Der gesamte Projektzyklus in einem zentralen System
Professional Services Automation für Management-Consulting, IT-Consulting und Engineering: Angebot, Leistung, Reisekosten, Rechnung. Project-to-Bill in einem System.
Über 3.000 Unternehmen vertrauen auf ZEP
Zwischen Angebot und Rechnung liegt kein Monatsende mehr
Bei vielen Dienstleistern liegen zwischen dem Angebot und der Rechnung vier Werkzeuge und ein Monatsende, an dem jemand alles zusammenträgt. Jede Übergabe kostet Zeit, die niemand abrechnet. ZEP Operations schließt diese Kette.
Angebote zentral erstellen, freigeben und versenden
Angebote entstehen aus einheitlichen Vorlagen, laufen durch Ihre Freigaberegeln und gehen direkt aus ZEP Operations an den Kunden. Das Angebot ist der erste Datensatz der Kette, nicht ein Dokument daneben: Wird es angenommen, entsteht daraus der Auftrag mit seiner Struktur.
"Mit ZEP kann ich einen durchgängigen Angebots-, Projektabwicklungs- Rechnungsstellungsprozess abbilden."
"Mit ZEP kann ich einen durchgängigen Angebots-, Projektabwicklungs- Rechnungsstellungsprozess abbilden."
Die Rechnung entsteht aus dem, was gebucht wurde
Aufwände gehen direkt aus dem Auftrag in die Rechnung, personalisiert, automatisch versendet und E-Rechnungs-konform, per KI-Befehl statt aus einer Tabelle. Nicht abgerechnete Leistungen fallen auf, bevor der Monat abgeschlossen ist.
“Das Berechtigungssystem ist auch smart, sodass verschiedene Rollen ihre Funktionen wahrnehmen können, ohne zu umfangreiche Berechtigungen vergeben zu müssen”
“Das Berechtigungssystem ist auch smart, sodass verschiedene Rollen ihre Funktionen wahrnehmen können, ohne zu umfangreiche Berechtigungen vergeben zu müssen”
Reisekosten und Belege direkt am Auftrag
Belege unterwegs per Kamera hochladen, inklusive Währungsumrechnung und automatischem Verpflegungsmehraufwand. Die Kosten landen dort, wo sie verrechnet werden.
“„Der größte Vorteil ist die nahtlose Kette von der Erfassung bis zur Rechnung: Zeiten und Reisekosten werden direkt mobil eingetragen und landen sofort beim Projektleiter.”
“„Der größte Vorteil ist die nahtlose Kette von der Erfassung bis zur Rechnung: Zeiten und Reisekosten werden direkt mobil eingetragen und landen sofort beim Projektleiter.”
Fremdleistungen laufen im Auftrag mit, nicht daneben
Hinterlegen Sie Fremdkosten als Belege, ordnen Sie sie Aufträgen und Lieferanten zu und verrechnen Sie sie weiter. Freelancer arbeiten im selben System mit und rechnen über Gutschriften ab. Ein separater Belegprozess außerhalb entfällt.
“Abrechnung weiterzuleitender Kosten (wie Reisekosten oder Auslagen).”
“Abrechnung weiterzuleitender Kosten (wie Reisekosten oder Auslagen).”
Das ganze Projekt auf einer Plattform
Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen bereits auf ZEP
Das System für Projektdienstleister - von Startup bis zum Großkonzern.
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
Mehr als Projektmangement
Von der fakturierbaren Stunde bis zum Export in die Finanzbuchhaltung laufen alle Schritte in einem System, damit zwischen zwei Werkzeugen nichts verloren geht.
Die Abrechnungskette beginnt bei der Buchung
Ihr Team kennzeichnet fakturierbare Stunden direkt beim Buchen. Erinnerungen melden, was noch nicht abgerechnet ist, bevor der Monat endet.
Die Übergabe an die Buchhaltung ohne Zwischenschritt
Rechnungen und Belege gehen per Export direkt in die projektspezifische Finanzbuchhaltung.
Stunden- und Tagessätze je Person, Kunde und Auftrag
Definieren Sie Sätze differenziert und lassen Sie ZEP Operations damit rechnen, in Kalkulation, Auswertung und Rechnung gleichermaßen.
Nach Aufwand, zum Festpreis oder im Zahlungsplan
Rechnen Sie nach Aufwand oder zum Festpreis ab und legen Sie wiederkehrende Positionen schon bei der Projektanlage fest, auch in Landeswährung.
Die Marge steht fest, bevor die Rechnung rausgeht
Planstunden, Soll-Ist sowie Umsätze und Kosten laufen auf derselben Datenbasis wie Angebot und Rechnung. Abweichungen zeigen sich früh.
Rentabilität, Forderungen und Monatsreport per Befehl
Der KI-Chat liefert Rentabilität je Projekt, offene Posten und den Monatsreport per Befehl und legt Belege aus einem Foto an. Ohne Aufpreis enthalten.
Alle Produktlinien im Überblick
ZEP Operations enthält alles aus ZEP Control und schließt die Kette bis zur Rechnung.
ZEP Track
Zeiten auf Projekte und Kunden buchen – und wissen, wo die Stunden hingehen.
12 € bei monatlicher Zahlung
ZEP Control
Projekte steuern mit Kennzahlen, Auslastung und kaufmännischer Sicht – kein weiteres Board-Tool.
25 € bei monatlicher Zahlung
ZEP Operations
Der gesamte Projektlebenszyklus auf einer Datenbasis – vom Angebot bis zur Abrechnung.
35 € bei monatlicher Zahlung
ZEP Business
Organisationsweite Steuerung über mehrere Gesellschaften hinweg.
45 € bei monatlicher Zahlung
Alle Preise je Nutzer und Monat, zzgl. MwSt.
Integrieren Sie ZEP in Ihre Systemlandschaft
Wir stellen sicher, dass ZEP mit dem Rest Ihrer IT- Infrastruktur harmoniert.
Hubspot
Synchronisation von Kunden- und Projektdaten
Personio
Übertragung von ZEP Zeitbuchungen und Personio Stammdaten
Salesforce
Austausch von Kundendaten um Doppelpflege zu vermeiden
FAQs
Häufig gestellte Fragen und Antworten zu ZEP.
Was ist ZEP Operations?
ZEP Operations ist Professional Services Automation für Management-Consulting, IT-Consulting und Engineering. Angebot, gebuchte Stunden, Reisekosten, Lieferantenleistungen, Rechnung und der Export in die projektspezifische Finanzbuchhaltung laufen in einem System. ZEP Operations kostet 29 € pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag, 35 € monatlich.
Was heißt Project-to-Bill konkret?
Project-to-Bill heißt: Angebot, gebuchte Stunden, Reisekosten, Lieferantenleistungen und Rechnung liegen auf einer Datenbasis. Es gibt keine Übergabe zwischen vier Werkzeugen, die verloren gehen kann, und keinen Monatsend-Termin, an dem jemand alles zusammenträgt. Die Rechnung entsteht aus dem, was tatsächlich gebucht wurde.
Für wen ist ZEP Operations gedacht?
Für Head of Operations, Finance Lead, PMO Director oder kaufmännisch geprägte Geschäftsführung — verantwortlich für die Wirtschaftlichkeit des Projektgeschäfts und für die Tool-Landschaft. Typische Anlässe sind Margen- und Cash-Druck, Tool-Konsolidierung, eine zu langsame Abrechnung oder ein ERP, das für das Projektgeschäft zu schwergewichtig ist.
Was ist der Unterschied zwischen ZEP Control und ZEP Operations?
ZEP Control endet bei Umsätzen und Kosten. ZEP Operations stellt die Rechnung — mit Angebotserstellung, Reisekostenabrechnung, Lieferantenverwaltung und dem Export in die projektspezifische Finanzbuchhaltung. Wenn Ihr Projektcontrolling steht, aber die Abrechnung noch außerhalb läuft, ist ZEP Operations die passende Produktlinie.
Wann reicht ZEP Operations und wann brauche ich ZEP Business?
ZEP Operations steuert das Projektgeschäft einer Gesellschaft. ZEP Business steuert die gesamte Organisation: mehrere Gesellschaften, interne Verrechnung und Dokumentenmanagement. Solange Sie eine Gesellschaft führen, reicht ZEP Operations.
Rechnet sich das oder ist es Prozesskosmetik?
Der Nutzen ist in abrechenbaren Stunden messbar. Ein Kunde beschreibt es so: „Wir konnten durch den Einsatz von ZEP den Anteil der verrechenbaren Stunden deutlich erhöhen und somit den Umsatz deutlich über die Kosten von ZEP steigern.“ 76 % der Kunden dieser Leistungsstufe rechnen mit ZEP ab, 25 % nutzen zusätzlich die Angebotserstellung.
Müssen wir dafür ein ERP einführen?
Nein. ZEP Operations konsolidiert die Werkzeuge rund um das Projektgeschäft, ohne Ihre Finanzbuchhaltung abzulösen. Die Implementierung dauert zwei bis drei Wochen, nicht Monate, und Sie bekommen dafür eine feste Ansprechperson statt eines Callcenter-Kontakts.
Wie viele Systeme lassen sich anbinden?
Unbegrenzt viele, und das in jeder ZEP-Produktlinie — kein Kontingent, keine Staffelung nach Tarif. Fertige Anbindungen bestehen unter anderem für DATEV Rechnungen und Finanzbuchhaltung, HubSpot und Salesforce. Die ZEP-eigenen Schnittstellen (REST, SOAP) und Single-Sign-on sind ebenfalls überall enthalten.
Jetzt alle Funktionen für 14 Tage kostenlos testen.
ZEP ist leistungsstark, benutzerfreundlich und kann sich Ihren Bedürfnissen anpassen. Überzeugen Sie sich selbst!
