In Beratungen ist die Ressourcenplanung die teuerste Tabelle im Haus. Sie entscheidet, ob ein Mandat besetzt werden kann, ob jemand auf der Bank sitzt und ob die Auslastung am Quartalsende trägt. In vielen Häusern liegt sie in einer Excel-Datei, die einmal pro Woche im Staffing-Meeting durchgesprochen wird und am Tag danach bereits veraltet ist.
Der Preisdruck macht das teuer. Der durchschnittlich fakturierte Tagessatz im Consulting lag 2025 laut BDU bei 1.300 Euro und damit zwei Prozent unter dem Vorjahr. Gleichzeitig sinkt der Umsatz pro Kopf: Die Lünendonk-Liste 2026 weist für die deutschen Top 20 ein Umsatzplus von 4,1 Prozent aus, bei gleichzeitig rückläufiger Pro-Kopf-Leistung. Wer unter diesen Bedingungen Marge halten will, steuert über die Auslastung.
Ressourcenplanung-Software bringt die Planung mit der tatsächlich gebuchten Zeit zusammen. Dieser Vergleich zeigt sechs Systeme für den deutschsprachigen Beratungsmarkt und die Kriterien, an denen die Auswahl sich entscheidet.
Was in der Planung wirtschaftlich auf dem Spiel steht
Ressourcenplanung wirkt sich direkt auf die Zahlen des laufenden Quartals aus:
- Marge: Jeder nicht besetzte Beratertag ist verlorener Umsatz bei gleichbleibenden Personalkosten.
- Auslastung: Die global gemessene fakturierbare Auslastung in Professional-Services-Organisationen lag 2025 bei 66,4 Prozent und damit auf dem niedrigsten je von SPI Research erhobenen Stand.
- Forecast: Ohne belastbare Einplanung ist die Umsatzprognose für das Folgequartal eine Schätzung auf Zuruf.
- Projektkosten: Kurzfristige Umbesetzungen durch teurere Profile fressen die kalkulierte Projektmarge auf.
- Fluktuation: Dauerhafte Überlast einzelner Seniors ist der verlässlichste Vorbote von Kündigungen. Die Fluktuationsrate in der deutschen Managementberatung lag 2025 bei rund zwölf Prozent.
Ein Punkt Auslastung in Euro
Die Rechnung ist in jedem Haus die gleiche. Zehn Berater mit rund 200 verfügbaren Tagen im Jahr ergeben 2.000 Kapazitätstage. Ein Prozentpunkt Auslastung entspricht 20 Tagen. Bei einem fakturierten Tagessatz von 1.300 Euro sind das 26.000 Euro Jahresumsatz je Punkt. Wer von 68 auf 73 Prozent kommt, hebt 130.000 Euro, ohne eine einzige Neueinstellung.
Diese Hebelwirkung erklärt, warum die Auswahl der Software eine kaufmännische Entscheidung ist. Die Auslastungssteuerung im Consulting gehört in die Geschäftsführung, nicht in die Assistenz.
Was Ressourcenplanung-Software leisten muss
Auslastung je Berater für die kommenden Wochen
Die zentrale Frage lautet, wer in acht Wochen frei ist. Ein System, das ausschließlich rückblickend auswertet, ersetzt die Planungstabelle nicht. Prüfen Sie, wie weit der Planungshorizont reicht, ob sich die Sicht zwischen Tagen, Wochen und Monaten wechseln lässt und ob Urlaube, Feiertage und Abwesenheiten automatisch von der verfügbaren Kapazität abgezogen werden. Ohne diesen Abzug plant das System gegen eine Kapazität, die es im Kalender nicht gibt.
Auslastung je Projekt
Die Gegenrichtung ist ebenso wichtig. Welches Projekt bindet wie viel Kapazität, und trägt das verbleibende Budget die geplante Besetzung? Erst wenn beide Sichten auf denselben Daten stehen, lässt sich eine Umbesetzung bewerten, ohne an anderer Stelle ein Loch zu reißen. Besonders kritisch wird das bei Ressourcenplanung über Parallelprojekte hinweg, wenn dieselbe Person in drei Mandaten eingeplant ist und jedes Mandat sie zu 60 Prozent verbucht hat.
Mehrarbeit je Team
Überlast versteckt sich in Einzelzusagen und wird in der Summe selten sichtbar. Beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer leisteten 2025 laut IAB-Arbeitszeitrechnung im Schnitt 11,6 bezahlte und 15,6 unbezahlte Überstunden. In der Beratung konzentriert sich dieser Wert auf wenige Profile. Prüfen Sie, ob das System geplante und tatsächlich gebuchte Zeiten gegenüberstellt und ob sich die Abweichung je Team auswerten lässt. Eine reine Summe geplanter Stunden zeigt Überlast erst, wenn sie längst entstanden ist.
Staffing nach Verfügbarkeit, Satz und Qualifikation
Die Besetzung einer Rolle ist eine Entscheidung unter mehreren Nebenbedingungen: Verfügbarkeit, Stundensatz, Erfahrung, Zertifizierung, manchmal Reisebereitschaft. Ein System, das ausschließlich Verfügbarkeit kennt, beantwortet einen Teil der Frage. Prüfen Sie, welche Merkmale sich den Mitarbeitenden hinterlegen und bei der Besetzung filtern lassen und ob sich eine Einplanung als unverbindliche Vormerkung von einer verbindlichen Reservierung unterscheiden lässt. In der Angebotsphase ist dieser Unterschied bares Geld.
Bench-Sicht auf freie Kapazität
Nicht besetzte Kapazität kostet sofort. Eine Bench-Sicht zeigt, wer in den kommenden Wochen unterbesetzt ist, und zwar früh genug für Vertrieb, interne Projekte oder Weiterbildung. Ohne diese Sicht wird Leerlauf erst in der Auslastungsstatistik des Folgemonats sichtbar, wenn der Umsatz bereits verloren ist. Wie sich der Vorlauf systematisch auf drei bis sechs Wochen ziehen lässt, zeigt der Beitrag zum Bench Management in Beratungen.
Warum Excel an dieser Stelle scheitert
Die Tabelle ist nicht das Problem. Das Problem ist die zweite Datenhaltung. Geplant wird in Excel, gebucht wird im Zeiterfassungssystem, abgerechnet wird im dritten Tool. Jede Abweichung zwischen diesen Ständen muss ein Mensch bemerken.
Die Zahlen zu diesem Toolbruch sind eindeutig. In 16 Prozent der deutschen Unternehmen läuft allein die Arbeitszeiterfassung über eine Excel-Tabelle, wie eine repräsentative Bitkom-Befragung zeigt. 55 Prozent halten die genaue Erfassung besonders in der Wissensarbeit für schwer umsetzbar. Der Wechsel zwischen zu vielen Tools und Systemen ist laut einer Civey-Erhebung von 2026 für 33 Prozent der Befragten der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag, 36 Prozent verlieren dadurch täglich über eine Stunde.
Drei Effekte treten in Beratungen besonders zuverlässig auf:
- Die Planung altert schneller, als sie gepflegt wird. Zwischen zwei Staffing-Meetings verschiebt sich ein Kick-off, ein Mandat wird verlängert, jemand meldet sich krank. Die Datei zeigt den Stand von Montag.
- Niemand hält Plan gegen Ist. Wer über Wochen 20 Prozent über Plan bucht, zeigt ein Besetzungsproblem an. In getrennten Systemen fällt das erst im Projektabschluss auf.
- Die Bank bleibt unsichtbar. Freie Kapazität steht in keiner Zelle. Sie ergibt sich aus der Differenz, und Differenzen rechnet in der Praxis niemand wöchentlich nach.
Die Anbieter im Vergleich
Alle Angaben wurden am 21.10.2026 auf den Herstellerseiten erhoben. Preise verstehen sich je Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer.
Zwei Hinweise zur Einordnung. teamspace und projectfacts stammen beide von der 5 POINT AG, projectfacts entspricht faktisch der obersten teamspace-Edition. Wer beide Angebote einholt, vergleicht zwei Varianten derselben Plattform. Und: Eine Überstundenauswertung je Team dokumentiert keiner der fünf Wettbewerber öffentlich. Wer darauf angewiesen ist, sollte das im Demo-Termin ausdrücklich zeigen lassen.
Wofür die einzelnen Systeme stehen
ZEP kommt aus der Projektzeiterfassung und setzt die Planung auf dieselben Daten, auf die das Team ohnehin bucht. Die Stärke liegt in den beiden Multi-Ansichten über alle Mitarbeitenden und alle Projekte sowie darin, dass Plan und Ist ohne Export in einer Auswertung zusammenkommen. Die Ressourcenplanung ist zubuchbar, die Investition lässt sich also auf die Personen begrenzen, die geplant werden oder selbst planen.
teamspace liefert mit dem Einsatzplan und dem Einplanungsassistenten die ausgereifteste Staffing-Logik im Feld, inklusive Kompetenzskala und der Unterscheidung zwischen Vormerkung und verbindlicher Reservierung. Der Haken liegt im Paketzuschnitt: Die Kapazitätsplanung steht erst ab der Edition enterprise zur Verfügung, und das Hosting wird gesondert berechnet.
PLANTA stammt aus dem klassischen Multiprojektmanagement und bringt entsprechend Was-wäre-wenn-Simulationen, Skill-Matching und Portfolio-Sichten mit. Das System richtet sich an Häuser mit formalisierter Projektsteuerung, etwa im Engineering-Umfeld. Für eine Beratung mit kurzen Mandaten und häufigen Umbesetzungen ist der Funktionsumfang eher groß als passend.
projectfacts verkauft alle Module zum Einheitspreis, womit die Paketdiskussion entfällt. Die Kapazitätsanalyse beantwortet Auslastung je Person, je Projekt und je Team aus einer Sicht. Da der Preis unabhängig vom genutzten Funktionsumfang gilt, rechnet sich das System vor allem für Häuser, die mehrere Module tatsächlich einsetzen.
awork ist das schlankeste und am schnellsten eingeführte System im Vergleich, mit einer klaren Workload-Ansicht und Filtern nach Skills und Seniorität. Die kaufmännische Tiefe fehlt: Eine dedizierte Auslastungssicht je Projekt ist nicht dokumentiert, und die Workload-Ansicht beginnt erst ab Plan Standard.
Vertec deckt den gesamten Weg vom Lead bis zur Rechnung ab und bietet mit der Sicht auf freie Kapazitäten sowie der Über- und Unterzeitrechnung die detaillierteste Einzelauswertung. Der Einstiegspreis liegt allerdings deutlich über dem Feld, weil Basispaket und Ressourcenplanungsmodul zusammenkommen. Ab etwa elf Nutzern greift die Staffel und relativiert den Abstand.
Ressourcenplanung bei ZEP
Die Ressourcenplanung mit ZEP ist als Add-on aufgebaut. Sie lässt sich in ZEP Track, ZEP Control und ZEP Operations für 5 Euro je Nutzer und Monat zubuchen und ist in ZEP Business enthalten. In ZEP Clock steht sie nicht zur Verfügung, weil sie den Projektbezug voraussetzt. Der Jahresrabatt gilt auf die Produktlinie, das Add-on selbst wird davon nicht berührt.
Das ganze Team und alle Projekte in je einer Ansicht
Den Unterschied machen zwei Übersichten. Die Einplanung Mitarbeiter zeigt alle Mitarbeitenden untereinander auf einer Zeitleiste, jede Zeile mit ihrer Auslastung. Überplanung wird rot markiert. Jede Zeile lässt sich bis auf die einzelnen Projekte aufklappen, gefiltert wird nach Abteilung, Personen, Kategorien oder nach dem Kriterium, nur Mitarbeitende mit Kapazität anzuzeigen.
Die Einplanung Projekte dreht die Perspektive. Alle Projekte untereinander, je Zeile Planstunden, verplante und offene Stunden sowie der geplante Umsatz. Aufgeklappt stehen die eingeplanten Personen darunter. Die Frage, welches Projekt auf eine Lücke zuläuft, beantwortet diese Ansicht ohne Zwischenschritt.
Dazu kommen Einzelansichten für die Tiefe, eine je Person und eine je Projekt, sowie „Meine Einplanung“ für alle Mitarbeitenden mit den eigenen Projekten und der eigenen Auslastung.
Die Kapazität rechnet sich mit
100 Prozent entsprechen der Regelarbeitszeit der jeweiligen Person an diesem Tag. Feiertage, auch halbe, genehmigte Abwesenheiten und Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums reduzieren die Kapazität automatisch. Beantragte, noch nicht genehmigte Abwesenheiten erscheinen gestrichelt und zählen noch nicht mit. Was eine Person wirklich leisten kann, steht damit in der Zeile selbst.
Geplant wird durch Ziehen. Eine Einplanung wird in der Zeile aufgezogen, per Drag and Drop verschoben, verlängert oder in der Höhe verändert, gespeichert wird automatisch. Im Formular lassen sich mehrere Personen oder mehrere Projekte gleichzeitig einplanen, wahlweise mit einem Wert pro Tag oder einer Gesamtmenge für den Zeitraum. Trifft eine neue Einplanung auf eine bestehende, entscheidet eine Rückfrage zwischen Aufaddieren und Ersetzen. Wer umgeplant wird, erhält auf Wunsch eine gebündelte Benachrichtigung.
Über den ZEP Assistant läuft dasselbe im Dialog. Sätze wie „Wer aus meiner Abteilung hat im November noch Kapazität?“ oder „Verlängere die Einplanung von Jonas auf Projekt Alpha bis Monatsende“ ersetzen den Weg über die Maske.
Plan und Ist in einer Auswertung
Zwei Auswertungen schließen den Kreis. Der Einplanung/Ist-Vergleich stellt Plan, Ist, Abweichung und Kapazität gegenüber. Die geplante Kapazitätsauslastung weist je Mitarbeitendem und je Abteilung aus, wie das Haus in den kommenden Wochen dasteht. Beide greifen auf die Stunden zu, die das Team ohnehin bucht, ohne Export und ohne zweite Nutzerverwaltung.
Für Häuser mit Betriebsrat ist der Rechteschnitt relevant. Die Rollen- und Rechte-Matrix unterscheidet zwischen Mitarbeiter-, Projekt- und eigener Einplanung, Abteilungsleitungen sehen ihre eigene Abteilung. Daten, die eine Rolle nicht sehen darf, liefert der Server gar nicht erst aus. Abwesenheitsgründe sieht ausschließlich, wer das entsprechende Recht hat, alle anderen sehen die öffentliche Kurzform.
Was die Planung heute nicht leistet
Geplant wird auf Projektebene. Wer Einzelaufgaben plant, nutzt dafür das Aufgabenmanagement ab ZEP Control. Uhrzeiten, Serieneinplanungen und die Planung an Nicht-Arbeitstagen sind derzeit nicht vorgesehen, für Schichtbetriebe ist die Ressourcenplanung nicht gedacht. Eine Skill-Suche innerhalb der Planung gibt es nicht. Für Beratungen, die Rollen über hinterlegte Qualifikationsprofile besetzen, ist das der Punkt, an dem sich der Vergleich mit den übrigen Anbietern lohnt.
Ein häufig unterschätzter Punkt betrifft die internen Aufwände. Vertrieb, Recruiting und Weiterbildung binden Kapazität, erscheinen aber in keiner Projektplanung. Wie sich diese Aufwände sauber abbilden lassen, ohne die Auslastungsquote zu verzerren, beschreibt der Beitrag zur Ressourcenplanung für interne Projekte.
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Planung und Wirklichkeit gehören in eine Auswertung
Der häufigste Fehler bei der Einführung einer Ressourcenplanung besteht darin, sie als reines Planungswerkzeug zu betreiben. Dann entsteht eine gepflegte Planung, die nie gegen die gebuchten Stunden gehalten wird. Das Ergebnis ist eine gut formatierte Meinung.
Der Nutzen entsteht in der Gegenüberstellung. Drei Signale lassen sich nur so lesen:
- Dauerhafte Überbuchung. Wer über mehrere Wochen 20 Prozent über Plan bucht, zeigt ein Besetzungsproblem an. Die Planung war realistisch, die Besetzung ist es nicht.
- Systematische Unterbuchung. Werden geplante Stunden regelmäßig nicht abgerufen, bindet das Projekt Kapazität, die anderswo fehlt. Die Einplanung muss reduziert werden, bevor die Bank wächst.
- Verschobene Kurven. Wenn Ist-Stunden dem Plan mit zwei Wochen Verzug folgen, ist der Projektstart verschleppt. Das Mandat endet später, und die Folgebesetzung kippt.
Belastbar wird diese Auswertung ausschließlich mit sauberen Zeitdaten. Lückenhafte Buchungen erzeugen eine Auslastungsquote, die gut aussieht und nichts trägt. Welche Erfassungsregeln dafür notwendig sind, zeigt der Beitrag zur Utilization Rate.
Vier Fragen vor der Entscheidung
Vor dem ersten Demo-Termin lohnt es sich, die eigene Ausgangslage zu klären:
- Wie weit planen wir heute tatsächlich voraus? Wer über vier Wochen hinaus nichts weiß, braucht zuerst einen Planungsprozess und dann ein Tool.
- Wo liegt die Zeiterfassung? Liegt sie außerhalb des Planungssystems, kommt eine Schnittstelle hinzu, die gepflegt werden muss, inklusive zweiter Nutzerverwaltung und doppelter Stammdaten.
- Wer pflegt die Planung? Ein System, das ausschließlich die Geschäftsführung bedienen kann, wird nach drei Monaten nicht mehr gepflegt. Projektleitungen brauchen Schreibrechte auf ihren Bereich.
- Welche Auswertung brauchen wir am Monatsende wirklich? Auslastung je Person, Deckungsbeitrag je Projekt und Forecast für das Folgequartal sind drei verschiedene Berichte. Prüfen Sie im Testzeitraum, ob das System alle drei aus derselben Datenbasis liefert.
Fazit
Ressourcenplanung-Software zahlt sich dann aus, wenn Planung und gebuchte Zeit im selben System liegen. Erst dann lässt sich die Planung korrigieren statt fortzuschreiben, und erst dann wird Leerlauf sichtbar, solange er noch zu vermeiden ist.
Konkret empfiehlt sich dieses Vorgehen:
- Legen Sie den Planungshorizont fest, bevor Sie Anbieter ansehen. Acht bis zwölf Wochen rollierend haben sich in Beratungen bewährt, ergänzt um eine gröbere Sicht auf das laufende Quartal.
- Rechnen Sie Ihren eigenen Auslastungspunkt aus. Kapazitätstage mal Tagessatz geteilt durch 100 ergibt den Betrag, um den es bei der Entscheidung geht.
- Testen Sie im Pilotzeitraum eine echte Woche mit echten Mandaten, keine Demodaten. Entscheidend ist, ob die Projektleitungen die Planung ohne Schulungsunterlage aktuell halten.
- Prüfen Sie zuerst die Gegenüberstellung von Plan und Ist. Eine Software, die beides nur nebeneinander anzeigt, verlagert die Arbeit zurück in die Tabelle.
FAQ
Was kostet eine Ressourcenplanung-Software pro Nutzer?
Die Spanne im deutschsprachigen Markt reicht von rund 12 bis über 60 Euro je Nutzer und Monat. Entscheidend ist, ab welcher Produktstufe die Planung zur Verfügung steht. Bei ZEP ist die Ressourcenplanung ein Add-on für 5 Euro je Nutzer und Monat, zubuchbar in ZEP Track, ZEP Control und ZEP Operations und in ZEP Business enthalten. In ZEP Clock steht sie nicht zur Verfügung, und der Jahresrabatt gilt ausschließlich auf die Produktlinie. PLANTA führt die Planung bereits in der Einstiegsedition, teamspace erst ab der Edition enterprise, awork erst ab Plan Standard, und bei Vertec kommt sie als eigenes Modul zum Basispaket hinzu. Rechnen Sie den Preis immer für die Zielkonfiguration, nicht für die günstigste Stufe.
Worin unterscheiden sich Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung?
Die Begriffe werden weitgehend gleichbedeutend verwendet. Wo unterschieden wird, meint Kapazitätsplanung die Gesamtkapazität auf Team- oder Unternehmensebene und beantwortet die Frage, wie viel Arbeit das Haus insgesamt annehmen kann. Ressourcenplanung meint die Zuordnung konkreter Personen zu konkreten Projekten und Zeiträumen. In der Praxis setzt die zweite Ebene die erste voraus: Ohne Netto-Kapazität je Person nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und internen Aufwänden ist die Zuordnung eine Wunschliste.
Wie weit im Voraus sollte eine Beratung ihre Ressourcen planen?
Bewährt hat sich ein rollierender Horizont von acht bis zwölf Wochen, verbunden mit einer gröberen Sicht auf das laufende und das folgende Quartal. Entscheidend ist weniger die Reichweite als die Frequenz der Aktualisierung. Eine Planung über sechs Monate, die monatlich angefasst wird, ist weniger wert als eine Planung über acht Wochen, die wöchentlich stimmt. Für die Bench-Steuerung reicht ein Vorlauf von drei bis sechs Wochen, um Vertrieb oder interne Projekte noch wirksam gegenzusteuern.
Reicht Excel für die Ressourcenplanung in einer kleinen Beratung?
Bis etwa zehn Personen und wenigen parallelen Mandaten funktioniert eine Tabelle, solange eine Person sie konsequent pflegt. Kritisch wird es an drei Punkten: wenn dieselbe Person in mehreren Mandaten eingeplant ist, wenn die gebuchten Stunden in einem anderen System liegen und wenn die Planung für einen Forecast herhalten soll. Dann entstehen Abweichungen, die niemand mehr systematisch bemerkt. Der Wechsel zwischen Systemen ist laut einer Civey-Erhebung von 2026 für ein Drittel der Befragten der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag.
Welche Kennzahlen sollte eine Ressourcenplanung-Software liefern?
Sinnvoll sind fünf Auswertungen aus einer Datenbasis: Auslastung je Person für den Planungshorizont, Auslastung je Projekt gegen das verbleibende Budget, Abweichung zwischen geplanten und gebuchten Stunden, freie Kapazität je Woche und eine Umsatzprognose aus Einplanung und Preistabelle. Fehlt die dritte Auswertung, bleibt die Planung unkorrigiert. Fehlt die vierte, wird Leerlauf erst rückblickend sichtbar.
Wie führt man eine Ressourcenplanung ein, ohne dass sie nach drei Monaten liegen bleibt?
Drei Dinge entscheiden darüber. Erstens müssen die Projektleitungen selbst planen können, statt Änderungen an eine zentrale Stelle zu melden. Zweitens muss die Zeiterfassung im selben System laufen, weil eine Planung ohne Rückmeldung aus der Realität nicht korrigierbar ist. Drittens braucht der Prozess einen festen Takt, üblicherweise ein wöchentliches Staffing mit der Software als einziger Grundlage. Parallel weitergeführte Tabellen sind das verlässlichste Zeichen dafür, dass die Einführung scheitert.
