Die Digitalisierung schreitet voran und beeinflusst immer mehr Bereiche unseres täglichen Lebens und Geschäftsabläufe. Seit Januar 2025 ist eine bedeutende Veränderung in Kraft: Die E-Rechnung ist für Unternehmen Pflicht. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die neuen Regelungen und was dies für Ihr Unternehmen bedeutet.
Neues Gesetz seit Januar 2025: Elektronische Rechnung für Unternehmen Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Dieses neue Gesetz, die sogenannte E-Rechnungsverordnung, zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen zu verbessern und gleichzeitig Papierkram zu reduzieren. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Umstellung ihrer bisherigen Rechnungsprozesse hin zu digitalen Rechnungen.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für alle B2B-Geschäfte. Unternehmen müssen sich daher frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.
E-Abrechnungspflicht für Inlandsumsätze: Wer ist betroffen?
Die verpflichtende E-Abrechnung gilt, laut Bundesfinanzministerium, ausschließlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für ausländische Unternehmen greift die E-Rechnungspflicht nur dann, wenn eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland existiert.
Ein Unternehmen gilt als „inländisch“, wenn es seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat. Hierzu zählen auch Freihäfen sowie bestimmte Gewässer und Watten gemäß § 1 Abs. 2 und 3 UStG – jedoch nicht Büsingen und die Insel Helgoland. Hat das Unternehmen keinen Sitz, wird stattdessen der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers berücksichtigt.
Die wichtigsten Änderungen der neuen E-Rechnungsverordnung
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Definitionen und Anforderungen für elektronische Rechnungen gemäß dem aktualisierten Umsatzsteuergesetz (UStG). Die neuen Regelungen bringen wesentliche Änderungen und Klarstellungen mit sich, die Unternehmen in Deutschland beachten müssen.
Dies sind die wichtigsten Kernelemente der neuen Gesetzesänderungen:
Diese Änderungen sind essentiell für die Anpassung der Rechnungsprozesse und die Sicherstellung der Konformität mit den neuen gesetzlichen Anforderungen.
Alle Infos zum Hintergrund & dem Expertentreffen in Brüssel
Die Entscheidung zur Einführung der elektronischen Rechnungspflicht wurde auf europäischer Ebene getroffen. Bei einem Expertentreffen in Brüssel wurde intensiv über die Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung diskutiert. Ziel ist es, europaweit einheitliche Standards für den elektronischen Rechnungsversand zu schaffen, um grenzüberschreitende Geschäfte zu erleichtern.
Diese Initiative ist Teil einer größeren Digitalisierungsstrategie der EU, die darauf abzielt, den Binnenmarkt zu stärken und die Wettbewerbsfähigkeit europäischer Unternehmen zu steigern.
Überblick: Was ist eine E-Rechnung?
Viele Unternehmer stellen sich die Frage: Was ist eine E-Rechnung konkret? Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um einen strukturierten Datensatz zur automatisierten Verarbeitung. Im Steuerrecht hingegen waren bisher auch bildhafte Darstellungen wie PDFs zulässig, dies ändert sich jedoch mit dem neuen Wachstumschancengesetz, das ein strukturiertes elektronisches Format gemäß EN16931 vorschreibt.
ℹ️ Wichtig:
Eine via E-Mail verschickte Rechnung als PDF gilt seit 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Rechnungen digitalisieren: Alle Vorteile auf einen Blick!
Im Geschäftsverkehr sind Rechnungen von zentraler Bedeutung, sowohl im B2B-, B2C- als auch im B2G-Bereich. Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren, profitieren von einer effizienten E-Abrechnung.
Die Nutzung von E-Rechnungen bietet zahlreiche praktische Vorteile, insbesondere durch die Verwendung strukturierter Datensätze:
- Medienbruchfreie Verarbeitung: Fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig, wodurch die Datenqualität steigt.
- Kürzere Durchlaufzeiten: Rechnungen können schneller verarbeitet und beglichen werden.
- Weniger Papierverbrauch: Die Umstellung auf digitale Rechnungen reduziert den Papierverbrauch erheblich.
- Wegfall von Portokosten und Transportwegen: E-Rechnungen sparen Portokosten und sind sofort übertragbar.
- Automatisierte Prozesse: Abhängig vom Automatisierungsgrad können E-Rechnungen elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.
Diese Vorteile tragen zu effizienteren Strukturen und erheblichen Kosteneinsparungen in Unternehmen bei.
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Ab wann tritt die neue Verpflichtung zur E-Rechnung in Kraft?
Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten.
Diese Übergangsfristen gelten für für B2B-Geschäfte in Deutschland
Die Einführung von E-Rechnungen gemäß dem Wachstumschancengesetz bringt für Unternehmen Herausforderungen mit sich, für die Übergangsfristen vorgesehen sind. Diese Regelungen betreffen insbesondere die Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen in unterschiedlichen Formaten:
Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze ausstellen. Auch elektronische Rechnungen sind erlaubt. Solange sie nicht dem neuen Format entsprechen, jedoch ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Bis Ende 2027: Kleineren Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR wird eine Verlängerung gewährt, Rechnungen in Papierform oder einem anderen elektronischen Format auszustellen.
Ab 2028: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen für elektronische Rechnungen zwingend einhalten. Es ist dann nicht mehr gestattet, andere elektronische Formate wie EDI für die Rechnungsstellung zu nutzen, es sei denn, es liegt eine spezielle Ausnahmeregelung vor.
Diese Übergangsfristen sollen eine schrittweise Umstellung ermöglichen und sicherstellen, dass Unternehmen ihre Prozesse entsprechend anpassen können, um den neuen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Wer ist von der Änderung betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ab 2028 betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Sowohl leistender Unternehmer als auch Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein, wobei dies durch Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland gegeben sein kann.
ℹ️ Wichtig:
Nach aktuellen Stand wären auch Vermieter zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn sie steuerpflichtig an andere Unternehmen vermieten. Bis dato konnte z.B. auch der Mietvertrag als digitale Rechnung genutzt werden. Nach dem neuen Gesetz würde dies nicht mehr gelten!
Worauf müssen Rechnungsempfänger seit Januar achten?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen als Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten, sofern ihre Lieferanten diese versenden möchten. Anders als bisher benötigt der Empfang der "neuen" E-Rechnung keine explizite Zustimmung mehr, es sei denn, es handelt sich nicht um eine standardkonforme E-Rechnung oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Rechnungen an Endverbraucher (B2C) erfordern weiterhin deren Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung.
Pflichtangaben: Aufbau einer E-Rechnung
Jede geschäftliche Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts zu genügen. So ist auch der Aufbau einer E-Rechnung klar definiert.
Folgende Pflichtangaben sind entscheidend für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers und die Anerkennung durch das Finanzamt:
- Vollständige Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungsausstellung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (sofern dieser abweicht)
- Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, jeweils und Netto und Brutto
- Anzuwendender Steuersatz sowie der Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Steuernummer oder eine dem Unternehmen
Flexibilität, Transparenz & Effizienz mit ZEP: Die beste Software Unterstützung für E-Rechnungen & Ihr Unternehmen!
Mit ZEP erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die Ihnen hilft, Ihre Rechnungsstellung effizient zu gestalten und gleichzeitig flexibel auf individuelle Anforderungen einzugehen. Die Funktionen zur Verwaltung von Projekt- und Kundenzusatzfeldern ermöglichen es Ihnen, standardisierte Daten für jede Rechnung vorzudefinieren und bei Bedarf anzupassen.
Das Beste ist, dass Sie mit dem Modul Rechnungsstellung alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen!
Im Zuge der Umstellung auf E-Rechnungen profitieren Sie in ZEP von folgenden Vorteilen:
Mit ZEP können Unternehmen nicht nur E-Rechnungen schreiben, sondern auch ihre Prozesse optimieren. Die Software unterstützt beim gesamten Ablauf der E-Abrechnung – von der Projektzeiterfassung bis zur Archivierung.
E-Rechnungen archivieren: So lange müssen Sie Dokumente aufbewahren
Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierdokumente. In Deutschland müssen Rechnungen mindestens zehn Jahre lang archiviert werden. Es ist wichtig, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt, sodass die Dokumente in einem System für Dokumentenmanagement jederzeit vollständig und unverändert verfügbar sind.
Übermittlung von E-Rechnungen: Elektronischer Rechnungsversand
Der elektronische Rechnungsversand ist flexibel: E-Rechnungen können z. B. per E-Mail oder über bestimmte Portale übermittelt werden. Entscheidend ist, dass das Datenformat den gesetzlichen Standards entspricht.
Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung?
In bestimmten Fällen besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung nach den aktuellen Vorgaben. Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV sowie Fahrausweise gemäß § 34 UStDV können weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, zum Beispiel in Papierform. Bei Kleinbetragsrechnungen ist der Gesamtbetrag entscheidend:
ℹ️ Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR oder Fahrausweise sind von der Pflicht zur E-Abrechnung ausgenommen.
Fazit
Die Digitalisierung treibt die Einführung der E-Rechnung voran. Seit 2025 ist sie für alle Unternehmen verpflichtend. Wer rechtzeitig auf digitale Rechnungen und den elektronischen Rechnungsversand umstellt, profitiert von mehr Effizienz, Transparenz und automatisierten Prozessen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Dieses Gesetz bringt neue Definitionen und Anforderungen mit sich, einschließlich der Verwendung von standardisierten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Unternehmen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, ihre Systeme anzupassen und sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Standards erfüllen.
Diese Änderungen sind essentiell für die Anpassung der Rechnungsprozesse und die Sicherstellung der Konformität mit den neuen gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen können dabei auf Softwarelösungen wie ZEP zurückgreifen, um rechtskonforme E-Rechnungen in den angeforderten Formaten zu erstellen. ZEP bietet Funktionen zur Verwaltung von Projekten und Kunden, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Rechnungsstellung effizient zu gestalten und flexibel auf individuelle Anforderungen einzugehen.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung und wie unterscheidet sie sich von PDF- oder Papierrechnungen?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der nach EN 16931 erstellt wird und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. PDFs oder Papierrechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen und sind für B2B-Geschäfte nicht rechtskonform.
Für welche Unternehmen gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung gilt für inländische Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Unternehmensgröße und Rechtsform.
Was gehört alles zum Aufbau einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält alle Pflichtangaben wie Name und Anschrift von Lieferant und Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Leistungsbeschreibung sowie das strukturierte Datenformat nach EN 16931.
Welche Rechnungsformate sind für elektronische Rechnungen zulässig?
Rechtskonforme E-Rechnungen können in Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD oder nach Vereinbarung in anderen EN 16931-konformen Formaten versendet werden.
Wie kann ich eine E-Rechnung schreiben und versenden?
Mit modernen Softwarelösungen wie ZEP können E-Rechnungen komfortabel erstellt, an individuelle Vorgaben angepasst und rechtssicher im passenden elektronischen Format (z. B. ZUGFeRD) versendet werden.
Was passiert, wenn ich 2025 keine E-Rechnung ausstelle?
Wer als B2B-Unternehmen keine E-Rechnung ausstellt, riskiert die Nichtanerkennung der Rechnungen durch das Finanzamt und mögliche Sanktionen. Rechtssichere E-Abrechnung ist daher für Unternehmer Pflicht.
