Die Wahl des passenden Zeiterfassungssystems wirkt sich unmittelbar auf die Effizienz Ihrer Projektabläufe aus. Ein gut implementiertes System liefert verlässliche Daten für Ihre Kalkulation, sorgt für rechtssichere Arbeitszeitnachweise und schafft Transparenz bei der Ressourcenauslastung. Gleichzeitig entscheidet die Akzeptanz im Team darüber, ob die erfassten Zeiten auch tatsächlich die Realität abbilden.
Für Geschäftsführer, HR-Verantwortliche und Projektleiter stellt sich dabei die Frage: Welches System passt zu unseren Prozessen, unserem Budget und unserer Teamstruktur? Dieser Artikel gibt Ihnen eine strukturierte Entscheidungshilfe mit konkreten Kriterien, Kostenübersichten und Praxistipps.
Was sind Zeiterfassungssysteme und wie funktionieren sie?
Zeiterfassungssysteme dokumentieren die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter systematisch und digital. Das Grundprinzip ist einfach: Mitarbeiter erfassen Start und Ende ihrer Arbeitszeit sowie gegebenenfalls Pausen. Bei projektorientierten Unternehmen kommt die Zuordnung auf konkrete Projekte, Tätigkeiten und/oder Kunden hinzu.
Definition und Grundprinzip
Ein Zeiterfassungssystem erfasst nicht nur reine Anwesenheitszeiten, sondern ordnet Arbeitszeit konkreten Leistungen zu. Das unterscheidet moderne Systeme von der klassischen Stempeluhr. Statt nur „von 9 bis 17 Uhr anwesend" dokumentieren Sie „4 Stunden für Projekt A, 3 Stunden für Projekt B".
Diese Zuordnung bildet die Grundlage für Ihr Projektcontrolling, Ihre Nachkalkulation und letztlich Ihre Rechnungsstellung. In Kombination mit Projektstammdaten erkennen Sie frühzeitig Budgetüberschreitungen und können Ihre Ressourcenplanung auf Fakten stützen.
Digitale vs. manuelle Zeiterfassung
Manuelle Systeme wie Excel-Listen oder handschriftliche Stundenzettel funktionieren in sehr kleinen Teams mit einfachen Strukturen. Sobald Sie jedoch mehrere Projekte parallel bearbeiten oder mehr als fünf Mitarbeiter beschäftigen, stoßen diese Methoden an ihre Grenzen. Die Auswertung kostet Zeit, Fehler schleichen sich ein und die Daten liegen isoliert vor.
Digitale Zeiterfassungssysteme automatisieren die Erfassung, Auswertung und Integration in Ihre bestehenden Systeme. Mitarbeiter buchen direkt auf Projekte, die Software prüft Plausibilität und Ihre Projektleiter erhalten Echtzeit-Übersichten über den Projektstatus.
Typische Einsatzbereiche in Unternehmen
Zeiterfassungssysteme kommen überall dort zum Einsatz, wo Sie Arbeitszeit transparent dokumentieren und auswerten müssen. Typische Anwendungsfälle:
💻 IT-Dienstleister und Softwarehäuser nutzen Zeiterfassung für die projektgenaue Abrechnung und Kapazitätsplanung. Entwickler buchen auf Features, Support-Mitarbeiter auf Tickets.
💼 Beratungsunternehmen rechnen Leistungen auf Stundenbasis ab und benötigen detaillierte Nachweise für Kunden. Die Zeiterfassung liefert die Basis für Rechnungen und Wirtschaftlichkeitsanalysen.
🎨 Agenturen koordinieren Teams über verschiedene Kundenprojekte hinweg. Kreative Leistungen werden projektspezifisch erfasst und im Controlling mit Budgets abgeglichen.
🏢 Mittelständische Dienstleister erfüllen mit systematischer Zeiterfassung die gesetzliche Dokumentationspflicht und gewinnen gleichzeitig Steuerungsinformationen für ihre Projekte.
Arten von Zeiterfassungssystems
Die Auswahl an Systemen reicht von Hardware-Terminals über Desktop-Anwendungen bis zu mobilen Apps. Jede Lösung hat ihre Berechtigung, abhängig von Ihrer Arbeitsumgebung und Ihren Prozessen.
Elektronische Zeiterfassung per Terminal und PC
Elektronische Zeiterfassung über stationäre Terminals eignet sich für Unternehmen mit festen Arbeitsplätzen und klaren Anwesenheitszeiten. Mitarbeiter erfassen Kommen und Gehen per Chip, PIN oder biometrischem Merkmal. Die Daten fließen automatisch in Ihre HR-Systeme.
Die PC-basierte Zeiterfassung geht einen Schritt weiter: Mitarbeiter buchen direkt am Arbeitsplatz auf Projekte und Tätigkeiten. Diese Variante bietet sich für Büroarbeitsplätze an, bei denen die Zuordnung zu Projekten im Vordergrund steht. Systeme wie ZEP kombinieren diese Erfassung mit Projektcontrolling und Ressourcenplanung in einer integrierten Plattform.
Mobile Zeiterfassung für flexible Teams
Mobile Zeiterfassung über Apps ermöglicht die Erfassung von unterwegs, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort. Mitarbeiter im Außendienst, Servicetechniker oder Berater buchen Zeiten direkt über ihr Smartphone oder Tablet.
Die ZEP Clock App beispielsweise synchronisiert erfasste Zeiten in Echtzeit mit dem zentralen System. So bleiben Projektleiter auch bei verteilten Teams jederzeit über den aktuellen Leistungsstand informiert. GPS-Funktionen können dabei die Erfassung automatisieren oder für Nachweise bei ortsgebundenen Tätigkeiten genutzt werden.
Cloudbasierte Systeme für projektorientierte Teams
Cloudbasierte Zeiterfassungssysteme setzen auf Browser-Zugriff und zentrale Datenhaltung. Ihre Mitarbeiter benötigen keine lokale Installation und greifen von überall auf die gleichen Daten zu. Updates erfolgen automatisch und die Integration mit anderen Cloud-Services funktioniert über standardisierte Schnittstellen.
Für projektorientierte Teams bieten diese Systeme den Vorteil der durchgängigen Projektintegration: Von der Angebotskalkulation über die Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung arbeiten Sie mit konsistenten Daten. Änderungen an Projektstrukturen oder Budgets wirken sich sofort auf alle verbundenen Module aus.
{{blog-cta}}
Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Worauf Unternehmen achten sollten
Ein Zeiterfassungssysteme Vergleich sollte über reine Funktionslisten hinausgehen. Entscheidend ist, ob das System zu Ihren Prozessen passt und von Ihrem Team akzeptiert wird.
Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz
Die beste Software nützt nichts, wenn Mitarbeiter sie umständlich finden oder aktiv umgehen. Achten Sie auf intuitive Bedienung, schnelle Erfassungswege und klare Rückmeldungen. Ein gutes System ermöglicht die Zeitbuchung in wenigen Sekunden, ohne komplizierte Menüstrukturen.
Testen Sie die Benutzeroberfläche mit echten Anwendern aus Ihrem Team. Entwickler haben andere Anforderungen als Controller, Projektleiter andere als Außendienstmitarbeiter.
Auswertungen und Reporting
Ihr Zeiterfassungssystem sollte die erfassten Daten in verwertbare Informationen umwandeln. Standard-Reports für Projektauslastung, Mitarbeiterkapazitäten und Kostenverläufe gehören zur Grundausstattung.
Wichtig sind flexible Auswertungsmöglichkeiten: nach Projekten, Kunden, Tätigkeiten, Zeiträumen oder Mitarbeitern. Export-Funktionen für Excel oder direkte Schnittstellen zu Ihrem Controlling-System erleichtern die Weiterverarbeitung.
Integrationen mit bestehenden Systemen
Ein isoliertes Zeiterfassungssystem verursacht Medienbrüche und doppelte Datenpflege. Prüfen Sie, welche Schnittstellen verfügbar sind:
Für Buchhaltungssysteme wie DATEV oder Lexware sollten Standard-Exporte vorhanden sein. Bei ERP-Systemen entscheiden offene APIs oder vorgefertigte Konnektoren über die Integrationsfähigkeit.
ZEP bietet beispielsweise direkte Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen und ermöglicht so den durchgängigen Datenfluss vom erfassten Stundensatz bis zur Rechnung.
Datenschutz und Sicherheit
Zeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Ihr System muss entsprechende Schutzmaßnahmen bieten: Verschlüsselte Datenübertragung, differenzierte Zugriffsrechte und Hosting in der EU sind Mindestanforderungen.
Achten Sie auf Zertifizierungen wie ISO 27001, die ein strukturiertes Informationssicherheits-Management nachweisen. Regelmäßige Sicherheitsupdates und ein etabliertes Incident-Management schützen Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff.
Besonderheiten bei KMU, Agenturen und IT-Dienstleistern
Kleinere Unternehmen benötigen schlanke Systeme ohne überladene Features. Schneller Einstieg, geringe Schulungsaufwände und skalierbare Preismodelle stehen im Vordergrund.
Agenturen legen Wert auf kreative Workflows und flexible Projektstrukturen. Tätigkeitsarten sollten frei definierbar sein, Multi-Projekt-Buchungen in einer Woche üblich.
IT-Dienstleister und Beratungen brauchen detaillierte Nachkalkulationen und transparente Kundenberichte. Die Integration mit Ticketsystemen oder Projektmanagement-Tools wird zur Pflicht.
Kosten von Zeiterfassungssystemen: Was steckt dahinter?
Die Zeiterfassung Kosten variieren erheblich je nach Systemtyp, Funktionsumfang und Unternehmensgröße. Ein realistisches Bild ergibt sich nur, wenn Sie alle Kostenkomponenten einbeziehen.
Einmalige Kosten vs. monatliche Gebühren
Bei klassischen Softwarelizenzen zahlen Sie einmalig für die Software und anschließend jährliche Wartungsgebühren. Diese Kosten Zeiterfassungssystem Modelle waren früher Standard, werden aber zunehmend von Abo-Modellen abgelöst.
Cloud-Systeme rechnen üblicherweise pro Nutzer und Monat ab. Typische Bandbreiten liegen zwischen 5 und 20 Euro pro Nutzer monatlich, abhängig vom Funktionsumfang. Hinzu kommen oft einmalige Setup-Gebühren oder Kosten für Anpassungen.
💰 ZEP bietet 3 Preismodelle 💰
ZEP Clock für Arbeitszeiterfassung ab 2 Euro pro Nutzer monatlich, ZEP Compact mit Projektzeiterfassung und Auswertungen ab 7 Euro sowie ZEP Professional als Komplettlösung mit Projektmanagement, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung ab 18 Euro. Alle Pakete sind monatlich kündbar und beinhalten persönliches Onboarding.
Zeiterfassung ohne monatliche Kosten – lohnt sich das?
Zeiterfassung ohne monatliche Kosten klingt attraktiv, bedeutet aber meist höhere Einmalkosten und separate Wartungsverträge. Open-Source-Lösungen versprechen kostenlose Software, verursachen jedoch Aufwände für Hosting, Administration und Weiterentwicklung.
Rechnen Sie realistisch: Ein interner Administrator kostet Sie mehr als ein professionell betreutes Cloud-System. Sicherheitsupdates, Backups und technischer Support müssen Sie selbst organisieren oder einkaufen.
Für sehr kleine Teams mit einfachen Anforderungen können kostenlose Tools ausreichen. Sobald Sie Projektcontrolling, Integrationen oder professionelle Auswertungen benötigen, rechtfertigen kommerzielle Systeme ihre Kosten durch Zeitersparnis und Verlässlichkeit.
Mobile Zeiterfassung Kosten
Mobile Zeiterfassung Kosten unterscheiden sich meist nicht grundlegend von Desktop-Varianten. Die meisten modernen Systeme bieten mobile Apps als integralen Bestandteil ohne Aufpreis.
Achten Sie darauf, ob mobile Erfassung im Standardpreis enthalten ist oder als Premium-Feature zusätzlich berechnet wird. Gerade für Teams mit Außendienst oder Homeoffice-Anteil sollte mobile Erfassung selbstverständlich sein.
Typische Preisfaktoren
Die Kosten steigen mit der Anzahl der Nutzer, aber meist nicht linear. Viele Anbieter staffeln ihre Preise und bieten Mengenrabatte ab bestimmten Teamgrößen.
Zusätzliche Module wie Projektplanung, Ressourcenmanagement oder Rechnungsstellung erhöhen die monatlichen Kosten. Prüfen Sie, welche Features Sie wirklich nutzen, und vermeiden Sie überladene Pakete.
Support-Level beeinflussen den Preis: Basis-Support mit E-Mail-Reaktion innerhalb von 48 Stunden ist günstiger als Premium-Support mit telefonischer Hotline und garantierten Antwortzeiten.
Integrationen und Schnittstellen zu Drittsystemen verursachen oft Zusatzkosten, besonders bei individuellen Anforderungen oder Legacy-Systemen.
Rechtliche Anforderungen und Compliance
Die rechtssichere Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland seit dem BAG-Urteil von 2022 Pflicht. Ihr Zeiterfassungssystem muss diese Anforderungen technisch und organisatorisch erfüllen.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann. Grundlage ist das EuGH-Urteil von 2019, das objektive, verlässliche und zugängliche Systeme fordert.
Was bedeutet das konkret? Sie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren. Die Erfassung muss zeitnah erfolgen und die Daten müssen für Prüfungen durch Behörden verfügbar sein.
Ihr System sollte daher eine tägliche Erfassung ermöglichen und Auswertungen nach gesetzlichen Anforderungen liefern. Pausenregelungen nach dem Arbeitszeitgesetz (§ 4 ArbZG) müssen abbildbar sein: nach 6 Stunden mindestens 30 Minuten, nach 9 Stunden mindestens 45 Minuten.
Datenschutz und DSGVO-Konformität
Zeitdaten unterliegen besonderen Schutzanforderungen. Ihr System muss gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten, Projektleiter die ihres Teams und HR hat Zugriff auf alle Daten.
Das Hosting sollte in der EU erfolgen, um Datentransfers in Drittstaaten zu vermeiden. Achten Sie auf transparente Datenschutzerklärungen und Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
Ihre Mitarbeiter haben Auskunftsrechte über ihre gespeicherten Daten. Das System sollte entsprechende Export-Funktionen bieten und die Löschung nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ermöglichen.
Revisionssicherheit und Nachweispflicht
Für steuerrelevante Auswertungen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Zeitdaten, die Grundlage Ihrer Rechnungen sind, müssen revisionssicher gespeichert werden.
Das bedeutet: Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert sein, und Löschungen dürfen nicht spurlos erfolgen. Ihr System sollte Änderungshistorien führen und diese bei Bedarf dokumentieren können.
Die Aufbewahrungsfrist für diese Daten beträgt in der Regel 10 Jahre. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter langfristige Datenverfügbarkeit garantiert und Exportfunktionen für Archivierungszwecke bereitstellt.
ZEP als modulare Lösung für verschiedene Anforderungen
ZEP bietet drei skalierbare Produktlinien für unterschiedliche Unternehmensanforderungen. ZEP Clock startet ab 2 Euro pro Nutzer monatlich und fokussiert sich auf rechtskonforme Arbeitszeiterfassung mit flexiblen Erfassungsmöglichkeiten über Terminal, Browser oder mobile App. ZEP Compact erweitert das Portfolio ab 7 Euro pro Nutzer um Projektzeiterfassung und detaillierte Auswertungen. ZEP Professional bildet ab 18 Euro pro Nutzer die Komplettlösung mit Projektmanagement, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung ab.
Die Zeiterfassung funktioniert geräteunabhängig am PC, über das ZEP Terminal oder mobil per App, die auch offline synchronisiert. Besonders für Teams mit wechselnden Arbeitsorten oder Homeoffice-Anteilen bietet diese Flexibilität praktische Vorteile. Die Software erfüllt die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil von 2022 und dokumentiert Pausenregelungen automatisch nach Arbeitszeitgesetz.
Datenschutz und Sicherheit sind durch ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland gewährleistet. Die DSGVO-konforme Datenverarbeitung erfolgt mit Auftragsverarbeitungsvertrag, automatischen Backups und differenzierten Zugriffsrechten. Direkte Schnittstellen zu DATEV, Lexware und anderen Buchhaltungssystemen ermöglichen durchgängige Prozesse von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung.
Checkliste für Ihre Systemauswahl
Funktionale Anforderungen: Welche Features benötigen Sie wirklich? Projektbuchung, mobile Erfassung, Auswertungen, Integrationen?
Benutzerfreundlichkeit: Wird Ihr Team das System akzeptieren und täglich nutzen?
Kosten: Passen die Gesamtkosten zu Ihrem Budget? Berücksichtigen Sie alle Komponenten.
Skalierbarkeit: Wächst das System mit Ihren Anforderungen?
Rechtssicherheit: Erfüllt das System die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung?
Support und Service: Erhalten Sie professionelle Unterstützung bei Problemen?
Für projektorientierte Unternehmen empfiehlt sich ein integriertes System, das Zeiterfassung mit Projektcontrolling und Ressourcenplanung verbindet. So nutzen Sie die erfassten Daten nicht nur für Compliance, sondern als Steuerungsinformation für Ihre Projekte.
Best Practices für die Einführung eines Zeiterfassungssystems
Die technische Implementierung ist nur ein Teil des Erfolgs. Entscheidend ist die organisatorische Einbettung in Ihre Abläufe.
Prozessanalyse vor der Auswahl
Dokumentieren Sie zunächst Ihre aktuellen Abläufe: Wie erfassen Sie heute Zeiten? Welche Auswertungen benötigen Sie? Wo entstehen Reibungsverluste?
Definieren Sie Ihre Anforderungen konkret: Projektbuchung erforderlich? Mobile Erfassung nötig? Integration mit Buchhaltung gewünscht? Diese Kriterien bilden die Grundlage für Ihren Systemvergleich.
Binden Sie alle Stakeholder ein: Mitarbeiter, die täglich erfassen, Projektleiter, die auswerten und Controller, die die Daten weiterverarbeiten. Deren Anforderungen können durchaus unterschiedlich sein.
Pilotphase und Mitarbeiter-Training
Starten Sie mit einem Pilotprojekt in einem überschaubaren Team. Sammeln Sie Erfahrungen, bevor Sie das System unternehmensweit ausrollen. Diese Phase deckt Schwachstellen auf und hilft bei der Feinabstimmung.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter gründlich. Zeigen Sie nicht nur die technische Bedienung, sondern erklären Sie auch den Nutzen: Transparente Projektdaten helfen bei der Kapazitätsplanung, realistische Kalkulationen vermeiden Budgetüberschreitungen.
Benennen Sie Ansprechpartner für Fragen und sammeln Sie Feedback systematisch. Die ersten Wochen entscheiden über die Akzeptanz des Systems.
Integration mit bestehenden Systemen
Planen Sie die Integration mit Ihren Bestandssystemen von Anfang an. Die nahtlose Anbindung an Ihr Projektmanagement-Tool, Ihr ERP oder Ihre Buchhaltung spart Zeit und vermeidet Fehler.
Bei ZEP beispielsweise fließen erfasste Zeiten direkt in die Projektkalkulation ein. Budgetüberschreitungen werden automatisch signalisiert und die Rechnungserstellung greift auf die gebuchten Stunden zu. Diese Integration eliminiert manuelle Übertragungen und hält Ihre Daten konsistent.
Testen Sie die Schnittstellen gründlich und legen Sie fest, welches System führend ist. Doppelte Datenhaltung führt früher oder später zu Inkonsistenzen.
Fazit: Das passende Zeiterfassungssystem finden
Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems erfordert eine klare Vorstellung Ihrer Anforderungen und eine ehrliche Bewertung Ihrer Prozesse. Starten Sie mit einer klaren Anforderungsanalyse, testen Sie Systeme in einer Pilotphase und investieren Sie in ordentliche Schulungen. Ein gut eingeführtes Zeiterfassungssystem zahlt sich durch bessere Projekttransparenz, verlässlichere Kalkulationen und höhere Effizienz aus.
FAQ
Was kostet ein gutes Zeiterfassungssystem pro Mitarbeiter?
Professionelle Cloud-Systeme kosten zwischen 5 und 20 Euro pro Mitarbeiter monatlich. Einstiegslösungen für reine Arbeitszeiterfassung starten ab 2 Euro, während umfassende Systeme mit Projektcontrolling und Rechnungsstellung bei 15 bis 20 Euro liegen. Hinzu kommen oft einmalige Setup-Kosten von 500 bis 2.000 Euro. Bei der Kalkulation sollten Sie versteckte Kosten wie Schulungsaufwände oder zusätzliche Module berücksichtigen.
ZEP staffelt seine Preise nach Funktionsumfang: ZEP Clock für rechtskonforme Arbeitszeiterfassung kostet ab 2 Euro pro Nutzer monatlich. ZEP Compact mit Projektzeiterfassung und erweiterten Auswertungen liegt bei 7 Euro. ZEP Professional als Komplettlösung mit Projektmanagement, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung startet bei 18 Euro pro Nutzer. Alle Pakete sind monatlich kündbar und beinhalten persönliches Onboarding.
Welche Funktionen sollte eine moderne Zeiterfassungssoftware haben?
Eine zeitgemäße Lösung bietet flexible Erfassungswege über Browser, App und Terminal, automatische Pausenregelungen nach Arbeitszeitgesetz sowie differenzierte Zugriffsrechte für Mitarbeiter, Projektleiter und HR. Essentiell sind Echtzeit-Auswertungen, Export-Funktionen für Buchhaltungssysteme und die Möglichkeit zur Projektbuchung. DSGVO-Konformität mit EU-Hosting und revisionssichere Speicherung gehören zum Standard. Mobile Erfassung sollte auch offline funktionieren und automatisch synchronisieren.
Wie funktioniert mobile Zeiterfassung für Teams im Außendienst?
Mitarbeiter erfassen Zeiten per Smartphone-App direkt beim Kunden, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Die Apps synchronisieren erfasste Zeiten automatisch mit dem zentralen System, sobald eine Internetverbindung besteht. Moderne Lösungen funktionieren auch offline, sodass keine Buchungen verloren gehen. Optional können GPS-Funktionen die Erfassung an bestimmten Standorten automatisieren oder Nachweise für ortsgebundene Tätigkeiten liefern. Projektleiter erhalten so Echtzeit-Übersicht über geleistete Stunden, unabhängig vom Arbeitsort ihrer Teams.
Was sind die Vorteile elektronischer Zeiterfassung gegenüber Excel?
Digitale Systeme eliminieren manuelle Übertragungsfehler und Medienbrüche zwischen Erfassung, Auswertung und Abrechnung. Die Zeitersparnis liegt bei 2 bis 5 Stunden pro Mitarbeiter monatlich durch automatisierte Auswertungen und Plausibilitätsprüfungen. Rechtssicherheit entsteht durch automatische Pausenregelungen, revisionssichere Speicherung und nachvollziehbare Änderungshistorien. Excel-Listen bieten weder Zugriffskontrollen noch Integration mit Projektmanagement oder Buchhaltung. Bei mehr als fünf Mitarbeitern oder parallelen Projekten stoßen Tabellen an ihre Grenzen.
Was müssen Unternehmen zur gesetzlichen Zeiterfassungspflicht wissen?
Seit dem BAG-Urteil von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch erfassen. Die Erfassung muss zeitnah erfolgen, objektiv, verlässlich und für Behördenprüfungen verfügbar sein. Pausenregelungen nach § 4 ArbZG sind einzuhalten: 30 Minuten nach 6 Stunden, 45 Minuten nach 9 Stunden. Ihr System sollte diese Vorgaben technisch abbilden und Auswertungen nach gesetzlichen Anforderungen ermöglichen. Die Daten unterliegen der DSGVO und erfordern differenzierte Zugriffsrechte sowie sichere Speicherung.
Wie lassen sich Zeiterfassung und Projektcontrolling kombinieren?
Integrierte Systeme verknüpfen erfasste Arbeitszeiten direkt mit Projektbudgets und Kalkulationen. Mitarbeiter buchen auf konkrete Projekte, Tätigkeiten oder Kunden, während Projektleiter Echtzeit-Übersichten über Auslastung und Budgetverbrauch erhalten. Soll-Ist-Vergleiche zeigen frühzeitig Abweichungen, und Nachkalkulationen erfolgen auf Knopfdruck. Diese Verknüpfung liefert verlässliche Daten für Ihre Angebotskalkulation und macht Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte transparent. Besonders für projektorientierte Unternehmen wird Zeiterfassung so vom Compliance-Tool zum strategischen Steuerungsinstrument.
