Wer Projekte verkauft, verdient sein Geld zwischen Angebot und Nachkalkulation. In vielen Beratungen, IT-Dienstleistern und Engineering-Büros liegt genau dieser Bereich bis heute in einer Tabellen-Datei: eine Datei je Projekt, die Stunden von Hand übertragen, die Auswertung fertig, wenn das Projekt längst abgeschlossen ist.
Der Druck kommt dabei von außen. Die 25 führenden mittelständischen IT-Beratungen in Deutschland wuchsen 2025 im Durchschnitt um 1,9 Prozent, nach über zehn Prozent pro Jahr zwischen 2015 und 2023. Bei den 20 umsatzstärksten deutschen Managementberatungen lag das Plus 2025 bei 4,1 Prozent, nach 7,5 Prozent im Vorjahr, und der durchschnittliche Pro-Kopf-Umsatz ging zurück. Wo Wachstum das Ergebnis nicht mehr trägt, trägt es die Marge je Projekt.
Wirtschaftlich kostet das an drei Stellen. Erstens verliert die Projektleitung Reaktionszeit: Ein Budget, das im Oktober gerissen wurde, taucht am 10. November im Bericht auf, und bis dahin ist der Nachtrag nicht mehr verhandelbar. Zweitens bleibt der Stundenmix unsichtbar: Seniorität, die das Angebot nicht hergibt, fällt erst in der Jahresauswertung auf. Drittens kalkuliert das nächste Angebot auf unsauberen Daten, weil die Nachkalkulation für das letzte vergleichbare Vorhaben nie entstanden ist.
Projektcontrolling-Software schließt diese Lücke, indem gebuchte Stunden, Budgets, Stundensätze und Kosten in einem System zusammenlaufen. Dieser Vergleich stellt sechs Systeme gegenüber, die im deutschsprachigen Raum regelmäßig in der engeren Auswahl stehen, und benennt die Kriterien, an denen die Entscheidung tatsächlich hängt.
Das Wichtigste in Kürze
Auf Projektebene entscheidet eine einzige Frage über den Nutzen: Entstehen die Zahlen dort, wo gearbeitet wird?
- Umsätze und Kosten je Projekt beantworten die Frage nach der Wirtschaftlichkeit erst dann, wenn sie aus den gebuchten Stunden stammen.
- Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden müssen beim Buchen getrennt werden, weil eine nachträgliche Schätzung die Auslastung schönrechnet.
- Eine Budgetwarnung wirkt, ein Budgetbericht dokumentiert. Zwischen beidem liegen bei Festpreisprojekten mehrere Tausend Euro.
- Die Nachkalkulation ist das Lerninstrument des Projektgeschäfts und wird übersprungen, sobald sie einen Export erfordert.
- Die Preisspanne der verglichenen Systeme reicht von unter 10 Euro bis über 60 Euro je Nutzer und Monat, abhängig von Abrechnungseinheit, Modulzuschnitt und Einführung.
Sieben Kriterien, an denen sich Projektcontrolling-Software entscheidet
Projektcontrolling ist mehr als eine Auswertung am Monatsende. Sieben Anforderungen entscheiden darüber, ob ein System im Alltag trägt.
1. Umsätze und Kosten je Projekt
Die Frage "Verdienen wir an diesem Vorhaben Geld?" lässt sich nur beantworten, wenn Erlöse und Kosten auf derselben Ebene liegen. Ein Projekt kann im Plan sein und trotzdem Verlust machen, weil zu viele Stunden von zu teuren Köpfen darauf gebucht wurden. Entscheidend ist, dass die Bewertung mit einem internen Kostensatz je Person arbeitet. Ohne diesen Satz bleibt jede Margenauswertung eine Umsatzauswertung.
2. Auswertung je Mitarbeiter
Die Sicht je Person macht sichtbar, wo Seniorität verbrannt wird. Sie beantwortet außerdem die Frage, die in jeder Staffing-Runde aufkommt: Wer ist über mehrere Mandate hinweg wirklich ausgelastet, und wer trägt Arbeit, die niemand bezahlt? Prüfen Sie, ob die Auswertung je Person bis auf Kosten und Erlöse reicht oder bei Stunden endet.
3. Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden
In der Projektdienstleistung ist nicht jede geleistete Stunde eine verkaufte Stunde. Reisezeit, Nacharbeit nach Reklamation, interne Abstimmung, Presales: all das fällt im Projekt an und erscheint nicht auf der Rechnung. Wer beide Größen zusammen führt, rechnet die Auslastung schön und wundert sich über die Projektmarge. Entscheidend ist, dass die Trennung beim Buchen passiert.
4. Budgetwarnung bei Schwellenwert
Ein Bericht, der am 10. des Folgemonats zeigt, dass das Budget im Vormonat gerissen wurde, ändert nichts mehr. Nützlich ist eine Meldung beim Überschreiten einer Schwelle, solange Handlungsspielraum besteht: Nachtrag verhandeln, Team umbesetzen, Scope schärfen. Prüfen Sie zwei Details: Lässt sich die Schwelle je Projekt setzen, und erreicht die Meldung die Projektleitung oder nur das Controlling?
5. Nachkalkulation gegen die Kalkulation
Die Nachkalkulation vergleicht das kalkulierte Angebot mit der tatsächlichen Leistung. Erst wenn mehrere Vorhaben derselben Art nachkalkuliert vorliegen, lässt sich das nächste Angebot belastbar rechnen. Wichtig ist, dass sie ohne Datenexport auskommt und dieselbe Struktur nutzt wie die Kalkulation. Sobald ein Export nötig wird, findet die Nachkalkulation im Alltag nicht mehr statt.
6. Festpreis und Abrechnung nach Aufwand
Die meisten Projektdienstleister arbeiten mit beiden Modellen, häufig innerhalb desselben Vorhabens: Konzeptphase zum Festpreis, Umsetzung nach Aufwand, Change Requests gesondert. Eine Software, die nur eines der Modelle sauber abbildet, erzwingt Nebenrechnungen. Beim Festpreis muss das System den Fortschritt gegen das Budget stellen, bei Abrechnung nach Aufwand den abrechenbaren Bestand.
7. Stundenbuchung im selben System
Der ehrliche Maßstab ist die Frage, ob die Tabellen-Datei danach verschwindet. Das gelingt, wenn die Daten dort entstehen, wo gearbeitet wird. Jede Lösung, die Stunden aus einem anderen System importieren muss, schafft eine zusätzliche Schnittstelle und eine zusätzliche Fehlerquelle.
Die sechs Systeme im Vergleich
Alle Angaben stammen von den jeweiligen Herstellerseiten, abgerufen am 21.10.2026. Wo ein Hersteller eine Funktion auf seinen Produktseiten nicht ausweist, steht "nicht ausgewiesen". Das ist keine Aussage darüber, ob die Funktion existiert.
Was die Tabelle über die Systeme sagt
ZEP Control ist die Linie für Projektmanagement mit kaufmännischer Sicht. Alles aus ZEP Track ist enthalten, dazu kommen Aufgabenmanagement, Projektplanung sowie Umsätze und Kosten. Angebotserstellung und Rechnungsstellung liegen in ZEP Operations. Mehr dazu weiter unten.
teamspace liefert das Controlling ab der Edition office mit, einschließlich Deckungsbeitrag je Projekt und je Kunde sowie Nachkalkulation je Auftrag. Der Lizenzpreis bildet allerdings nur einen Teil der Kosten ab, Hosting und Support werden getrennt berechnet.
Projektron BCS bringt die größte methodische Tiefe mit, von der Earned-Value-Analyse bis zum Meilenstein-Trend, und meldet drohende Budgetüberschreitungen per E-Mail. Die schlanke Edition BCS.light verzichtet auf Earned Value und Angebotskalkulation.
PACS ist konsequent vom Projektcontrolling her gebaut und weist als einziges System im Vergleich eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung für Projekte und Mitarbeitende aus. Der Zuschnitt erfolgt über Module, die Stundenbuchung gehört dazu.
Vertec deckt von der Leistungserfassung über die Budgetierung bis zur Fakturierung eine breite Spanne ab und rechnet Festpreise und Abrechnung nach Aufwand im selben System. Die Nachkalkulation ist als eigene Funktion ausgewiesen. Der Einstiegspreis liegt deutlich über dem Feld, sinkt ab dem elften Nutzer jedoch stark.
Clockodo ist der günstigste Zugang und trennt abrechenbare von nicht abrechenbaren Stunden sauber. Rechnungen entstehen in angebundenen Systemen, eine Deckungsbeitragsrechnung weist der Hersteller nicht aus.
Preise im Vergleich: Drei Punkte verzerren das Bild
Preisvergleiche im Projektcontrolling sind selten so eindeutig, wie Listenpreise suggerieren.
Erstens die Abrechnungsgrundlage. Projektron BCS lizenziert nach Nutzern, die sich innerhalb von 24 Stunden anmelden, sodass sich selten beteiligte Personen eine Lizenz teilen. teamspace rechnet je aktiviertem Nutzer ab und stellt ausgeschiedene Mitarbeitende kostenfrei. Bei Teams mit vielen Teilzeitkräften ergeben beide Modelle eine spürbar andere Jahressumme als eine Lizenz je Kopf.
Zweitens der Modulzuschnitt. Bei Vertec kostet das Basispaket 46 Euro je Nutzer und Monat, Budgetierung und Controlling kommen mit je 15,50 Euro hinzu, ab dem elften Nutzer fallen alle drei Positionen deutlich. Bei Clockodo liegt die Budgetwarnung in der höheren Stufe. Der Einstiegspreis sagt daher wenig über den Preis der tatsächlich benötigten Konfiguration.
Drittens Betrieb und Einführung. teamspace nennt Hosting ab 10 Euro im Monat, Standardhosting mit 100 Euro im Monat zuzüglich 750 Euro Einrichtung und beziffert eine Einführung mit Datenübernahme und Schulung mit rund 5.000 Euro. Projektron BCS.light bindet im Mietmodell sechs Monate. PACS veröffentlicht keinen Listenpreis und ermittelt den Preis über einen Konfigurator. Wer nur Lizenzpreise nebeneinanderlegt, vergleicht drei verschiedene Kostenarten.
Eine belastbare Rechnung entsteht erst, wenn Lizenz, Betrieb, Einführung und Mindestlaufzeit über drei Jahre nebeneinanderstehen. Wie sich diese Summe gegen die Kosten des Status quo rechnet, zeigt die Gegenüberstellung von Margenverlust und Auswertungsaufwand.
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Welches System zu welchem Unternehmen passt
Die Einordnung folgt der Reife des Projektgeschäfts, nicht der Länge der Funktionsliste.
Bis etwa zehn Mitarbeitende mit überschaubarer Projektzahl reicht häufig ein System, das Stunden sauber auf Kunden und Projekte bucht und Budgets sichtbar hält. Clockodo deckt diesen Bedarf zum niedrigsten Preis ab, verlangt für Budgetwarnungen aber die höhere Stufe und gibt Rechnungen an ein angebundenes System weiter.
Wachsende Dienstleister mit mehreren parallelen Projekten brauchen Planung und kaufmännische Auswertung in einer Logik. Hier liegen ZEP Control und teamspace office nah beieinander, mit identischem Jahrespreis je Nutzer. Der Unterschied liegt im Zuschnitt: teamspace bringt Abrechnung und CRM bereits in der Einstiegsedition mit und berechnet Hosting getrennt, ZEP bündelt Abrechnung in der nächsten Linie und führt Hosting und Schnittstellen ohne Aufpreis.
Organisationen mit hohem Methodenanspruch, etwa mit Earned Value, Meilenstein-Trend oder Multiprojektcontrolling, finden diese Tiefe bei Projektron BCS. Der Aufwand für Einrichtung und Pflege steigt entsprechend.
Häuser, die vom Controlling her denken, etwa Unternehmensberatungen mit ausgeprägter Deckungsbeitragslogik je Stufe, treffen bei PACS und Vertec auf Systeme, die genau dafür gebaut sind. Beide verlangen eine Konfigurationsentscheidung vor dem Start, Vertec zusätzlich eine Teamgröße, ab der sich die Staffelung rechnet.
Wo die Umstellung im Alltag scheitert
Die Auswahl entscheidet weniger über den Erfolg als die ersten acht Wochen danach. Drei Muster wiederholen sich.
Die Tabelle lebt weiter. Solange eine einzige Auswertung nur in Excel existiert, pflegt jemand beide Stände. Nach drei Monaten ist die Datei wieder die Wahrheit. Abhilfe schafft eine klare Regel: Jede Zahl, die im Monatsgespräch gezeigt wird, kommt aus dem System.
Die Buchungen kommen zu spät. Ein Controlling, das auf Stunden der Vorwoche wartet, meldet Budgetüberschreitungen zu spät. Erinnerungen an fehlende Buchungen und eine Erfassung, die mobil funktioniert, entscheiden hier mehr als jede Kennzahl.
Der interne Kostensatz fehlt. Ohne hinterlegten Kostensatz je Person bleibt jede Margenauswertung leer. teamspace nennt genau das als häufigste Ursache für leere Deckungsbeiträge. Dieser Satz gehört in die erste Einrichtungswoche, mit Gültigkeitsdatum, damit spätere Gehaltsanpassungen die Vergangenheit nicht verändern.
Dazu kommt die Frage der Akzeptanz. Eine Buchung, die drei Klicks und eine Suche kostet, wird am Freitagnachmittag rekonstruiert. Genau dann entstehen die Daten, die später niemand als Steuerungsgrundlage akzeptiert.
Projektcontrolling mit ZEP Control
ZEP Control ist die Produktlinie für Projektmanagement mit kaufmännischem Blick. Geplant wird im selben System, in dem das Team seine Stunden auf Kunden und Projekte bucht, und aus denselben Buchungen entstehen Umsätze, Kosten und Auslastung. Enthalten sind Aufgabenmanagement, Projektplanung sowie Umsätze und Kosten, dazu alles aus ZEP Track: Arbeits- und Projektzeiterfassung, Projekt- und Kundenverwaltung, Abwesenheiten und Überstunden, Standorte und Abteilungen sowie der Export in die Lohnbuchhaltung.
Drei Punkte sind für den Vergleich relevant. Der ZEP Assistant, ZEP Pulse und ZEP MCP sind ohne Aufpreis enthalten, ZEP Pulse schlägt Projektzeiten aus dem eigenen Arbeitstag vor und der Nutzer bestätigt sie. Sämtliche Schnittstellen sind in jeder Linie unbegrenzt enthalten, ZEP-eigene ebenso wie Single-Sign-on und Drittanbieter. Zubuchbar sind drei Add-ons: Ressourcenplanung für 5 Euro, Ticketsystem für 4 Euro und das ZEP-Terminal für 15 Euro, jeweils ohne Jahresvorteil.
Die Grenze nach oben benennen wir selbst. ZEP Control endet vor dem Belegmanagement. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Reisekostenabrechnung und der Export in die projektspezifische Finanzbuchhaltung gehören zu ZEP Operations, ab 29 Euro im Jahresvertrag und 35 Euro monatlich. Wer die Nachkalkulation gegen das eigene Angebot stellen oder aus der Leistung direkt fakturieren will, entscheidet sich für diese Linie. Wer heute steuern und morgen abrechnen will, wechselt später ohne Datenwechsel.
Fazit
Prüfen Sie vor der Auswahl drei Dinge in Ihren eigenen Zahlen. Erstens: Wie viele Arbeitstage im Jahr gehen für das Zusammentragen der Monatsauswertung drauf? Diese Zahl ist der ehrlichste Vergleichsmaßstab für jeden Lizenzpreis. Zweitens: Wie viele Projekte der letzten zwölf Monate haben Sie nachkalkuliert? Liegt die Antwort unter einem Drittel, liegt das Problem im Aufwand, nicht im Willen. Drittens: Wann haben Sie zuletzt von einer Budgetüberschreitung erfahren, während noch Handlungsspielraum bestand?
Nehmen Sie anschließend Ihre tatsächliche Konfiguration in die Anfrage mit: Nutzerzahl, benötigte Module, Hosting, Einführung und Mindestlaufzeit über drei Jahre. Und bringen Sie in jeden Demotermin dieselbe Auswertung mit, die heute jemand von Hand baut. Das System, das sie aus Ihren eigenen Buchungen liefert, kommt in die engere Wahl.
FAQ
Was kostet Projektcontrolling-Software pro Nutzer und Monat?
Die Spanne der hier verglichenen Systeme reicht von 9,03 Euro im Jahresvertrag bei Clockodo Pro bis 46 Euro monatlich für das Vertec Basispaket, das ab dem elften Nutzer auf 18 Euro sinkt. ZEP Control und teamspace office liegen bei jeweils 19 Euro je Nutzer und Monat im Jahresvertrag. Für die Gesamtkosten entscheiden drei Posten außerhalb des Lizenzpreises: Hosting, Einführung und Mindestlaufzeit.
Ab wann lohnt sich Projektcontrolling-Software statt Excel?
Der Umstieg lohnt sich, sobald mehrere Projekte parallel laufen, mehr als eine Person Stunden bucht und die Auswertung regelmäßig zu spät kommt. Der Pflegeaufwand für Tabellen wächst mit der Zahl der Projekte multipliziert mit der Zahl der Beteiligten. Ein zweiter Auslöser ist die Nachkalkulation: Wer weniger als ein Drittel der abgeschlossenen Projekte nachrechnet, kalkuliert Folgeangebote auf Erfahrungswerten statt auf Daten.
Worin unterscheidet sich Projektcontrolling-Software von Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Software plant Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten. Projektcontrolling-Software bewertet dieselben Vorhaben wirtschaftlich: gebuchte Stunden, Sätze, Budget, Umsätze und Kosten. Viele Systeme decken beides ab und setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Die Prüffrage lautet: Beantwortet das System die Frage, was ein Vorhaben einbringt, oder nur die Frage, was darin zu tun ist?
Welche Kennzahlen gehören ins Projektcontrolling?
Fünf Kennzahlen tragen den Alltag: der realisierte Stundensatz, der Anteil abrechenbarer Stunden, die Budgetausschöpfung gegen den Fertigstellungsgrad, die Abweichung der Nachkalkulation von der Kalkulation und die Auslastung je Person. Eine ausführliche Einordnung mit Methoden steht im Beitrag zu Projektcontrolling-Kennzahlen.
Welche Projektcontrolling-Software warnt automatisch bei Budgetüberschreitung?
Von den verglichenen Systemen weisen Projektron BCS, teamspace und Clockodo eine Schwellenwert-Meldung ausdrücklich aus. Projektron BCS verschickt eine E-Mail bei drohender Überschreitung und erlaubt konfigurierbare Ampelwerte, teamspace arbeitet mit Warnstufen im Projekt, Clockodo bietet die Budgetwarnung ab der Stufe Pro Plus. Vertec und PACS beschreiben eine laufende Budgetkontrolle, ohne eine automatische Benachrichtigung zu nennen.
Braucht Projektcontrolling-Software eine eigene Stundenbuchung oder reicht eine Schnittstelle?
Eine Schnittstelle funktioniert technisch, verschiebt den Aufwand aber in die Pflege. Jeder Import braucht eine Zuordnung von Projekten, Vorgängen und Personen, jede Änderung in einem der beiden Systeme eine Nachführung. Systeme mit eigener Stundenbuchung bewerten jede Buchung sofort mit Satz und Kostensatz, womit die Auswertung tagesaktuell bleibt. Fünf der sechs verglichenen Systeme bringen die Buchung mit, bei PACS ist sie ein eigenes Modul.
