Dienstreisen & Reisekostenabrechnung

Erfassen Sie Ihre Reisedaten parallel zu den Arbeitszeiten. Alles andere macht ZEP.

Auf Knopfdruck liefert ZEP die komplette Reisekostenabrechnung, inkl. VMA, km-Geld und Fremdkosten.


In ZEP werden Geschäftsreisen einfach durch Eingabe der Reisezeiten und Reisedaten erfasst - parallel zu den Arbeitszeiten. Zusätzlich können Fremdkosten wie Hotelrechnungen, Taxi-Quittungen, Bahn-Tickets u.a. erfasst und Projekten zugeordnet werden.

ZEP unterstützt die Reisekostenabrechnung für Deutschland sowie Österreich.


Reisekostenabrechnung auf Knopfdruck

Auf Knopfdruck erstellt ZEP die vollständige Kostenabrechnung inkl. VMA (Verpflegungsmehraufwendungen), KM-Geld und Spesen.

Weiterfakturierung von Reisen an den Kunden

Trägt Ihr Kunde einen Teil der Reisekosten oder VMA? Kein Problem. Für jedes Projekt kann spezifiziert werden, ob und in welchem Umfang Reisen an den Kunden weiterfakturiert werden. Dabei können Vereinbarungen wie Anreispauschale pro Tag oder Reise, spezielle KM-Geld-Sätze sowie die Abrechnung von VMA und Belegen/Fremdkosten abgebildet werden.

Auswertungen

  • Kostenabrechnung für einen oder mehrere Mitarbeiter
  • Belegauswertung zur Übersicht der auf ein oder mehrere Projekte erfassten Belege
  • Ausweisung der Kosten in Ertrags- und Umsatzauswertungen

Erfassung von Fremdkosten: Belege

Fremdkosten weren als Belege erfasst und Projekten zugeordnet.

  • Ein Beleg kann mehrere Einzelbeträge enthalten, auch zu unterschiedichen Steuersätzen
  • Je Projekt kann definiert werden, ob und in welchem Umfang Belege an den Kunden weiterfakturiert werden
  • Belege werden bei abweichender Währung in die Kundenwährung umgerechnet
  • Belege können ein abweichendes Leistungsdatum haben, z.B. für im Voraus gebuchte Flüge
  • Jedem Beleg kann ein Dokument zugeordnet werden, bspw. das Rechnungs-PDF oder der eingescannte Original-Beleg

Verpflegungsmehraufwendungen - VMA

ZEP erstellt die komplette Kostenabrechnung inkl. VMA

  • Definition von Arbeitsorten mit den entsprechenden Pauschalen und prozentualen Abzügen für Mahlzeiten
  • Definition von Fahrzeugen mit km- und Mitfahrer-Pauschalen
  • Erfassung von Mahlzeiten für den prozentualen Abzug
  • 70/30-Regel für Bewirtungsbelege
  • Mitternachts-Regel für mehrtätige Dienstreisen und Schichtarbeit
  • ZEP ermittelt die VMA aus Reise- und Zeitbuchungen sowie den weiteren Daten zur Reise
  • Weiterfakturierung der VMA an den Kunden je Projekt konfigurierbar

Weitere Merkmale

  • Dokumentation der Auszahlung von Kostenabrechnungen an Mitarbeiter
  • Unterstützung der Frist-Prüfung für VMA ("3-Monats-Regel")
  • Definition unterschiedlicher Belegarten mit Vorgaben bzgl. Betrag, Steuersätzen, Weiterfakturierung und mehr.

mit Faktura

  • Erstellung von Rechnungspositionen für Belege und VMA
  • Ausweisung der VMA und Belege im Rechnungsanhang
  • Erzeugung eines Beleg-PDFs als Rechnungsanhang

mit Export für Buchhaltung

  • Kostenexport zur einfachen Datenübernahme in DATEV, Lexware u.a. Buchhaltungssysteme

mit ZEP-Apps

  • Erfassung von Reisezeiten inkl. Arbeitsort, km, Fahrzeug, Start- und Zielort u.a.
  • Erfassung von Belegen inkl. Beleganhängen, z.B. Aufnahmen mit der Smartphone-Kamera, Foto aus der Gallerie oder Übernahme eines PDF aus anderen Apps (z.B. Scanner-App).

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