Projekte planen und auf Knopfdruck sehen, was sie verdienen
Verabschieden Sie sich von aufwändigen Excel-Tabellen! Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten projekt- und kundenspezifisch und behalten den Überblick über alle Leistungen und Zeitaufwände.
Über 3.000 Unternehmen vertrauen bei der Projektzeiterfassung auf ZEP
Planung und gebuchte Stunden auf einer Datenbasis
Aufgaben lassen sich in jedem beliebigen Board organisieren. Die Frage, ob ein Auftrag Geld verdient, beantwortet keins davon. Dafür laufen Planung und Stundenbuchung in getrennten Werkzeugen und die Wahrheit steht in einer Excel-Datei, die einmal im Monat gepflegt wird. ZEP Control bringt beides zusammen.
Soll-Stunden planen, Ist-Stunden dagegenhalten
Bestimmen Sie feste oder dynamische Planzahlen und steuern Sie Ihre Aufträge Bottom-up oder Top-down. Überbuchungen fallen auf, solange sich noch etwas ändern lässt.
"Info bei Verbrauch von 75% der verfügbaren Stunden, helfen dem Projektleiter frühzeitig zu reagieren"
"Info bei Verbrauch von 75% der verfügbaren Stunden, helfen dem Projektleiter frühzeitig zu reagieren"
Was ein Auftrag einbringt, steht neben dem, was er kostet
Hinterlegen Sie Sätze, stellen Sie geplanten Umsatz internen Kosten gegenüber und lesen Sie die Rentabilität aus denselben Buchungen ab, auf denen die Auswertung beruht. So sehen Sie schon während des Auftrags, ob er sich rechnet, und nicht erst in der Nachkalkulation.
“„Dadurch wird klar, wie viel Aufwand wirklich in Kundenprojekte fließt – eine Voraussetzung für saubere Abrechnungen und fundierte Nachkalkulationen”
“„Dadurch wird klar, wie viel Aufwand wirklich in Kundenprojekte fließt – eine Voraussetzung für saubere Abrechnungen und fundierte Nachkalkulationen”
Aufgaben anlegen, zuweisen und per Board organisieren
Legen Sie To-dos und Arbeitspakete an, weisen Sie sie zu und organisieren Sie sie per Drag-and-drop im Board. Die Aufgaben hängen an derselben Projektstruktur, auf die Ihr Team die Stunden bucht, so steht neben dem Status immer auch der Aufwand.
“„ZEP hilft uns, Transparenz in komplexe Projektstrukturen zu bringen und ermöglicht eine verlässliche Zuordnung von Zeiten zu Aufgaben, Teams und Kunden. Dadurch lassen sich sowohl Kapazitäten als auch Budgets deutlich besser steuern.”
“„ZEP hilft uns, Transparenz in komplexe Projektstrukturen zu bringen und ermöglicht eine verlässliche Zuordnung von Zeiten zu Aufgaben, Teams und Kunden. Dadurch lassen sich sowohl Kapazitäten als auch Budgets deutlich besser steuern.”
Engpässe zeigen sich, bevor sie im Auftrag ankommen
Verfügbarkeiten, Auslastung und Fakturierungsquote stehen als Kennzahl bereit, nicht als Tabellen-Export. So erkennen Sie, wer noch Kapazität hat und wo ein Team bereits über seiner Planung liegt.
“„Ich kann mit der Anzeige auf dem Dashboard stets die ‚KPI' des Anteils der fakturierten Zeiten im Blick halten, ohne extra eine detaillierte Auswertung anzustoßen.”
“„Ich kann mit der Anzeige auf dem Dashboard stets die ‚KPI' des Anteils der fakturierten Zeiten im Blick halten, ohne extra eine detaillierte Auswertung anzustoßen.”
Digitalisieren Sie jetzt Ihr Projektgeschäft
Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen bereits auf ZEP
Das System für Projektdienstleister - von Startup bis zum Großkonzern.
.avif)
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
Was die Steuerung trägt
Projektstruktur, Teams und Kennzahlen greifen ineinander, damit Sie Aufträge auf Basis vollständiger Buchungen steuern statt auf Basis von Schätzungen.
Aufträge in Vorgänge und Tätigkeiten aufteilen
Bilden Sie die Struktur ab, in der tatsächlich gearbeitet wird. Stunden, Budget und Fortschritt werten Sie auf jeder Ebene aus.
Der Unterschied, der die Marge erklärt
Kennzeichnen Sie Stunden als fakturierbar oder nicht und lesen Sie die Fakturierungsquote als Kennzahl ab, statt sie zu schätzen.
Wer im Auftrag arbeitet und wer was sieht
Stellen Sie Projektteams zusammen, legen Sie Projektleitung und Mitarbeitende fest und passen Sie die Besetzung an, wenn sich der Auftrag ändert. Rollen und Rechte steuern, wer worauf bucht und welche Zahlen jemand sieht.
Kennzahlen, die auf vollständigen Buchungen beruhen
Tracken Sie Arbeitszeiten, Projektzeiten, Abwesenheiten & Reisekosten von überall aus bequem in der ZEP-App.
Der Leistungsnachweis kommt aus der Steuerung
Erstellen und versenden Sie individualisierte Zeitnachweise automatisch aus denselben Buchungen, mit denen Sie den Auftrag steuern.
Zeiten buchen und Projekte auswerten per KI-Chat
Umsätze, Kosten und Auslastung holen Sie per KI-Befehl aus denselben Daten, auf die Ihr Team bucht.
Alle Produktlinien im Überblick
ZEP Control enthält alles aus ZEP Track. Planung und kaufmännische Sicht kommen dazu.
ZEP Track
Zeiten auf Projekte und Kunden buchen – und wissen, wo die Stunden hingehen.
12 € bei monatlicher Zahlung
ZEP Control
Projekte steuern mit Kennzahlen, Auslastung und kaufmännischer Sicht – kein weiteres Board-Tool.
25 € bei monatlicher Zahlung
ZEP Operations
Der gesamte Projektlebenszyklus auf einer Datenbasis – vom Angebot bis zur Abrechnung.
35 € bei monatlicher Zahlung
ZEP Business
Organisationsweite Steuerung über mehrere Gesellschaften hinweg.
45 € bei monatlicher Zahlung
Alle Preise je Nutzer und Monat, zzgl. MwSt.
Integrieren Sie ZEP in Ihre Systemlandschaft
Wir stellen sicher, dass ZEP mit dem Rest Ihrer IT- Infrastruktur harmoniert.
Hubspot
Synchronisation von Kunden- und Projektdaten
Personio
Zeiterfassung mit ZEP & HR mit Personio - Ein perfektes Team Übertragung von ZEP Zeitbuchungen und Personio Stammdaten
Salesforce
Austausch von Kundendaten um Doppelpflege zu vermeiden
FAQs
Häufig gestellte Fragen und Antworten zu ZEP.
Welche Automatisierungsfunktionen erleichtern den Workflow und die Transparenz in ZEP Control?
ZEP Control bietet automatische Erinnerungen und Tasks, wie das Ausstempeln am Tagesende oder Benachrichtigungen bei Minusstunden. Zeitnachweise werden zudem automatisch erstellt und versendet, was den administrativen Aufwand reduziert und die Nachvollziehbarkeit für Kunden verbessert.
Wie hilft ZEP Control bei der flexiblen Zuweisung von Projektmitarbeitern und deren Rollen?
ZEP Control ermöglicht die einfache Zuordnung von Mitarbeitern zu spezifischen Projekten und Rollen. Die Einstellung der Mitarbeiterzuordnungen und die sichere Verwaltung der Projektrollen reduzieren Fehler, fördern eine strukturierte Projektleitung und verbessern die Effizienz im Projektmanagement.
Welche Vorteile bietet die zentrale Verwaltung und Integration von Kundendaten in ZEP Control?
Durch die Integration von CRM-Systemen wie HubSpot oder Salesforce können Kundendaten in ZEP Control automatisch übernommen werden. Diese nahtlose Verbindung eliminiert die manuelle Doppelpflege, reduziert Fehler und spart Zeit, was die Datenqualität und Effizienz bei der Verwaltung verbessert.
Wie unterstützt ZEP Control die detaillierte und effiziente Erfassung von Projektzeiten?
Mit ZEP Control lassen sich Arbeitszeiten auf Kunden-, Projekt- und Teilprojektebene präzise erfassen und fakturierbare sowie nicht-fakturierbare Zeiten kennzeichnen. Dies verbessert die Genauigkeit der Zeiterfassung und fördert eine transparente Projektabrechnung, da eine klare Zuordnung der Arbeitszeiten zu Projekten und Tätigkeiten möglich ist.
Welche Systeme lassen sich an ZEP Track anbinden?
Unbegrenzt viele. Drittanbieter-Schnittstellen sind in allen ZEP-Produktlinien unbegrenzt, auch in ZEP Track — es gibt kein Kontingent und keine Staffelung nach Tarif. Fertige Anbindungen bestehen unter anderem für DATEV, Personio und Lexware. Die ZEP-eigenen Schnittstellen (REST, SOAP) und Single-Sign-on sind ebenfalls überall enthalten.
Deckt ZEP Track die gesetzlichen Anforderungen an Arbeitszeit ab?
Ja. Pausenregelungen, Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, Überstunden und Abwesenheiten sind in ZEP Track enthalten, der Export in die Lohnbuchhaltung ebenfalls. ZEP wird in Deutschland entwickelt und gehostet und ist ISO 27001-zertifiziert.
Zieht das Team beim Buchen mit?
Das ist die häufigste Sorge vor der Einführung und sie lässt sich entkräften. Gebucht wird über Browser, App, Terminal oder direkt aus dem Kalendertermin, und automatische Tasks melden Lücken, bevor jemand nachfragt. Ein Kunde beschreibt es so: „Das System wurde schnell angenommen, weil es keine unnötigen Hürden gibt.“
Was unterscheidet ZEP Track von einem reinen Stundenwerkzeug?
Ein Stundenwerkzeug hält fest, wie lange gearbeitet wurde. ZEP Track hält zusätzlich fest, wofür: auf welchen Kunden und welches Projekt die Stunde geht und ob sie fakturierbar ist. Aus derselben Buchung entstehen Budgetübersicht, Zeitnachweis, Lohnexport und die Datengrundlage für Controlling und Abrechnung.
Wann reicht ZEP Track und wann brauche ich ZEP Control?
ZEP Track bucht und zeigt. ZEP Control plant und rechnet: Aufgabenmanagement, Projektplanung, Umsätze und Kosten. Solange Sie Ihr Projektgeschäft auswerten wollen, reicht ZEP Track. Sobald Sie es planen und über Kennzahlen steuern wollen, ist ZEP Control richtig. Der Wechsel ist jederzeit möglich, die Daten bleiben erhalten.
Was ist der Unterschied zwischen ZEP Track und ZEP Clock?
ZEP Clock bucht ausschließlich Arbeitszeit: Kommen, Gehen, Überstunden, Abwesenheiten. ZEP Track bucht zusätzlich, wofür die Zeit verwendet wurde — auf welches Projekt und welchen Kunden. Wenn Sie Projekte abrechnen, kalkulieren oder auswerten, brauchen Sie diese Zuordnung. ZEP Clock ist eine eigene Linie, ein Wechsel in die projektbezogenen Linien ist nicht vorgesehen.
Für wen ist ZEP Track gedacht?
Für Dienstleister, die ihre Stunden heute doppelt führen: einmal für die Lohnbuchhaltung, einmal für die Projektkalkulation. Typischerweise Operations-, Team- oder kaufmännische Leitung in kleineren Projektdienstleistern, die gesetzeskonforme Arbeitszeit sicherstellen und zugleich Projekt- und Kundenzeiten so buchbar machen müssen, dass sie später für Controlling und Abrechnung taugen.
Was ist ZEP Track?
ZEP Track ist die Projektzeiterfassung für Management-Consulting, IT-Consulting und Engineering. Teams buchen ihre Stunden auf Kunden und Projekte, Budgets bleiben während des Projekts sichtbar, Abwesenheiten und der Export in die Lohnbuchhaltung laufen mit. ZEP Track kostet 9 € pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag, 12 € monatlich.
Jetzt alle Funktionen für 14 Tage kostenlos testen.
ZEP ist leistungsstark, benutzerfreundlich und kann sich Ihren Bedürfnissen anpassen. Überzeugen Sie sich selbst!
