Projektcontrolling: Methoden, KPIs & Herausforderungen

Im modernen Projektmanagement spielt das Projektcontrolling eine zentrale, aber oft unterschätzte Rolle. Es umfasst weit mehr als nur finanzielle Überwachung und betrifft alle Aspekte der Projektdurchführung.

Effektives Projektcontrolling geht über die Analyse von Kennzahlen hinaus. Es beinhaltet Methoden und Prozesse zur kontinuierlichen Überwachung, Bewertung und Optimierung der Projektperformance. Von der Planungsphase bis zum Abschluss liefert es entscheidungsrelevante Informationen und ermöglicht proaktives Risikomanagement.

In diesem Blog werden wir die verschiedenen Dimensionen des Projektcontrollings näher beleuchten.

Was ist Projektcontrolling? Definition und Grundlagen

Projektcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, der die Planung und Einhaltung von Budgets, Terminen und Zielen überwacht und steuert. Die Definition von Projektcontrolling umfasst sowohl operatives als auch strategisches Controlling, wobei das operative Projekt Controlling auf einzelne Projekte oder mehrere gleichzeitig laufende Projekte fokussiert ist und das strategische Projektcontrolling langfristige Entscheidungen über die Projektauswahl und -priorisierung unterstützt.

Projektmanagement Controlling: Warum ist es wichtig?

Projektmanagement Controlling ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts, da es die Kosten und den Fortschritt in jeder Phase überwacht und steuert. Durch frühzeitiges Erkennen und Reagieren auf Probleme und Verzögerungen können Risiken minimiert und die Erfolgsrate von Projekten erhöht werden. Dies hilft, Projekte pünktlich und im Budget abzuschließen, indem ineffiziente Kommunikation, fehlendes Change Management und unzureichende Fachkompetenzen identifiziert und adressiert werden.

Die wichtigsten Ziele im Fokus

Das Hauptziel des Projektcontrollings ist es, den geplanten und tatsächlichen Projektverlauf in Einklang zu bringen, indem die vereinbarten Kosten, Aufwände, Termine und Ergebnisse eingehalten werden. Der Projektplan dient dabei als zentrales Instrument, um Soll- und Ist-Daten zu vergleichen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

5 Vorteile von Projektcontrolling

Projektcontrolling ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Projektführung. Es sorgt nicht nur für eine zielgerichtete Planung, sondern hilft auch dabei, Ressourcen effizient zu nutzen und motivierte Teams zu fördern. Hier sind fünf Vorteile, die das Projektcontrolling für Ihr Team und Ihre Projekte bietet:

🚀 Erreichung der Projektziele‍

Projektcontrolling sorgt dafür, dass die gesetzten Ziele termingerecht erreicht werden. Abweichungen von Zeitplan, Budget oder Qualität werden frühzeitig erkannt und können schnell korrigiert werden. So bleibt das Projekt immer auf Kurs und die Zielerreichung ist gesichert.

💡 Optimierte Ressourcennutzung‍

Effiziente Ressourcennutzung ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Mit einem klaren Controlling werden die richtigen Ressourcen gezielt auf die wichtigsten Aufgaben verteilt. Das sorgt für einen reibungslosen Projektverlauf und hilft, Verzögerungen zu vermeiden.

💪 Mitarbeitermotivation steigern‍

Transparenz und klare Kommunikation sind entscheidend, um Mitarbeitende zu motivieren. Projektcontrolling sorgt dafür, dass alle Teammitglieder ihre Rolle im Projekt verstehen und wissen, wie ihre Leistung zum Gesamterfolg beiträgt. Das steigert das Engagement und die Motivation, die besten Ergebnisse zu liefern.

⚠️ Frühzeitige Fehlererkennung‍

Durch regelmäßiges Monitoring von Kennzahlen können potenzielle Fehler und Verzögerungen frühzeitig erkannt werden. Dies gibt dem Projektteam die Möglichkeit, schnell zu reagieren und das Projekt auf Erfolgskurs zu halten, bevor größere Probleme auftreten.

🔄 Bessere Koordination‍

Projektcontrolling sorgt für eine reibungslose Abstimmung zwischen den einzelnen Arbeitspaketen und Teammitgliedern. Dadurch kann das gesamte Team effizient zusammenarbeiten und das Management behält jederzeit den Überblick über den Fortschritt und mögliche Anpassungen.

Voraussetzungen für erfolgreiches Projektcontrolling

Damit Projektcontrolling effektiv ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zentral dabei ist die Transparenz in allen Bereichen und die genaue Planung. Bei der Einführung von Projektcontrolling sind folgende wichtigste Punkte zu beachten:

Projektcontrolling digitalisieren. Mit ZEP

Eine präzise Zeiterfassung und effizientes Projektcontrolling sind entscheidend für den Projekterfolg. Mit ZEP haben Sie ein Tool, das beides vereint. Arbeitszeiten können direkt auf Projekte, Vorgänge oder Kunden gebucht werden – flexibel und in Echtzeit synchronisiert. Durch individuell hinterlegte Stunden- und Tagessätze sorgt ZEP für eine fehlerfreie Abrechnung und hilft, das Projektbudget jederzeit im Blick zu behalten.

Doch ZEP bietet noch mehr:

Mobile Zeiterfassung

📱 Arbeitszeiten direkt auf Projekte, Vorgänge oder Kunden buchen

Mit ZEP können Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten unkompliziert direkt auf Projekte, Vorgänge oder Kunden buchen – ganz gleich, ob im Büro, unterwegs oder beim Kunden. Die mobile Zeiterfassung per App über Rechner, Tablet oder Smartphone ermöglicht eine flexible Erfassung, die durch Echtzeitsynchronisation stets aktuell und lückenlos dokumentiert wird. Durch die Hinterlegung individueller Stunden- und Tagessätze je Mitarbeiter ist ein präzises und fehlerfreies Projektcontrolling gewährleistet. Besonders für projektorientierte Unternehmen bietet diese Lösung maximale Transparenz und Effizienz in der Zeiterfassung und Abrechnung.

Ganzheitliches Projektcontrolling

📊 Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Projekten

ZEP ist eine zentrale Plattform, die speziell für die Anforderungen projektorientierter Unternehmen entwickelt wurde. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie Aufgaben strukturieren, Tätigkeiten zuweisen und den Projektfortschritt in Echtzeit überwachen. ZEP integriert sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und optimiert so das gesamte Projektcontrolling, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand. Zudem ermöglicht ZEP eine präzise Projektplanung: Planstunden verwalten, Projekttarife hinterlegen und Belege direkt erfassen. So haben Sie stets einen klaren Überblick über Ihre tatsächlichen Aufwände und können diese mit den geplanten Budgets vergleichen.

Projektstruktur erweitern

🔧 Haupt- und Teilprojekte beliebig anlegen und anpassen

Mit ZEP lassen sich Hauptprojekte, Teilprojekte und detaillierte Vorgänge individuell anpassen und in beliebig viele Ebenen unterteilen. Durch die präzise Zuweisung von Rollen und Berechtigungen entstehen klare Verantwortlichkeiten und effiziente Arbeitsabläufe. Zudem können Angebotsdaten direkt in Projekte übernommen werden, was Fehler im Projektcontrolling reduziert und Prozesse beschleunigt. So behalten Sie jederzeit den Überblick und steuern auch komplexe Projekte zielgerichtet.

Automatische Tasks & Auswertungen

⚙️ Workflows und Auswertungen automatisieren

Fehlende Zeiteinträge oder unvollständige Projektberichte? ZEP optimiert Ihr Projektcontrolling mit intelligenten Workflows. Mitarbeitende werden automatisch an fehlende Buchungen erinnert, sodass keine Arbeitszeit verloren geht. Berichte und Reportings lassen sich mit nur einem Klick aus zahlreichen Vorlagen generieren – schnell, übersichtlich und ohne manuellen Aufwand. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Projekte, Arbeitszeiten und Budgets und steuern Ihre Ressourcen gezielt.

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Projektcontrolling Methoden und Instrumente: Wie funktioniert effektives Projekt Controlling?

Im Projektcontrolling gibt es diverse Verfahren und Projektcontrolling Methoden, die je nach Projektanforderungen angewendet werden können. Die Wahl der geeigneten Controlling Instrumente im Projektmanagement hängt von Faktoren wie dem Umfang und der Wichtigkeit des Projekts, der Größe des Unternehmens und des Projektteams sowie den relevanten Kennzahlen und Messwerten ab.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele der wichtigsten Instrumente des Projektcontrollings und Methoden des Projektcontrollings, die Sie effektiv umsetzen können:

Projektstrukturplan (PSP)

Die Basis für alle Pläne und Erfolgsmessungen ist eine gründliche Projektplanung, bei der in der Regel der Projektstrukturplan (PSP) verwendet wird. Der PSP detailliert die zugrunde liegende Struktur des Projekts, indem es in Teilprojekte und darunter liegende Arbeitspakete aufgeteilt wird. Diese logische Verknüpfung der Elemente ermöglicht eine effektive Priorisierung, Ressourcenaufteilung und Zeitplanung, was besonders bei der Rückwärtsterminierung von Vorteil ist.

Earned Value Analysis (EVA)

Die Earned Value Analysis (EVA), auch bekannt als Leistungswertanalyse, überprüft den Fortschritt eines Projekts bis zum Fertigstellungswert. Wichtige Kennzahlen wie der Planwert, die Ist-Kosten und der Fertigstellungsgrad werden aus der Projektplanung entnommen und in Relation zueinander gesetzt. Die EVA ist besonders nützlich, da sie es ermöglicht, Deadlines mit den erbrachten Leistungen zu vergleichen und sowohl Kosten als auch Fertigstellungstermine während des Projekts zu beurteilen.

Nutzwertanalyse (NWA)

Die Nutzwertanalyse (NWA) ist eine eher subjektive Methode zur Beurteilung und Entscheidung über Projekte, insbesondere wenn objektive Kriterien wie finanzielle Kennzahlen nicht ausreichen. Bei der NWA werden zunächst relevante Kriterien ausgewählt und gewichtet, wobei die Gewichtung insgesamt 100 Prozent ausmacht. Jedes Projekt erhält dann Punkte für jedes Kriterium, basierend auf einer festgelegten Bewertungsskala (z. B. 1-5). Die gewichteten Punkte werden summiert, um den Nutzwert zu berechnen, wobei das Projekt mit dem höchsten Nutzwert die Entscheidung für sich gewinnt.

Ampelcontrolling

Das Ampelcontrolling, auch als Ampelsystem oder Ampel-Methode bekannt, bietet eine klare und deutliche Möglichkeit zur Statusbewertung von Aufgaben im Projekt. Der Fortschritt wird anhand der drei Ampelfarben Grün, Gelb und Rot visualisiert, wodurch sofort ersichtlich wird, an welchen Stellen im Projekt es kritisch wird. Diese Methode ist besonders nützlich für das Zeitmanagement und eignet sich hervorragend für Projekte mit vielen Deadlines, da sie eine laufende und aktuelle Beurteilung ermöglicht.

Meilenstein-Trendanalyse (MTA)

Mit der Meilenstein-Trendanalyse überprüfen Sie, ob alle festgelegten Meilensteine und ihre Termine eingehalten werden oder ob Verzögerungen auftreten, die die Zielerreichung gefährden könnten. Dabei werden Meilensteine definiert und für jeden ein frühester und spätester Zieltermin festgelegt. Im Projektverlauf erstellen Sie regelmäßig Prognosen über die voraussichtliche Erreichung der Ziele und visualisieren diese in einem Diagramm, das auf der x-Achse die Berichtszeitpunkte und auf der y-Achse die prognostizierten Zieltermine zeigt. Die entstehende Trendkurve gibt Aufschluss über den weiteren Verlauf des Projekts.

Kosten-Trendanalyse (KTA)

Die Kosten-Trendanalyse (KTA) vergleicht die Ist-Kosten mit den ursprünglich geplanten Kosten des Projekts und schätzt die verbleibenden Kosten bis zum Projektende. Durch diesen Vergleich kann der Projektcontroller feststellen, ob es erhebliche Abweichungen gibt und frühzeitig Risiken erkennen. Auf Basis dieser Analyse wird eine Prognose über den weiteren Verlauf des Projekts erstellt, die die Projektsteuerung unterstützt und hilft, notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Risikoanalyse

Die Risiko-Analyse ist eine zentrale Methode im Projektcontrolling, die regelmäßig durchgeführt und dokumentiert werden sollte. Sie dient der Einschätzung, Bewertung und Priorisierung von Risiken durch Zuweisung von Werten zwischen 0 und 9 sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent. Die Risikokennzahl ergibt sich aus der Multiplikation dieser Werte und hilft, das Risiko in Kategorien wie gering (0-3), mittel (3,1-6) oder hoch (6,1-9) einzuordnen. Diese Klassifikation ermöglicht eine gezielte Steuerung und Maßnahmenplanung zur Risikominderung.

Projektcontrolling Aufgaben und Instrumente: Welche KPI Kennzahlen gibt es?

Für das Projektcontrolling sind zu Beginn festgelegte Kennzahlen entscheidend, um den Fortschritt und Erfolg eines Projekts zu überwachen. Die wichtigsten Projektcontrolling Aufgaben und Instrumente umfassen die Definition und Messung verschiedener KPIs. Je nach Projekt können unterschiedliche Kennzahlen relevant sein. Üblicherweise werden folgende Parameter als KPI-Kennzahlen genutzt:

• Projektziele: Überwachung, ob die festgelegten Ziele erreicht werden
• Leistungsfortschritt: Messung des Fortschritts im Vergleich zum geplanten Zeitrahmen
• Qualität der Leistung: Bewertung der Qualität der erbrachten Leistungen und Ergebnisse
• Termine und Meilensteine: Einhaltung von Deadlines und wichtigen Meilensteinen im Projektverlauf
• Projektkosten/Finanzmittel/Ressourceneinsatz: Kontrolle der Ausgaben, Budgetnutzung und Ressourcenzuteilung
• Projektumfeld: Analyse der externen und internen Faktoren, die das Projekt beeinflussen
• Projektrisiken: Identifizierung und Bewertung von Risiken, die den Projektverlauf gefährden könnten
• Soziale Beziehungen und Zusammenarbeit: Beurteilung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams

Diese Prozesse dürfen im Projektcontrolling nicht fehlen!

Im Projektcontrolling sind bestimmte Prozesse unerlässlich, um eine effektive Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten zu gewährleisten. Die Norm „DIN 69901-5:2009-1: Projektmanagementphase „Steuerung““ definiert 15 wesentliche Prozesse für das Projektcontrolling, von denen 6 obligatorisch sind. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Prozesse:

Diese Prozesse sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Projekts effektiv überwacht und gesteuert werden, und bieten eine solide Grundlage für die Kommunikation mit Stakeholdern und Teammitgliedern.

Welchen typischen Herausforderungen stellen sich Unternehmen beim Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein komplexer Prozess, der weit über die reine Überwachung hinausgeht. Für Unternehmen ergeben sich dabei typische Herausforderungen, wie die präzise Planung und Sicherstellung umfassender Transparenz. Wenn diese Voraussetzungen jedoch erfüllt sind, profitieren Teams von einer frühzeitigen Risikoerkennung, klaren Zielvorgaben und vereinfachter Kommunikation mit Stakeholdern. Zudem ermöglicht es eine transparente Analyse von Leistung, Kosten und Pünktlichkeit sowie fundierte Entscheidungshilfen bei mehreren Alternativen.

Fazit

Effektives Projektcontrolling ist für den Erfolg moderner Unternehmen unverzichtbar. Es geht weit über die reine Kostenüberwachung hinaus und umfasst die ganzheitliche Steuerung von Projekten - von der Planung bis zum Abschluss. Durch den Einsatz geeigneter Methoden wie Earned Value Analysis, Meilenstein-Trendanalyse oder Ampelcontrolling können Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen, Ressourcen optimal einsetzen und Projekte zielgerichtet zum Erfolg führen.

Die größten Herausforderungen liegen dabei in der präzisen Planung, der Schaffung von Transparenz und der konsequenten Anwendung der Controlling-Prozesse. Moderne Projektmanagement-Software wie ZEP kann hier einen entscheidenden Beitrag leisten: Sie unterstützt bei der detaillierten Budgetplanung, ermöglicht eine effiziente Ressourcensteuerung und liefert in Echtzeit wichtige KPIs für fundierte Entscheidungen.

Letztlich ist Projektcontrolling kein Selbstzweck, sondern ein mächtiges Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung. Es befähigt Unternehmen, aus Erfahrungen zu lernen, Prozesse zu optimieren und die Erfolgsquote ihrer Projekte stetig zu erhöhen. In einer zunehmend komplexen und dynamischen Geschäftswelt wird effektives Projektcontrolling damit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.