Aufgabenmanagement
Aufgaben dort, wo der Auftrag liegt
Persönliche To-dos und Projektaufgaben stehen in ZEP neben Kunde, Vorgang und Team. Bearbeiter, Status und Fälligkeit hängen an jeder Aufgabe, Board und Liste zeigen denselben Stand. Ohne zweites System für die Frage, was als Nächstes ansteht.
Über 3.000 Unternehmen vertrauen auf ZEP
Aufgaben am Projekt statt in fünf Listen
To-dos stecken in Mails, Notizbüchern und einem Board, das niemand mit dem Auftrag verbindet. Das Aufgabenmanagement holt sie in ZEP, an das Projekt, auf das Ihr Team ohnehin bucht. Das Board ordnet die Arbeit. Was der Auftrag einbringt, zeigt ZEP aus den gebuchten Stunden.
Eigene To-dos und Projektaufgaben, getrennt und doch an einem Ort
Unter „Meine Aufgaben“ sieht jede Person alles, was ihr zugeordnet ist, über alle Aufträge hinweg. Dort stehen auch persönliche To-dos ohne Auftragsbezug. Im Projekt zeigt der Reiter „Aufgaben“ alle Aufgaben dieses Auftrags. Es ist dieselbe Aufgabe in zwei Sichten: Was die Projektleitung dort ändert, steht sofort in der Liste der Bearbeiterin.
Das Board für den Alltag, die Liste für den Überblick
Das Kanban-Board zeigt jeden Status als Spalte. Ziehen Sie eine Aufgabe in die nächste Spalte, ändert sich der Status, ohne dass ein Formular aufgeht. Die Liste zeigt dieselben Aufgaben als Tabelle: Ändern Sie Status, Priorität und Bearbeiter direkt in der Zeile, bearbeiten Sie mehrere Aufgaben auf einmal und sortieren Sie nach jeder Spalte.
Aufgaben verteilen, mit Frist und Checkliste
Weisen Sie jede Aufgabe einer Person zu, setzen Sie ein Fälligkeitsdatum und zerlegen Sie größere Aufgaben in Unteraufgaben. Die Karte zeigt, wie viele davon erledigt sind, und färbt überfällige Termine ein. Dateien hängen direkt an der Aufgabe. Wer eine Aufgabe an andere vergibt, ordnet sie einem Projekt zu, so bleibt klar, wofür sie anfällt.
Status und Prioritäten einmal festlegen, überall nutzen
Status mit eigener Farbe, Prioritäten und ihre Reihenfolge legen Sie zentral in der Administration fest. Sie gelten in jedem Projekt gleich, deshalb liest jedes Team das Board auf dieselbe Weise. Eigene Felder wie Kostenstelle oder externe Ticket-Nummer ergänzen Sie als Zusatzattribute, sie stehen danach als Spalte und als Filter bereit.
Jetzt die Möglichkeiten von ZEP entdecken
Mehr aus dem Aufgabenmanagement
Neben Board, Liste und Zuständigkeit machen diese fünf Funktionen im Alltag den Unterschied:
Aufgaben per Chat anlegen und abfragen
Im ZEP Assistant, dem KI-Chat in ZEP, reicht ein Satz: „Leg für Anna eine Aufgabe im Projekt Prozessanalyse Logistik an, fällig Freitag.“ Vor dem Speichern zeigt er, was er anlegen will, und wartet auf Ihre Bestätigung. Fragen wie „Welche Aufgaben sind in diesem Projekt noch offen?“ beantwortet er im Rahmen Ihrer Rechte.
Wer welche Aufgaben sieht, legen Sie fest
Mitarbeitende sehen ihre eigenen und die ihnen zugewiesenen Aufgaben, die Projektleitung alle Aufgaben ihrer Aufträge. Soll ein Team gemeinsam an einer offenen Aufgabenliste arbeiten, schalten Sie mit einer Einstellung alle Projektaufgaben für das ganze Team frei.
Neue Aufgaben in Sekunden statt Formularen
Legen Sie eine Aufgabe direkt in der passenden Board-Spalte an. Projekt und Vorgang übernimmt ZEP aus Ihrer letzten Aufgabe, und mit „Weitere Aufgabe hinzufügen“ folgen mehrere hintereinander.
Die eigene Ansicht einmal speichern
Filtern Sie nach Status, Priorität, Projekt, Vorgang, Bearbeiter, Fälligkeit oder Zusatzattribut. Die Kombination speichern Sie als Favorit, getrennt für Board und Liste, etwa „Aufgaben diese Woche mit hoher Priorität“.
Aufgaben hängen an Projekt und Vorgang
Ordnen Sie eine Aufgabe dem Vorgang zu, zu dem sie gehört. So sortiert sich die Aufgabenliste entlang der Struktur, die Ihr Team aus der Stundenbuchung kennt, und lässt sich nach Vorgang filtern.
Mehr als 3.000 Unternehmen vertrauen bereits auf ZEP
Das System für Projektdienstleister - von Startup bis zum Großkonzern.
“Ideale Mitarbeiterverwaltungsunterstützung dank 360 Grad Sicht auf Mitarbeiter Verfügbarkeiten, tagesaktuelle Reports und automatisierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.”
"Rundum-Lösung für das Erfassen von Projekt- und Arbeitszeiten. Vor allem die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Mindestruhezeit, Pausenzeiten, Maximalarbeitszeit etc) können sehr gut getrackt werden. "
"Wir nutzen ZEP seit über 10 Jahren, um die Arbeitszeiten (fakturierbar, nicht fakturierbar) zu erfassen. Dies stellt eine prima Grundlage für die Rechnungen an unsere Kunden dar."
“ZEP beeindruckt mit seiner intuitiven Zeit- und Projektverwaltung und bietet einen hervorragenden Kundensupport!”
"Schnelle Projektbuchungen und Auswertungen. Trotzdem eine hohe Flexibilität. Guter modularer Aufbau. Man kann das System gut auf die eigenen Bedürfnisse anpassen."
"Wir nutzen ZEP für die präzise Zeiterfassung, Urlaubsmanagement und Fehlzeiten. Mit ZEP können unsere MItarbeiter auch im Home Office ihre Arbeitszeiten erfassen, wodurch wir mehrere vorher genutzte Tools ersetzen konnten."
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Weitere Funktionen
Weitere Möglichkeiten von ZEP
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Häufige Fragen zum Aufgabenmanagement
Häufig gestellte Fragen und Antworten.
Was ist das Aufgabenmanagement in ZEP?
Das Aufgabenmanagement verwaltet persönliche To-dos und Projektaufgaben in ZEP. Jede Aufgabe hat Bearbeiter, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum, Unteraufgaben und Dateien. Unter „Meine Aufgaben“ sieht jede Person ihre eigenen Aufgaben, im Projekt stehen alle Aufgaben dieses Auftrags, als Kanban-Board oder als Liste.
In welchen Produktlinien ist das Aufgabenmanagement enthalten?
Das Aufgabenmanagement ist in ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business ohne Aufpreis enthalten. Es wird nicht separat gebucht. ZEP Control kostet 19 € pro Nutzer und Monat im Jahresvertrag, 25 € monatlich. In ZEP Track und ZEP Clock gibt es kein Aufgabenmanagement. Von ZEP Track ist der Wechsel in ZEP Control jederzeit möglich, die Daten bleiben erhalten.
Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Tickets?
Aufgaben sind To-dos ohne formalen Workflow: Wer macht was bis wann. Tickets bilden Anfragen ab, etwa von Kunden, mit Workflow, Benachrichtigungen, Postfach und optionalem Kundenzugang. Auf Tickets bucht Ihr Team auch Stunden. Das Aufgabenmanagement ist ab ZEP Control enthalten, das Ticketsystem ist ein Add-on für 4 € pro Nutzer und Monat.
Kann ich Stunden auf Aufgaben buchen?
Nein. Stunden bucht Ihr Team auf Projekt und Vorgang, eine Aufgabe trägt keine Plan- oder Ist-Stunden. Sollen Stunden auf einzelne Anfragen oder Teilaufgaben gehen, ist das Ticketsystem das passende Werkzeug.
Wer sieht welche Aufgaben?
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Aufgaben, die ihnen zugewiesenen und die der Projekte, auf die sie Zugriff haben. Die Projektleitung sieht alle Aufgaben ihrer Projekte, Administration und Controlling alle im Unternehmen. Ob alle Projektmitglieder sämtliche Aufgaben eines Projekts sehen, legt eine Einstellung fest. Standardmäßig ist sie ausgeschaltet.
Kann ich Aufgaben ohne Projekt anlegen?
Ja. Unter „Meine Aufgaben“ führen Sie eine persönliche To-do-Liste auch ohne Projektbezug. Sobald Sie eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen, ordnen Sie sie einem Projekt zu.
Kann der ZEP Assistant Aufgaben anlegen?
Ja. Der ZEP Assistant, der KI-Chat in ZEP, legt Aufgaben an und beantwortet Fragen dazu, etwa welche Aufgaben in einem Projekt noch offen sind. Vor jeder Änderung zeigt er, was er tun will, und speichert erst nach Ihrer Bestätigung. Er arbeitet immer mit Ihren Rechten in ZEP.
Ersetzt das Aufgabenmanagement ein Board wie Trello oder Jira?
Für die Aufgaben rund um Kundenaufträge brauchen Sie kein zweites Board, sie liegen dort, wo Projekt und Team in ZEP schon sind. Wer Softwareentwicklung in Jira steuert, behält Jira. ZEP zeigt dazu, was der Auftrag einbringt.
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