ERP-System: Projektprozesse und Ressourcen souverän steuern

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine integrierte Unternehmenssoftware, die alle Geschäftsprozesse in einer zentralen Plattform vereint. Von der Zeiterfassung über Projektmanagement bis zur Abrechnung – ein ERP-System wie ZEP digitalisiert und automatisiert Ihre gesamten Arbeitsabläufe. Besonders für projektbasierte Unternehmen bietet ZEP spezialisierte Funktionen, die über klassische ERP-Systeme hinausgehen.

Während ein CRM-System (Customer Relationship Management) sich auf die Verwaltung von Kundenbeziehungen fokussiert, deckt ein ERP-System alle internen Geschäftsprozesse ab. ZEP als ERP-System beinhaltet zwar auch CRM-Funktionen für die Kundenverwaltung, geht aber weit darüber hinaus: Projektplanung, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement, Abrechnung und Controlling sind integriert. So verwalten Sie alles in einem System, statt mehrere Tools parallel zu nutzen.

Professional Services Automation (PSA) ist eine Softwarelösung, die speziell für dienstleistungsorientierte Unternehmen entwickelt wurde. PSA unterstützt bei der Verwaltung von Projekten, der Erfassung von Arbeitszeiten, der Ressourcenplanung und der projektbasierten Abrechnung.Im Gegensatz zu allgemeinen ERP-Systemen sind PSA-Tools speziell auf die Bedürfnisse von Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleistern und anderen projektorientierten Unternehmen zugeschnitten.

Während klassische ERP-Systeme alle Unternehmensbereiche abdecken, fokussiert sich PSA auf projektbasierte Dienstleistungen. ZEP kombiniert beide Ansätze: Es bietet umfassende ERP-Funktionen für die Unternehmenssteuerung und gleichzeitig spezialisierte PSA-Features für effizientes Projektmanagement. Dadurch erhalten Sie eine Komplettlösung, die sowohl Ihre Geschäftsprozesse als auch Ihre Projekte optimal unterstützt.

ZEP ist flexibel nutzbar, eignet sich jedoch vor allem für kleine bis mittelständische Unternehmen mit 5 bis 500+ Mitarbeitenden. Besonders projektbasierte Unternehmen wie Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen, Anwaltskanzleien und Ingenieurbüros profitieren von der spezialisierten Ausrichtung. Durch den modularen Aufbau können Sie mit wenigen Nutzenden starten – das System wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

ZEP als Projekt-ERP vereint alle Projektprozesse von der Planung bis zur Auswertung in einem umfassenden System. Es ermöglicht eine effiziente Steuerung und Kontrolle von Budgets, Projektzeiten und Ressourcen, sodass alle Phasen eines Projekts optimal überwacht und gesteuert werden können.

ZEP Professional startet ab 18 € pro Nutzer:in und Monat. Im Gegensatz zu vielen anderen ERP-Systemen gibt es keine versteckten Kosten oder teuren Implementierungsgebühren. Alle wichtigen Module wie Zeiterfassung, Projektmanagement, Abrechnung und Controlling sind bereits enthalten. Sie zahlen nur für die Anzahl der aktiven Nutzenden – ohne Mindestlaufzeit oder Setup-Gebühren.

ZEP Professional beinhaltet alle wichtigen Module für projektbasierte Unternehmen: Zeiterfassung, Mitarbeitendenverwaltung, Kundenverwaltung, Projektplanung, Projektmanagement, Umsatz- und Kostenberechnung, Reisekostenabrechnung, Projektcontrolling, unbegrenzte Reportings, automatisierte Workflows, Abwesenheitsverwaltung und ein integriertes Ticketsystem. Alle Module sind nahtlos integriert und arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis.

ZEP integriert sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft. Verfügbar sind Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen (DATEV, Lexware etc.), Personio für die HR-Verwaltung sowie standardisierte APIs (REST/SOAP) für individuelle Anbindungen. Excel-Exporte in verschiedenen Formaten ermöglichen die flexible Datenübertragung. Die offene API-Struktur erlaubt auch kundenspezifische Integrationen.

Ja, ZEP bietet automatische Exportfunktionen für alle gängigen Buchhaltungsprogramme. ZEP konvertiert erfasste Arbeitszeiten, Reisekosten und Projektdaten automatisch in das richtige Format für Ihre Buchhaltung. Unterstützt werden unter anderem DATEV, Lexware, sevDesk und viele weitere Programme. Die manuelle Doppelerfassung gehört damit der Vergangenheit an.

Mit ZEP haben Sie eine detaillierte Soll-Ist-Übersicht, die den Vergleich geplanter und tatsächlicher Projektzeiten und -kosten ermöglicht. Die Echtzeitauswertung und die bereitgestellten Reports helfen, Budgetabweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten.

Ja, ZEP ermöglicht die Erstellung und den Versand individueller Angebote und Rechnungen auf Basis der erfassten Projektzeiten. Die Projekt-ERP-Lösung lässt sich zudem über automatische Exportfunktionen mit der Buchhaltung verknüpfen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

ZEP bietet eine Echtzeitübersicht über verfügbare Ressourcen und Kapazitäten. Dadurch können Sie Mitarbeitende gezielt einplanen, personelle Engpässe frühzeitig erkennen und Projekte mit optimaler Ressourcenauslastung umsetzen.

Ja, ZEP bietet Apps zur Zeiterfassung an: die ZEP-App für Projektzeiterfassung und die ZEP-Clock-App für Arbeitszeiterfassung. Beide Apps funktionieren auf iOS und Android und bieten eine Offline-Funktionalität. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist. Die mobile Zeiterfassung ist besonders für Außendienstmitarbeitende und Remote-Teams ideal.

Ja, ZEP ist vollständig DSGVO-konform. Die Software wird in Deutschland entwickelt und gehostet, alle Daten bleiben in deutschen Rechenzentren. ZEP erfüllt höchste Datenschutzstandards und bietet umfassende Funktionen für die Verwaltung von Mitarbeitendendaten und Zugriffsrechten sowie für den Datenexport. Regelmäßige Sicherheitsaudits und Zertifizierungen gewährleisten den Schutz Ihrer Unternehmensdaten.

ZEP nutzt nach ISO/IEC 27001 zertifizierte deutsche Rechenzentren mit höchsten Sicherheitsstandards. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Tägliche automatische Backups und ein Disaster-Recovery-Konzept gewährleisten optimalen Schutz. Als deutsches Unternehmen ist ZEP vollständig DSGVO-konform.

ZEP zeichnet sich als ERP-System durch eine schnelle Implementierung ohne komplexe Einführungsprojekte aus. Dank der Cloud-basierten Lösung entfallen aufwändige Server-Installationen. Nach der initialen Konfiguration können Ihre Mitarbeitenden sofort mit der Nutzung beginnen, die intuitive Oberfläche ermöglicht den schnellen und einfachen Einstieg. ZEP bietet zudem umfassende Schulungen und Support während und nach der gesamten Einführungsphase.

Die ZEP-Implementierung erfolgt in strukturierten Phasen: Zunächst werden die Anforderungen analysiert und das ERP-System entsprechend konfiguriert. Anschließend erfolgt die Datenmigration aus bestehenden Systemen. Parallel dazu erfolgt die Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Nach dem Go-live bieten wir kontinuierlichen Support. Ein Plus: Durch die intuitive Oberfläche fällt den Nutzenden der Einstieg in ZEP meist besonders leicht.

ZEP bietet umfassenden Support über mehrere Kanäle: Telefon-Hotline, E-Mail-Support, Live-Chat und ein ausführliches Help Center mit Dokumentation und Video-Tutorials. Zusätzlich gibt es regelmäßige Webinare, Schulungen und einen persönlichen Ansprechpartner für größere Kunden. Der Support ist auf Deutsch und Englisch verfügbar und wird von ZEP-Expert:innen geleistet, die Ihre Branche verstehen.

Ja, ZEP bietet regelmäßige Webinare, in denen unsere Expert:innen live und kostenfrei in die Software-Funktionen einführen. Zusätzlich steht ein umfangreiches Help Center mit detaillierten Anleitungen und Guides zur Verfügung, darunter ein Erste Schritte-Schnelleinstieg für neue Nutzende. Bei Fragen unterstützt Sie das ZEP-Support-Team per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular.

Ja, ZEP bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion ohne Verpflichtungen. Sie erhalten Zugang zu allen Funktionen von ZEP Professional und können das System mit Ihren echten Daten testen. Während der Testphase steht Ihnen der vollständige Support zur Verfügung.

Die Datenmigration wird von ZEP-Expert:innen begleitet und erfolgt sicher und strukturiert. Bestehende Daten aus Excel, anderen Zeiterfassungssystemen oder ERP-Systemen werden analysiert, bereinigt und in ZEP importiert. Dabei bleiben alle historischen Daten erhalten. Der Migrationsprozess wird vorab getestet, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Ihre produktiven Systeme laufen parallel weiter, bis ZEP vollständig einsatzbereit ist.