Arbeitszeiterfassung

Resturlaub – Gesetzliche Regelungen & Übertragung bis 31. März

Sie haben noch Resturlaub aus dem vergangenen Jahr übrig? Dann sollten Sie diesen schnellstmöglich planen, denn: Die Frist endet am 31. März. Oder?
Resturlaub – Gesetzliche Regelungen & Übertragung bis 31. März

Arbeitnehmer sind in Deutschland grundsätzlich dazu verpflichtet, ihren Urlaub bis zum Ende des Jahres zu nehmen. Andernfalls droht laut Bundesurlaubsgesetz die Gefahr des Urlaubsverfalls. In diesem Zusammenhang haben Arbeitgeber jedoch Mitwirkungspflichten, die unter anderem vorsehen, Mitarbeiter schriftlich auf drohenden Urlaubsverfall hinzuweisen.

Wir klären, wann Sie Resturlaub ins neue Jahr übertragen können, welche Regelungen im Gesetz vorgesehen sind und wie viel Resturlaub bei Kündigung zusteht.

Resturlaub: Definition, Berechnung & gesetzliche Lage

Was ist Resturlaub? Ganz einfach: Dieser Begriff beschreibt nicht in Anspruch genommene Urlaubstage des vertraglich geregelten oder gesetzlich vorgeschriebenen Anspruchs auf Erholungsurlaub innerhalb eines Kalenderjahres.

Arbeitnehmer haben generell einen gesetzlich verankerten Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Gemäß Bundesurlaubsgesetz (BurlG) muss dieser jährlich mindestens 24 Werktage umfassen, wenn eine Sechstagewoche vorliegt und 20 Tage bei einer Fünftagewoche. Werktage sind dabei alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder Feiertage sind. Wichtig: Im Arbeitsvertrag oder Tarifverträgen können auch andere Vereinbarungen getroffen werden, die dann verbindlich gelten. § 3 BurlG stellt lediglich die Mindestanforderungen dar, die von Arbeitgebern beachtet werden müssen.

Mit ZEP Resturlaub auf einen Klick und mitarbeiterspezifisch einsehen.

Resturlaub übertragen? Ja, aber…

Im Grunde bezieht sich der Begriff „Resturlaub“ auf die noch nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage am Ende eines Jahres. Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass der Urlaub im jeweiligen Kalenderjahr gewährt werden muss. Gemäß § 7 Abs. 3 BurlG ist eine Übertragung nur in Ausnahmefällen erlaubt, nämlich wenn:

„… dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“

Einer dieser Ausnahmefälle liegt beispielsweise dann vor, wenn Sie als Arbeitnehmer während des geplanten Urlaubs erkranken und die Krankheitstage nicht auf den jährlichen Urlaubsanspruch nach § 9 BurlG angerechnet werden sollen. Dieser Fall tritt ein, wenn Sie ein ärztliches Attest Ihrer Erkrankung während der Urlaubszeit vorlegen.

Eine Übertragung von Resturlaub ist ebenfalls dann möglich, wenn Sie beabsichtigt hatten, am Jahresende Urlaubs zu nehmen, dieser aber aus betrieblichen Gründen nicht gewährt werden kann, beispielsweise aufgrund zu vieler Krankheitsfälle im Team. Auch ein erhöhter Arbeitsbedarf im Einzelhandel in der Vorweihnachtszeit kann zu Resturlaub führen. Gleiches gilt, wenn andere Mitarbeiter aufgrund sozialer Gesichtspunkte bevorzugt Urlaub nach § 7 Abs. 1 BurlG erhielten und Sie daher keine Möglichkeit hatten, Ihren Urlaub zu nehmen. Sollten Sie aus den genannten Gründen am Jahresende Resturlaubstage angesammelt haben, ist es erforderlich, diesen innerhalb der ersten drei Monate des neuen Kalenderjahres zu nehmen. Diese Regelung verhindert, dass Mitarbeiter nicht genutzte Urlaubstage ansammeln können.

Achtung: Resturlaub wird nicht nur im Bundesurlaubsgesetz geregelt. Ebenso sind betriebliche Vereinbarungen und insbesondere tarifliche Regelungen maßgeblich. Sollte in Ihrer Branche oder in Ihrem Unternehmen ein spezieller Tarifvertrag gelten, empfiehlt es sich, diesen hinsichtlich des Resturlaubs zu überprüfen.

Jetzt ZEP-Urlaubsantrag in Excel oder PDF mit Unterschriftsfeldern für Vorgesetzte nutzen.

Resturlaub: Verfallsdatum 31. März?

Sollten Arbeitnehmer ihre Resturlaubstage bis zum Jahresende nicht genommen haben und keine der oben genannten Gründe vorliegen, verfallen diese nicht automatisch. Diese Regelung basiert auf einem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) vom 29. November 2017 (Az. C-214/16) und einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 19. Februar 2019 (Az. 9 AZR 541/15), welche in einer europakonformen Auslegung festlegen: Der Resturlaub verfällt nicht mehr automatisch!

Arbeitgeber sind demnach verpflichtet, ihre Hinweis- und Mitwirkungspflichten zu erfüllen. Konkret bedeutet dies, dass Sie Ihre Mitarbeiter explizit über offene Urlaubstage informieren und die gesetzlichen oder durch Sonderregelungen festgelegten Verfallsfristen benennen müssen. Diese Information sollte schriftlich erfolgen und es wird empfohlen, eine Empfangsbestätigung zu archivieren, um im Streitfall einen Nachweis über den erfolgten Hinweis auf den bevorstehenden Verfall des Resturlaubs zu haben.

Gleichzeitig müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass die Inanspruchnahme des Urlaubs bis zum Verfall auch möglich ist. Falls Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen, führt dies nicht zum automatischen Verfall der Urlaubsansprüche; vielmehr kumulieren sich die Ansprüche für jedes Jahr, in dem Sie dieser Pflicht nicht nachkommen. Beachten Sie, dass auch (ehemalige) Mitarbeiter bis zu drei Jahre nach dem jeweiligen Jahr den Anspruch auf Resturlaub (oder finanzielle Abgeltung) geltend machen können.

Wichtige Information für Arbeitgeber: Sie müssen Ihre Beschäftigten schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember bzw. bis zum 31. März des Folgejahres in vollem Umfang genommen werden muss, weil er sonst im Anschluss an diesen Zeitraum verfällt. Die Beweislast tragen Sie als Arbeitgeber.

Resturlaub bei Kündigung

Im Falle einer Kündigung hat der Arbeitnehmer Anspruch auf seinen Resturlaub, unabhängig von, wer die Kündigung ausspricht. Der Zeitpunkt der Kündigung bestimmt dabei den Anspruch auf die verbleibenden Urlaubstage:

• Bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor dem 30. Juni erhält der Arbeitnehmer ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen gearbeiteten Monat des aktuellen Jahres. Geregelt wird dies in § 5 Abs. 1 BurlG.
• Bei einer Kündigung nach dem 30. Juni steht dem Arbeitnehmer der volle gesetzliche Urlaubsanspruch für das gesamte Kalenderjahr zu. Etwaige zusätzliche vertraglich vereinbarte Urlaubstage dürfen nur anteilig gekürzt werden, indem der Urlaubsanspruch gezwölftelt wird. Hierbei darf der gesetzliche Urlaubsanspruch des Mitarbeiters jedoch nicht unterschritten werden.

Beispiel: Anna, eine Rechtsanwältin in einer renommierten Kanzlei, arbeitet gemäß Arbeitsvertrag 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Ihr Arbeitsvertrag sieht einen Jahresurlaubsanspruch von insgesamt 28 Tagen vor, wovon gesetzlich 20 Tage festgelegt sind. Nach ihrer Kündigung zum 31. August möchte Anna ihren Resturlaub während der Kündigungsfrist von 4 Wochen nehmen. Doch wie viele Urlaubstage stehen ihr zu? Gemäß gesetzlicher Bestimmungen erhält Anna den vollen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 20 Tagen, da sie das Arbeitsverhältnis nach dem 30. Juni beendet hat. Der Arbeitgeber darf ihren Urlaubsanspruch nicht anteilig kürzen, da dies den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch unterschreiten würde.

Achtung: Arbeitnehmer haben gemäß § 4 BurlG erst dann vollen Urlaubsanspruch, wenn sie mindestens sechs Monate im Unternehmen gearbeitet haben! Der Resturlaub sollte daher im Falle einer Kündigung während der Beschäftigung genommen werden. Falls dies aus betrieblichen Gründen nicht der Fall sein kann, besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit einer Auszahlung des noch bestehenden Urlaubsanspruchs.

Resturlaub bei Elternzeit

Gemäß § 17 Abs. 2 BEEG ist die Regelung für nicht genommene Urlaubstage vor Beginn der Elternzeit festgelegt. Der Resturlaub kann nach der Elternzeit im gleichen Urlaubsjahr oder im darauffolgenden Jahr in Anspruch genommen werden. Gleiches gilt für den Urlaubsanspruch während des Mutterschutzes. Sollte das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit enden, beispielsweise durch Vertragsablauf, muss nicht genommener Urlaub gemäß § 17 Abs. 3 BEEG abgegolten werden.

Beispiel: Lena arbeitet in einer Marketingagentur und plant in Elternzeit zu gehen. Laut ihrem Arbeitsvertrag hat sie Anspruch auf 30 Tage Jahresurlaub, wovon 20 Tage gesetzlich festgelegt sind. Bevor sie in Elternzeit geht, konnte Lena jedoch nur 10 Tage Urlaub nehmen. Gemäß den Bestimmungen in ihrem Arbeitsvertrag und dem Mutterschutzgesetz kann sie diese nicht genommenen 10 verbleibenden Urlaubstage nach ihrer Elternzeit im gleichen Urlaubsjahr oder im Jahr nach der Elternzeit beanspruchen. Falls ihr Arbeitsverhältnis während der Elternzeit endet, würde ihr nicht genommener Urlaub entsprechend abgegolten werden müssen.

Urlaubsplanung mit Weitsicht

Damit es gar nicht erst zur Anhäufung vieler Resturlaubstage kommt, können Sie am Ende jedes Jahres eine detaillierte Urlaubsplanung gemeinsam mit Ihrem Team vornehmen. Mit ZEP geht das ganz einfach und übersichtlich digital. Dank der grafischen Darstellung hat jedes Teammitglied sofort im Blick, wer zu welcher Zeit abwesend ist.

Sie können auch unsere Excel oder pdf-Vorlage für Ihre Urlaubsplanung im Team nutzen. Für das aktuelle Kalenderjahr bietet es Ihnen die Möglichkeit den Urlaub von bis zu 20 Mitarbeitern parallel zu planen. Die Berechnung der individuellen Resturlaubstage erfolgt hier durch hinterlegte Formeln automatisch. Die Vorlage zur Urlaubsplanung gewährt somit eine transparente und teamübergreifende Übersicht. So behalten Sie die Auslastung Ihres Teams im Blick und können Urlaubsansprüche einhalten und leicht nachverfolgen.

Urlaubsplaner für bis zu 20 Beschäftigte in einer zentralen Vorlage. Jetzt kostenlos downloaden!

Tanja Hartmann ZEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Managerin bei ZEP

Weitere interessante Artikel

Burnout Prävention: 11 Tipps, um Burnout vorzubeugen! ✓
In unserer hektischen Arbeitswelt mit ständiger Erreichbarkeit wird Burnout Prävention immer wichtiger. Effektive Zeiterfassung spielt hierbei eine zentrale Rolle, nicht nur für die Produktivität, sondern auch als Schutz vor Burnout.

Artikel lesen

Gesetzliche Pausenregelung » Diese Regeln gelten im Arbeitsrecht! ✓
Pausen im Job sind wichtig für Gesundheit und Produktivität, Experten raten zu regelmäßigen kurzen Auszeiten, der Gesetzgeber schreibt Ruhe- und Pausenzeiten vor – ZEP erleichtert die Zeiterfassung und unterstützt die gesetzliche Pausenregelung.

Artikel lesen