Das ganze Projektgeschäft in einem System, vom Angebot bis zur Finanzbuchhaltung

ZEP Operations ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Stunden- und Tagessätzen je Mitarbeiter, Projekt und Kunde. Durch die Integration von Abrechnungssätzen direkt in das System wird der Verwaltungsaufwand gesenkt und die Fehlerquote reduziert. Die flexible Anpassung der Sätze an die spezifischen Anforderungen von Projekten oder Kunden sorgt für eine transparente und fehlerfreie Reisekostenabrechnung.

ZEP Operations bietet eine detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten, die eine präzise Auswertung der auf Projekte und Vorgänge gebuchten Stunden ermöglicht. Es reduziert den Aufwand für manuelle Erfassungen und bietet umfassende Funktionen zum Projektreporting, die die Nachverfolgung des Projektfortschritts und der Arbeitsaufwände optimiert. So erhalten Projektleiter eine klare Entscheidungsgrundlage für eine bessere Steuerung und Ressourcenplanung.

Mit ZEP Operations können feste oder dynamische Planstunden für jedes Projekt und Vorgang hinterlegt werden. Die Software bietet eine zentrale Verwaltung der Planstunden, inklusive Soll/Ist-Vergleichen und Benachrichtigungen bei Überschreitung von Zeitkontingenten. Dies erhöht die Transparenz, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht eine flexible Anpassung an dynamische Projektanforderungen.

ZEP Operations ermöglicht eine detaillierte Erfassung von Arbeitszeiten auf Kunden-, Projekt- und Teilprojektebene. Es unterscheidet zwischen fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Zeiten und erleichtert die Zuordnung von Arbeitszeiten zu spezifischen Projekten und Vorgängen. Durch eine zentrale Erfassung und klare Kennzeichnung werden Ungenauigkeiten und Informationsverlust vermieden, was zu einer verbesserten Abrechnung und Projektübersicht führt.

Unbegrenzt viele, und das in jeder ZEP-Produktlinie — kein Kontingent, keine Staffelung nach Tarif. Fertige Anbindungen bestehen unter anderem für DATEV Rechnungen und Finanzbuchhaltung, HubSpot und Salesforce. Die ZEP-eigenen Schnittstellen (REST, SOAP) und Single-Sign-on sind ebenfalls überall enthalten.

Nein. ZEP Operations konsolidiert die Werkzeuge rund um das Projektgeschäft, ohne Ihre Finanzbuchhaltung abzulösen. Die Implementierung dauert zwei bis drei Wochen, nicht Monate, und Sie bekommen dafür eine feste Ansprechperson statt eines Callcenter-Kontakts.

Der Nutzen ist in abrechenbaren Stunden messbar. Ein Kunde beschreibt es so: „Wir konnten durch den Einsatz von ZEP den Anteil der verrechenbaren Stunden deutlich erhöhen und somit den Umsatz deutlich über die Kosten von ZEP steigern.“ 76 % der Kunden dieser Leistungsstufe rechnen mit ZEP ab, 25 % nutzen zusätzlich die Angebotserstellung.

ZEP Operations steuert das Projektgeschäft einer Gesellschaft. ZEP Business steuert die gesamte Organisation: mehrere Gesellschaften, interne Verrechnung und Dokumentenmanagement. Solange Sie eine Gesellschaft führen, reicht ZEP Operations.

ZEP Control endet bei Umsätzen und Kosten. ZEP Operations stellt die Rechnung — mit Angebotserstellung, Reisekostenabrechnung, Lieferantenverwaltung und dem Export in die projektspezifische Finanzbuchhaltung. Wenn Ihr Projektcontrolling steht, aber die Abrechnung noch außerhalb läuft, ist ZEP Operations die passende Produktlinie.

Für Head of Operations, Finance Lead, PMO Director oder kaufmännisch geprägte Geschäftsführung — verantwortlich für die Wirtschaftlichkeit des Projektgeschäfts und für die Tool-Landschaft. Typische Anlässe sind Margen- und Cash-Druck, Tool-Konsolidierung, eine zu langsame Abrechnung oder ein ERP, das für das Projektgeschäft zu schwergewichtig ist.

Project-to-Bill heißt: Angebot, gebuchte Stunden, Reisekosten, Lieferantenleistungen und Rechnung liegen auf einer Datenbasis. Es gibt keine Übergabe zwischen vier Werkzeugen, die verloren gehen kann, und keinen Monatsend-Termin, an dem jemand alles zusammenträgt. Die Rechnung entsteht aus dem, was tatsächlich gebucht wurde.

ZEP Operations ist Professional Services Automation für Management-Consulting, IT-Consulting und Engineering. Angebot, gebuchte Stunden, Reisekosten, Lieferantenleistungen, Rechnung und der Export in die projektspezifische Finanzbuchhaltung laufen in einem System. ZEP Operations kostet 29 € pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag, 35 € monatlich.