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Ultimative ZEP-Hacks für Ihren Unternehmenserfolg

Von intelligenten Zeiterfassungstricks bis hin zu automatischen Auswertungen – lassen Sie sich inspirieren und nutzen Sie das volle Potenzial von ZEP für Ihren Erfolg!
Mit smarten Hacks Projektzeiterfassung optimieren

Effizientes Zeit- und Projektmanagement unterstützen den Erfolg Ihres Unternehmens. Mit unserer Software für Projektzeiterfassung stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag werden wir Ihnen einige clevere ZEP-Hacks vorstellen, die Ihnen dabei helfen, das volle Potenzial unserer leistungsstarken Software auszuschöpfen. Mit unseren Tipps & Tricks können Sie Ihre Arbeit effizienter gestalten und wertvolle Zeit sparen. Let’s go!

Projektzeiterfassung mit Compact & Professional optimal nutzen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es entscheidend, effiziente Tools und Techniken zu nutzen, um Zeit und Ressourcen optimal zu verwalten. Folgende Tipps halten unsere Tools ZEP Compact und ZEP Professional für Sie bereit:

Arbeitszeiten vorbelegen

Sie wissen genau, was Sie zu welcher Uhrzeit an einem bestimmten Tag erledigen wollen oder müssen? Vielleicht ist es im Geschäftsalltag zu stressig, immer genau zu stempeln. Dann nutzen Sie doch einfach die Funktion, Zeiten vorzubelegen. Wie das funktioniert? Klicken Sie beim Datum eines bestimmten Tages einfach in die rechte obere Ecke – diese ist mit einem kleinen grauen Dreieck gekennzeichnet. Durch diesen Klick wird die Uhrzeit passend vorbelegt. Das erleichtert Ihnen das Hinzufügen von Zeitbuchungen.

Globale Suche nutzen

Die globale Suche ist ein mächtiges Werkzeug in ZEP. Das Suchfeld befindet sich oben rechts und ermöglicht Ihnen nicht nur das Auffinden von bestimmten Menüs, sondern auch das Suchen in der Online-Hilfe. Wenn Sie beispielsweise „Belegauswertung“ suchen, liefert Ihnen die Globale Suche entsprechend relevante Ergebnisse. Nutzen Sie dieses Feature, um schnell und effizient die gewünschten Informationen zu finden.

Nicht-arbeitszeit-relevante Tätigkeit

Sie wollen längere Pausen mit einer Bemerkung versehen? Geht klar! In ZEP können Sie „nicht-arbeitszeit-relevante Pausen“ – unter der Tätigkeiten-Auswahl rechts oben in Ihrem ZEP – anlegen. Dies ist besonders hilfreich, um eventuelle Lücken in den Buchungen zu identifizieren. Wichtig: Hierbei handelt es sich um Pausen, die nicht zur Arbeitszeit gehören! Beispiel: Bei der Durchsicht Ihrer erfassten Zeiten sehen Sie eine Lücke von 2 Stunden in der vergangenen Woche. Wenn Sie in der Tätigkeiten-Auswahl zuvor „pa (Pause – keine Arbeitszeit)“ gewählt haben, können Sie – dank der entsprechend hinterlegten Information im Feld “Bemerkungen” – erkennen, dass es sich um eine nicht-arbeitszeit-relevante Tätigkeit, wie beispielsweise „Shopping“ oder “Arztbesuch”, handelt.

Monatsabschluss aufgehoben

Sie haben den Monatsabschluss aufgehoben, können aber trotzdem die Zeit bei einem Mitarbeiter nicht ändern? Das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaube hält hierfür folgende Lösung bereit: Der Monatsabschluss ist zwar aufgehoben, es sind aber weiterhin alle Mitarbeiter gesperrt. Dies erkennen Sie an einem fett gedruckten Schloss-Symbol hinter dem Namen des Mitarbeiters. Wenn Sie auf dieses Schloss klicken, entsperren Sie den Mitarbeiter. Sie können aber auch alle Mitarbeiter gleichzeitig entsperren, mit einem Klick auf „alle entsperren“. Sobald die Sperre aufgehoben ist, können Sie die gewünschten Änderungen ganz einfach vornehmen, speichern, Monatsabschluss fertigstellen.

Erreichbarkeit des Teams

Sie wollen wissen, welche Team-Mitglieder gerade online und für Sie erreichbar sind? Mit dem Zusatzmodul Anwesenheit und ausreichender Berechtigungsstufe können Sie auf einen Klick sehen, wen Sie aktuell ansprechen können. Wie gelangen Sie dort hin? Klicken Sie auf Mein ZEP > Auswertungen > Aktuelle Anwesenheiten. Das ist auch schon alles. Ziemlich praktisch, oder? Diese Funktion ist gerade für Teams, die remote arbeiten, eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag. Denn: Sie können aus Hamburg ja nicht einfach mal so zum Berliner Kollegen ins Büro gehen.

5 ultimative ZEP Clock Hacks

Auch unsere digitale Stempeluhr bietet Ihnen einige nützliche Kniffe, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern können. Getreu dem Motto: Klein, aber oho! kommt unser kompaktes Tool zur reinen Zeiterfassung mit großen Kniffen um die Ecke – die Sie natürlich auch in allen anderen ZEP-Produktlinien anwenden können. Aber: Wie können Sie nun aus ZEP Clock das Ultimo herausholen? Ganz einfach:

Automatischer Pausenabzug

Sie wollen sicher sein, dass die Mindestpausen Ihrer Mitarbeiter immer korrekt eingehalten werden? Dann richten Sie in ZEP Clock den automatischen Pausenabzug ein. Sollte ein Mitarbeiter vergessen, seine Pause ganz oder teilweise zu nehmen, zieht ZEP Clock die Mindestpause vom Zeitkonto des Mitarbeitenden automatisch ab.

“Im Hintergrund ausführen“ von Auswertungen

Mit ZEP Clock können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden aus den verschiedensten Blickwinkeln betrachtet werden. Manche Auswertungen braucht man allerdings regelmäßig. Führen Sie die Auswertung einfach im Hintergrund aus und legen Sie fest, wer, wann, für welchen Zeitraum und in welchem Format der Report automatisch an Sie oder Ihre Mitarbeiter geschickt wird.

Task: Automatisches Abmelden

Sie kennen das sicher: ein Mitarbeiter vergisst, sich zum Feierabend auszustempeln und Sie sind im Nachgang ewig damit beschäftigt, die schiefen Stempelungen zu korrigieren. Richten Sie einfach die Task „Automatisches Abmelden aller Mitarbeiter“ ein und ZEP Clock stempelt all diejenigen zu einem bestimmten Zeitpunkt oder nach einer bestimmten Zeit aus, die das vergessen haben. Sie und auch der betroffene Mitarbeiter werden informiert und der nächste Arbeitstag kann sauber starten. In unseren anderen Produktlinien benötigen Sie hierfür das Modul Anwesenheit.

Tätigkeitsliste in der App anlegen

Zusätzlich zur Standorterfassung beim Stempeln mit der ZEP Clock App können Sie noch genauer erfassen, was Ihre Mitarbeiter machen, indem Sie eine Liste an Tätigkeiten in der App anlegen. Sie selbst bestimmen, was dem Mitarbeiter zum Buchen angeboten wird. Klassiker sind hier „Büro“ und „Homeoffice“, aber auch kreativere Ideen wie „Fahrt zu Kunde“, „Kunde A“ und “Kunde B“. Der Mitarbeiter muss zum Einstempeln einen der Begriffe wählen und Sie können die so erfasste Zeit nach den Listenbegriffen auswerten. Sie sehen dann genau, wie viele Personentage Ihr Mitarbeiter für „Kunde A“ geleistet hat. Werden Sie kreativ!

Zeiten mit festen Pausen ausschließen

Sie wollen verhindern, dass die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter schon vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn erfasst wird? Legen Sie in den Pausenregelungen „Feste Pausen“ für den Zeitraum vor Arbeitsstart an und Ihre Mitarbeiter können zwar Stempeln, aber die verbuchte Arbeitszeit startet erst nach Ende der festen Pause. Wenn Sie zum Beispiel eine feste Pause von 2 – 8 Uhr morgens anlegen, können Ihre Mitarbeiter sich zwar schon um 7:30 Uhr einstempeln und Kaffee trinken, aber die Arbeitszeit wird erst ab 8 Uhr gerechnet.

Effizientes Zeit- und Projektmanagement – ZEP machts möglich

Zusätzlich zu den vorgestellten ZEP Hacks bieten wir Ihnen weitere Ressourcen und Möglichkeiten, um Ihr Wissen zu erweitern und das Beste aus unserer Software für Projektzeiterfassung herauszuholen. Wir bieten Ihnen regelmäßig informative Webinare an, in denen Sie detaillierte Einblicke in die verschiedenen Funktionen und Best Practices von ZEP Professional, Compact und Clock erhalten. Diese Webinare sind eine großartige Gelegenheit, um Ihr Wissen zu vertiefen und Ihre Fragen direkt an unsere Experten zu stellen.

Darüber hinaus können Sie sich auch für den monatlichen ZEP Newsletter anmelden, um regelmäßig mit allen Updates, Tipps und interessanten Inhalten rund um Zeit- und Projektmanagement versorgt zu werden. Sie wollen ZEP erst einmal kennenlernen? Kein Problem! Unsere 30-Tage-Testversion bietet Ihnen die Möglichkeit, unsere Software ausgiebig kennenzulernen und alle Funktionalitäten in Ihrer eigenen Arbeitsumgebung zu erkunden. Nutzen Sie diese Ressourcen, um Ihre Produktivität zu steigern und garantiert keine Projektzeit unerfasst zu lassen.

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

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