Roadmap & Release Notes

Belegpostfach: Mailbox-Anbindung 🆕

Mit der neuen Mailbox-Funktion können Sie ein E-Mail-Postfach direkt mit ZEP verbinden. Eingehende Belege werden automatisch im Belegpostfach angelegt und stehen dort zur weiteren Verarbeitung bereit.

Unterstützt werden PDF- und XML-Dateien, die wie gewohnt geprüft sowie angenommen oder abgelehnt werden können. So gelangen Belege ohne manuellen Upload direkt nach ZEP.

HOAI-Rechner: Erweiterungen 🔧

Der HOAI-Rechner wurde um zwei wichtige Funktionen erweitert und unterstützt damit noch umfassender bei der Angebots- und Honorarermittlung.

Neu hinzugekommen sind:

• Mehrere Gewerke pro Angebot – mehrere Gewerke können innerhalb eines Angebots gemeinsam kalkuliert werden.
• Rechner für anrechenbare Kosten – unterstützt bei der Ermittlung der anrechenbaren Kosten als Grundlage der Honorarberechnung.

Neue Schnittstelle: Pipedrive 🆕

Mit der neuen Pipedrive-Schnittstelle synchronisieren Sie Vertriebs- und Projektprozesse nahtlos zwischen beiden Systemen.

Folgende Daten werden von Pipedrive nach ZEP übertragen:

• Kunden
• Ansprechpartner
• Projekte

Neue Datensätze stehen anschließend automatisch in ZEP zur weiteren Bearbeitung bereit.

Neue Schnittstelle: BambooHR 🆕

Die neue BambooHR-Schnittstelle verbindet Personalverwaltung und Zeiterfassung miteinander und synchronisiert relevante Daten automatisch zwischen beiden Systemen.

Dabei werden folgende Informationen übertragen:

• BambooHR → ZEP: Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten
• ZEP → BambooHR: Zeitdaten

Neuer Report: Offene Kapazität 🆕

Mit dem Modul Ressourcenplanung steht Ihnen ab sofort der neue Report „Offene Kapazität“ zur Verfügung. Er zeigt die verfügbare Kapazität aller Mitarbeitenden auf Monatsbasis und ergänzt den bekannten Report „Verfügbarkeitsgrad“ um zusätzliche Kennzahlen für eine noch bessere Planungsübersicht.

Pro Mitarbeiter und Monat werden folgende Werte ausgewiesen:

• Mitarbeiterkapazität inklusive Abwesenheiten
• Verplante Kapazität aus dem Ressourcenplanungs-Modul
• Freie Kapazität als Differenz beider Werte

Neuer Umsatzbericht 🆕

Mit dem Modul Rechnungsstellung steht Ihnen ab sofort der neue Umsatzbericht zur Verfügung. Er zeigt den tatsächlichen Umsatz auf Basis von Rechnungspositionen für einen frei wählbaren Zeitraum und bietet eine detaillierte Auswertung aller abrechnungsrelevanten Daten.

Zusätzlich stehen folgende Erweiterungen zur Verfügung:

• Filter nach Kunde
• Zusätzliche Spalten für Abteilung, Projekt, Bemerkung, Kunde, Auftrag und Auftragsnummer

Erweiterter Report: Gesamtstatus Plan 🔧

Der Standardreport „Gesamtstatus Plan“ wurde im Modul Rechnungsstellung um weitere Analyse- und Navigationsmöglichkeiten ergänzt.

Aufgabenmanagement 🆕

Ab sofort steht Ihnen ein neues Aufgabenmanagement direkt in ZEP zur Verfügung – ohne zusätzliches Modul und ohne Mehrkosten. Unter „Aufgaben“ können Nutzer persönliche To-dos anlegen und verwalten. Projektmanager und Projektmitarbeiter haben zudem die Möglichkeit, Aufgaben für andere Teammitglieder zu erstellen und zuzuweisen.

Ein Aufgaben-Board pro Nutzer und Projekt sorgt für eine klare Übersicht. Aufgaben lassen sich per Drag & Drop dem jeweiligen Status zuordnen. Status und Prioritäten werden zentral in der Administration definiert und projektübergreifend verwaltet.

Fünf neue Schnittstellen 🆕

ZEP verfügt ab sofort über fünf neue Integrationen. HR-Daten können mit Sage, Taxmaro und Zoho People ausgetauscht werden. Zusätzlich lassen sich Projekte und Tickets mit JIRA und Linear synchronisieren. Im Zuge dessen wurde auch der Schnittstellenmarktplatz optisch überarbeitet.

HOAI-Rechner für Angebote 🆕

Für die Angebotserstellung in ZEP steht Ihnen ab sofort ein integrierter HOAI-Rechner zur Verfügung. Alle Leistungsphasen und Honorarzonen sind vollständig abgedeckt, die Honorarberechnung erfolgt automatisch. Die einzelnen Phasen inklusive Plandaten können per Knopfdruck direkt in eine Projektstruktur überführt und anschließend bequem abgerechnet werden.

Belegpostfach 🆕

Ab sofort steht Ihnen das neue Belegpostfach zur Verfügung, mit dem mehrere Belege zentral gesammelt und effizient verarbeitet werden können. Eingehende Belege werden zunächst im Belegpostfach abgelegt und können von dort aus weiterverarbeitet werden.

Belege können dabei wie folgt behandelt werden:

• Annehmen: Belege werden einem Projekt und optional einem Mitarbeitenden zugeordnet. Erst danach entsteht ein vollständiger Beleg mit Belegnummer.
• Ablehnen: Abgelehnte Belege können anschließend gelöscht werden. Eine erneute Annahme ist nicht möglich.

Das Belegpostfach finden Sie als Reiter im Menüpunkt „Belege“. Der Bereich ist sichtbar für Admins und Controller, wobei Controller ausschließlich Leserechte haben.

Verfügbar für Professional Kunden sowie Compact Kunden mit aktiviertem Modul „Umsätze & Kosten“.

Belege ohne Mitarbeiterzuordnung 🆕

Ab sofort können Belege auch ohne Zuordnung zu einem Mitarbeitenden angelegt werden. Diese Option steht beim Annehmen eines Belegs im Belegpostfach sowie in den Belegauswertungen (Projekte, Lieferanten, Mitarbeiter) zur Verfügung.

Belege ohne Mitarbeiterzuordnung werden in Auswertungen und Abrechnungen als „ohne Mitarbeiter“ geführt und sind dort gesondert sichtbar.

Belegpostfach Mailbox (Ausblick)

Demnächst steht eine Mailbox-Funktion zur Verfügung, die aktuell bereits in Entwicklung ist. Eingehende E-Mail-Anhänge können dann automatisch als Belege im Belegpostfach angelegt und direkt weiterverarbeitet werden.

Lieferantenmanagement 🆕

Mit diesem Release steht ein neuer Menüpunkt „Lieferanten" zur Verfügung. Administrierende Nutzer können hier Lieferanten anlegen und verwalten. Der Menüpunkt ist sichtbar für Admins und Controller, wobei Controller ausschließlich Lesezugriff haben.

Lieferanten können mit Kontaktinformationen und Zahlungsdaten hinterlegt werden. Beim Erfassen von Belegen können alle Mitarbeitenden nun einen Lieferanten auswählen, sodass Kosten eindeutig mit dem jeweiligen Lieferanten verknüpft sind.

Verfügbar für Professional Kunden sowie Compact Kunden mit aktiviertem Modul „Umsätze & Kosten".

Neues Tabellenkonzept

Der neue Menüpunkt Lieferanten sowie bestehende Tabellen im Menüpunkt Belege wurden auf das neue Filter-Tabellenkonzept und Design umgestellt. Konkret bedeutet das:

• Alle Tabellenspalten stehen als Filtermöglichkeit zur Verfügung
• Der Filter ist frei konfigurierbar und kann nach Bedarf hinzugefügt werden
• Tabellenspalten können ein- und ausgeblendet werden
• Reihenfolge und Breite der Spalten sind anpassbar

Das neue Tabellenkonzept wird schrittweise auf weitere Bereiche von ZEP ausgerollt.

Neues Helpcenter 🆕

ZEP verfügt ab sofort über ein neues Help Center, das weiterhin über den Button unten rechts erreichbar ist und über das Sie nun auch jederzeit direkt unseren Support kontaktieren können. Dort finden Sie alle wichtigen Informationen rund um ZEP übersichtlich gebündelt und erhalten schnell Antworten auf Ihre Fragen.

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Arbeitszeit mit Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen 🆕

Mit der neuen Einstellung können jetzt alle Arbeitszeiten mit einer Tätigkeit erfasst werden. Dadurch wird präzise dokumentiert, was genau gearbeitet wurde, was die Transparenz und Auswertungsmöglichkeiten verbessern kann.

Die Funktion wird aktiviert unter:
Administration → Arbeitszeit → Einstellungen → „Tätigkeiten in ZEP Clock erfassen"

Nach der Aktivierung erscheint der neue Bereich Tätigkeiten zur Verwaltung aller Tätigkeiten.

Wichtig: Sobald die Funktion aktiv ist, müssen alle Nutzer beim Erfassen ihrer Arbeitszeit eine Tätigkeit auswählen.

Neues ZEP Clock Modul: Reisekosten 🆕

Mit dem neuen Reisekosten-Modul können neben den regulären Tätigkeiten auch Reisetätigkeiten erfasst werden. ZEP Clock berechnet automatisch die Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) und ermöglicht das digitale Erfassen von Belegen.
In den integrierten Auswertungen erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle entstandenen Reisekosten.

Das Modul kann ganz einfach im Selfservice aktiviert werden.