Digitalbonus: Bis zu 50.000 € nicht liegen lassen

Viele KMU wissen, dass es Förderprogramme für Digitalisierung gibt. Die wenigsten wissen, in welchem Bundesland welches Programm gerade läuft, welche Projekte wirklich förderfähig sind und was beim Antrag schiefgehen kann. Die Folge: Fördermittel bleiben ungenutzt, Projekte werden aus dem laufenden Budget bezahlt, obwohl Zuschüsse verfügbar wären. Wer den Digitalbonus kennt, aber nicht richtig einsetzt, zahlt faktisch drauf.

Das Problem sitzt selten am fehlenden Willen zur Digitalisierung. Es sitzt an unklaren Programmgrenzen, Begriffsverwirrung zwischen den Bundesländern, am falschen Timing beim Antrag und an zu vage formulierten Projektbeschreibungen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen klaren Bundesländer-Check, zeigt typische Ablehnungsgründe und macht an drei konkreten Szenarien deutlich, wie Sie ein Digitalisierungsprojekt förderfähig aufsetzen.

Hinweis zur Aktualität und Haftung: Die in diesem Artikel dargestellten Informationen zum Digitalbonus und zu vergleichbaren Förderprogrammen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle Förder- oder Rechtsberatung. Förderbedingungen, Budgets und Antragsverfahren können sich kurzfristig ändern oder zeitweise ausgesetzt werden. Maßgeblich sind ausschließlich die jeweils aktuellen Richtlinien und Veröffentlichungen der zuständigen Bewilligungsstellen. Eine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit oder Bewilligung eines Antrags kann nicht übernommen werden.

Was ist der Digitalbonus und warum ist dieser je Bundesland anders?

„Digitalbonus" ist kein bundesweit einheitliches Programm. Es ist ein Programmname, den verschiedene Bundesländer für ihre jeweiligen KMU-Digitalisierungsförderungen nutzen. Das erzeugt Begriffschaos: Wer „Digitalbonus" sucht, meint häufig „irgendeinen Zuschuss für mein Digitalisierungsprojekt" und landet je nach Standort bei völlig unterschiedlichen Programmen, Förderlogiken und Zuständigkeiten.

Konkret: Bayern hat ein aktives Programm unter genau diesem Namen. Thüringen ebenfalls, aber die Mittel sind aktuell ausgeschöpft. Niedersachsen hat ein Pendant namens „Digitalbonus.Niedersachsen – innovativ". Andere Bundesländer wie Baden-Württemberg, NRW oder Sachsen führen vergleichbare Förderungen unter Namen wie „Digitalisierungsprämie" oder „Digital Jetzt" durch.

Wer den falschen Programmnamen im falschen Bundesland sucht, verliert Zeit. Schlimmer: Wer davon ausgeht, ein Programm sei aktiv, und trotzdem Verträge unterschreibt, bevor der Antrag gestellt und bestätigt ist, riskiert die komplette Förderung.

In welchen Bundesländern gibt es den Digitalbonus wirklich?

Bayern: Aktiv und neu strukturiert ab 2025

Bayern betreibt das Digitalbonus Bayern als StMWi-Förderprogramm für kleine und mittlere Unternehmen. Das Programm läuft seit Jahren und wurde zuletzt durch Richtlinienänderungen vom Oktober 2025 angepasst, unter anderem bei der Einreich- und Auszahlungslogik.

❗ Wichtige Neuerung ❗

‍Ab Mai 2025 ist die Antragstellung ausschließlich digital über das ELSTER-Unternehmenskonto möglich. Wer kein ELSTER-Unternehmenskonto hat, muss dieses vorab anlegen. Das ist kein Selbstläufer, besonders für kleinere Betriebe ohne steuerliche Vorerfahrung mit ELSTER.

Thüringen: Programm bekannt, Mittel derzeit ausgeschöpft

Die Thüringer Aufbaubank führt den Digitalbonus Thüringen, aber Stand Oktober 2025 sind die verfügbaren Mittel ausgeschöpft. Eine Antragstellung ist aktuell nicht möglich. Wer in Thüringen ansässig ist, sollte die Programmseite regelmäßig prüfen und sich alternativ über den Thüringer Innovationscheck oder Bundes-KfW-Programme informieren.

Niedersachsen: Innovationslogik statt Standard-Förderung

Niedersachsen fördert über das Digitalbonus.Niedersachsen – innovativ, abgewickelt über die NBank. Der Unterschied zu Bayern liegt im expliziten Innovationsanspruch: Gefördert werden nur Projekte, die einen „maßgeblichen Digitalisierungsfortschritt" und nachweisbaren Innovationsgehalt aufweisen. Standardanschaffungen wie der Kauf eines bekannten ERP-Systems ohne Prozessänderung werden als nicht förderfähig eingestuft. Der Fördercheck der NBank gibt hier erste Orientierung.

Digitalbonus Bayern 2025: Voraussetzungen, Förderhöhe, Standard vs. Plus

Laut BayernPortal richtet sich das Programm an kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte in Bayern, die bestimmte Umsatz- und Mitarbeitergrenzen einhalten (EU-KMU-Definition). Zuständig sind die Bezirksregierungen.

Digitalbonus Standard vs. Digitalbonus Plus

Laut Förderfibel des Umweltpakts Bayern gelten folgende Eckdaten:

Digitalbonus Standard:

• Förderfähige Kosten: 10.000 bis 50.000 Euro (netto)
• Fördersatz: 50 %
• Maximaler Zuschuss: 10.000 Euro
• Förderschwerpunkte: Digitalisierung von Prozessen und IT-Sicherheit

Digitalbonus Plus:

• Förderfähige Kosten: bis 200.000 Euro (netto)
• Fördersatz: 50 %
• Maximaler Zuschuss: 50.000 Euro
• Zusätzliche Anforderung: Kooperation mit Hochschule oder Forschungseinrichtung

Für die meisten KMU im Projektgeschäft (Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen) ist der Digitalbonus Standard der relevante Einstieg.

Was gefördert wird: Soft- und Hardware zur Prozessdigitalisierung, IT-Sicherheitslösungen (Firewalls, Backup-Systeme, Security-Software), Implementierungskosten und externe Beratungsleistungen im Projektrahmen.

Was nicht gefördert wird: Laufende Betriebskosten (SaaS-Abonnements ohne Implementierungsprojekt), Standardbeschaffungen ohne erkennbaren Digitalisierungsschritt, Eigenleistungen.

Antrag in Bayern: Ablauf, Timing, ELSTER-Unternehmenskonto ab Mai 2025

Das Timing ist der häufigste Fehler. Laut dem aktualisierten StMWi-Flyer (April 2025) gilt: Der Antrag muss vor Vorhabensbeginn gestellt werden. Wer Verträge unterschreibt, Lizenzen kauft oder mit der Implementierung beginnt, bevor die Eingangsbestätigung vorliegt, verliert die Förderung.

Ablauf in vier Schritten:

1. Schritt: ELSTER-Unternehmenskonto einrichten (ab Mai 2025 Pflicht). Wer dieses Konto noch nicht hat, muss die Registrierung einige Wochen vorab anstoßen, da Postverifikation nötig ist.
2. Schritt: Antrag digital einreichen über das ELSTER-Unternehmenskonto. Dazu gehören: Projektbeschreibung (Digitalisierungskonzept), Kostenplan, Unternehmensdaten, ggf. Handelsregisterauszug.
3. Schritt: Eingangsbestätigung abwarten. Erst nach dieser Bestätigung darf das Projekt beginnen. Wer auf eigenes Risiko vor Bestätigung startet, hat formal keine gesicherte Förderung.
4. Schritt: Verwendungsnachweis einreichen. Nach Abschluss des Projekts werden Rechnungen und Nachweise hochgeladen. Die Auszahlung erfolgt nach Prüfung.

Typische Zeitspanne zwischen Antragstellung und Bewilligung: je nach Auslastung der Bezirksregierung mehrere Wochen. Planen Sie daher ausreichend Vorlaufzeit vor dem Projektstart.

Digitalbonus Thüringen: Was wird gefördert und was bedeutet „Mittel ausgeschöpft" konkret?

Das Programm der Thüringer Aufbaubank folgt einer ähnlichen Förderlogik wie Bayern: Digitalisierungsmaßnahmen und IT-Sicherheit für KMU. Förderfähig sind beispielsweise Cloud-Migration, digitale Kommunikationslösungen, Sicherheitskonzepte und Automatisierungslösungen.

„Mittel ausgeschöpft" bedeutet konkret: Das Kontingent für das laufende Haushaltsjahr ist vergeben. Neue Anträge werden nicht mehr entgegengenommen. Ein neues Kontingent kann mit Beginn des nächsten Haushaltsjahres freigegeben werden, ist aber nicht garantiert.

Was tun, wenn Thüringen derzeit nicht antragsfähig ist:

Das Bundesprogramm „Digital Jetzt" des BMWK ist eine Alternative, die bundesweit gilt. Parallel lohnt sich die Prüfung, ob ein geplantes Projekt über die KfW-Digitalisierungskredit abgewickelt werden kann. Beide Wege erfordern ebenfalls sorgfältige Projektdokumentation und Antragstellung vor Vorhabensbeginn.

Digitalbonus Niedersachsen-innovativ: Förderlogik, Förderhöhe, Innovation richtig nachweisen

Die NBank fördert laut IHK Braunschweig mit Zuschüssen zwischen 3.000 und 50.000 Euro. Der Fördersatz beträgt 35 % für kleine und 20 % für mittlere Unternehmen.

Der entscheidende Unterschied: Für Niedersachsen gilt ein expliziter Innovationsanspruch. Der Fördercheck der NBank stuft etablierte Lösungen wie Standard-ERP, CRM oder digitale Zeiterfassung ohne weiteren Innovationsgehalt als nicht förderfähig ein.

Das bedeutet nicht, dass Zeiterfassung oder Projektcontrolling grundsätzlich ausscheiden. Es bedeutet, dass das Projekt einen nachweisbaren Mehrwert über die bloße Implementierung einer bekannten Software hinaus aufzeigen muss. Typische Formulierungen, die funktionieren: tiefgreifende Prozessintegration über mehrere Systeme, neue Auswertungs- und Steuerungsebenen, dokumentierter Digitalisierungssprung gegenüber dem Ist-Zustand.

Wer in Niedersachsen ein Softwareprojekt fördern will, muss das Konzept entsprechend aufbereiten. Eine reine Produktbeschreibung genügt nicht.

Häufige Ablehnungsgründe und Checkliste: So vermeiden Sie die typischen Fehler

Warum Anträge scheitern

Ablehnungsgrund 1: Vorhabensbeginn vor Antragstellung. Bereits ein unterzeichneter Anbietervertrag vor der Eingangsbestätigung gilt als Beginn. Kein Ausnahmetatbestand.

Ablehnungsgrund 2: Zu vage Projektbeschreibung. „Wir wollen digitaler werden" reicht nicht. Gefragt ist: Welcher Prozess wird digitalisiert, welches Problem wird gelöst, wie wird der Fortschritt gemessen?

Ablehlungsgrund 3: Nicht förderfähige Kostenpositionen. Laufende SaaS-Gebühren ohne Implementierungsanteil, Personalkosten für interne Mitarbeitende oder Schulungsmaßnahmen ohne Projektbezug werden häufig gestrichen.

Ablehnungsgrund 4: Fehlendes ELSTER-Unternehmenskonto (Bayern ab Mai 2025). Wer kein Konto hat, kann nicht fristgerecht einreichen.

Checkliste vor der Antragstellung

Muss (ohne diese Punkte kein förderfähiger Antrag):

• Unternehmenssitz/Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland bestätigt
• KMU-Status nach EU-Definition (Mitarbeiterzahl, Umsatz, Bilanzsumme)
• Kein Vorhabensbeginn vor Antragstellung
• Digitalisierungskonzept mit klarer Prozessbeschreibung und Zielen vorhanden
• ELSTER-Unternehmenskonto aktiv (Bayern)

Sollte (erhöht Bewilligungswahrscheinlichkeit):

• Konkrete Ausgangssituation (Ist-Zustand) dokumentiert
• Messbare Zielsetzung (Soll-Zustand mit KPIs)
• Kostenaufstellung aufgeteilt nach Software, Hardware, Implementierung, Beratung
• Angebote von Dienstleistern vorhanden (nicht unterzeichnet)

Kann (besonders relevant für Niedersachsen-innovativ):

• Innovationsgehalt explizit begründet (was ist neu, was geht über Standard-Implementierung hinaus?)
• Systemintegration mit bestehenden Tools beschrieben
• Beitrag zu messbarer Prozessverbesserung quantifiziert

So setzen Sie ein gefördertes Digitalprojekt im Unternehmensalltag um

Ein bewilligter Digitalbonus garantiert noch keinen Projekterfolg. Die häufigste Ursache für gescheiterte Digitalisierungsprojekte liegt nicht im Förderantrag, sondern im Unternehmensalltag.

Typische Eskalationspunkte:

• Das Tool wird gekauft, aber nicht konsequent genutzt.
• Projektleiter erfassen Zeiten weiterhin verspätet oder gar nicht.
• Controlling wird nicht in die Systemlogik eingebunden.
• IT-Sicherheit wird als Nebenprojekt behandelt.
• Schulungen fehlen oder werden aufgeschoben.

Wo entstehen die Probleme im Alltag?

In projektbasierten Unternehmen entstehen Reibungsverluste genau dort, wo Informationen mehrfach übertragen werden:

• Excel → ERP
• Zeiterfassung → Projektbericht
• Projektstatus → Geschäftsführung
• Angebotskalkulation → Nachkalkulation

Jede manuelle Schnittstelle erzeugt:

• Zeitverlust
• Übertragungsfehler
• Verzögerte Steuerungsfähigkeit

So vermeiden Sie Eskalation bei der Einführung

1. Pilot statt Big Bang:

Starten Sie mit 1–2 Projekten, bevor Sie das System unternehmensweit ausrollen.

2. Rollen klar definieren:

Wer verantwortet Einführung, Reporting, Freigaben und Systempflege?

3. Messbare Ziele vor Projektstart festlegen, z.B.:

• Reduktion manueller Reporting-Zeit um 40 %
• Wöchentliche Budgettransparenz statt monatlicher Nachkalkulation
• Senkung administrativer Projektaufwände um mindestens 1 Stunde pro Mitarbeitendem

4. Einführungszeitraum realistisch planen:

4–8 Wochen für Konzeption, Implementierung und Schulung sind für KMU realistisch.

Ein Förderprojekt darf kein IT-Projekt bleiben. Es muss ein Steuerungsprojekt werden.

Praxis: So schneiden Sie Digitalbonus-Projekte in KMU richtig zu

Szenario 1: Agentur mit 35 Mitarbeitenden (Bayern, Digitalbonus Standard)

Das Problem: Projektzeiten werden in Excel nachgetragen, Projektcontrolling läuft monatlich im Nachgang. Budget-Überschreitungen fallen erst nach Abschluss auf. Das PMO braucht 6 bis 8 Stunden pro Woche für manuelle Konsolidierung.

Ohne System: Einzelne Projektleiter melden Zeiten per Mail oder Tabelle. Eine kaufmännische Assistenz überträgt Daten, baut Reports und klärt Rückfragen. Fehler bei Stundenbuchungen fallen erst bei Rechnungsstellung auf.

Mit digitalem System: Projektzeiterfassung mit automatisierten Soll/Ist-Berichten, Freigabeprozessen und integriertem Projektcontrolling. Abweichungen werden wöchentlich sichtbar, nicht monatlich. Die Abrechnung basiert auf freigegebenen, revisionssicheren Daten.

Die Einführung einer integrierten Projektzeiterfassungs- und Controllinglösung spart nach internen Messungen im Schnitt 59 Minuten pro Woche pro Mitarbeitendem. Das entspricht 47,2 Stunden pro Jahr.

Bei einem durchschnittlichen Projektmanager-Gehalt von 60.800 Euro ergibt sich ein Produktivitätswert von rund 1.708 Euro pro Person und Jahr.

Ein Unternehmen mit 35 Mitarbeitenden erzeugt so ein jährliches Potenzial von über 59.000 Euro. Deutlich mehr als der maximale Zuschuss von 10.000 Euro im Digitalbonus Standard.

Der Zuschuss reduziert das Investitionsrisiko. Die Prozessverbesserung trägt die Rendite.

Förderfähige Formulierung für den Antrag: „Implementierung einer integrierten Projektzeiterfassungs- und Controlling-Lösung zur Ablösung manueller Excel-basierter Prozesse. Ziel ist die Echtzeitsteuerung von Projektbudgets und die Reduzierung des Verwaltungsaufwands um mindestens 40 %."

Das ist ein valides Digitalisierungsprojekt für den Digitalbonus Bayern. Fördervolumen: bis zu 10.000 Euro Zuschuss bei förderfähigen Kosten von 20.000 Euro.

Szenario 2: IT-Dienstleister mit 80 Mitarbeitenden (Niedersachsen-innovativ)

Das Problem: Mehrere interne Tools ohne Integration. Zeiterfassung, Projektplanung und Rechnungsstellung laufen in getrennten Systemen. Datentransfers erfolgen manuell. Interne Aufwände für Kundenprojekte sind nicht nachvollziehbar dokumentiert.

Ohne System: Teams nutzen Eigenentwicklungen, Tabellenkalkulationen und nicht verbundene SaaS-Tools. Management bekommt keine konsolidierten Auswertungen. Compliance-Nachweise für Audits müssen manuell zusammengestellt werden.

Mit integrierter Plattform: Rollenbasierte Zeiterfassung mit Audit-Trail, integriertes Reporting für Management und Steuerberatung, einheitliche Datenbasis für Projektcontrolling und Abrechnung. Soll/Ist-Vergleiche auf Projektebene werden automatisch erzeugt.

Für die Niedersachsen-innovativ-Förderung gilt: Die bloße Einführung eines bekannten Tools reicht nicht. Der Antrag muss die systemübergreifende Integration und den messbaren Prozesssprung in den Vordergrund stellen. Lösungen wie ZEP für Projektzeiterfassung und Projektcontrolling bieten hierfür den Ausgangspunkt, wenn der Projektzuschnitt den Innovationsanspruch trägt.

Wichtig für Niedersachsen:

Die Innovation liegt nicht im Toolnamen, sondern im Prozesssprung.

Förderfähig ist nicht „Einführung einer Zeiterfassung“.

Förderfähig ist:

• Integration über mehrere Systeme hinweg
• Automatisierte Soll-Ist-Analysen in Echtzeit
• Auditfähige Dokumentation
• Wegfall manueller Datentransfers
• Nachweisbare Reduktion administrativer Aufwände

Wer den Innovationsgehalt nicht quantifiziert, riskiert Ablehnung.

Ein strukturierter Projektzuschnitt mit klar definierten Schnittstellen, Rollen und Steuerungszielen erhöht die Bewilligungschancen erheblich.

Szenario 3: Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden (Bayern oder Thüringen alternativ)

Das Problem: Auftragsplanung und Dokumentation teils papierbasiert. Nachkalkulation ist ungenau. IT-Sicherheit beschränkt sich auf ein Basis-Antivirus-Programm, ohne Backup-Strategie oder Zugriffsmanagement.

Ohne System: Aufträge werden handschriftlich erfasst, ins ERP-System übertragen. Nachkalkulation passiert Wochen später, wenn überhaupt. Bei einem Datenverlust gibt es kein Recovery-Konzept.

Mit digitalen Prozessen: Mobile Datenerfassung direkt auf der Baustelle, automatische Übertragung in die kaufmännische Software, integriertes Backup-System, dokumentiertes Rechte- und Zugriffsmanagement. IT-Sicherheitsmaßnahmen nach aktuellem Stand der Technik.

Diese Kombination aus Prozessdigitalisierung und IT-Sicherheit ist für den Digitalbonus Standard Bayern direkt förderfähig.

‍Wichtig:

IT-Sicherheit explizit als eigenen Projektteil ausweisen und konkret benennen (keine pauschale „Sicherheitsverbesserung").

Digitalbonus strategisch nutzen statt nur beantragen

Ein Förderantrag ist kein Selbstzweck. Er ist der Startpunkt für ein strukturiertes Digitalisierungsprojekt.

Wenn Sie ein Projekt zu Zeiterfassung, Projektcontrolling oder integrierter Prozessdigitalisierung planen, sollten Sie drei Fragen klären:

1. Wo entstehen aktuell manuelle Schnittstellen im Unternehmen?
2. Wie viel Zeit kostet Sie fehlende Echtzeit-Transparenz pro Woche?
3. Welche Kennzahlen fehlen Ihnen heute zur aktiven Projektsteuerung?

Je klarer diese Fragen beantwortet sind, desto höher ist die Förderfähigkeit und desto schneller amortisiert sich das Projekt.

Ein strukturiertes Projektgespräch hilft,:

• Förderfähigkeit realistisch einzuschätzen
• den Innovationsgrad korrekt zu formulieren
• Investitionsvolumen und Zuschuss optimal auszurichten
• Umsetzungsrisiken frühzeitig zu identifizieren

Fazit: Digitalbonus ist kein Zuschuss, sondern ein strategischer Hebel

Der Digitalbonus reduziert nicht nur Investitionskosten. Er eröffnet Ihnen die Möglichkeit, operative Schwachstellen strukturiert zu beseitigen und Ihr Projektgeschäft auf eine belastbare Steuerungsbasis zu stellen. Entscheidend ist dabei nicht die Förderzusage allein, sondern was Sie daraus im Unternehmensalltag machen.

In vielen KMU entstehen Reibungsverluste täglich an denselben Stellen: Projektzeiten werden manuell konsolidiert, Budgets erst im Nachhinein bewertet, Daten zwischen Excel, ERP und einzelnen Tools übertragen. Führungskräfte erhalten Auswertungen mit Zeitverzug. Controlling reagiert statt zu steuern. Diese Muster kosten Woche für Woche Produktivität, Transparenz und Marge.

Ein gefördertes Digitalisierungsprojekt sollte genau hier ansetzen. Nicht als isoliertes IT-Vorhaben, sondern als gezielter Eingriff in Ihre Prozessarchitektur. Ziel muss sein, manuelle Schnittstellen zu eliminieren, Soll-Ist-Abweichungen frühzeitig sichtbar zu machen und Projektkennzahlen in Echtzeit verfügbar zu haben. Erst wenn Budgettransparenz wöchentlich statt monatlich vorliegt, wenn Abrechnungen auf freigegebenen, revisionssicheren Daten basieren und wenn Managementberichte automatisch erzeugt werden, entfaltet die Investition ihre volle Wirkung.

Der Zuschuss von bis zu 50.000 Euro senkt das Investitionsrisiko. Die eigentliche Rendite entsteht jedoch durch reduzierte Administrationszeiten, bessere Auslastungssteuerung und frühzeitige Budgetkontrolle. Wenn pro Mitarbeitendem rund 47 Stunden pro Jahr eingespart werden können, rechnet sich das Projekt nicht nur durch die Förderung, sondern durch den strukturellen Effizienzgewinn.

Prüfen Sie, wo in Ihrem Unternehmen heute manuelle Übergaben stattfinden, welche Kennzahlen Ihnen zur aktiven Steuerung fehlen und wie viel Zeit Sie jede Woche für Konsolidierung und Nacharbeit aufwenden.

Je klarer diese Punkte definiert sind, desto höher ist die Bewilligungswahrscheinlichkeit und desto schneller amortisiert sich das Projekt.

Der Digitalbonus ist kein Geschenk. Er ist eine Einladung, Ihr Projektgeschäft systematisch aufzustellen. Wer diese Chance strategisch nutzt, sichert sich nicht nur einen Zuschuss, sondern schafft die Grundlage für nachhaltige Wirtschaftlichkeit im Unternehmensalltag.