schulungen und Weiterbildungen
✅ Dienstleistungen
✅ Reisekosten
✅ Weitere projektbezogene Tätigkeiten
Durch die Zuordnung dieser Zeiten zu spezifischen Kostenstellen, Kostenträgern, Kunden oder Lieferanten ermöglicht ZEP eine präzise Projektüberwachung und -abrechnung, wodurch Kostenstrukturen transparent und effizient verwaltet werden können.
Moderne Projektzeiterfassungssoftware bietet Unternehmen flexible Lösungen, um Arbeitszeiten effizient zu erfassen. Sie können entweder eine webbasierte SaaS-Lösung aus der Cloud nutzen oder die Software lokal auf einem eigenen Server betreiben. Mit Zeiterfassungsterminals oder Installationen auf PCs können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt und genau erfassen. Auch die Nutzung von Zeiterfassung Apps ist möglich, was die Flexibilität und Zugänglichkeit der Lösung weiter erhöht.
Moderne Zeiterfassungssoftware wie ZEP revolutioniert das Projektmanagement, indem sie traditionelle Methoden wie Stempeluhren und Arbeitszeitlisten überflüssig macht. Mit ZEP können Sie Ihre Projektzeiten einfach und flexibel online erfassen, egal ob im Büro oder unterwegs mit der ZEP App. Unsere webbasierte Lösung ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Zeitaufzeichnungen und bietet zusätzlich die Möglichkeit, verschiedene Zusatzmodule zu integrieren. Testen Sie unser Tool 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich, um sich von den Vorteilen für Ihr Unternehmen zu überzeugen.
Folgende Funktionen erleichtern Ihnen das Projektmanagement mit ZEP – Wir beantworten Ihre wichtigsten Fragen:
| Frage | Antwort |
| Wie kann ich sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Stempelzeiten nicht vergessen? | Legen Sie in ZEP eine automatische Task zum Ausstempeln an. Diese sorgt dafür, dass die Zeiten automatisch korrekt erfasst werden. |
| Wo kann ich nachsehen, wie sich meine Mitarbeiter eingestempelt haben? | Nutzen Sie die „Kommt/Geht-Auswertung“ in ZEP Clock oder im Modul Anwesenheit von ZEP Compact & Professional, um zu sehen, ob sich Ihre Mitarbeiter über den Browser, die App oder das Terminal eingestempelt haben. |
| Kann ich Urlaubstage nachträglich in ZEP eintragen, auch wenn ich ZEP neu einführe? | Ja, mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub können Sie alle Fehlzeiten, einschließlich Urlaubstage, auch nachträglich eintragen und verwalten. |
| Warum finde ich einen Saisonarbeiter aus dem letzten Jahr nicht in ZEP? |
Stellen Sie sicher, dass der Beschäftigungszeitraum weit genug in die Vergangenheit gelegt ist, um den Saisonarbeiter wieder sichtbar zu machen. |
| Was kann ich tun, wenn niemand seine Zeiten auf einem Projekt buchen kann? |
Überprüfen Sie, ob jedem Projekt ein Vorgang zugewiesen ist, auf den Zeiten gebucht werden können, und stellen Sie sicher, dass die Projektlaufzeit und der Status korrekt eingerichtet sind. Weisen Sie dann den Mitarbeitern die Rolle als Projektmitarbeiter zu. |
| Wie kann ich die Pausenregelung in ZEP von 45 auf 30 Minuten ändern? |
Legen Sie einfach einen neuen Gültigkeitszeitraum an oder ordnen Sie dem betroffenen Mitarbeiter eine neue Regelarbeitszeit zu. |
| Wie storniere ich eine Rechnung in ZEP?
|
Verwenden Sie das Modul Rechnungsstellung in ZEP Professional und wählen Sie die Option „Stornieren“ im Rechnungsbereich aus. |
| Wie stelle ich ein, dass ein Mitarbeiter, der Mitte Januar startet, nur 29 Tage Urlaub hat? | Nutzen Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub, um den Urlaubsanspruch für den gewählten Zeitraum einzutragen. |
| Wie trage ich die Auszahlung von Überstunden meiner Mitarbeiter in ZEP ein? | Verwenden Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub und die Funktion „Ausgleich Überstunden, Urlaube: Abgeglichene Überstunden“, um die Auszahlung von Überstunden ordnungsgemäß zu erfassen. |
| Wie verhindere ich, dass freie Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn sie ihre Zeiten nicht buchen? | Legen Sie in ZEP Compact oder Professional mit dem Modul Freie Mitarbeiter Mitarbeiterkategorien an und ordnen Sie bestimmte Mitarbeiter dieser Kategorie zu. Stellen Sie dann in der Task „Mitarbeiterinformation“ ein, dass diese Mitarbeiter nicht benachrichtigt werden, wenn sie die Zeiterfassung vergessen. |
| Wie werde ich benachrichtigt, wenn die Planzahlen in einem Projekt überschritten werden? | Richten Sie in ZEP Compact oder Professional mit dem Modul Planstunden einen Planstundenhinweis im Projekt ein. Sie erhalten dann per E-Mail eine Benachrichtigung, wenn eine bestimmte Planstundenzahl überschritten wird. |
ZEP kann Ihnen in vielen Aspekten Ihre Arbeit erleichtern und Ihr Projektmanagement optimieren. Projektarbeit ist Teamwork. Und wir verstehen uns als Ihren kompetenten Partner, wenn es um die Bereitstellung der richtigen Software geht.
Eine präzise Zeiterfassung im Projektmanagement ermöglicht Ihnen nicht nur eine zuverlässige Kalkulation der Kosten und eine effiziente Ressourcenplanung, sondern auch die Erstellung aussagekräftiger Reportings. Dadurch können Sie Projekt wirtschaftlich und termingerecht abschließen, während gleichzeitig die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter ausgeglichen und die Team-Motivation gesteigert werden. Durch eine präzise Projektzeiterfassung kommen Sie Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber in jeder Hinsicht nach. Eine moderne Software zur Projektzeiterfassung wie ZEP erleichtert Ihnen diese Prozesse erheblich und bietet flexible Lösungen für eine effiziente Verwaltung Ihrer Projektzeiten.
Die besten Projektmanagement-Tools zeichnen sich durch Funktionen aus, die eine umfassende Projektplanung, -überwachung und -durchführung ermöglichen. Sie bieten typischerweise Funktionen zur Aufgabenverwaltung, Zeit- und Ressourcenerfassung sowie Berichterstattung, um Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen. Moderne Lösungen wie ZEP bieten zusätzlich spezialisierte Module für Projektzeiterfassung und Ressourcenplanung.
Projektmanagement-Tools sind besonders geeignet für Unternehmen und Organisationen, die komplexe Projekte planen, durchführen und überwachen müssen. Sie helfen dabei, die Projektzeiten effizient zu erfassen, Ressourcen optimal zu nutzen und Kosten transparent zu verwalten. Kleinere Teams und große Unternehmen profitieren gleichermaßen von der Struktur und Effizienzsteigerung, die solche Tools bieten.
Die Kosten für Projektmanagement-Software variieren je nach Funktionsumfang, Nutzeranzahl und Implementierungsart. Für kleine Unternehmen und Startups bieten viele Anbieter flexible Preismodelle, die oft monatlich pro Nutzer berechnet werden. Größere Unternehmen, die umfangreiche Funktionen und Integrationen benötigen, können mit höheren Kosten rechnen, die oft durch zusätzliche Module oder spezielle Anpassungen entstehen. In unserem kostenlosen Preisrechner können Sie sich Ihre monatlichen Kosten für ZEP ganz bequem ausrechnen lassen.
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